法人専用クレジットカードとは?重要な運用ルールを公開!

クレジットカード決済

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経費精算をはじめとする事務作業に劇的な効率化をもたらす、法人専用クレジットカード。高い利便性とお得なメリットが魅力で、1度導入したら手離せないという企業の方も多いことでしょう。

しかし、この法人専用クレジットカードを有効的に使うためには、最低限守るべきルールも存在するのです。ここでは、法人クレジットカードの基礎知識と、知っておきたい社内ルールについてお伝えしていきます。不正利用などのない健全なカード運用のために、お役立てください。

法人用クレジットカードの基礎知識

法人専用クレジットカードは、ビジネス上で発生するさまざまな経費を精算するのに便利なカードです。これには、コーポレートカードとビジネスカードの2種類があります。まずはこの2つの違いについて明確にしておきましょう。

コーポレートカードとは?

コーポレートカードは、従業員が使った経費を、企業側が一括して支払います。タクシー代や航空券などの交通費、出張時の宿泊代といった経費を個々の従業員がキャッシュレスで支払うための、いわば立て替え用アイテムです。利用明細が会社に送付される以上、経費の不正利用防止が期待できることが大きなメリットです。
また、個人のカードで会社の経費を支払うことによるポイント加算など、利益の公私混同を防ぐことも可能です。経費精算の面から、企業としての管理・統制(=ガバナンス)の強化にも一役買ってくれます。

ビジネスカードとは?

ビジネスカードとは、経費を使った従業員本人に利用明細が届くシステムのクレジットカードです。経費として申請するしないを自己判断できます。ただし、申請が受理されなければ支払いは自腹となるため、経費のムダ遣い抑制の効果が期待できます。

法人用クレジットカードのメリット

法人用クレジットカードは使い方さえ正しければ、利用明細をチェックできるという点で透明性が高く、不正利用やムダ使いを防ぐのに有効です。従業員自らが立て替える負担や経費精算の手間を省くことができるのも便利な点です。

また、出張の際の旅行障害保険や、海外での両替不要などの付帯サービスがついているものもあり、経費にまつわる細々とした面倒を助けてくれるという側面もあります。さらに、近頃ではクラウドシステムで自動決済して、会計業務と連携を図ることもできるため、経理作業の簡略化と業務全体の効率化にも最適です。

法人用クレジットカード運用で大事なルールとは?

社員個人の良心に任せる場面も多くなってしまう、クレジットカードによる経費の支払い。立て替えに関する雑務をなくして業務を効率化できますが、正しく利用されるための必要ルールを覚えておきましょう。

利用使途を限定的にしよう

お金を使っている重たい現実感を薄めがちなクレジットカード。支払うのが自分自身でなく会社だとしたら、つい気が大きくなったり魔が差してしまう。。というのは、人間であれば絶対にないとは言い切れません。

業務上でなら何でも使って良いというような丼勘定では、いざグレーな経費が現れた場合に判断に困って結局使用してしまう、などということもあり得ます。経費を必要最小限に抑え、不正利用を防ぐためにも、出張でOKなのは交通費と宿泊費だけに限定するなど、使用していいものとダメなものをはっきりと線引きするといいでしょう。

利用者を限定的にしよう

役職付きの大ベテランでも入社したての新人でも、同じように法人用クレジットカードを使えるというのは考えものです。全幅の信頼がおける一定のクラスに達した従業員にのみ使用を許可して、明細などの管理も簡略化しましょう。

証明書の提出と口頭での報告を義務づけよう

使いっぱなしが許される状況というのは、不正利用防止の観点から、極めて不安です。法人用クレジットカードを使用した日時と目的については、管轄の上司に直接報告するよう義務づけることが必須です。報告時には、レシートや領収書を必ず添えることを厳守させます。
会社のクレジットカードは経費のためだけに使う、という強い意識づけを促すことが可能ですし、こうすることで、不正使用の大きな抑止力となるでしょう。

使う時だけ持たせよう

子どものお使いと一緒にしてはいけませんが、使う時だけ必要なものを持たせるのが基本です。出張の前日に渡し、戻ったら報告とともに返却するようにします。こうすることで、自分のものではなくあくまで会社から貸与されているという感覚が働くようになります。

3.まとめ

法人専用クレジットカードは、現金を持ち歩かなくてもいいので、経費精算にとっては画期的です。しかし、悲しいですが不正利用の危険性も常にはらんでいます。明確な運用ルールを設けて、それを徹底的に遵守することで、法人用クレジットカードを有意義に利用しましょう。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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