入金消込に潜むリスク ~アナログ作業の意外な落とし穴!?~ | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

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入金消込に潜むリスク ~アナログ作業の意外な落とし穴!?~

入金消込

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入金消込に潜むリスク
経営者のみなさま!ご存知でしょうか?
請求した取引先のリストと入金した取引先のリストを突き合わせる「消し込み」業務は、業務効率化に敏感な経営者でも手がつけてられていないポイントです。
一見して売上に直結しないため、つい後回しにしがちですが、手作業で行われている消し込みには大きな非効率とリスクがあるのです。

入金消込とは

消し込みとは、取引企業に請求している売掛金などの債権を、実際に支払われた入金額を確認しながら、データを消去する作業です。
請求金額と入金された金額に差異なく予定通りに回収できているか、また遅延が発生していないか等を把握するため、経理部門にとって大事な作業です。
取引先が多い会社であると膨大な請求をしており、その数だけ消し込み作業も大量に発生します。
もちろん請求書の通りに入金されない可能性もあるので、入金ごとに細かく確認する必要があり、経理担当者は非常に煩雑な確認作業に追われます。

消込業務、現場の実態

実際に「消し込み」とは請求管理の現場ではどのように行われているのでしょうか?

まず現場担当者は、通帳やネットバンクから振込入金明細をダウンロードして取引先からの入金を確認します。
その後、消し込みを行うために現場担当者は、入金情報が記載された通帳を片手に請求先が記載されたエクセルファイルを眺めることになります。
そして入金データと、PC画面に映し出された請求先リストの中からマッチングするものを目視で見つけ出して付き合わせ、消し込み処理を行わなければならないのです。

消込は非常に大変。消し込みでは以下のような、課題が発生します。

①請求名義と振り込み名義が違う

消し込み作業は、経理担当者が目視で確認することが多いので、請求書の名義と振り込み名義の違いによって、どの請求を消し込む必要があるか、わからなくなる場合があります。とくに振り込み名義は、カタカナ表記されるので照らし合わせが手間です。また似たような社名が複数あったり、同姓同名の請求先があると、間違った消し込みを行ってしまう可能性があります。

②複数の請求書を合算して支払われる

1つの取引先企業であっても、複数のサービスを提供している場合や部署毎にサービス提供している場合など、2つ以上の請求書を送付することがあります。
それに対して支払う側の企業は、複数の請求額を合算して1度の振り込みで支払った時などは、どの請求書の支払いとして消し込むのかわからなくなる場合があります。

③請求金額と入金金額が違う

入金はされているが請求金額と一致しなかったり、意図的に振り込み手数料を差し引いた金額を入金されることもあります。
許容するのか、不足分の催促するのか、次月にて繰り越し請求するのか、消し込み時の対応を決める必要があります

④未入金が発生した場合の次月の繰り越し請求を管理

未入金がある場合、消し込みを行わず次月に合算して請求することを繰越請求と呼びます。繰越請求を行う場合、前月までの未入金額(繰越残高)がいくらで、当月の請求金額がいくらなのか、経理にとって複雑な請求金額の管理と消し込み作業が必要になります。


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アナログな消込が抱える非効率とリスク

この作業が月に十数件程度ならまだ手作業で何とかなるものでしょう。
しかし、たいていの企業が月に数十件ないし数百件も請求を行っているのです。ミスは避けられないものであることは想像に難くありません。

そのため途中工程で何度も何度も確認が必要となってしまう非効率が発生する上、未払い金を発見するたびに取引先をリストアップして取引先へ問い合わせなければならなくなるため、より煩わしい作業が発生します。

消し込みにミスが生じるということは、売掛金の回収が不能になるというリスクを孕んでいるだけでなく、二重請求や請求漏れなどの誤請求も起こりえます。
売掛金の管理に不行き届きがあると、自社の信用を損ないかねないため、消し込みは漏れや間違いが発生しやすい作業である一方でミスが起こったときのリスクが大きい作業であるとも言えます。

このリスクを回避するために消し込みを簡単に行う方法があります。方法の一つとして、消し込みの自動化サービスを利用する方法です。こういったサービスは、バックオフィス系のクラウドサービス・ソフト業者や決済代行会社がサービスを提供しています。

自動化することによって得られるメリットは何でしょうか?まず、いちいち口座の確認や通帳記帳しなくても、リアルタイムに入金確認ができ属人的なミスが起こらない点、取引先・注文毎に専用の口座番号を発行するバーチャル口座決済を活用することで精度の高い消し込みができる点、そして、クレジットカード決済や口座振込と同じように一元管理ができるので、管理が容易になる点などが挙げられます。これによって大幅に消し込み作業が効率化でき、経理担当者の負担やリスクをなくすことができます。

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これ以上、アナログな消込で社員のリソースを無駄遣いしますか?

いかがでしたか?販売管理や会計と同様、またはそれ以上に「消し込み」をシステムに置き換えることで非効率な作業とリスクを未然に防ぐことができます。
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