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請求書の未払いに対する催促方法を解説!未払いリスクの軽減方法なども紹介

請求書

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毎月の売上代金を回収するために、経理では請求書の発行を行い、入金日には売掛金の消込業務を行わなくてはなりません。このときに予定通り入金があれば良いものの、代金が未払いだった場合は、入金の催促を並行して行う必要があります。

今回は、請求書の未払いが起きてしまったときの催促方法や督促状の記載項目について解説します。また、未払いリスクを軽減するための工夫についても併せて紹介します。

※目次※
1.請求書に対して未払いが発生する理由
2.請求書の未払いへの催促方法
3.督促状の記載項目
4.未払いリスクを軽減する工夫
5.請求管理ロボで請求業務をスムーズに行おう!
6.まとめ

請求書に対して未払いが発生する理由


まずは、請求書に対して未払いが発生するおもな理由を3つ紹介します。

自社のミス

まず、自社のミスが原因で未払いが発生することがあります。自社のミスとしては、たとえば以下のようなものが挙げられます。

・経理が受注を把握していなくて、請求書が送られていなかった
・請求書を別の取引先に送ってしまった
・入金期日を間違えて記載してしまった

代金が入金されていなかったからといって、いきなり取引先に連絡すると印象を悪くしてしまいます。まずは、自社に不手際がないか確認しましょう。

取引先のミス

取引先のうっかりミスで入金されないこともあります。具体的には、以下のようなミスが考えられます。

・支払期日を勘違いしていた
・請求書が正しい部署に届いていなかった
・間違って請求書を捨ててしまった

相手のミスが判明した場合は、督促とともにいつまでに入金できるかを忘れずに確認しておきましょう。ただし、このとき高圧的に催促することは絶対に避けてください。「請求書だとわかりにくい書式だった」「期日が書いていなかった」などと言った問題が自社にもあったかもしれませんし、何より会社の印象を悪くします。たとえ相手に非があったとしても、ビジネスマナーを守って真摯に対応しましょう。

故意によるもの

ケースとしては多くないものの、貸し倒れにより代金が意図的に支払わないこともあります。貸し倒れとは、経営悪化で売掛金などの債権が回収できない状態のことを指します。

催促は気が重い仕事ですが、取引先が倒産したり資金ショートしたりしてから対応するのでは手遅れです。なかには「何回も督促状を送っても入金されないため、直接訪問したら事務所が廃屋になっていた」という事例もあります。
また、明確な悪意を持って入金をしない企業も存在しています。後ほど紹介しますが、こういった悪質な企業との取引を避けるためにも、経理では与信管理を徹底することが重要です。

請求書の未払いへの催促方法


先述したように、未払いだからといっていきなり取引先に催促するとトラブルの原因となります。トラブルを防いで未払金の催促をするためには、正しい手順を踏む必要があります。ここでは、請求書の未払いに対する催促の手順を紹介します。

自社の不備などを確認する

まずは、自社に不備がなかったかどうかを確認しましょう。請求書を発行するときは、とくに以下の3つのミスが起こりやすいため注意が必要です。

・請求書の宛先間違い
取引先が多いと、「宛先の会社名を間違えてしまった」「請求先の部署を間違えてしまった」というミスが生じることがあります。また、取引先が多くの拠点を構える大企業の場合、誤った支店に請求書を送っている可能性もあるでしょう。

ちょっとした間違いが原因で請求書が正しく送られていないケースも考えられるため、宛先は念入りに確認しましょう。

・日付の記載ミス
日付の記載ミスも、よくある不備です。たとえば、月締めの翌月末払いで請求書を出した場合、請求日と入金期日は以下のようになります。

請求日:11月1日 → 入金期日:12月31日
請求日:11月30日 → 入金期日:12月31日
請求日:12月1日 → 入金期日:1月31日

このように、発行日が違えば入金日も違ってきます。たった1日の違いで決算をまたいで入金されてしまうこともあるため、注意が必要です。この場合、取引先は契約に従って入金しているので、自社に不備があることになります。

