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口座振替は、さまざまな商品・サービスの支払い方法として広く活用されています。事業者からすると代金回収業務の効率化を図ることができるだけでなく、顧客の利便性向上効果も期待できるため、ビジネスチャンス拡大に結びつく決済手段です。

しかし、口座振替を利用するためには金融機関での事前の契約手続きが必要になります。そのため、多くの顧客を抱える事業者では、各顧客が口座を持つ多様な金融機関といかに効率よく手続きを進めていくかが大きな課題となっているのが現状です。

今回は、口座振替の仕訳のやり方のご紹介を交えながら、口座振替を利用するメリットや適した業種について解説していきます。そして、口座振替はもちろん、多様な決済手段の回収業務を任せることで事業者の債権管理業務全般の大幅な効率化が期待できるサービスをご紹介します。

口座振替とは？

口座振替とは、顧客が保有する金融機関口座から、商品・サービスの代金が自動的に引き落とされる決済手段のことです。自動で引き落とされることにより顧客の支払いの手間を省けるだけでなく、事業者にとっても代金の未収リスクの回避と回収にかかる業務負担の軽減効果が見込めます。

最近は、口座振替の手続きをインターネット（Web）上で進められる仕組みも普及しています。従来の方法では、書類を書いたり郵送したり、登録完了まで時間がかかるなど、手続きの手間が多いという問題がありました。また、記入ミスなどがあった場合は最初からやり直すケースもあるため、利用開始までにタイムラグが発生するのも口座振替のデメリットです。しかしWeb(ネット)口座振替であれば、これらの作業をオンライン上で進められるため、スムーズに利用開始できます。

ここでは、口座振替について、その仕組みや、混同されがちである口座振り込みとの違い、さらには導入方法を解説します。

口座振替の仕組み

事業者が口座振替を利用する場合には、後述するように決済代行会社が提供する口座振替サービスと契約することが一般的です。このやり方では、以下のような仕組みで口座振替が行われます。

1. 顧客が口座振替登録を済ませた加盟店（事業者）の商品・サービスを購入・利用
2. 加盟店が請求データを決済代行会社に提供
3. 決済代行会社が各顧客の口座がある金融機関と折衝し、各種手続きを経たうえで、顧客の指定口座から代金を引き落とし
4. 決済代行会社から加盟店へ代金を入金
5. 顧客による商品・サービスの代金支払いが完了

口座振り込みとの違い

口座振替と混同されがちなのが、口座振り込みです。

口座振替では預金者の依頼に基づき、その口座から支払い代金が定期的・自動的に引き落とされます。一方、口座振り込みでは、預金者が自分の口座から別の口座へ自分でお金を移動させる形で決済が行われます。そのため、口座振替を利用するには事前に口座振替申し込みの手続きを要するのに対して、口座振り込みでは振込時に入金先の情報を記入・入力するだけでよく、事前手続きは不要です。

また、送金の仕組みも自動でなされる口座振替と違い、口座振り込みでは預金者自身がお金を動かす必要があります。

加えて、手数料の仕組みも違います。口座振替では、事業者負担が一般的で、代金を支払う側には通常手数料はかかりません。他方、口座振り込みでは、銀行によっては同行宛てを無料としているケースもみられますが、基本的には支払う側が振込の度に手数料を負担する必要があります。振込手数料の額は、窓口が最も高く、ATM、ネットバンキングの順に安く設定されることが多くなっています。

口座振替の導入方法

口座振替の導入方法には大きく2種類あります。以下、それぞれの方法をご紹介します。

・金融機関と直接契約する場合
事業者が口座振替を利用するためには、顧客の引き落とし口座がある金融機関と契約する必要があります。

ただし、多くの場合、顧客によって口座を保有する金融機関はまちまちなので、金融機関と直接契約するやり方を採る場合は、個別の契約手続きにかかる事務的負担は膨大なものになる可能性があります。

・決済代行会社と契約する場合
一方、決済代行会社を利用すれば、事業者が金融機関と直に口座振替の手続きをする必要がなくなります。決済代行会社は多くの金融機関と提携しているので、事業者は1つの決済代行会社と契約するだけで、各金融機関との手続きを包括的に済ませることができるようになるのです。

このように、決済代行会社を利用するメリットは手続きの一元化による事務的負担の軽減にあります。そのため、決済代行会社の選定にあたっては、まずは提携金融機関の多さが重要な見極めポイントになります。

