請求書の支払期限とは?期限の設定方法を解説

請求業務

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請求書には支払期限の欄がありますが、どのように記載していますか? 一般的に「月末締め・翌月末払いあるいは翌々月末払い」とするケースが多いようです。

支払期限は法でしっかりと定められているもの。この記事では請求書の支払い期限の設定方法と併せて、取引先から支払われなかった場合の対応などについて解説します。

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請求書はなぜ必要か


請求書は、自社にとっては「請求の事実」を証明する書類であり、取引先には「支払い額が支出であることの証明」です。一般的にビジネスの現場では、取引が完了して支払いを求める場合には請求書を発行することになっています。

請求書は「取引先にサービス・商品を確かに提供した」という証明書です。経理手続きを円滑にするためだけではなく、支払い漏れなどの予期せぬトラブルを防ぐ面でも役立ちます。また、手元に相手から発行された請求書があり「請求を受けて正しく支払いを行った」と証明することで、請求額を「支出」として適切に処理できます。さらに、請求書があることで後々の税務調査の際などに、支出の実態を証明しやすくすることもできるのです。

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請求書の支払期限とは


契約を口頭のみで受注していたり、書面であっても支払期日を決めていなかったりすれば、支払い遅延・買い叩きをはじめとするさまざまなトラブルを誘発するリスクが高くなります。そういったリスクを避けるためにも、必ず支払期日を設定して請求書に明記しておきましょう。

ここでは、支払期限の設定方法や記載方法について解説します。

請求書の支払期限の設定方法

請求書の支払期限は一般的に「月末締めで翌月末、または翌々月末支払い」とすることが多くなっています。しかし、これはあくまで慣例であり、締め日・支払期限を任意の期日とすることも可能です。締め日から支払期限まで猶予期間(支払いサイト)をどのようにするかで決まります。

ただし、中小企業庁が運用する「下請代金支払遅延等防止法」によると、「支払期日は受領より60日以内とする」よう記載がされています。このため、支払期限の設定は法令の記載も参考にしながら行いましょう。

また請求書の支払期日として好ましくないとされるのが、土日を含む祝日や年末年始です。これらの日は通常金融機関が休みになりますから、支払期限を前後にずらすとよいでしょう。
締め日が「土日に重なる場合は直前の平日払いとする」、あるいは「年末年始は特別に翌月5日払いとする」というような取り決めを事前に取引先と交わしておくことで、期限にまつわるトラブルを未然に防ぐことができます。

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請求書における支払期限の記載方法

請求書は「会社の顔」と呼ばれることもあるほど、BtoBでの取引では重要な書類の1つです。請求書を送る際には最低限のビジネスマナーはもちろん、記載すべき内容をしっかりと押さえておきましょう。

請求書における支払期限の記載は、基本的には当月末・翌月末に支払期限を設けることが多くなっています。また、年末に金融機関が対応していない場合などでは「取引先企業の仕事納めの日付に合わせる」といった配慮も必要です。

こうした支払期限に関する注意点をまとめたものが以下となります。

・支払期限を設定する際にはあらかじめ相手企業の支払いルールを確認する。
・取引の度に支払いをする「都度方式」、毎月の支払を月末にまとめて行う「締め方式」のいずれかによって支払期限を設定する。
・「黒字倒産」を防止するためにも事前に支払期限の取決めをし、しっかりとその内容を契約書などに明記しておく。

支払期限を過ぎても支払いがない場合


請求書の支払期限を過ぎても先方からの支払いがない場合の手順を紹介します。以下のような手順で確認・対応を進めましょう。

・自社の不備などを確認する
・メールや電話で連絡する
・催促状を送付する
・督促状を送付する
・法的措置を取る

それぞれの流れについて、詳しくは以下の記事をご覧ください。
▶「請求書の未払いに対する催促方法を解説!未払いリスクの軽減方法なども紹介

請求書を受け取った側のケース別対応方法

ビジネスの世界では、取引において常に請求書を「発行する」側に立つわけではありません。商品・サービスを購入したり、仕事を外注したりすれば債務者として請求書を「受け取る側」に回ることになるでしょう。ここでは、請求書を受け取った側が支払期限で直面しがちな問題への対応方法をケース別にご紹介します。

支払期限が短すぎる場合

契約締結の段階で取り決めていなければ、支払期限を設定するのは発行側になります。

請求書で示された支払期限が、たとえば3日後といったように極端に短すぎる場合には、債務者としては対応が難しいでしょう。

こういった場合には、支払期限が短すぎて支払いが困難なので、期限を延ばす方向での変更が可能であるか、電話やメールで相手方に問い合わせてみるとよいでしょう。

支払期限を過ぎてしまった場合

請求書到着の遅延や受領済みであってもうっかり失念していたことで、支払期限を過ぎてしまったということもあるかもしれません。

多かれ少なかれ相手方の資金繰りに影響を与えることになるため、できるだけ早く連絡を行い、謝罪とともにいつまでに入金できるのかを明確に伝えることが重要です。

支払期限が請求書に記載されていない場合

支払期限が請求書に記載されていないケースもしばしば散見されます。こうしたときには、基本的には常識の範囲内であれば支払うのがいつになっても構わないと考えてよいでしょう。

ただし、相手方との信頼関係維持の観点からは、支払日の連絡は必須と言えます。また、相手方が下請けの場合であれば、法が定める役務の提供日から、遅くとも60日以内には必ず支払うことが大切です。

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まとめ

請求書は、発行する側にとっては「請求の事実」を証明する書類となり、受け取る側には「支払い額が支出であることの証明」となります。未払いを防ぐためにはミスをなくす・支払期日が近付いた段階でリマインドを行うなどの方法が考えられますが、常に多くの業務に追われている経理の現場では難しい面もあるでしょう。

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監修
【監修】藤田 豪人 株式会社ROBOT PAYMENT 執行役員

2019年当社に入社、執行役員に就任。
当社に入社以前は株式会社カオナビにてコーポレート本部長、複数の情報IT企業にてCMOなどを歴任。
現在は、当社のフィナンシャルクラウド事業及びマーケティング全般を統括。