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企業が事業活動を維持するうえで重要なのが決済業務です。会社の利益に直結するだけでなく、督促というストレスのかかる仕事も含まれることから、経理担当者にとっては負担の大きい仕事でしょう。

その中でも集金業務は、顧客から代金を回収して初めて自社の商品・サービスを取引が完了する重要なタスクです。集金が行われることで企業は収益を上げることができ、キャッシュフローも滞りなく流れることができます。そこでこの記事では、集金の回収手段を整理し、回収業務の懸念点、集金代行サービスなどをご紹介します。

集金回収する場面とは

企業では他の企業と取引をした場合、または個人客相手に取引をした場合に代金を集金することで取引が完了します。一般的な生活の場面では、新聞の購読料を集めたり家賃を回収したりするケースなどが挙げられるでしょう。
また、学校の給食費や自治体の会費、学会・協会の会費など、集金は私たちの生活において必ず発生するものです。

集金を回収する手段

ここでは、集金を回収する手段をいくつかご紹介します。

口座振替

顧客が銀行口座を持っている場合に利用できる集金手段です。口座振替は顧客の銀行などの金融口座から自動的に料金を引き落とす集金手段で、残高不足ではない限り確実に集金できます。最初に口座の登録手続きが必要ですが、登録完了後は金額や引き落とし日を指定しておけば特に何のアクションを起こさなくても引き落とされるため、集金する側にとっても集金される側にとっても負担の少ないのが特徴と言えるでしょう。
また、集金する側にとっては引き落とし日が毎月おなじであるため入金の確認が容易であり、業務上の手間も最小限で済むのがメリットです。

コンビニ決済

コンビニ決済はコンビニで代金を現金で支払って集金する手段です。
集金の際、払込票方式の場合は払込票の印刷や郵送、振込用番号方式は決済に必要な振込番号をメールで送付する必要がありますが、入金状況を管理画面でまとめてかつ即座に確認でき、集金管理の負担を減らすことができます。

現金

現金による集金は、最もオーソドックスな手段として主に小口の集金に用いられています。直接現金を受け取るため面倒な手続きは一切必要ないのが特徴です。
しかし、わざわざ相手先まで出向く必要があり、留守だった場合は再び出向く必要があるため、タイミングが合わないといつまでたっても集金できず効率の悪い手段です。

たしかに、決済と同時に現金を得ることができるため、キャッシュフローの面でリスクを抱える心配がありません。しかしながら、誰から回収するのか、いくら回収するのか、受け取ったお金は請求額と合っているのかなど、多くの事項を一つずつ細かに確認せねばならず、集金件数が増えると対応が難しくなります。

銀行振込

銀行振込は集金する側に口座があればできるいつでも始められる集金手段で、顧客側の口座がなくても運用できます。銀行振込は、入金日時や入金相手、入金額が通帳に記載されるため、比較的入金確認がしやすいのがメリットです。また、振込期日を設定しておけば期日が過ぎても入金が確認されない場合に、督促作業を速やかに行えます。
集金にあたっては、振込限度額がある点に注意しましょう。

クレジットカード決済

顧客がクレジットカードを持っている場合に利用できる集金手段です。クレジットカード情報を事前に登録して自動的に集金する方法で、業務の手間が他の決済手段と比べてかからないのが特徴です。
集金する側にとっては、未回収リスクが低減できること、現金管理の工数がかからないこと、現金を紛失したり盗難に遭ったりするリスクがないことなどがメリットです。

集金回収業務での懸念点

集金回収業務は、時間や手間がかかる大変な業務です。担当者は、一般的に通常業務と兼任で行うため業務時間が圧迫されてしまうことも少なくありません。ここでは、集金回収業務の懸念点を具体的にご紹介します。

未払いの督促

未払いを見つけた場合、入金してもらうように督促を行う必要がありますが、一般的にまずは文書や電話で催促を行います。文書の文面を考えるのも苦労するポイントですが、電話での督促も精神的なストレスがかかる作業です。一度の催促で相手側が入金してくれれば早期に解決可能ですが、応じない場合は繰り返し催促をしなければなりません。

集金回収できなかった場合は資金繰りが滞るため、最悪の場合黒字倒産に陥る可能性があります。黒字倒産を回避して健全なキャッシュフローを維持するためには、未払い金の速やかな回収だけでなく、日頃から資金繰りの徹底した管理が欠かせません。

入金の消込作業

入金の消し込み作業とは、事業活動での支出や売上の実態を見ながら、経理担当者が債権・債務の数字を消していく作業です。集金回収では、集金する金額と実際に入金された金額が合っているかを照合しなければなりません。特に現金や銀行振込の場合は、帳簿や通帳を見ながら一つずつ確認していくため手間がかかります。

また、エクセルで消込作業を行う場合は入金日や金額の管理がしやすい一方で、入金データの目視による確認が発生するため、ヒューマンエラーを徹底的に排除することはできません。
その他にも、データの書式が異なるとチェック作業に時間がかかるうえに消込後、会計ソフトへ入力する際に打ち間違えしてしまう可能性もあります。

集金回収業務は集金代行を利用しよう！

集金回収業務の課題を解決するには、集金代行サービスの活用がおすすめです。ここでは、集金代行サービスの概要と利用するメリットについて解説します。

集金代行とは

集金代行サービスには大きく分けてBtoCとBtoBがあります。BtoCは、企業と一般消費者との取引で発生した売掛金を代わりに業者が集金するサービスです。BtoCでは複数の個人が顧客となるため、多数の請求先に対応するのに多大な労力がかかるのが課題ですが、集金代行サービスを活用すれば毎月決まった日付に集金が完了します。

