請求書の支払期限とは?支払期限を過ぎても支払われない場合の対策も徹底解説

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請求書の支払期限とは?支払期限を過ぎても支払われない場合の対策も徹底解説

経理業務の中でも多くの部分を占める「請求書作成」ですが、請求書には法で有効期限が定められていることをご存じでしょうか。

この記事では請求書の支払期限の設定方法などと併せて、万が一取引先から支払いがなされなかった場合の対応策などを詳しく解説します。

※目次
1. 請求書はなぜ必要か
2. 請求書の支払期限とは
3. 支払期限を過ぎても支払いがない場合
4. 請求書を送るタイミング
5. 請求書の有効期限
6. 請求業務の効率化を図るなら「請求管理ロボ」の導入をご検討ください
7. まとめ

請求書はなぜ必要か


請求書は、自社にとっては「請求の事実」を証明する書類であり、取引先には「支払い額が支出であることの証明」です。一般的にビジネスの現場では、取引が完了して支払いを求める場合には請求書を発行することになっています。

請求書は「取引先にサービス・商品を確かに提供した」という証明書です。経理手続きを円滑にするためだけではなく、支払い漏れなどの予期せぬトラブルを防ぐ面でも役立ちます。また、手元に相手から発行された請求書があり「請求を受けて正しく支払いを行った」と証明することで、請求額を「支出」として適切に処理できます。さらに、請求書があることで後々の税務調査の際などに、支出の実態を証明しやすくすることもできるのです。

【関連記事】請求書の書き方とは?記載事項や注意点を分かりやすく解説!

請求書の支払期限とは


請求書には支払期限が設定されており、これを「支払いサイト」と呼びます。ここでは、支払いサイトについて・支払期限の設定方法・支払期限の記載方法について解説します。

支払いサイトとは

「支払いサイト」は、取引代金の締め日からその代金を実際に支払うまでに設けられる期間を指します。請求方式には「締め方式」「都度方式」といったものがありますが、取引の度に代金を支払う都度方式でない場合には、いつまでに代金を支払うかを双方の間で取り決めておく必要があるのです。そこで定めた支払日までの猶予期間が支払いサイトとなります。

例えば、「月末締め・翌月払い」とした場合であれば約30日後の支払いとなり、これを「30日サイト」と呼びます。同様に「翌々月払い」とした場合であれば「60日サイト」です。

請求書の支払期限の設定方法

請求書の支払期限は一般的に「月末締めで翌月末、または翌々月末支払い」とすることが多くなっています。しかし、これはあくまで慣例であり、締め日・支払期限を任意の期日とすることも可能です。

ただし、中小企業庁が運用する「下請代金支払遅延等防止法」によると、「支払期日は受領より60日以内とする」よう記載がされています。このため、支払期限の設定は法令の記載も参考にしながら行いましょう。

請求書における支払期限の記載方法

請求書は「会社の顔」と呼ばれることもあるほど、BtoBでの取引では重要な書類の1つです。請求書を送る際には最低限のビジネスマナーはもちろん、記載すべき内容をしっかりと押さえておきましょう。

請求書における支払期限の記載は、基本的には当月末・翌月末に支払期限を設けることが多くなっています。また、年末に金融機関が対応していない場合などでは「取引先企業の仕事納めの日付に合わせる」といった配慮も必要です。

こうした支払期限に関する注意点をまとめたものが以下となります。

・支払期限を設定する際にはあらかじめ相手企業の支払いルールを確認する。
・取引の度に支払いをする「都度方式」、毎月の支払を月末にまとめて行う「締め方式」のいずれかによって支払期限を設定する。
・「黒字倒産」を防止するためにも事前に支払期限の取決めをし、しっかりとその内容を契約書などに明記しておく。

 

支払期限を過ぎても支払いがない場合


請求書の支払期限を過ぎても先方からの支払いがない場合には、まず自社と取引先双方での確認を行ったうえで内容証明を送付し、督促を行うなどの手段を取りましょう。ここでは、上記の例を大きく5段階に分けてフローを解説します。

