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スポーツクラブやセミナー、カルチャースクールなどを主催・運営していくうえで煩雑となりがちなのが会費徴収です。

会費を徴収する方法として主流なのが現金によるものです。しかし現金による徴収は誰から徴収して誰から徴収していないかなどの管理に手間がかかり、トラブルにつながりやすいといった課題があります。紛失や盗難に対する心配もつきものです。そのため近年は、オンライン決済による会費徴収が注目されています。

この記事では、会費徴収における課題やクレジットカード決済による会費徴収方法、会費徴収を効率化するためのシステムの導入などについて解説します。

※目次※
1.会費徴収における課題
2.会費徴収手段はクレジットカード決済がおすすめ
3.会費徴収の効率化はシステムの導入が鍵！
4.会費徴収システムの利点とは？
5.自社に合うシステムを選ぶには？
6.会費徴収ならサブスクペイを導入しよう！
7.まとめ

会費徴収における課題

会費の徴収には徴収するタイミング、入金の消し込み、未払いに対する督促などさまざまな課題があります。以下にそれぞれについて解説します。

徴収するタイミング

会費を徴収する際は、タイミングが重要です。慎重に見極めないと、徴収に失敗して損をしたり会員とのトラブルが発生して後の徴収に影響が出たりする可能性もあります。

例えば単発的なイベントを開催する場合では、イベント開催前に徴収するのかイベント終了後に徴収するのかを事前に決めておかないと、回収タイミングがバラバラになり未回収リスクが高まります。

毎月定期的に会費を徴収する継続的な会合の場合も、徴収日はあらかじめ通知しておきましょう。特に現金での回収の場合は、直前の通知だと期日までに会費を用意することが困難な可能性もあります。集金をスムーズに進めるためには、会員が会費を準備する時間も考慮して徴収のタイミングを決定しましょう。

入金の消込

会費を銀行振込やクレジットカード決済などで徴収する場合、請求した金額と実際に振り込まれた金額が一致しているかどうかを照合する入金消し込みという作業が発生します。消し込み作業には双方の整合性が取れているかの確認だけではなく、指定期日までに入金されたかを確認し、確認が取れたものは所定の勘定科目に仕分けて管理帳簿に記入する作業も含まれます。

クレジットカード決済であれば管理画面上で入金者の氏名と入金額をセットで確認できるため、照合ミスを起こす可能性は低いでしょう。

銀行振込の場合では、銀行通帳に印字されている内容と会員情報を1件ずつ手作業で突き合わせていかなければならないため、照合ミスが発生するリスクが高くなります。また、請求先の会員名義と振り込み人名義が異なっている場合ではどの請求を消し込みしたらいいのかを確認するのに手間を要するケースもあり、負荷の高い作業といえるでしょう。

未払いに対する督促

会費が遅滞なく支払われていれば問題ありませんが、中には支払期日を忘れていたなどの理由で未払いになるケースもあります。

会費の徴収は団体を運営していくうえでは欠かせないものであり、未払いを放っておいては運営に支障が出てしまいます。そのため未払いの会員には、支払いを促すための督促を行わなければなりません。しかし督促は顧客に不快感を抱かれることも多い業務であり、トラブルや顧客の喪失につながる可能性もあるため慎重さが求められます。督促状やメールを送るのであれば相手の立場を否定しないような文面にする必要があり、電話をかけるのであれば相手の気分を害さない言い回しを工夫しなければなりません。

時間や手間がかかることに加え担当者の精神的な負担も大きいため、できる限り避けたい業務です。

会費徴収手段はクレジットカード決済がおすすめ

会費の徴収手段としては、現金や銀行振込、クレジットカード決済など多数の選択肢があります。その中でも継続的な会費徴収におすすめなのがクレジットカード決済です。総務省の家計消費調査によると、クレジットカード決済は現金決済に次いで利用率が高いという結果がでており、広く受け入れられやすいものといえます。

