口座振替で月謝徴収するメリット・デメリットは？導入方法・手数料も紹介
教室を運営している事業者は生徒の指導や教材の準備などで日々忙しいため、月謝はできるだけ手間をかけずに回収したいと思われるでしょう。
月謝の回収手段としては、現金を使った月謝袋が代表的ですが、銀行で振り込む銀行振込、払込票を元にコンビニで支払うコンビニ決済もあります。他にも、クレジットカード決済やスマホ決済サービスなどもありますが、何かと利便性の高い方法が口座振替です。本記事では口座振替で月謝を徴収するメリット・デメリット、導入方法、手数料などについて解説します。
口座振替で月謝を徴収するメリット
口座振替は受講者の口座情報を登録して毎月の月謝を引き落として決済する方法です。ここでは口座振替で月謝を徴収するメリットを4つ挙げて解説します。
未回収リスクの軽減
口座振替のメリットとして一番に挙げられるのは、未回収リスクが低いことです。教室を運営していて最も避けたいことは、受講者が月謝を滞納したり払い忘れたりすることでしょう。口座振替であれば最初に登録手続きが必要ではあるものの、一度登録を済ませてしまえば毎月決まった日に自動的に月謝代金を自動的に引き落としがなされます。そのため受講者が積極的なアクションを取らなくても月謝を回収できなくなるリスクは低く、回収のために事業者側が特に手間をかける必要もありません。これらは現金や銀行振り込みによる回収に比べると大きなメリットです。
事務作業の負担軽減
月謝袋を使って現金で月謝を回収する場合では、月謝袋を受け取るたびに金額が合っているかを確認し、受講者名簿とは別に起こした管理台帳で受領状況を管理しなければなりません。釣銭が必要な場合は小銭の授受が発生し、金額を間違いなく管理するのにも工数がかかります。月謝が未納になっている受講者に対しては個別に督促を行わなければなりません。
口座振替であればこれらの管理や事務的な手間が合理化されて、事務作業の負担が大きく軽減されます。インターネットバンキングに対応している銀行であれば、Web上で入金状況を把握することも可能になり、入金管理の手間も大いに低減できます。
利用継続率の向上
月謝袋や銀行振り込み、コンビニ払いの場合、受講者は現金を用意するために銀行やATMに出向かなければならず、そのうえで改めて支払いのためのアクションを取らなければなりません。毎月ずっと継続的にしなければならないとなると、面倒だと感じる受講者も少なくないことでしょう。
多忙な受講者であれば支払いの手間を嫌って受講するのをやめてしまったり、継続する意思があっても未納が続いて退会処分になってしまったりすることもあり得ます。口座振替であれば、最初に登録をした後は受講者が支払いのために煩わされることはなく、利用継続率が向上する可能性が高くなります。
トラブルの回避
月謝袋を使った現金による回収では、いつ、誰が、いくら支払ったかを管理台帳に手作業で書きつけて管理しなければなりませんが、手作業にはどうしても人的ミスが付きものです。例えば、受講者が月謝を支払ったのに未だ支払っていないと間違えて督促をしてしまったり、支払っていないのに支払い済みと間違えて未回収のまま放置してしまったりすることもあり得ます。
口座振替であれば、通帳の記帳内容やインターネットバンキングで入金状況を見ることできるため、支払った・支払っていないといったトラブルを回避することが可能です。
口座振替で月謝を徴収するデメリット
メリットの多い口座振替ですが、デメリットもあります。以下にそれぞれについて解説します。
入金までのラグがある
口座振替を始めるためには、受講生に口座振替依頼書という書類に氏名や住所などの個人情報、それに引き落とす口座の銀行名や口座番号などの口座情報を記入し、捺印してもらう必要があります。
事業者は口座振替依頼書を受け取ったら金融機関もしくは決済代行会社に提出しますが、提出してから口座が登録されて引き落としが開始されるまで最短でも1ヶ月から2ヶ月の期間を要します。
口座振替依頼書の記入内容に不備があったり印鑑が間違っていたりすれば、最初からやり直しとなってしまう可能性も否定できません。また、口座振替が開始されるまでの間は別の方法で月謝を回収する対応も必要です。