自社のミスか確認する

代金未払いが発生した場合、真っ先に取るべき行動は「自社に何らかのミスはなかったかを確認する」ことです。もしかすると請求先・請求内容を間違えてしまったことで、取引先に受理されないまま未払いとなっている可能性があります。請求書自体の送付を忘れている可能性も念頭に置き、改めて自社内で請求書作成から送付手続きに至るまでのミスがなかったかをしっかりと確認しましょう。

請求書が届いていない場合や請求内容に間違いがある場合であっても、取引を行った時点で取引先は代金を支払う義務があります。しかし、取引先によっては「請求書が正しく受理されない限り代金を支払えない」といったルールを設けている場合もあります。そのため、自社から送付した請求書を正しく受理できる状態であったかどうかの確認は、非常に重要な第1のフローとなるのです。

取引先に確認をする

期限が近くなっても支払いが確認できていない場合は、メール・電話などで取引先にその旨を伝えましょう。大抵は取引先が支払いを忘れていたり、期限を誤認してしまっていたりという場合が多く、こうしたリマインドを行うことで支払いの遅れという課題の解決が可能です。

もしリマインドを行ったうえで支払いがない場合には、継続してコミュニケーションを取りながら可能な範囲で取引先の事情に合わせた期限の延長など、解決策を模索しましょう。場合によってはメール・電話だけではなく、直接取引先へ赴いて話し合うのも1つの手段です。

内容証明書を送付する

郵便局長が取引があったことを証明する「内容証明郵便」は、取引内容・請求書を受理した日付などが記載された証明書です。請求書の有効期限は2年間となっていますが、内容証明郵便を送付することでさらに6ヶ月間有効期限を延長することができます。

内容証明郵便を送付する際の留意点は以下の通りです。

・契約書などで支払期限が明確に示されていない場合、必ず内容証明郵便の中で「本状到達後15日以内に支払うように」といった記述で「相当期間」を定めておくこと。
・契約書・納品書などですでに支払期限が定まっている場合には、「本状到達後15日以内に支払われないときは法的措置を講ずる」など、相当期間を猶予期間と誤解・誤認されないような避ける表現にすること。
・内容証明郵便は「債権者が支払を請求した証拠」となるものであり、債権者の確固たる意思の表明なので原則として事後の訂正ができない点に注意する。
・法的措置の端緒となるものであることを十分に自覚し、相手に有利になるような記述は避けること。
・内容証明郵便の作成形式には一定の規則があるため、詳しくは郵便局で尋ねたうえで作成にあたること。
・提出の際には必ず「配達証明扱い」とすること。

また、郵便局長により、内容証明で確実に請求書が送られたことを証明された後にも支払いがない場合には、法的手段を講じることになります。

「内容証明郵便」は郵便法48条に基づく制度です。内容証明郵便の本来の意義は公的制度のもとに債務者に対し、確実に文書による督促がなされたと証明されること、後日これが訴訟へ発展した場合に有力な証拠となる点にあります。

そのため、債権者は送付時点でそのことを自覚して行動に移す必要があり、同時に取引先に付けこまれてしまうような争点がないことが望まれます。内容証明郵便を用いた催促によって認められる法的な効果には、以下のものがあります。

・期限の定めのない債務についてはその請求(催促)のときから遅延利息を支払わせることができる。(民法412条3項・415条・419条)
・「相当の期間」を定めて支払いを催促してもなお債務者が期限内に支払をしないときは、契約を解除することができる。(民法541条)
・時効中断の着手となる。(民法147条・153条・173条)

つまり「内容証明郵便」で支払いを催告すれば、その郵便が取引先へ届いた日から6ヶ月以内に裁判上の請求を行うことで、すでに進行している債権の時効を中断することができます。

