仕事で使う資料や備品の代金、交通費や飲食費などをカード払いで立て替えたときなどは、精算のために領収書が必要となります。しかし、クレジットカードで支払いをしたときに利用明細書しかもらえないケースも多いかもしれません。

経費精算などで領収書が必要な際は、どのように対処すればいいのでしょうか。今回は、クレジットカード決済をしたときの領収書について説明します。

クレジットカード決済では領収書は発行されない

そもそもクレジットカード決済とは、クレジットカードを利用して商品等の代金支払いをする決済方法です。これはクレジットカード会社を通して代金を後払いする「信用取引」を意味します。
そして領収書は、「代金を受領したことを裏付ける書類」です。信用取引は代金が後払いされる仕組みになっているため、まだ金銭を受け取っていないショップが、購入時点で領収書を作る義務はないのです。

オンラインショップで物品を購入したとき、品物と一緒に送られてくるのは基本的に納品書もしくはショップの利用明細書のみです。対して、百貨店などで買い物をしたときは、領収書を出してくれるのが一般的です。

ただし領収書を出してくれたときでも、税法上の領収書として使うことはできません。この場合、ほかの書類を代用して精算などを行うことになります。

クレジットカード決済で領収書の代わりとなるものとは

クレジットカード決済で領収書の代わりとなるものには、利用明細書やレシートがあります。ここでは、領収書として代用できる書類について説明します。

利用明細書

利用明細書とは、クレジットカードを使ったときにレシートと一緒に渡される「クレジット売上票」と表記された書類です。利用明細書は、領収書の代わりとして経理処理のときに使えます。

オンラインショップで買い物したときは、商品と一緒に同梱してくれることがほとんどです。なかには、ショップのサイト上で利用明細書を印刷できるようにしているショップもあるため、どのようにして受け取ればいいかの確認が必要です。

レシート

クレジットカードで商品を購入したときは、ほぼ間違いなくレシートも渡されます。「レシートはあまり重要性がない」と思われがちですが、領収書の代わりとして活用できます。

レシートには購入の詳細が自動的に表記されるため、領収書だけでは把握できない詳細な内容まで確認可能です。また、手書きの領収書は改ざんされるリスクがありますが、レシートならその心配がありません。そのため、手書きの領収書よりも出費の裏付けになりやすいのです。

備品などを購入するときは、レシートを捨ててしまったり、ほかの書類と混ざったりしないようにしっかりと保管しておきましょう。

クレジットカード決済の場合に収入印紙は必要か

現金で取引する際の領収書は、5万円以上の取引金額から収入印紙が必要となります。それでは、クレジットカードを使ったときも収入印紙が必要になるのでしょうか。

結論から言えば、カードを使った際にもらえる領収書には、収入印紙を貼る必要がありません。なぜなら、購入の段階ではまだ代金の入金が行われておらず、金銭を授受した事実を裏付ける領収書としての機能を果たさないためです。そのため、カード払いのときに出してもらう領収書は、収入印紙が必要な課税文書の対象にはなりません。

収入印紙そのものの役割や収入印紙の金額などについては、以下で詳しく解説しています。
請求書に印紙が必要なケースとは？請求書と印紙税について解説

法人カードによる決済で領収書の代わりとなるものとは

事業用のクレジットカードである法人カードを使った買い物は、個人のクレジットカード決済と同様に「信用取引」であるため、販売側には領収書を発行する義務がありません。
また、その場で現金を授受したわけではないため、領収書を発行してもらえた場合でも、その領収書は正式な会計処理としては認められませんので注意が必要です。

とはいえ、社員が立て替えた代金を精算して経理処理をするためには、領収書の役割を果たすものが欠かせません。
そこで法人カードで決済をした場合に領収書の代わりとなるものが、カードの売上票です。
以下で詳しくみていきましょう。

なお、法人カードの種類や選び方などについては、以下で詳しく解説しています。
法人カードとは？おすすめの選び方やコーポレートカードとビジネスカードの違いなどを解説

カードの売上票

法人カードで領収書の代わりとなる書類は、カードの売上票です。個人カードと同様に、必要となる内容が表記してある書類は証明書として活用できます。そのため、売上票は紛失しないように管理しておかなければなりません。ただしオンラインショップのなかには、明細が表記された領収書を出してくれるところもあります。

なお、1ヶ月分のカード利用状況を把握できる「カードの利用明細書」は、領収書として代用できません。なぜなら、利用明細書はカード会社が作るものであるためです。領収書は、サービスを提供した場所で作られたものでなければなりません。

クレジットカード決済で領収書をもらう際の注意点

カード払いで領収書をもらう際は、注意しなければならないいくつかのポイントがあります。ここでは、企業が押さえておきたい注意点を見ていきましょう。

法的に有効な書類ではない

クレジットカード決済の領収書は、法的に有効な書類ではありません。本来、領収書は「現金のやり取りを裏付ける書類」として利用されます。カード払いでは現金の授受が行われないため、税法上有効とはならないのです。

また、領収書を出してもらえるかどうかは、ショップ側の判断となります。先述のとおり、購入時に代金を受け取っていないショップ側には作成の義務がないため、作成を強制することはできません。

クレジットカード決済を証明する記載があるか

クレジットカード決済で領収書を出してもらう際は、必ずカード払いであることがわかるように明記しなければなりません。つまり、但し書きの部分に「クレジットカード利用」などといった表記が必要なのです。

この表記がないと支払い方法の判断ができず、現金で支払ったことと同じ扱いとなってしまいます。金額によっては収入印紙を貼る必要がでてしまうため注意が必要です。

利用証明書などと一緒に保管しておく

クレジットカード決済で出してもらった領収書は、利用証明書やレシートなどと一緒に取っておくと安心です。なぜなら、カード払いでは領収書が証憑書類とならないためです。これだけでは、税務調査で不備を指摘されてしまう可能性もゼロではありません。

また、領収書と利用明細などをバラバラに管理しておくと、処理のときに二重計上などのミスが起きてしまう恐れがあります。もし二重計上に気付かず確定申告をしてしまうと、税務調査で不正行為であると判断されてしまう危険性が高くなります。

たとえミスであっても不正だと判断されてしまえば、延滞税や加算税といった罰則が科されてしまいます。正確な企業会計のために、領収書をもらうときは利用証明書とセットでファイリングしておきましょう。

なお、法人における領収書の保存期間は7年間と義務づけられています。注意すべきことは、領収書が出された日ではなく、確定申告の提出期限の翌日から起算して7年という点です。カードの利用明細書やレシートを領収書として代用するときも、同じ扱いとなります。

個人事業主は、領収書を5年間または7年間保存することが求められます。青色申告と白色申告の種類や、前々年分の所得額などによって期間は異なりますが、7年間の保存が義務づけられている法定帳簿と一緒に取っておくと安心でしょう。

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