定期請求はシステム化すべき！定期請求ビジネスが流行した背景なども解説

請求業務 2024.02.23

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近年、サブスクをはじめとする定期請求ビジネスが目覚ましい勢いで成長しています。その成長ともに急速に進んでいるのが定期請求のシステム化です。

請求をシステム化するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。この記事ではそんな疑問に応えるべく、流行の背景ともに定期請求をシステム化すべき理由について解説していきます。

定期請求ビジネスが流行している背景には何がある？

定期請求ビジネスが流行している背景は3つあります。ネットの普及、価値観の変化、物流の進歩です。

インターネットやスマートフォンの普及

1つ目はインターネットやスマホの普及です。インターネットが普及してくると、大量データのやりとりができるようになり、ソフトウェアをダウンロードして直接購入できるようになりました。その過程で、頻繁に改善したソフトウェアを提供する手段として、手軽に契約できるサブスクリプションが脚光を浴びるようになります。
そこに、スマホの普及でネット上のサービス契約が一般的になったという事情も重なり、定期請求ビジネスは一気に広がっていきました。

消費者の意識の変化

2つ目は消費者の意識の変化です。現代は少子高齢化でターゲットである若者層が減少していることに加え、その若者たちを中心に消費者の意識が変化しつつあります。近年の若者は所有にコストをかける「モノ消費」よりも、体験にコストをかける「コト消費」を重視する傾向があります。つまり、同じ芸術に対する興味であっても、絵画を所有するより鑑賞にお金をかけたいというわけです。

また、近年流行しているミニマリストも意識変化の顕著な例でしょう。ミニマリストとは、不要な持ちものを減らして自分に必要な最小限のモノだけで暮らす人たちのことを指します。このライフスタイルの流行は、人が長生きするにようになって貯め込んだモノの捨て方に苦慮するようになったことや、モノを所有する必要性が薄れてきたことが原因として挙げられます。
例えば、一昔前まで千冊の本を所有するには書斎が必要でしたが、今は電子書籍を利用すればスマホ1つあれば同じことが可能です。

これらの意識の変化が、サービス（体験）提供型のビジネスであるサブスクリプションにとって追い風であったことは間違いありません。現代の消費者の価値観とマッチしているのも流行の背景です。

物流の進歩

3つ目は物流の進歩です。この進歩により定期請求ビジネスは、以前より広い分野で展開できるようになりました。
実は定期請求ビジネスという仕組み自体は新しい発想ではありません。例えば、日本でも自宅に薬箱を置いておき年に1、2度、薬屋が家に来て使った分だけお金を支払う「富山の置き薬」というサービスが17世紀には存在していました。定期的に料金を徴収して商品を補充するというビジネスモデルは、サブスクリプションの先駆けといえます。

古くからあったビジネスモデルが今になって広く普及したのは、物流の進歩によって利便性を確保できるようになったからです。ネットで取引して翌日には届き、複雑な場所にも宅配できるからこそ、多くの消費者の支持を得られるようになりました。

定期請求の課題解決にはシステム化が欠かせない

広く認知されるようになった定期請求ビジネスですが、いくつか課題を抱えているのも事実です。ここではその課題を3つ紹介しますが、これらの課題は定期請求にシステム化が欠かせない理由でもあるため、しっかり理解しておきましょう。

請求内容の確定にかかる負担

定期請求ビジネスでは多くの場合、料金体系が複雑です。例えば、用途に応じたオプションサービスを追加していたり、お試しの無料期間だったりと利用状況は画一ではありません。加えて、料金プランの変更が頻繁に発生することのも難点です。複雑な料金体系に加えられるユーザーごとの変更点が、請求内容の確定をさらに煩雑なものにします。

請求書を発行する手間

定期請求ビジネスは請求書の作成・発行に手間がかかります。作成は個々の契約内容を参照したうえで行わなくてはならず、発行も契約が途切れないかぎり続きます。また、顧客ごとに支払サイクルがそれぞれ異なるのも悩みの種です。支払時期は一律ではなく、月一括、半年一括、一年一括など多種多様です。

加えて、これらの請求はタイミングを間違うと企業の信頼を損ねる可能性があります。発行に手間がかかるだけではなく、ミス防止のために顧客データを二重、三重にチェックしなくてはならないのも負担です。

売上計上の際の会計処理の煩雑さ

定期請求ビジネスでは、利用者が増えるほど計上するタイミングを間違えてしまう可能性が高まります。とくに経理を人力で行っているような職場では、振込名義や金額の間違いから消込を見落とすようなミスが発生しかねません。

定期請求のシステム化とは？

上述した3つの課題は、定期請求をシステム化することで解決・改善が可能です。ここではシステムの主機能と、活用するメリットについて解説します。

システムの主な機能

定期請求管理システムには大きく2つに分けて請求管理機能と売上管理機能があります。

・請求管理機能
契約内容に応じて必要なタイミングで請求内容の確定を自動的に行います。料金体系や契約形態を自由に設定でき、従量課金やオプションを含む複雑な請求モデルや、年間契約・月契約などの契約条件にも対応できます。この管理機能を活用すれば、請求書を作成する手間を大幅に削減できるでしょう。
また、請求書発行についても、オンライン上で請求書を発行・送付する機能が備わっています。あらかじめ必要情報を入力しておけば、発行・送付作業を自動で処理してくれるため、請求のタイミングを間違えるリスクもなくなります。