クレジットカード決済の1番のメリットは、徴収漏れのリスクを軽減できる点です。会員が一度カード情報を登録しておけばその後は決済を自動化できるので、支払期日のたびに会員が能動的に支払いのためのアクションを起こす必要がありません。さらに決済記録を電子データとして残せるため、入金管理も楽になります。

また、基本的にはカード情報の登録はWeb上で簡単に行うことができ、登録してから実際に決済が行えるようになるまでのタイムラグが少ない点も魅力です。

会費徴収の効率化はシステムの導入が鍵！

煩雑な会費徴収業務を効率化するには、システムの導入も1つの手です。以下に会費徴収システムの仕組みとタイプについて解説します。

会費徴収システムの仕組み

会費徴収システムは、会員制の事業において会員の氏名や属性といった情報を管理したり、会費の決済や入金の状況を管理したりする機能を備えたシステムのことです。会費徴収システムに会員のカード情報や口座情報を登録しておけば、定期的な徴収の自動化が可能になります。

しかし、システムによっても機能は異なり、毎月請求情報をアップロードして登録する必要があるものもあれば、停止操作を行わない限り自動的に徴収を継続するものもあるため注意しましょう。

それ以外にもセミナー出席の予約を受け付けたり、新規入会手続きを受け付けたり、会費の支払期日が近くなるとメールで通知を行ったりといった機能を備えているものもあります。

会費徴収システムのタイプ

会費徴収システムのタイプとしては、大別して管理業務における実務作業の効率化を重視したものと、業務拡大のために新規会員の獲得を重視したものの2種類があります。

効率化を重視したものは、会員情報と決済情報を紐づけることにより管理業務の効率化を目指すのが主眼です。会費の徴収サイクルを指定するだけで、引き落としや入金の結果反映、未入金になっている会員への督促などを自動で行えます。

新規会員の獲得を重視したものは、オンラインで気軽に入会手続きができるようにして入会のハードルを下げることが主眼です。入会処理や顧客管理の自動化だけではなく、講師の指名やイベント実施会場の検索、イベント参加予約などができる機能を搭載しているシステムもあります。

会費徴収システムの利点とは？

会費徴収システムを導入することで、入金管理の効率化・未払いリスクの防止や新規会員の確保につながるといった利点を得られます。以下にそれぞれについて解説します。

入金管理の効率化・未払いリスクの防止

会費徴収システムによって会員情報と入金状況の管理を一元化できれば、業務効率化を実現し経理担当者の負荷を軽減するとともに、人的な管理ミスも防ぐことができます。

具体的には、会員情報とリンクした入金状況をタイムラグなく把握できるため、入金済みの会員に誤って督促を行ってしまうリスクや未入金のままになっている会員を見逃すリスクを軽減できます。決済が失敗に終わった会員についても、自動的にリマインドメールを送信することによって入金を促すことが可能です。

管理業務を効率化して会員への対応品質を向上させることがきれば、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

新規会員の確保

会費徴収システムのもう1つの利点は新規会員の獲得に役立つことです。会費制のサービスを利用する際、入会手続きに手間が掛かってしまうと手続きの途中で顧客に離脱されてしまうリスクが高まります。

紙の入会申込書では多岐にわたる必要事項を記入した後、さらに窓口に出向いたり郵送したりする手間が発生しますが、会費徴収システムを導入すれば入会手続きをWeb上で簡単に済ませることが可能です。入会手続きの手間を削減して入会へのハードルを下げることができれば、新規会員の獲得に大きな間口を提供できるでしょう。

また、オンラインでの入会であれば書類の用意に煩わされることなく、正確な会員情報を労なく集めることができる点もメリットです。

自社に合うシステムを選ぶには？

自社に合った会費徴収システムを選ぶには、会員の属性、徴収サイクル、会員数などを考慮する必要があります。以下にそれぞれについて解説します。

会員の属性

最初に考慮すべきなのが会員の属性です。なぜなら自社のターゲット層に合った決済方法に対応していない会費徴収システムを選んでしまうと、機会損失や顧客満足度の低下につながる可能性があるからです。

