法人専用クレジットカードの運用ルールは？メリットや注意点を解説！
経費精算をはじめとする事務作業に劇的な効率化をもたらす、法人専用クレジットカード。高い利便性とお得なメリットが魅力で、1度導入したら手離せないという企業の方も多いことでしょう。
しかし、この法人専用クレジットカードを有効的に使うためには、最低限守るべきルールも存在するのです。ここでは、法人クレジットカードを運用する際に知っておきたい社内ルールについてお伝えしていきます。不正利用などのない健全なカード運用のために、お役立てください。
法人用クレジットカード運用で大事なルールとは？
社員個人の良心に任せる場面も多くなってしまう、クレジットカードによる経費の支払い。立て替えに関する雑務をなくして業務を効率化できますが、正しく利用されるための必要ルールを覚えておきましょう。
利用使途を限定的にしよう
お金を使っている重たい現実感を薄めがちなクレジットカード。支払うのが自分自身でなく会社だとしたら、つい気が大きくなったり魔が差してしまう。。というのは、人間であれば絶対にないとは言い切れません。
業務上でなら何でも使って良いというような丼勘定では、いざグレーな経費が現れた場合に判断に困って結局使用してしまう、などということもあり得ます。経費を必要最小限に抑え、不正利用を防ぐためにも、出張でOKなのは交通費と宿泊費だけに限定するなど、使用していいものとダメなものをはっきりと線引きするといいでしょう。
利用者を限定的にしよう
役職付きの大ベテランでも入社したての新人でも、同じように法人用クレジットカードを使えるというのは考えものです。全幅の信頼がおける一定のクラスに達した従業員にのみ使用を許可して、明細などの管理も簡略化しましょう。
証明書の提出と口頭での報告を義務づけよう
使いっぱなしが許される状況というのは、不正利用防止の観点から、極めて不安です。法人用クレジットカードを使用した日時と目的については、管轄の上司に直接報告するよう義務づけることが必須です。報告時には、レシートや領収書を必ず添えることを厳守させます。
会社のクレジットカードは経費のためだけに使う、という強い意識づけを促すことが可能ですし、こうすることで、不正使用の大きな抑止力となるでしょう。
使う時だけ持たせよう
子どものお使いと一緒にしてはいけませんが、使う時だけ必要なものを持たせるのが基本です。出張の前日に渡し、戻ったら報告とともに返却するようにします。こうすることで、自分のものではなくあくまで会社から貸与されているという感覚が働くようになります。
運用ルールを設けるメリット
法人用クレジットカードは、経費生産の効率化や従業員の利便性向上など、多くのメリットをもたらします。しかし、不正利用や経費の私的流用などのリスクもあるため、運用ルールを設けることが重要です。
不正利用を防止
利用目的や利用者を限定することで不正利用のリスクを軽減できます。利用者に対しては不正利用防止に関する教育を実施し、正しい経費の利用方法や規定に従う意識を高めましょう。
また、不正利用が発覚した場合の対応を事前に明確にしておくことも有効です。緊急時の手順や報告プロセスを整備し、組織全体で不正防止の意識を共有することで予防できます。
経費管理の徹底
経費の使途を明確にすることにより、経費の無駄遣いや私的流用を防ぎ、財務管理を効果的に行うことができます。
また、経費精算システムとの連携も重要です。効率的な経費管理を実現するために、デジタル化された経費精算システムを導入し、正確でスムーズな処理を心がけましょう。
定期的に経費の分析を行い、必要に応じて方針の見直しや改善策の導入を行うことで、経費管理の健全性を維持し、組織の財務面を強化することができます。
運用ルールを設ける際の注意点
運用ルールを策定するための注意点を解説します。会社の状況に合わせて柔軟に運用することが重要です。
ルールの明確化と周知徹底
運用ルールは、誰でも理解できる言葉で分かりやすく記述し、図表などを活用して視覚的に分かりやすくする必要があります。
例えば、専門用語や略語を避けて平易な言葉を用いたり、フローチャートやイラストなどで利用手順を説明するなど工夫してみましょう。
また、新入社員研修や定期的な教育プログラムなどで、全従業員への周知を徹底することも重要です。経理部や総務部などを窓口として、従業員からの質問や相談を受け付けましょう。
実情に合わせた運用
運用ルールは会社の規模や業種、従業員の属性などを考慮し、必要に応じて見直す必要があります。
規模が小さい会社の場合、詳細な運用ルールは変えって運用を煩雑にする可能性があるため、利用限度額の設定や領収書・レシートの提出義務などを簡略できる場合もあります。
また、従業員のITリテラシーが低い場合には、運用ルールの文書化だけでなく、口頭の説明や個別案内が必要なこともあるでしょう。
定期的に運用状況を確認
定期的に現状の運用に問題がないか確認し、改善する必要があります。具体的には、不正利用や経費の指摘流用などの問題がないかをチェックし、必要に応じて利用限度額の変更や利用目的の明確化など対応しましょう。
3．まとめ
法人専用クレジットカードは、現金を持ち歩かなくてもいいので、経費精算にとっては画期的です。しかし、悲しいですが不正利用の危険性も常にはらんでいます。明確な運用ルールを設けて、それを徹底的に遵守することで、法人用クレジットカードを有意義に利用しましょう。
