電子帳簿保存法で企業がすべきこととは？対応スケジュールから保存方法まで

請求書請求業務 2024.02.25

近年はDXの推進が急務とされており、企業ではさまざまなデジタル改革が進められています。アナログな手法から脱却すべく、業務のデジタル化を急いでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。

業務フローの改善や新たなビジネスモデルの創出など多くの可能性があるDXですが、働くうえで遵守すべきルールにも変化が加えられています。特に、昨今注目されているのが電子帳簿保存法の改正です。電子帳簿保存法は帳簿や書類を電子データで保存することについて定められた法律ですが、実際の業務の進め方に大きく関連する改正が行われました。

そこでこの記事では電子帳簿保存法の概要や改正内容について詳しく解説します。具体的な電子データの保存方法や考え方についても分かりやすくお伝えするので、ぜひ参考にしてください。

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電子帳簿保存法の概要

まずは、電子帳簿保存法の概要と2022年1月改正で変わることについて整理しましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の保管負担を軽減する目的で1998年7月に施行された法律です。正式名称は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法などの特例に関する法律と言います。

国税関係帳簿書類とは法人税や消費税、所得税などの税法で、書面として保存することが義務付けられている書類のことです。具体的には、現金出納帳や仕入帳などの「帳簿」と帳簿を作成するために必要な請求書、領収書などの「書類」を指しています。

2022年1月改正で何が変わるのか

2022年1月に「電子帳簿保存法」が改正されました。財務省が公開した令和４年度税制改正の大綱には以下のように記載されています。

「令和4年1月1日から令和5年12月31日までの間に申告所得税および法人税にかかわる保存義務者が行う電子取引につき、納税地などの所轄税務署長が当該電子取引の取引情報にかかわる電磁的記録を保存要件に沿って保存できなかったことについてやむを得ない事情があると認め、かつ、当該保存義務者が質問検査権に基づく当該電磁的記録の出力書面（整然とした形式および明瞭な状態で出力されたものに限る）の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合には、その保存要件にかかわらず、その電磁的記録の保存ができることとする経過措置を講ずる。」

つまり、電子化が義務付けられる企業側の準備不足などの理由が認められれば猶予期間が与えられることになります。

猶予期間の終了と義務化

今までは受け取った電子データの書類などを紙で出力し保存する方法が認められていましたが、令和4年度税制改正の大綱が発表された時点では、電子データでやりとりした情報は電子データで保存する必要がありました。その一方で、準備期間が短く対応が難しいことから、2年の猶予期間が設けられました。その期間内は、税務調査の際に明瞭な状態で提出できれば紙でも保管可能です。

しかし、令和5年度税制改正大綱が発表されたことにより、猶予期間のみの対応策だった「宥恕措置」の内容が電子帳簿保存法の本則に盛り込まれて制度化します。具体的には、令和6年1月1日から新たな猶予措置が設けられます。

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法の改正内容に対して、具体的にどのような対応が求められるでしょうか。
対応スケジュールや電子データの保存に向けた考え方について解説します。

対応スケジュール

電子帳簿保存法の対応スケジュールを以下に改めて整理してみました。

● 2022年：
2022年1月1日に電子帳簿保存法の改正が施行されました。宥恕措置として電子取引の電子保存には2年間の猶予が設けられました。

● 2023年：
2023年10月1日よりインボイス制度がスタートします。インボイス制度とは適格請求書を用いて仕入税額控除を受けるための制度です。電子帳簿保存法と同様にインボイス制度も業務への影響が大きいため、両法令を考慮したシステムやサービスの検討が求められます。

● 2024年：
2024年1月1日から電子帳簿保存法に基づく電子帳簿保存の義務が拡充され、すべての取引記録を電子データとして保存する必要があります。

電子帳簿保存法の改正への対応に加えて、インボイス制度に向けた準備も同時に行う必要があります。システム導入を検討する際は電子帳簿保存法の改正内容に加えて、インボイス制度にも対応可能であるか必ずチェックするようにしましょう。

2024年1月から電子取引情報は電子データで保存が必須

2022年1月1日に施行された電子帳簿保存法の改正により、オンラインで行った電子取引の情報を、データとして保存することの義務化が盛り込まれました。2年間の宥恕措置が終わる2024年1月1日からは電子保存が完全義務化されるのです。そもそも、電子取引の代表例としては以下のような媒体が挙げられます。

● インターネット
● Webサイト
● クラウドサービス
● 電子メール
● EDIシステム
● CDやDVDなどの記録媒体

これら電子取引に関する取引データの印刷保存が不可となり、電子データとして保存することが義務付けられます。紙などアナログな手法で対応している企業は、デジタル化に向けた準備を進めていかなくてはならないのです。

まず自社で取り扱っている電子取引を把握

電子帳簿保存法に対応するためには、まずは自社で取り扱っている電子取引を把握することが必要です。以下に、具体的な手順を解説します。

● 電子取引の範囲を明確にする
まずは、自社で取り扱っている電子取引の範囲を明確にしましょう。具体的には、メール・FAX・電子商取引・インターネットバンキングなど、すべての電子取引を洗い出すことが必要です。