残高不足による回収ができないリスクがある
口座振替では自動で代金が引き落とされるため手続き上の問題で未回収になることはないものの、受講者の口座が引き落とし日の時点で残高不足になっていた場合は回収できません。
残高不足による未回収を防ぐためには、引き落とし日が近くなってきたら受講者にリマインドするなどの方策が考えられます。ただし、受講者数が多い場合は多くの手間となるため、該当者にメールを一斉発信するなどの工夫が必要です。
口座振替の手数料はどのくらいなのか？
口座振替を行うには、導入の際に各種の費用・手数料がかかり、また引き落とすごとに手数料がかかります。以下に費用・手数料の内容と引き落とし手数料の相場について解説します。
口座振替の導入に発生する費用・手数料
口座振替の導入にあたってかかる費用や手数料としては、初期費用（初回登録料）、月額基本料、振替手数料、振込手数料などがあります。初期費用は導入した最初の月にだけかかる費用ですが、初期費用を無料としているサービスも多く存在します。
一方で初期費用はかかるものの他の費用や手数料を安価に抑えているものもあり、総合的なコストメリットを考慮することが大切です。
月額基本料についても同じことが言えます。振替手数料は代金を受講者から回収する手数料として、振込手数料は回収した代金を事業者に振り込む手数料として、それぞれ口座振替が発生するごとに都度かかります。
口座振替の手数料の相場
口座振替の手数料は、1回の引き落としにつき85円程度と比較的安価なものから150円程度までかかるもの、また年間の取引額や引き落とし回数によって上下するものもあります。
中には引き落とし件数が月に100件以上ない場合に月額基本料金が発生するという料金体系にしているものもありますが、総じて言えば100円ほどが相場と考えていいでしょう。
銀行振込やクレジットカード決済などと比べる安価に設定されているのがほとんどです。また引き落とし金額が高額になっても手数料は定額としていることが大半です。
口座振替の導入方法
口座振替を導入するには、上記でも触れた口座振替依頼書を使う方法と、Web上で手続きする方法の2種類があります。以下にそれぞれについて解説します。
口座振替依頼書の場合
口座振替依頼書を用いて口座振替を始めるためには、その書類に受講者の氏名、住所、銀行名、支店名、口座番号、口座種別を記入し、銀行届出印を押して提出します。書類は通常3枚綴りのカーボン紙になっており、記入事項は1枚目に記入するだけですが、捺印は3枚全てにする必要があります。
事業者と受講者が対面している場で記入している場合であれば不備があってもその場で修正できますが、郵送の場合は不備があったら差し戻しとなり、最初からやり直さねばなりません。口座振替依頼書の場合では、書類に不備・漏れなどがなくても郵送や審査・登録にかかる時間を含めると前述のように最短でも1ヶ月～2ヶ月かかるため、時間に余裕をもって手続きを行いましょう。
WEB口座振替の場合
事業者がWeb上に公開している口座振替登録のページに受講者がアクセスして、オンラインで口座情報などの必要な項目を入力することにより、その場で登録を完了することが可能です。記入漏れがあった場合は送信できないようになっているため、口座振替依頼書のように差し戻しになって二度手間になることもありません。
また、ペーパーレスで手続きができるため、書類の紛失によって個人情報が漏洩するリスクもなく、郵便による発送や回収の必要がないことから事務的な手続き時間の大幅な低減が可能です。登録が完了してから1日～3日程度で利用を開始できます。
口座振替導入の際の注意点
口座振替の導入前には注意すべき点がいくつかあります。以下にそれぞれについて解説します。
他の決済手段と一元管理ができるか
多くの事業者では多様な受講者を取り込むために、複数の決済手段を用意することが一般的です。口座振替は利用開始のハードルが低いことから幅広い層の受講者に受け入れられやすいものの、クレジットカード決済やコンビニ払いなどの他の決済手段を好む受講者も一定数います。
