電子帳簿保存法には猶予期間がある！法改正までに準備しておくことも紹介

請求書請求業務 2024.09.01

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2022年1月施行の改正電子帳簿保存法では、電子取引における電子保存の義務化についても施行されましたが、企業側の準備不足などの要因から2年間の猶予期間が認められました。

ただし、今回の措置はあくまで猶予期間のため、「まだ対応できていない」という企業はこの期間を利用して法対応を進める必要があります。では、準備とは具体的にどのようなものがあるのでしょうか。

この記事では、電子帳簿保存法の義務化された点と、猶予期間に準備すべきポイントについて解説します。

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電子帳簿保存法改正における猶予期間

2021年12月27日に財務省令の公布に伴い電子帳簿保存法の施行規則が改正され、「電子取引における電子保存の義務化」が決定されました。ただし、猶予期間が設けられており、2年間は紙での保存も容認されます。

では、なぜ猶予期間が設けられることになったのでしょうか。ここでは、電子帳簿保存法の概要から猶予期間が設けられた背景までご紹介します。

猶予期間が設けられた背景

電子帳簿保存法の改正により、電子取引は電子保存が原則となりますが、紙で経費処理をしている企業から「電子化へのシステム改修が間に合わない」という意見が多く寄せられました。

この意見を受けた国税庁は、施行された2022年1月1日から2023年12月31までの2年間を猶予期間として設定したのです。猶予期間内に行われた電子取引は、税務調査などの際に提示、提出ができるようにしておけば、紙での保存が容認されます。

電子帳簿保存法の猶予期間で企業が準備しておくこと

企業は猶予期間を活用して、事前準備を行わなければなりません。特に、取引先が多かったり、紙で書類を保存していたりする企業は、従来の保存方法を一から見直すことになります。事業規模が大きければ、自社のリソースだけでまかなうのは困難かもしれません。

ここでは、猶予期間に準備しておくべき項目についてご紹介します。一通りの項目を確認しておき、迅速な対応を行いましょう。

税務調査の準備

猶予期間が設けられているものの、既に電子取引情報の電子保存の義務化は始まっています。猶予期間を適用するには「電子化を実施できないやむを得ない理由」をいつでも税務署に説明できるように、準備しておかなければなりません。
簡単なもので良いので、保存すべき電子データをあらかじめ書面に出力して保存しておきましょう。

ペーパーレスの推進

電子取引への対応をターニングポイントとして、他の区分の帳簿についても電子化を進めると良いでしょう。

例えば、スキャナ保存された書類は画像データであるため、データ容量も大きく、細かい項目での検索もできません。また、紙の書類は保管場所の確保が必要となることに加え、印刷のコストもかかります。さらに保管された書類を探すには、手間も時間もかかるでしょう。

これらの書類を電子文書化することで、以後取り扱いをする帳簿を電子保存する基盤ができ、ペーパーレスも推進されます。なお、帳簿は授受してから保存するため、Web配信のシステムなどを導入し授受の部分もデジタル化できれば、さらなるペーパーレス化につながるでしょう。

電子取引への対応

猶予期間が2年あることを考えると、余裕があるように思えますが、既存システムの見直しや新規システムの導入、後述するインボイス制度への準備を考慮すると、早いうちに対応方法を準備しておく必要があります。

特に、電子取引情報の電子保存への対応は、できる限り早急に推進させるべきでしょう。しかし、電子保存に関する新規システムの導入には利用料がかかるほか、対応業務のコストがかかるため、対応に意欲的ではない方も出てくるかもしれません。対応を先延ばしにしていると、猶予期間はあっという間に過ぎてしまうため注意しましょう。

電子データ保存に関する注意点

前述したように、改正電子帳簿保存法では、電子取引で取り扱った書類などは電子データのまま保存することが義務化されました。

電子取引で授受されたデータは、国税庁が定めた保存要件に従って保存しなければなりません。保存要件には「真実性の要件」と「可視性の要件」の2つが義務付けられています。
「真実性の要件」とは、取引情報に改ざんがないことを証明した上でデータを保存することです。タイムスタンプを捺すことや、情報の訂正・削除の確認ができる状態、または情報の訂正・削除などが行えない状態で保存することが要求されます。
一方「可視性の要件」とは、保存されたデータを検索・表示できる状態にしておくことを指します。保存場所にパソコン、ディスプレイ、プリンタおよび、これらの操作マニュアルを備え付け、画面や書面に整然とした形式、かつ明瞭な状態ですみやかに出力できるようにしておくことが求められます。さらに、取引の年月日や金額、取引先について、さまざまな条件で検索可能な状態にしておかなければなりません。

猶予が認められる条件

電子帳簿保存法の改正における2年猶予は無条件で認められている訳ではありません。
ここでは猶予を受けるための条件についてご紹介します。

所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めている

「やむを得ない事情」とは、「国税庁が提示した保存要件に従ってデータ保存を行うための準備が困難であること」を指します。具体的には、電子取引のデータ保存にかかわるシステムの導入が間に合わない場合や、社内ワークフローが未整備の場合などです。これらの事情を所轄の税務署長が承認し、もう一つの条件を満たしていれば猶予期間が適用されます。

なお、「やむを得ない事情」の認定に関しては、所轄税務署長への申請手続きは必要ありません。

電子取引の取引情報を提示できる

もう一つの条件は、「取引情報を求められた際に提示できるように整えていること」です。PDFなどの電子データで受領または作成した請求書などの書類を税務署から提示するように求められた際に、紙面に印刷して提示できる状態にしておかなければなりません。

しかし、この条件は改正前の電子帳簿保存法において達成すべき事項であったため、改めて対策を講じる必要がない企業も多いでしょう。

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