● 電子取引の発生場所を把握する
次に、電子取引が発生する場所を把握しましょう。例えば、パソコン・サーバー・クラウドサービスなど、どこで電子取引が行われているかを特定します。

● 電子取引情報の種類を洗い出す
電子取引情報の種類を洗い出すことで、保存の対象となるデータを明確にできます。例えば、売上情報・仕入情報・請求書・支払い情報など、どのような情報を保存すべきかを確認しましょう。

電子取引の保存方法を検討

電子帳簿保存法における電子取引の電子データの保存要件は以下のとおりです。以下の条件を満たす保存方法を検討しましょう。具体的な方法については追って解説します。

● 改ざんを防止する
電子データは一度作成されたら容易に改ざんできるため、完全性を確保することが求められます。完全性を確保するための方法としては、タイムスタンプ付与や履歴が残るシステムでの授受などが挙げられます。

● 検索性を確保する
保存した電子データを必要に応じて容易に検索できるように、適切なデータの整理・分類を行う必要があります。⽇付・⾦額・取引先といった情報で検索できようにデータを保存しましょう。

● 可読性を保つ
保存した電子データが閲覧可能であることが求められます。可読性を確保するためには、保存形式や保存媒体の選定が重要です。加えて、ディスプレイやプリンタなどを備え付けて必要に応じて情報を閲覧できるように準備しましょう。

● 保存期間に対応できる
法律に基づく保存期間に従って、電子データを保存することが求められます。電子帳簿保存法に基づく保存期間は、原則として7年間ですが、一部の事業者については10年間の保存が求められる場合があります。解説した条件を満たして長期間保存できる方法を選択しましょう。

電子帳簿保存法に対応するための条件

電子帳簿保存法に対応するためには、普段扱っている書類がどの区分に該当するのか理解する必要があります。また保存には一定の条件があり、それが満たされていないと書類として認められず、税務調査などの時に困ってしまうかもしれません。事前に把握しておくのが安心です。

電子帳簿保存法の3つの区分

電子帳簿保存法における区分には「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」「電子取引データ保存」があります。

● 電子帳簿等保存
電子データで作成された書類を電子データで保管するためのルールです。以前と比較して、税務署長による事前承認が不要になった点や優良な電子帳簿に関連する過少申告加算税の軽減などの変更点もあります。

● スキャナ保存
紙の原本をスキャンして画像データで保管するためのルールです。事前承認制度の廃止や、今まではスキャン後3営業日以内にタイムスタンプの付与が必要だったのに対し最長約2ヶ月、おおむね7営業日以内に変更されました。

● 電子取引データ保存
メールやインターネットを介した取引に関連する情報の保存義務です。原則電子での保存が義務付けされ、やむを得ない事情がある場合は電子取引情報を紙で出力して保存することが認められています。ちなみに電子取引データ保存は、領収書などを紙ではなくデータで受け取った場合などが対象です。

電子取引データの保存方法

電子帳簿保存法に基づいて電子取引情報を保存する方法としては、主に次の方法が考えられます。

● 専用のソフトウェアを利用する
電子帳簿保存法に適合した専用のソフトウェアを利用すれば、保存したい電子取引情報をデータ化して保全性・真正性・可読性を確保できます。

● 自社のサーバーに保存する
自社のサーバーにデータベースを構築し、電子取引情報を保存する方法です。ただし、情報漏洩やサーバーの障害などに備えて、バックアップを定期的に取ることが推奨されます。

● クラウドサービスを利用する
クラウドサービスを利用することで自社のサーバーに負荷をかけることなく、安全かつ安価にデータを保存できます。ただし、クラウドサービスを提供する事業者の信頼性やセキュリティ対策が十分であることを確認しましょう。

● 外部記録媒体に保存する
CD-ROMやUSBなどの外部記録媒体に保存することで、コストを抑えることができます。ただし、媒体の劣化・紛失・盗難などに備えて、適切な管理を行わなくてはなりません。

真実性と可視性の確保

電子帳簿保存法の電子データの保存においては、真実性と可視性はという考え方がポイントとして挙げられます。国税庁のWebサイトに記載されている内容を以下にまとめてみました。

真実性の確保
● 帳簿にかかわる電子計算機処理に、要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること
● 帳簿にかかわる電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと
● 帳簿にかかわる電磁的記録の保存などに併せて、システム関係書類など（システム概要書・システム仕様書・操作説明書・事務処理マニュアルなど）の備え付けを行うこと

可視性の確保
● 帳簿にかかわる電磁的記録の保存などをする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機・プログラム・ディスプレイ・プリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面および書面に、整然とした形式および明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと
● 帳簿にかかる電磁的記録について、検索機能を確保しておくこと

電子取引の保存方法の検討項目や、具体的な保存方法について解説しましたが、真実性と可視性の確保が考え方のベースにあります。それぞれの内容をチェックして、最適な電子データの保存方法を準備しましょう。