複数の決済手段を用意する場合、それらを一元管理できるかどうかで事業者の負担は大きく変わってくるものです。決済手段ごとに異なる入金管理画面を見なければならなくなると、入金情報が複数個所に散在してしまうため管理が面倒になってしまいます。引き落とし状況の確認や滞納している受講者のチェックなどをスムーズにするためにも、一元管理できる状態が理想的です。
導入スピードはスムーズか
口座振替を導入するまでのプロセスとしては、金融機関もしくは決済代行会社に口座振替を開始したい旨を問い合わせ、必要書類を提出し、審査を通過したら運用を開始するのが標準的な流れです。審査の基準はケースバイケースで異なることもあるため、運用を開始できるまでの日数も異なり、数日で済むこともあれば1ヶ月程かかることもあります。
口座振替登録をWebサイトで行う場合は、Webサイトと事業者のWebサイトを連携させるための開発も必要です。
できるだけ少ない時間で審査を通過してスムーズに口座振替を導入したいのであれば、決済代行会社の利用がおすすめです。
自動継続システムは搭載されているか
教室の運営で安定的に収益をあげるためには、受講者が継続的にサービスを利用してくれる仕組み作りが欠かせません。月謝のように毎月支払いが発生する場合では、月が替わるごとに振替処理をするのではなく、自動継続課金システムが搭載されていれば経理担当者が事務手続きをする負担が軽減されます。
金融機関や決済代行会社によっては、継続的かつ定期的に口座振替を行う契約をしていても、引き落としをするごとに受講者の同意を求める与信処理が必要になることもあります。自動継続課金システムであればそのような手間が掛かることもないでしょう。
口座情報などがデータ化できるか
口座振替登録手続きをオンラインで済ませてWeb上の管理画面で引き落とし状況をモニタリングする場合でも、決済や引き落としに関する連絡のために受講生へ書類を郵送することもあるでしょう。そのような時に口座情報や引き落とし情報などがデータ化されていれば、郵送作業を簡略化することが可能です。
必要情報がデータ化されていれば受講者の管理や検索、閲覧などの事務的業務がスムーズになるだけでなく、受講者の個人情報を紛失したり外部に漏洩させてしまったりするリスクを低減できます。また、データ化によって受講者から問い合わせがあった際にも迅速に対応できるようになります。
口座振替で月謝を徴収するならサブスクペイがおすすめ
月謝を口座振替で徴収する場合では、毎月の入金管理業務の工数を削減して代金回収業務を一元化するには決済代行会社の口座振替サービスを利用するのが得策です。無駄なコストや手間を抑えた優れたサービスをお探しなら、ROBOT PAYMENTが提供するサブスクペイをご検討下さい。当サービスは毎月の決済業務が不要になる業界唯一の自動継続課金機能を搭載しており、また各金融機関の口座振替結果をWebサイト上の専用ページで簡単に確認することが可能です。
定額制の継続課金だけでなく、毎月金額が変動する従量課金や、クレジットカード決済やコンビニ払いなどの他の決済手段にも対応しており、事業者と受講者の多彩なニーズに応えます。決済手数料は業界最安値クラスの1件当たり95円からとなっており、最短で2営業日の審査で運用が開始できるお手頃で迅速なサービスも大きな特徴です。
まとめ
口座振替は他の決済手段に比べると手数料が安価であることもあり、これからも多くの場面で活用されることが見込まれます。
最近は、口座振替の手続きをインターネット（Web）上で進められる仕組みも普及しています。従来の方法では、書類を書いたり郵送したり、登録完了まで時間がかかるなど、手続きの手間が多いという問題がありました。また、記入ミスなどがあった場合は最初からやり直すケースもあるため、利用開始までにタイムラグが発生するのも口座振替のデメリットです。しかしWeb(ネット)口座振替であれば、これらの作業をオンライン上で進められるため、スムーズに利用開始できます。
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