そして、顧客の利便性向上を考えると、引き落とし口座を登録する手段として、口座振替依頼書の提出だけでなくWebによる口座振替登録もできる決済代行会社を選んだ方がよいでしょう。顧客にWeb登録の利用を促すことにより手続きのスピードアップだけでなく、ペーパーレス化の恩恵も期待できます。一方、Webを通した手続きに不安を持つ顧客にはこれまで通り口座振替依頼書を提出してもらうことで、幅広い顧客のニーズに応えることが可能になります。

ただし、Web登録については、個人情報に関するセキュリティ対策がしっかりと施されているかのチェックが必須になります。対策が甘いと不正な引き落としが行われるリスクが高まります。SSL/TLS暗号化通信の利用はもちろん、より詳細な本人確認の徹底やリスクベース認証の活用に積極的な決済代行会社を選ぶことが大切です。

口座振替した際の仕訳

ここでは、口座振替した際の仕訳の具体例をご紹介します。

1. 5万円の商品の売上があり、翌月に口座振替により入金された場合の仕訳は以下の通りです。

・売上時
借方 貸方
売掛金 50,000円 売上 50,000円

・入金時
借方 貸方
普通預金 50,000円 売掛金 50,000円

このように、後払いで代金を回収した場合は、2度に分けて仕訳することが必要です。

2. 上の例で、商品を宅配便で発送し、その送料1,000円をこちらが現金で支払った時の仕訳はこうなります。

・売上時
借方 貸方
売掛金 50,000円 売上 50,000円
荷造運賃 1,000円 現金 1,000円

商品の配送などの運送費用については、仕入れに関わる諸費用とは異なり、それぞれの勘定科目で経費に充当します。

・入金時
借方 貸方
普通預金 50,000円 売掛金 50,000円

口座振替のメリット

では、口座振替サービスをご導入することにより、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、4つご紹介します。

未回収を防げる

口座振替を利用することで、代金の未回収を防ぐことができます。顧客自身が入金する口座振り込みでは、たとえ顧客の資金繰りに問題がなくても、払い忘れたり、振込先を間違えたりするなどの人為的なミスによる未収リスクが常につきまといます。また、正しい代金と異なる金額を誤って振り込まれれば、余剰分の返金や不足額の請求にかかる手間が発生します。

一方、口座振替であれば、毎月自動で顧客の口座から正確な金額が引き落とされるので、顧客の口座残高が必要金額を満たしている限り、代金の確実な回収を図ることが可能になります。結果として未回収発生時の督促が不要になるので、代金回収業務の負担軽減効果が期待できます。

コストを削減できる

口座振替の利用により、数多くの顧客に対する代金回収業務の効率化を図ることができます。

特に、決済代行会社の口座振替サービスを使えば、与信審査から経理処理に至る代金回収業務プロセス全体の一本化が実現します。これまでかかっていた毎月の請求業務や入金管理、さらには過不足金処理の手間と時間の多くが不要になるので、さまざまな経費や人件費などのコストを削減できるでしょう。

また、口座振替の手数料は、銀行振込やクレジットカード決済など数ある決済手段の中では相対的に安いため、集金にかかるコストの削減も期待できます。デメリットとしては、決済する金額にかかわらず手数料が発生するため、少額決済では割高になりがちであることが挙げられます。ただし、この点に関しては、半年など一定期間分をまとめて請求することで手数料を抑えることが可能です。

利用継続の向上が期待できる

銀行振込のように取引の都度支払い手続きをしなければならない決済手段だと、顧客に支払いにかかる手間や不便さを感じさせやすくなります。そのタイミングでサービスの利用継続自体を見直すきっかけを与えてしまえば、解約される恐れも出てきます。また、代金の支払遅延や滞納により、契約を解除しなければならないケースも考えられます。

この点、口座振替であれば、定期的な自動引き落としにより顧客に決済の手間を感じさせることがなくなるので、そのままサービスを利用継続してもらうことが容易になるでしょう。

多様なニーズに応えられる

利便性の高さから利用の伸び率が著しいクレジットカード決済ですが、若年層や年配層ではそもそもクレジットカードを持たない方が少なくありませんし、セキュリティ面の不安から利用に抵抗を覚える方もいらっしゃるでしょう。決済手段に口座振替を加えることで、こうしたクレジットカードを利用しない顧客層を取り込むチャンスが拡がります。

また、多くの決済代行会社の口座振替サービスは、都市銀行や全国の信用金庫はもちろん、ゆうちょ銀行やインターネットバンキングにも対応しています。初回に必要となる顧客口座登録のみの簡単手続きで利用できるようになるため、若年層や年配層だけでなく、日中時間をつくることが難しいビジネスパーソンにとっても重宝する決済手段となっているのです。

