クレジットカード決済の仕訳方法とは?法人カードについても解説

経理

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個人事業主や中小企業オーナーの中には、ご自身で会計帳簿をつけて経費を管理している方も多いことでしょう。少しでも管理にかかる負担を軽減したいとお考えであれば、事業に関する経費をクレジットカード決済にすれば何かと便利です。クレジットカードの利用明細を見れば何にいくら使ったかを簡単に把握できますし、ポイントを貯めて特典と交換することもできます。

しかし、クレジットカードで経費を決済すると仕訳の方法がよく分からない、確定申告の時にどうしたらいいかよく分からないという方もおられるでしょう。たしかに曖昧な理解のまま仕訳をしてしまうと後で修正に時間を要したり、確定申告の際に支障をきたしたりすることもあります。そこで、この記事では仕訳の基本知識、クレジットカード決済で経費を支払った際の仕訳方法、経費をクレジットカード決済で支払う場合の注意点などについて解説します。

※目次※
1.仕訳の基本知識
2.クレジットカード決済で経費を支払った際の仕訳方法
3.クレジットカード決済で帳簿に記載する勘定科目
4.経費をクレジットカード決済で支払う場合の注意点
5.返金に関して気を付けるべきポイント
6.クレジットカード決済を活用した集金、請求業務は請求管理ロボ!
7.まとめ

仕訳の基本知識


ここでは仕訳の基本知識として貸借対照表・損益計算書や勘定科目とは何か、そして仕訳のポイントについて解説します。

貸借対照表・損益計算書とは

企業は1年間の活動の成果を決算書という形でまとめるのが一般的です。決算書は経営を総合的に俯瞰するための評価表として用いられるもので、決算書は財務諸表とも呼ばれ、貸借対照表と損益計算書の二本立ての柱で構成されています。貸借対照表とは、決算時における会社の財務状態を表し、会社がいくら資産を保有しているか、負債をいくら負っているか、純資産はいくらあるのかということが分かる書類のことです。

また、損益計算書とは、企業が1年間の活動の結果としていくら利益をあげたかを表し、費用を何に使ったのか、どれだけ売上を上げたのか、どのくらい儲けたのかが分かる書類のことです。なお、貸借対照表と損益計算書では現金の動きを伴わない掛け取引の記録も含みます。

勘定科目とは

勘定科目とは、簿記上でお金や取引の内容を分類するために見出しとして用いられる科目のことです。勘定科目は社内向けのレポートや財務状態の分析を行うために使われ、取引の内容に応じて設定を変えることもあります。勘定科目は大別すると、貸借対照表の科目として資産、負債、純資産の3つのグループと、貸借対照表の科目として収益、費用の2つのグループに分類されます。これら5つの勘定科目の定義は以下の通りです。

(1) 資産:企業が保有している経済的資源
(2) 負債:返済の義務がある経済的資源
(3) 純資産:資産から負債をマイナスしたもの
(4) 収益:取引に対して受領した金銭の額
(5) 費用:取引に対して要した金銭の額

仕訳のポイント

仕訳を行う際には、お金が入ってきて資産が増えた場合は借方、お金が出ていって負債が増えた場合は貸方の勘定科目を示すのが基本的なルールです。仕訳を書くうえでおさえておくべきポイントは以下の4点です。

(1) 日付:取引が発生した年月日を日付順に取引の摘要とともに記入
(2) 元丁:総勘定元帳において勘定口座の口座番号にあたる丁数を記入
(3) 勘定科目:取引ごとに上述した勘定科目のどれにあたるかの判別
(4) 分類:勘定科目を仕訳帳の摘要欄で借方と貸方のいずれかに分類

クレジットカード決済で経費を支払った際の仕訳方法


クレジットカード決済で経費を支払った際は、白色申告の場合と青色申告の場合で仕訳方法が異なります。以下にそれぞれについて解説します。

白色申告の場合

白色申告で確定申告を行う場合は複式簿記で記帳する必要はなく、現金主義による単式簿記(簡易簿記)での記入が認められていることから、仕訳方法は非常に簡単です。例えばクレジットカードで会社の消耗品を1万円で購入した場合は、利用額が引き落とされる日付を記載し、支出の項目に消耗品費と記入のうえ金額の1万円と記入をします。

個人のクレジットカードを使った場合でも、事業者向けの法人カードを使った場合でも違いはありません。また、この仕訳方法は現金で購入した場合と同じです。

青色申告の場合

クレジットカード決済を青色申告時に備えて仕訳をする際は、個人向けのカードを使った場合と事業者向けの法人カードを使った場合でそれぞれ記帳の仕方が異なります。
個人向けのカードを使った場合は、消耗品などの備品を購入した日付、借方に「消耗品費」との記述と金額、貸方に「事業主借」との記述と金額を記入します。

法人カードを使った場合は、借方に購入した日付および「消耗品費」との記述と金額、貸方に「未払金」との記述と金額を記入して改行してください。そして、借方にクレジット利用額が引き落とされる日付および「未払金」と金額を記述、金額、貸方に「引き落とし口座の種類(普通預金など)」と金額を記入して仕訳は完了です。

このように青色申告では、貸方と借方に分けて記帳する点が白色申告と異なるため注意が必要です。

クレジットカード決済で帳簿に記載する勘定科目


複式簿記の仕訳には様々な勘定科目がありますが、クレジットカード決済の仕訳では主に未払い金、事業主借、事業主貸の3つが用いられます。以下にそれぞれの科目について解説します。