支払督促の申し立てをする

「支払督促」は未回収となっている債権の回収を目的として、裁判所を介して債務者へ督促の通知を行う手続きです。メリットとしては申立費用が安い・手続きが簡単という点が挙げられます。

より有効かつ証拠性が高い督促状の作成を希望するケースであれば、弁護士に作成・発送を依頼しましょう。事務所から発送手続きを行ってもらうことで封筒に弁護士の名前が入るため、取引先のより真摯な対応を期待でき、最大限の金額を回収できる可能性も高まります。

債務者が法人である場合、申し立てには以下の書類が必要です。

・支払督促申立書
・当事者目録
・請求の趣旨や原因
・郵便はがき
・資格証明書
・登記簿謄本

申し立てが裁判所で正式に受理されると、申立人と相手方の双方へ「支払督促の発付」の通知が送達されます。相手側に送られる書類には督促異議申立書が同封されており、この送達から2週間以内に督促異議申立がなされると通常訴訟へと移行することになります。

送達後2週間が経過しても督促異議申立がなされなければ、仮執行宣言の申し立てをしましょう。仮執行宣言の申し立てには以下の書類が必要です。

・仮執行宣言の申立書
・当事者目録
・請求の趣旨及び原因
・郵便はがき
・請書

仮執行宣言の申し立て期限は支払督促の発付から30日以内となっています。早めに申し立ての準備に取り掛かっておくことが大切です。

申し立てが正式に受理された後は、申立人と相手方の双方へ「仮執行宣言付支払督促正本」が送達されます。相手方には異議を表明する機会が与えられ、「支払督促の発付」と同様に2週間以内に督促異議を申し立てられた場合は通常訴訟へ移行することになります。2週間以内に督促異議が申し立てられることがなければ仮執行宣言付支払督促が確定し、支払督促の手続きは終了です。

「仮執行宣言付支払督促」が確定すると、相手方へ「強制執行」の申し立てができるようになります。万一、相手方が弁済に応じないといった場合には、相手方の財産を差し押さえる「強制執行」の申し立てを行うことも可能です。

請求書を送るタイミング

請求書はサービス・商品の提供に伴って発生した請求に対して発行される書類です。そのため請求書発行は納品と同時、または納品が行われた後になされるものとなります。一般的には納品の度に請求を行う「都度方式」と呼ばれる方式を取ることが多くなっています。また、取引が月に何度も行われる場合や、毎月決まった取引が行われるといったケースでは、請求を一括で請求する「掛売方式」が取られる場合もあるでしょう。

請求書発行のタイミングは、取引先との関係性・自社の資金繰りなどのさまざまな面を考慮して決定されているのです。

請求書の有効期限

請求書の有効期限については、民法第173条によれば「支払期日の翌日から2年間債権を行使しない場合以下に該当する債権が消失する」とされています。

・生産者、卸売商人又は小売商人が売却した産物又は商品の代価に係る債権
・自己の技能を用い、注文を受けて、物を製作し又は自己の仕事場で他人のために仕事をすることを業とする者の仕事に関する債権
・学芸又は技能の教育を行う者が生徒の教育、衣食又は寄宿の代価について有する債権

つまり、請求書に記載されている「支払い期日」の翌日から2年間の間に債権の行使がなされなければ、請求書の有効期限が切れてしまうということになります。内容証明郵便を送る以外に請求書の有効期限を延長することはできませんが、裁判所へ「催告」の申し立て手続きを行うことで「有効期限の中断」が可能です。

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まとめ

請求書は、発行する側にとっては「請求の事実」を証明する書類となり、受け取る側には「支払い額が支出であることの証明」となります。未払いを防ぐためにはミスをなくす・支払期日が近付いた段階でリマインドを行うなどの方法が考えられますが、常に多くの業務に追われている経理の現場では難しい面もあるでしょう。

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請求書の未払いに伴うさまざまなリスクの低減・経理業務の効率化を進める際には、「管理請求ロボ」の導入をぜひご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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