一方、口座振替サービス導入は、事業者にもメリットをもたらします。利用した分だけ代金を支払ってもらう従量制課金サービスは、魅力的なコンテンツを提供していくことでさらなる利益向上が期待できることから、さまざまな分野でみられるようになってきています。顧客の利用・課金データを口座振替サービスに連携させることで、毎月決まった金額を決済する定額課金と同様、確実に代金を回収していくことが可能になります。

口座振替の導入に適している業種

口座振替と聞くと、まずは公共料金や保険料など、ライフラインやリスク管理に関する料金の支払い手段として思い浮かべられるかもしれません。ただ、実際には多種多様な分野・サービスで口座振替サービスは活用されています。ここでは、特に口座振替の導入に適している業種についてみていきましょう。

・ECサイト
インターネットの拡がりに伴い、今やECサイトは当たり前の購買ルートになりました。食品や生活用品など、幅広い層をターゲットとする商品・サービスを扱うのであれば、顧客の利便性向上の観点からは複数の決済手段を確保しておくことが大切です。

この点、口座振替はパソコンに慣れていない年配者でも比較的利用しやすいため、導入により新規顧客の獲得はもちろん、リピーターに育て上げることができる可能性も高まります。また、実店舗や複数ECサイトなどの多店舗展開時に煩雑必至の入金管理にかかる負担の軽減効果も大いに期待できるでしょう。

・不動産賃貸業
多くの賃貸物件を管理する必要がある不動産の賃貸サービスでは、毎月入金される家賃の消込み作業や未払い時の督促など、入金管理業務の負担が大きくなりがちです。口座振替は自動で回収できるので、節約できた時間とリソースを他の業務に振り向けることが可能になります。

・福祉・介護関連サービス
ほとんどの利用者が年配者であることから、料金支払いに関する手続き負担の軽減施策の必要性がとりわけ求められる業種と言えます。年配者の多くがパソコンに不慣れで、利用者には外出が困難なことが少なくないため、初回の申請のみで以降自動支払ができる口座振替の導入が効果的です。

・教育関連サービス
学習塾や習い事の月謝というと、一昔前は生徒が現金を持参して支払うのが一般的でした。持参には少なからず紛失や盗難リスクが伴いますし、毎月大勢の生徒と現金を授受していくことによる事務負担も少なくありません。あらかじめ保護者の金融機関口座からの振替契約を結んでおくことで、月謝のスムーズ、かつ確実な回収が実現するでしょう。

「ROBOT PAYMENT」なら多様な決済方法に対応できる！

これまでみてきたように、口座振替を決済手段に加えることで、多くのメリットの享受が期待できます。代金の未回収リスクの回避やさまざまなコストの削減の実現はもちろん、取引の利用継続の向上が見込めるようになることで、自社の資金繰りの健全化はもちろん、売上アップも期待できるでしょう。

ただ、顧客の購買行動の複線化に合わせて、市場での決済方法もまた多様化の様相が著しくなってきています。この現状に的確に対応していくためには、自社でそれぞれの決済機関と直接契約を結び、個別に決済していくやり方では手間と時間がかかり過ぎ、とてもこなし切れないのが現実です。

そこで、自社で扱うこれら多種多様の決済手段の回収業務は「ROBOT PAYMENT」にお任せください。ROBOT PAYMENTは、決済代行サービスの提供を開始して既に15年以上の歴史を持ち、12,000社以上の導入実績を誇ります。決済手段についても、銀行振込やクレジットカード決済はもちろん、メール決済・スマホ決済・キャリア決済といった電子決済や書面決済・電話決済・コンビニ決済、そしてこれまでみてきたように継続・定期的な決済まで、オールマイティーに対応しています。

スピーディーかつ安全・確実な決済業務の実現により削減できた時間とリソースをコア業務に振り分ければ、生産性の向上だけでなく、従業員の満足度を高めることも可能です。

まとめ

口座振替は、都度決済を要する口座振り込みとは異なり、1度の手続きで毎月の支払い代金の入金を自動で継続していくことが可能になる決済手段です。利便性の高さ、そして送金プロセスの安全性・確実性の高さを考えれば、導入のメリットが大いに期待できる決済手段と言えるでしょう。

そして、事業者が自力で多数の金融機関と直接交渉して手続きを進めていく時の手間とコストの負担を考えれば、決済代行会社による口座振替サービスの利用が合理的です。ROBOT PAYMENTでは、口座振替はもちろん、さまざまな顧客が求める多様な決済手段に的確に対応できる代金回収システムをご用意しています。毎月の代金回収業務の効率化を目指されるのであれば、ぜひROBOT PAYMENTをご活用ください。