BtoBでは相互の信用の基に、商品・サービスを先に渡して後日代金を回収する与信取引が一般的です。与信取引は、取引コストの削減に効果がありますが、信用がなければ成立しない取引の性質上、取引開始前に事前調査などの手間が掛かります。
しかし、企業の実態を全て把握するのは困難であり、調査を重ねても支払いの遅延・不能に陥ることもあり得ます。
BtoB向けの集金代行の中には、与信審査だけでなく、未払いであっても売掛金の入金を保証しているサービスもあるため、未回収時のリスクヘッジも可能です。

集金代行に業務を委託するメリット

ここでは集金代行に業務を委託するメリットとして2点挙げます。

1つ目は、事務作業の効率化です。通常の集金回収業務では、請求書の作成・印刷・封入・郵送手配、入金確認のための記帳などといった定型的ながらも手のかかる事務作業が発生します。集金代行サービスでは、請求書の発行から入金確認までの業務を一括して委託できるため、事務作業の効率化と担当者の負担軽減が可能です。

2つ目は、導入手続きの簡略化です。集金手段に口座振替やクレジットカードを導入する場合、金融機関やカード会社ごとに審査や契約などの手続きが必要です。しかし、集金代行サービスなら代行業者が多数のサービスと連携しているため、面倒な手続きを経ずにさまざまな集金手段を利用できます。

集金代行業者の選び方

集金代行業者は、自社に合ったサービスを利用しなければ、望んだ効果が得られない可能性があります。ここでは、集金代行業者の選び方を解説します。

実績を確認する

集金代行を利用するということは、自社の売上管理を一任するということです。そのため、導入実績が豊富で信頼できる業者を選ぶ必要があります。まずはHPに掲載されている導入実績などを目安に判断するといいでしょう。導入実績が豊富であれば、実務遂行能力が高い、すなわち代金回収能力が優れていると言えます。

ただし、得意な業種は異なるため、過去に自社の業種で導入された実績のある集金代行サービスを選ぶようにしましょう。また、導入後のイメージが湧かない場合は、導入事例から自社に近い業種を参考にしてみるのもおすすめです。

セキュリティ体制は万全か

特にクレジットカード決済の場合はフィッシング詐欺、スキミング、架空サイトなどによる不正利用対策は欠かせません。
クレジットカード情報や個人情報が漏洩すると、企業の社会的信用が失墜するだけでなく、チャージバックによって企業が損害を被って経営にダメージを与える恐れもあります。そのため利便性や費用面だけに捉われず、PCI-DSSやプライバシーマークなど、厳しいセキュリティ基準を満たす管理体制を整えている集金代行サービスを選ぶことが顧客保護の観点からも大切です。

サポート体制は整っているか

万が一口座振替失敗などのトラブルが発生した場合に、サポートセンターがなかったり営業担当者と連絡が取れなかったりして即座に対応できないでいると、事業活動への影響が大きくなります。そのため、いざという時に早急な対応ができる、サポート体制がしっかり整った集金代行サービスを選びましょう。

また、トラブル発生時のみならず、日頃の運用面でもサポート体制の存在は大切です。セキュリティ対策や集客方法などの運用開始後に必要となる点についても提案やサポートを受けられれば、自社の集金回収手段の改善に役立つことでしょう。

決済代行サービス「サブスクペイ」を導入して集金回収業務を効率化！

集金回収業務は、集金先が増えるほど作業時間を取られ、経理担当者に負担がかかります。ミスが生じれば会社の信頼に大きく影響をするため、集金業務はシステム化して効率化を図るとともにミスを低減していくのがおすすめです。

その最適解として、ROBOT PAYMENTが提供する毎月の継続的な決済に特化したオールインワン決済システムの「サブスクペイ」の活用をご検討ください。
サブスクペイはサブスクリプションビジネスに最適化されており、申し込みから審査、契約手続き、導入までが最短1週間とスムーズなのが特徴です。

HTMLリンクを貴社サービスサイト上に埋め込むだけで、安全な決済フォームを少ない負担でご利用いただけます。決済フォーム内で顧客との重要な接触点として任意の質問を設定でき、質問から取得した顧客情報を決済情報と紐づけて管理もできます。

継続的な課金が発生する場合には、課金スケジュールを事前に設定すれば決済処理は自動化されるため、顧客数が増えても負担が変わらない運用が可能です。

まとめ

事業活動において重要な集金回収には、銀行振込やコンビニ決済などさまざまな回収手段があります。しかし、集金回収する側にとっては、入金されなかった場合の督促や消込作業などは大きな負担であり、件数が膨大なものとなれば人為的なミスによって企業の信頼を失う可能性も出てきます。そこで、集金代行サービスを利用して集金回収業務の効率化や回収コストの削減を図るのが得策です。

集金回収業務の改善を図りたい企業は、ぜひ「サブスクペイ」の導入をご検討ください。当システムを導入すれば、毎月の集金回収業務を完全自動化できるため、経理担当者の負担削減も可能です。

柔軟な課金周期と課金回数の設定だけでなく、自動課金金額の変更、自由な設定が可能な質問項目などの優れた機能を搭載しており、無駄な手間を増やすことなく思い通りの運用を可能にします。