また、入金期日が金融機関の休業日だった場合の扱いも明記しておくとより親切です。前倒しで支払うことが一般的ですが、実際は取引先の規定によって変わります。入金期日と金融機関の休日が被ったときの扱いは、請求書または契約書に明記しておきましょう。

・請求書の送り忘れ
「請求書を正しく作成したのに、送るのを忘れてしまっていた」というケースもまれにあります。とくに月末などの繁忙期中だと、うっかり請求書を送り忘れたり紛失したりしてしまうことは珍しくありません。

請求書の作成と送付の担当者が別の場合は、きちんと送付したかどうかをダブルチェックしておくと安心です。

メールや電話で連絡する

自社に不備がないことを確認したら、取引先に連絡しましょう。最初はメールで連絡することをおすすめします。なぜなら、催促の証拠が残るうえに高圧的な印象を与えにくいためです。単なるうっかりミスで入金を忘れているという可能性もあるので、まずはメールで連絡したほうが相手の心理的な負担になりにくいでしょう。

また、電話は「言った・言わない」のトラブルを招く恐れがあります。メールの催促に応じなかった場合のみ、電話して直接話すようにしましょう。

催促状を送付する

メールや電話で連絡しても入金されなかったり、相手から音沙汰がなかったりする場合は、催促状を送ります。催促状とは、期日までに入金されていなかった事実を伝え、再度入金を要求する書面のことです。

ただし、催促状そのものに法的強制力はありません。意味合いとしては、少し強いリマインダーくらいに考えておくといいでしょう。

督促状を送付する

催促状を送っても入金されないときは、督促状を送りましょう。督促状とは、期日までに代金が支払われなかったことに対し、入金するよう促す書面のことです。催促状と同様に入金を促す書面ですが、より強制力を持っています。

なお督促状は、書面の送り主と宛先・内容・受け取った日付などを証明してくれる「内容証明」で送ることをおすすめします。内容証明で送れば、相手は「受け取っていない」と言い逃れができなくなり、心理的効果が大きくなるためです。

内容証明は郵便局で手続きができます。1,000~2,000円ほどの料金はかかってしまいますが、強力な証拠として役立ってくれます。

法的措置を取る

督促状を送っても取引先が支払いに応じない場合は、法的措置も視野に入ってきます。法的処置には、以下のような手段があります。

・裁判所からの支払い督促
・民事調停申し立て
・強制執行申し立て
・少額訴訟

ただし、法的処置を取る場合は、取引先との継続的な取引ができなくなってしまうことを覚悟しましょう。また、専門的な知識がない場合は弁護士の協力が必要となり、費用もかかります。法的措置は企業にとっても大きな負担となるため、あくまで最終手段として考えておきましょう。

督促状の記載項目


ここからは、督促状に記載する項目のポイントをみていきましょう。

表題

表題とは、書類のタイトルのことです。どのような書類なのかはっきりとわかるように、書面の一番上に記載します。この場合、「督促状」と記載すれば問題ありません。

発行日

督促状には、発行日も明記しましょう。いつ発行されたものがわからなければ、後々トラブルになってしまう恐れがあります。

差出人

名前だけでなく、会社名と所属している部署、役職なども記載します。会社名を明記することで、組織を代表して督促していることを伝えられます。真剣に対応している姿勢を見せるためにも、差出人の身分は明らかにしましょう。

宛先

宛先には、会社名・部署名、担当者名をしっかりと記載します。間違った宛先に送ると会社の信用問題に関わってくるため、郵送前にしっかりと確認しておきましょう。

支払いの要求内容

要求内容は、本文に当たる部分です。ここでは、以下の情報について明記します。

・請求日時
・請求内容
・支払い期限
・振り込み状況

「すぐに入金してください」といったストレートな要求は、相手に不快感を与えるため避けたほうが無難です。相手に配慮しつつ入金を促せるよう、言葉遣いに十分注意しましょう。