例えばクレジットカード決済はWeb決済で最も利用率の高い決済方法ですが、学生などのカード保有率が低い若年層には向きません。若年層をターゲットとするならID決済やQRコード決済など、対応する決済手段の幅を広げる必要があります。

また、Web上で決済手段を登録する方法は20代から50代の現役世代にとっては利便性が高いものの、高齢者にとっては書面による手続きのほうが好まれる可能性も考えられます。

会費徴収システムは会員の属性によっては相性が合わないこともあるため、どのような決済手段が会員に好まれるか、会員はどの程度のITリテラシーがあるのかなどに留意しましょう。

徴収サイクル

会費徴収システムを導入する際には、フレキシブルな徴収サイクルに対応できるかも確認しておくと良いでしょう。入会後1ヶ月は無料、その後は月額 8,000円といった柔軟なサイクル設定ができれば、新規顧客への訴求もしやすくなります。

しかし、特殊な徴収サイクルに対応できる会費徴収システムはそう多くありません。
1年ごとに1回のように長いサイクル徴収サイクルの場合や、逆に週に1回のように短い徴収サイクルの場合、あるいは会費を徴収するサイクルが不定期になる場合などはシステムによっては対応できない可能性もあるため注意が必要です。

会員数

会費徴収システムを導入する際は、周辺システムとの連携が可能かどうかも重要です。

会員数が2桁程度に収まる場合であれば、会費徴収システムを導入しなくても会員情報の管理や入金状況の管理にそれほど悩まされることもないでしょう。
しかし、会員数が100名以上になる場合は管理業務が非常に煩雑になるため、会費徴収システムの導入による業務効率化が望まれます。また、会員規模が大きい場合は会費徴収以外の管理も含めて統合的にシステム化する必要性が出てくる可能性もあります。

この場合、会員情報の管理システムと会費徴収システムを別々に運用していると、会員が休会したり脱会したりするたびに両方のシステムに対して別々に決済中止の作業を行わねばなりません。

導入時の会員数だけではなく、将来的な事業の成長規模も見越したうえで適したシステムを選びましょう。

会費徴収ならサブスクペイを導入しよう！

収支の管理や未入金者への督促など、会費の徴収は何かと手間がかかり神経を使うものです。そのため会費の徴収をシステム化して経理業務を効率化・省力化したいと思う経理担当の方も多くおられるのではないでしょうか。

そんな方は、ROBOT PAYMENTが提供するサブスクペイのご利用をぜひご検討ください。
サブスクペイは会費徴収に必要な機能が1つのパッケージにまとめられており、セキュアな環境で入会申し込みができるWeb決済機能や、会員情報と入金状況を一元的に管理できる機能などが搭載されています。

クレジットカードだけではなくID決済やQRコード決済にも対応しており、課金サイクルも柔軟に選べるので、会員数が増えても安心かつ確実な会費の徴収が可能です。クレジットカードの有効期限を自動で更新する洗替機能や決済が失敗した際のリトライ機能も付いているため、精神的負荷の大きい督促業務の削減にも役立ちます。

まとめ

会費の徴収方法としては現金のよるものが依然として多いものの、請求や集金に要する手間やコストの問題、現金を取り扱うことによる紛失や盗難のリスクといった課題があります。近年は決済手段が多様化しており、会員の利便性向上と会費徴収業務の効率化のためにも、会費徴収のフレキシブル化・システム化が喫緊の課題といえるでしょう。

しかし、事業者独力ではそのようなシステムの構築は困難です。ROBOT PAYMENTのサブスクペイにお任せいただければ、会費の定期的・継続的な徴収業務を大幅に合理化できます。サブスクペイは創業以来20年にわたって12,000社以上に導入されてきた実績があり、事業種別・規模を問わずにご利用いただくことが可能です。
会費徴収の効率化にお悩みの方は、ぜひサブスクペイのご利用をご検討ください。