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未収金チェックに売掛金の消込など、入金管理には何を利用していますか？基本はエクセルです、という会社では、効率の悪さに辟易している経理担当者も多いことでしょう。

本当に効率のいい入金管理とはどのようなものなのでしょうか？従来の入金管理方法をおさらいしつつ、エクセル以外の使える入金管理「クラウド請求管理サービス」について紹介します。

入金管理の基本的な流れ

まずは入金管理の基本的な流れについて、改めて確認していきましょう。

入金データの確認

入金管理で最初に行うのは入金データの確認です。エクセルで作成した請求一覧表や、綴っておいた紙の請求書控えと銀行口座の入金履歴を照らし合わせ、間違いなく入金が行われているか確認します。

請求通りに入金できていることが確認出来たら、入金日欄に入金日を記入します。また売掛金との照合入金データの照合は、入金を確認できたときに都度行います。1日1回通帳記帳を行う会社では毎日のルーティーンワークになっているでしょう。

エクセルデータの例

売掛金との照合

売掛金を消込む前に、売掛金と入金データの照合を行います。売掛金残高一覧と、都度記入していた入金データを照らし合わせ確認しましょう。

請求・振り込みどちらにも間違いがなければ、売掛金と入金データはきちんと符合します。

しかし、次のような場合にはもう一度請求書と請求内容、入金データの入力に間違いがないか確認しなければいけません。

番号2と6は、その金額から振込手数料であることが予測されます。相手側が本来支払う金額に、手数料を含んでいるのです。
番号7については、そもそも請求書の金額が間違っていた、この表に記載されている請求金額が間違っていた、入金データ入力間違い、顧客側の振込金額間違いのいずれかが考えられるでしょう。原因を究明し、顧客側の間違いであれば残り分を請求しなければいけません。

売掛金の消込

入金データと売掛金の照合が終わったら、いよいよ売掛金の消込です。後払い取引で発生した売掛金は債権です。請求によって回収できた債権を貸借対照表から消していく作業が売掛金の消込になります。

後払いの取引が発生したとき、その仕訳は、借方が売掛金、貸方が売上になっています。入金に問題がなかったときには現金(預金)を借方に、売掛金を貸方にします。これで消込は完了です。

もし手数料が引かれているときには、借方に支払手数料としてマイナス分を入力しておきましょう。これで消込後の金額が合わない！と慌てることがなくなります。

エクセルで管理するのは大変！

ここまでエクセルで行う入金管理について解説してきましたが、経理担当者がどれほど大変な思いをして毎月入金管理を行っているのかわかりましたでしょうか？

毎日請求書を順番にエクセルに打ち込み、口座をチェックして入金が確認出来たら入金データに入力、さらに売掛金と入金データを照合して、月末には売掛金を消し込む。毎月の取引が30件程度ならすべて手作業でも行えますが、100件を超えるあたりから経理担当者は限界を感じるでしょう。毎月月末は必ず残業、なんていう社員も多いはずです。

こういった作業によって蓄積された疲れは他の業務にも響く可能性があります。会社にとって大切な「入出金」を担当する経理部門において、ヒューマンエラーを防止するためにはどうしたらよいのでしょうか？

入金管理をクラウドの力で効率化

そこでおすすめなのが、クラウド請求管理サービスです。請求から代金の回収までをアウトソースすることで、これまで経理担当の業務を圧迫していた入金管理が大幅に効率化されます。

売掛金の消込だけで1～2日かかっていた会社でも、FBデータとの連携により消込作業がわずか数十分に短縮できたという例もあります。クラウド請求管理サービスには、入金管理の効率化だけではなく様々なメリットがあります。未回収の売掛金督促もスムーズになり、入金管理が一元化されることで販売管理も容易になります。

しかし、利用するサービスによって内容が異なるため、サービス選びは慎重に行いましょう。特に気にしておきたいのが、現在使っている顧客管理ソフトや会計ソフトと外部連携が可能かどうかです。クラウド請求管理サービスを導入する際には、導入コストだけではなく、現在の業務で使っているソフトが利用できるかなど、あらゆる面を比較して選びましょう。

まとめ

面倒な入金管理をアウトソースできるクラウド請求管理サービス。導入することで社員のリソースを有効活用できるほか、重大なヒューマンエラーを防止することも可能です。

ROBOT PAYMENTは、サブスクリプションビジネスにおける毎月の継続請求を効率化する請求管理クラウド「請求管理ロボ」を提供しています。請求書の発行だけでなく「入金消込の自動化」「請求書電子化」「未入金改善」など、請求書業務・売掛金管理における課題を包括的に解決することが可能です。是非、一度ご検討ください。