・売上管理機能
金融機関と連携してデータ管理を行う機能です。決済情報と連携して管理すれば、支払日・入金実績が正確に把握できます。また、システムによっては入金データと連動して、自動で消込作業を行ってくれるものもあります。この機能が搭載されていれば、振込名義や金額の間違いから消込を見落とすようなミスも発生しなくなるでしょう。

システム化するメリット

定期請求をシステム化するメリットは主に3つあります。

・業務の効率化
定期請求をシステム化すれば、既存フォーマットを利用して見やすい請求書を少ない手間で作成したり、請求業務の工程を短縮したりすることが可能です。例えば、システムに付随する郵送代行サービスを利用すれば、手作業で行っていた請求書の発送を自動化することができます。代行料を考慮しても人的資源を得意業務に回せて、手作業によるミスもなくなるため、業務の効率化につながります。

・請求間違いの防止
確認作業を含めても人の手で行う作業をミスなしで行うのは困難ですが、システム化することによってミスをほぼゼロにまで減らすことができます。顧客に対し決められた日時に請求書を郵送するような単純作業であれば、人より機械の方が圧倒的に有利です。システム化することで、人的ミスを減らして事務処理の正確性を担保できるようになります。

・情報共有の円滑化
クラウド上で作業することで経理担当者の作成した請求書を、出先にいる営業担当者がスマートフォンでチェックすることも可能になります。システム化することで距離や場所を問わずに情報共有ができるようになり、業務全体のスピードがアップします。

定期請求システムのタイプ

定期請求システムのタイプは目的によって２つに分かれます。その目的とは「業務効率化」と「サービス拡張」です。

業務効率化を目的としたタイプ

請求管理や商材管理といったバックオフィス業務に強いタイプで、課金管理の効率化を図りたい場合におすすめです。例えば、「人材をコア業務に回したい」「人的ミスを減らしたい」といった課題を抱えているのであれば、こちらのタイプが適しています。業務効率化を目的としたタイプでは以下のようなことが可能です。

・複雑な料金体系を含む請求業務の効率化
請求・経理業務を自動化できる機能を備えています。例えば、請求書の自動生成、継続課金とそれ以外の収入を分けて計上、前受け金処理への対応などです。これらを備えることで請求書の郵送、消込作業の自動化などが可能になります。

・販売管理業務への対応
継続課金や請求だけではなく、幅広い販売管理業務に対応できる機能を備えています。例えば、見積・受注・売上・債権・契約・与信管理などが代表的な機能です。これらの機能により、それぞれの取引先や契約に合わせた柔軟な価格設定が可能になります。

サービスの成長を目的としたタイプ

顧客の新規獲得や継続利用といったサービスのシステム開発・拡張に強いタイプです。「定額課金や契約形態の幅を広げたい」「手間をかけず新しい料金体系を確立したい」などの課題を抱えているのであれば、こちらのタイプが適しています。サービスの成長を目的としたタイプでは以下のようなことが可能です。

・決済機能の拡張
工数をかけずに継続決済の仕組みを構築したり、幅広い決済方法に対応したシステムを開発したりできます。例えば、無料お試し期間や割引クーポンなどの設定、複数のカードや通貨への対応などです。これらの機能を備えていることで顧客獲得の施策を講じやすくなります。

・複雑な課金方法への対応
自社システムと連携させることで、利用状況に応じた複雑な料金設定ができるようになります。サービス利用の一時停止や再開、使用容量や利用回数などの細かい課金内容の変更にも瞬時に対応可能です。スムーズな対応により顧客の課金成功率が高まります。

定期請求をシステム化する際の注意点

定期請求のシステム化は有用な一方で、リスクがないわけではありません。ここではシステム化に伴う2つのリスク、情報漏洩とシステム障害について解説します。

情報漏洩リスク

システム化は請求業務を委託する形になるため、外注先に顧客情報を渡すことになるため、社内対応より漏洩リスクは高まります。

情報漏洩による損失は計り知れません。まず、お金以上に企業としての信頼を失ってしまいます。仮に非が全面的に外注先にあった場合でも、社会的なイメージの低下は免れることができず、責任は起用した側にも及びます。このリスクを認識し、契約を締結する際は相手側のセキュリティ体制を確認することを忘れないようにしましょう。

システム障害が発生する可能性

外注先にシステム障害が発生して、請求機能がマヒするリスクがあります。そうなれば、顧客のサービス利用に重大な影響を及ぼすことはもちろん、課金トラブルが発生する原因にもなります。

例えば、ユーザーが予定日にサービスを解約できず料金を余分に支払ってしまうような事態が想定できるでしょう。これらのトラブル発生には迅速な対応が求められるため、処理コストは小さくありません。

また、ユーザーの信頼を損ねるのも痛手です。トラブルが頻繁に起こればブランドイメージを失墜させるだけに、どこまで外注に任せるかは慎重に検討すべきでしょう。

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まとめ

システム化は定期請求ビジネスの課題解決と利益拡大に不可欠です。たしかに、外部に委託することには一定のリスクがあるのは事実です。しかし、もたらされるメリットはそれを補って余りあります。
サブスクリプションビジネスが定着化しつつある現在、システム化の遅れは他社との競合の敗因となり得ます。信頼できる外注先を検討しつつ、積極的に定期請求のシステム化に取り組まれることをおすすめします。