以下にテンプレートを掲載しますので、必要に応じてご活用ください。

【テンプレート】
いつもお世話になっております。株式会社○○の○○でございます。
重ねてのご連絡失礼いたします。

令和○年○月○日に納品しました○○(商品名)の代金○○円(税込)ですが、支払期限の令和○年○月○日より1週間が経過した本書面発行時点で、まだ入金が確認できておりません。

お忙しい中大変ご迷惑をおかけしますが、今一度ご確認いただき令和○年○月○日までに下記口座までお振込みいただきますよう、お願い申し上げます。

なお行き違いで入金頂いておりました場合は、ご容赦願います。

法的手段の告知

督促状もしくは督促メールを送っても入金に応じない場合は、法的手段に出る意思があることも伝えましょう。

以下にテンプレートを掲載します。

【テンプレート】
先日お送りしました督促状で、令和○年○月○日までに代金のお支払いをお願いしましたが、入金が確認できませんでした。

不本意ではございますが、強制執行も視野に入れて法的措置を取らせていただきます。なお、未払いの代金に加えて遅延損害金・請求手数料、延滞利息も合わせて請求させていただくことをご了承願います。

未払いリスクを軽減する工夫


未払いへの対処は経理にとって大きな負担になるので、可能な限り避けたいものです。そのため、そもそも未払いが起きないように対策することが非常に重要です。そこで、ここでは未払いリスクを軽減するために実践したい工夫を3つ紹介します。

業務フローを見直す

請求書の送り漏れやミスを防ぐためにも、まずは業務フローを見直しましょう。ミスの発生を予防するだけではなく、万が一ミスしてしまっても気付ける環境を整えることが肝心です。具体的には、以下のような対策が効果的です。

・従業員ごとの役割を明確にする
・請求書をダブルチェックする
・入金や進捗をチームで共有する

とくに、関連部署内で進捗を共有することは大切です。請求書が正しく取引先に送付できているかが管理しやすくなりますし、万が一未払いが発生しても、自社のミスによるものか取引先のミスによるものかが把握しやすくなります。

与信管理を徹底する

与信管理の徹底も未払いのリスクを減らす有効な対策法です。与信管理とは、取引先の支払い能力や経営状況を調べ、掛け売りをしても問題ないかを判断することです。与信管理の方法としては、以下のような手段があります。

・取引先へのヒアリング
・財務諸表の調査
・Web上の評判、口コミの確認
・第三者による調査依頼

与信管理を厳しくすると新規の取引先を増やしにくくなるというデメリットがありますが、未払いが発生するリスクは大幅に低減できます。

請求業務にシステムを導入する

請求業務にシステムを導入することも、未払いリスクの低減に効果的です。システムを導入すれば請求書の作成や送付を自動化できるため、業務の負担が減ります。システムによっては、支払期日が近づいたときにアラートを出してくれたり催促を自動で行ってくれたりする機能があり、未払いへの初期対応を任せることが可能です。
また、システムに請求業務を任せることで、ヒューマンエラーによるミスを限りなくゼロにできます。自社が原因の未払いリスクを減らせるので、入金管理がしやすくなるでしょう。

システムの導入で業務を圧迫する請求が自動化できれば、従業員は利益に直結するコア業務へ集中できるようになります。費用対効果が非常に高いため、もっともおすすめの対策法です。

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まとめ

請求書を発行しても入金がない場合は、自社にミスがなかったかをしっかりと確認のうえ、取引先に催促の連絡をする必要があります。催促方法にはさまざまなものがありますが、正しい手順を踏んで催促をしないとトラブルに発展したり信用問題に関わったりすることがあるため、十分に注意しましょう。

未払金の催促は、経理にとって非常に負担の大きい業務です。未払金のリスクを減らしてスムーズな請求業務を実現したい企業は、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」の活用をご検討ください。

 
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