入金消込に潜むリスク ～アナログ作業の意外な落とし穴！？～
経営者のみなさま！ご存知でしょうか？
請求した取引先のリストと入金した取引先のリストを突き合わせる「消し込み」業務は、業務効率化に敏感な経営者でも手がつけてられていないポイントです。
一見して売上に直結しないため、つい後回しにしがちですが、手作業で行われている消し込みには大きな非効率とリスクがあるのです。
入金消込とは
消し込みとは、取引企業に請求している売掛金などの債権を、実際に支払われた入金額を確認しながら、データを消去する作業です。
請求金額と入金された金額に差異なく予定通りに回収できているか、また遅延が発生していないか等を把握するため、経理部門にとって大事な作業です。
取引先が多い会社であると膨大な請求をしており、その数だけ消し込み作業も大量に発生します。
もちろん請求書の通りに入金されない可能性もあるので、入金ごとに細かく確認する必要があり、経理担当者は非常に煩雑な確認作業に追われます。
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消込業務、現場の実態
実際に「消し込み」とは請求管理の現場ではどのように行われているのでしょうか？
まず現場担当者は、通帳やネットバンクから振込入金明細をダウンロードして取引先からの入金を確認します。
その後、消し込みを行うために現場担当者は、入金情報が記載された通帳を片手に請求先が記載されたエクセルファイルを眺めることになります。
そして入金データと、PC画面に映し出された請求先リストの中からマッチングするものを目視で見つけ出して付き合わせ、消し込み処理を行わなければならないのです。
消込は非常に大変。消し込みでは以下のような、課題が発生します。
①請求名義と振り込み名義が違う
消し込み作業は、経理担当者が目視で確認することが多いので、請求書の名義と振り込み名義の違いによって、どの請求を消し込む必要があるか、わからなくなる場合があります。とくに振り込み名義は、カタカナ表記されるので照らし合わせが手間です。また似たような社名が複数あったり、同姓同名の請求先があると、間違った消し込みを行ってしまう可能性があります。
②複数の請求書を合算して支払われる
１つの取引先企業であっても、複数のサービスを提供している場合や部署毎にサービス提供している場合など、2つ以上の請求書を送付することがあります。
それに対して支払う側の企業は、複数の請求額を合算して1度の振り込みで支払った時などは、どの請求書の支払いとして消し込むのかわからなくなる場合があります。
③請求金額と入金金額が違う
入金はされているが請求金額と一致しなかったり、意図的に振り込み手数料を差し引いた金額を入金されることもあります。
許容するのか、不足分の催促するのか、次月にて繰り越し請求するのか、消し込み時の対応を決める必要があります
④未入金が発生した場合の次月の繰り越し請求を管理
未入金がある場合、消し込みを行わず次月に合算して請求することを繰越請求と呼びます。繰越請求を行う場合、前月までの未入金額（繰越残高）がいくらで、当月の請求金額がいくらなのか、経理にとって複雑な請求金額の管理と消し込み作業が必要になります。
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アナログな消込が抱える非効率とリスク
この作業が月に十数件程度ならまだ手作業で何とかなるものでしょう。
しかし、たいていの企業が月に数十件ないし数百件も請求を行っているのです。ミスは避けられないものであることは想像に難くありません。
そのため途中工程で何度も何度も確認が必要となってしまう非効率が発生する上、未払い金を発見するたびに取引先をリストアップして取引先へ問い合わせなければならなくなるため、より煩わしい作業が発生します。
消し込みにミスが生じるということは、売掛金の回収が不能になるというリスクを孕んでいるだけでなく、二重請求や請求漏れなどの誤請求も起こりえます。
売掛金の管理に不行き届きがあると、自社の信用を損ないかねないため、消し込みは漏れや間違いが発生しやすい作業である一方でミスが起こったときのリスクが大きい作業であるとも言えます。
このリスクを回避するために消し込みを簡単に行う方法があります。方法の一つとして、消し込みの自動化サービスを利用する方法です。こういったサービスは、バックオフィス系のクラウドサービス・ソフト業者や決済代行会社がサービスを提供しています。
入金消込をシステム化するメリット
自動化することによって得られるメリットは何でしょうか？まず、いちいち口座の確認や通帳記帳しなくても、リアルタイムに入金確認ができ属人的なミスが起こらない点、取引先・注文毎に専用の口座番号を発行するバーチャル口座決済を活用することで精度の高い消し込みができる点、そして、クレジットカード決済や口座振込と同じように一元管理ができるので、管理が容易になる点などが挙げられます。これによって大幅に消し込み作業が効率化でき、経理担当者の負担やリスクをなくすことができます。
さらに、消込システムはさまざまありますが、毎日自動で消込が出来る機能を備えているものもあります。結果のみを確認するだけで完了し、ほとんど作業をする必要がありません。また、消込後の仕訳データを各種会計ソフトで連携出来る機能を備えているものもあり、いちいちデータを打ち込む必要はなく各種会計ソフトに合わせたフォーマットのデータをエクスポートし、簡単にインポートできたりします。
消込作業こそシステム化！
消込を自動化するサービスの紹介！
Victory-ONEシリーズ （提供：株式会社アール・アンド・エー・シー）
「入金自動消し込み」から「債権残高管理」までをカバーする、入金回収業務特化型パッケージ
平成１７年の初版リリースより、国内では珍しい入金回収業務に特化したシステムとして、ニッチな分野に特化してきたサービスです。
Victory-ONEの第３世代目となるVictory-ONE/G3では、これまでの実績から得られた数々のニッチノウハウを凝縮させ、短時間/低コストでの導入を実現しました。
入金消込Apps （提供：株式会社 ユー・エス・イー）
入金消し込みの自動化を実現する、経理担当者様向け入金照合サービスです。
入金方法の多様化による事務負担や変則的な入金パターンなど、入金消込処理における様々な課題に対し、当機能で自動化することにより業務負荷を軽減し、コストダウンを図ります。
請求管理ロボの入金消込機能 （提供：株式会社ROBOT PAYMENT）
消し込み作業だけでなく、その前後工程である請求書の作成から送付、取引先からの集金、未集金の催促まで完全自動で行い、請求管理の効率化をお手伝いするサービスです。
使い方はとても簡単、一度情報登録さえ行ってしまえば後は繰り返し自動請求を行うため、定期的に請求を行う事業者にも適したサービスです。もっと詳しく知りたい方はこちらから。
これ以上、アナログな消込で社員のリソースを無駄遣いしますか？
いかがでしたか？販売管理や会計と同様、またはそれ以上に「消し込み」をシステムに置き換えることで非効率な作業とリスクを未然に防ぐことができます。
システム開発よりも気軽に導入できるクラウドサービスもたくさんリリースされていますので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？
「請求管理ロボ」の自動消込機能では、月末に数日がかりて行う入金消込業務を自動処理。最短数分で業務が完了、確認ミスの撲滅にもお役立ていただけます。