未払金

未払金は物品をクレジットカードのように後払いで購入した時に用いられる勘定科目です。主に事業者向けの法人カードで事業経費を支払った場合に用いられます。
なお、クレジットカード決済の仕訳では2回記述する手間を省くために、例外的にクレジット利用額が引き落とされる日付に1つにまとめて記述することが認められています。

事業主借・事業主貸

事業主借と事業主貸は、事業と事業主個人の間でどのようにお金がやり取りされたかを記録するために用います。

事業主借は、事業に必要なお金を事業主個人のお金から支払った時に使われる勘定科目です。例えば、事業用口座の残高が不足した時に事業主の個人口座からお金を振り込んだ場合や、事業で使っているプリンターのインク代を事業主のポケットマネーで支払った場合などがこれにあたります。

事業主貸とは、事業用の会社資金から事業主個人のためにお金を支払った場合に使われる勘定科目です。例えば、事業主の個人的な支出のために事業用口座からお金をおろした場合や、事業主個人の国民健康保険料を事業用口座から支払った場合などがこれにあたります。

経費をクレジットカード決済で支払う場合の注意点


経費をクレジットカード決済で支払う際、現金で支払う場合とは異なるケースがあります。以下に注意点を解説します。

領収書が発行されない場合

クレジットカードでの商品購入や経費決済の際には、領収書は発行されず利用明細書を受け取るのが通常のパターンです。これはクレジットカードの決済はカード会社が信用取引を仲介しているという位置づけになるためです。クレジットカードで決済をした段階ではまだ店舗側にお金を支払った状態になっていないことから、店舗としては領収書を発行することができません。

そのため、クレジットカードで決済を帳簿で仕訳を行う際は、領収書の代わりに利用明細書を用いることができます。ただし、利用明細書には店舗の名前、購入日、商品・サービスの内容、購入金額、購入者名が記載されていなければなりません。

分割払いにした場合の手数料

クレジットカード決済で分割払いにすると分割手数料が発生します。このような場合は、手数料を支払手数料という勘定科目で経費計上することが可能です。具体的な仕訳方法は、まずクレジットカードで決済した日に、決済の日付、借方の勘定科目に購入品摘要(消耗品費など)の記述と金額、貸方の勘定科目に未払い金との記述と金額を記入します。

次にカード利用代金初回引き落としの日に、まず引き落としの日付、借方の勘定科目に「未払金」と元金の金額および「手数料」と手数料の金額を記入します。そして続けて貸方の勘定科目に「普通預金」と元金および手数料の合計金額を記入して仕訳は完了です。

ポイントやマイルを使った場合

事業者向けの法人カードでも個人向けのカードと同様に、利用額に応じてポイントやマイルが貯まるのはカード決済のメリットの1つです。貯まったポイントやマイルの特典内容はカード会社によって提供形態が異なりますが、景品に交換できたり、利用料金に充てたりできます。

このポイントやマイルを貯めて物品の購入をした場合には会計処理の必要はなく、新たな仕訳は不要です。ただし、商品券に交換したりキャッシュバックを受けたりした際は新たに収入が発生したと見なされ、雑収入の勘定科目で記帳する必要があります。

WEB明細を利用する場合

クレジットカード会社の中には、紙の利用明細書を発行せずにインターネット上で明細を確認するWeb明細を採用している会社があります。そのような場合、確定申告では関連書類を紙媒体で7年間保管することが義務付けられているため、Web明細を印刷して保管しておかなければなりません。

注意すべきなのは、Web明細は掲示期間が数ヶ月に制限されている場合もあり、期間を過ぎると見ることができなくなってしまう点です。証拠書類として使うことができなくなってしまうことから、早め・小まめに印刷しておくことが大切です。

返金に関して気を付けるべきポイント


クレジットカード決済による返金に際しては、現金決済とは異なる処理が行われます。以下に気を付けるべきポイントについて解説します。

返金は現金で行われない

クレジットカード決済では顧客が加盟店舗に利用料金を支払うのではなく、カード会社が顧客の支払いを立て替えるという仕組みになっています。そのため、加盟店舗でクレジットカード決済をした時点では店舗には入金されず、後日カード会社が顧客のお金を立て替えて店舗に入金するというのが通常の支払いの流れです。つまり、それまでは現金が入金されないため、キャンセル処理の時点ではお店側が現金で返金することは不可能です。

返金の際は付与されたポイントがなくなる

クレジットカード決済をキャンセルして返金する場合に、意外に盲点となるのがポイントです。カードの利用額に応じてポイントが付くことは先述した通りですが、物品を購入してポイントが付与されたとしても、返品して返金を受ける時にはポイントも同時に差し引かれます。付与済みのポイントを使ってしまっていた場合は翌月に獲得予定のポイントと相殺され、場合によってはポイント残高がマイナスになることもあるため注意が必要です。

海外の場合はレートに注意する

海外旅行や海外出張の際に旅先でクレジットカードを使って購入した物品を返品したり、海外のECサイトで購入した物品を返品したりするということもあるでしょう。そこで注意すべきなのは、海外店舗でクレジットカードを利用すると為替レートの変動の影響を受けるということです。海外店舗でクレジットカード決済をした場合は、利用代金がカード会社で決済処理をする時点での為替レートで日本円に換算されます。

同様にキャンセルをする場合も、返金手続きをする時点での為替レートが適用されます。為替レートの変動によっては、支払額よりも返金額が少なくなるケースもあるため注意してください。

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まとめ

この記事では、クレジットカードで業務の経費を支払った場合の仕訳方法や注意点について解説してきました。クレジットカード決済の仕訳は、仕訳帳への基本的な記帳方法を理解していれば決して難しいものではありません。

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