「請求書払い」は経理に携わっていないと聞き慣れない用語かもしれません。
そこで本記事では、請求書払いについて理解するために、請求書払いのメリット・デメリット、請求書払いの流れ、請求書払いの注意点などについて詳しく説明します。また、近年話題となっている「請求書後払いサービス」についても記事の後半でご紹介します。

請求書払いとは

請求書払いとは、一定期間の取引をまとめて発行された請求書をもとに、指定の期日までに入金を行う後払いの決済方法のことを指します。これは「掛売り」とも呼ばれます。
請求書払いに該当する個人にもなじみのある払い方としては、「コンビニ後払い」などが挙げられます。こちらも通販サイトから請求書が届いた後で代金を支払うため、「掛売り」に当たります。

企業間取引の場合、日本では請求書払いが一般的です。双方の信用のうえに成り立つ取引であることから、「信用取引」や「与信取引」とも呼ばれます。
請求書払いは代金を受け取る前に商品やサービスを提供するため、代金を回収できないリスクがあります。そのため、企業間での信用関係が築けていない段階だと、請求書払いでの決済に対応してもらえない可能性があることを念頭に置いておきましょう。

請求書払いのメリット・デメリット

続いて、請求側と支払い側それぞれに生じる請求書払いのメリット・デメリットについてご紹介します。

請求側のメリット・デメリット

請求書払いにおける請求側のメリットとデメリットは以下の表のとおりです。

支払う側のメリット・デメリット

請求書払いにおける支払う側のメリットとデメリットは以下の表のとおりです。

請求書払いの流れ

では、請求書払いの取引は具体的にどのようなフローで行われるのでしょうか。一連の流れをご紹介します。

与信審査

先ほども触れたとおり、請求書払いは後払い制度のため、あらかじめ取引先がその代金を支払う能力が備わっているかどうかを判断する必要があります。公平な判断を実施するためには、「与信管理規定」に基づく「与信基準」に到達していることで初めて請求書払いの取引が可能となります。

与信管理規定は、与信管理に関するルールをまとめたもので、企業によっては独自のマニュアルやテンプレートをもって制定することもあります。取引の規模が大きくなればなるほど与信管理は大きな責任をもち、代金未回収といったリスク対応への重要性が高まります。

また、「請求書払いができるかできないか」という判断だけではなく、取引先ごとに与信限度額を設定することも非常に重要です。高く設定しすぎても不良債権のリスクが高まりますが、及び腰になり低く設定しても有益な取引を締結させられず、売上が低迷する可能性もあります。
取引先企業の事業成績や市場シェアなどを定期的にチェックし、企業ごとの指標として与信枠に落とし込みましょう。

請求書の送付

与信審査が完了して請求書払いがOKとなり、取引後に請求金額が確定したら、請求書を作成して送付する段階に入ります。
取引先に請求書を送付するには、紙媒体として出力し郵送する方法や、PDFなどのファイルに電子化してメールで送信する方法、クラウドサービスにアップロードして共有する方法などが挙げられます。
電子データとして請求書を送付する場合は、電子印鑑や電信署名のシステムを用いてデータの透明性を担保しているケースが一般的です。

入金消込

続いて、請求書に対して支払いが行われた後のフローに入ります。
請求書払いをはじめとした後払いのシステムでは、取引の成立時には代金の入金がなく、売上が直接手元に入るまではある程度の期間が空きます。このとき、経理上ではまだ売上が回収されていない代金として「売掛金」の処理をします。

その後、期日内に代金を回収できた際には実際の入金が正しく行われているかを照合し、売掛金としてのデータを取り消す工程が必要になります。このことを入金消込と呼びます。

「入金消込」とは、企業が売上として計上した請求データ（売掛金や未収金）と、実際に入金されたデータ（銀行口座の入金明細など）を照合し、入金状況を確認・記録する一連の業務のことです。
この工程を踏むことで、「請求書通りの入金が済んでいるか」「正しい債権残高になっているか」を確認できます。

なお、入金消込のフローはExcelを利用した管理方法が一般的です。
しかし、売掛金の項目と実際に入金された金額との突き合わせは担当者の目視で行われるため、取引件数が多いほど煩雑になりがちな作業と言えます。
そのため、入金消込の工程における生産性を向上させるために、消込作業を基幹システムによって自動化させているケースもあります。

未払いへの対処

入金消込の結果として未払いの案件がある場合、時効が成立する前に適切な対処をする必要があります。以下のような手順で確認・対応を進めましょう。

・自社の不備などを確認する
・催促メールや電話を入れる
・催促状を送付する
・督促状を送付する
・法的措置を取る

それぞれの流れについて、詳しくは以下の記事をご覧ください。

請求書の未払いへの催促対応を解説！未払いリスクの軽減方法なども紹介

請求書払いの注意点

請求書払いのフローを踏まえたうえで、取引のポイントとなる注意点を確認しておきましょう。

印鑑の捺印を忘れない

原則として、請求書に印鑑の捺印は不要です。とはいえ、印鑑を捺印することは請求書の偽造を防ぐことに加え、信頼度も高まります。また、中には印鑑の捺印がない請求書は受け取らない企業もあるため、法的には問題がないとしても押印をした方が無難でしょう。

多くの場合、請求書には書類の発行者が会社の書類と認める際に使われる認め印としての役割を持つ角印が用いられます。請求書で印鑑を捺印する場所は、請求書を発行する会社名の右部分の一部にかぶせた位置です。角印を押すのが一般的なものの、念のために押したい場合は認印やシャチハタでも問題ありません。

内税か外税かを確認しておく

内税と外税の表記が異なるのは、増税したことで受領側に商品が値上がりしたと誤解を招かないための措置の意味も込められています。したがって、内税・外税どちらの表記を選んでも問題ありません。ただし、自社が扱う商品が内税か外税か確認しておく必要があります。

なかには内税と外税が混在しており、消費税の計算が複雑な場合があるからです。
特に、会計ソフトを利用する際は注意しなければなりません。内税と外税に合わせて消費税設定を変更しなければ、異なった総額が算出されるからです。

支払期日をすり合わせる

取引先と契約を結ぶ際に、支払い期日をすり合わせておく必要があります。これは、後々トラブルを防ぐためです。多くの場合、月末締めで翌月末もしくは翌々月末に支払いとしています。すべての企業がこのタイミングにならう必要はありませんが、一般的な期日と異なると支払いミスも起こり得るため、先方に確認しておかなければなりません。

請求側はなるべく早く回収したいという希望もあるかもしれませんが、あまりにも期日に余裕がない場合はとかえって回収不能に陥る可能性が出てくるので、なるべく他社と合わせた期日を採用することをおすすめします。

振込手数料の負担を取り決めておく

契約する際に振込手数料を請求者側と支払い側のどちらが負担するか取り決めておきましょう。明確な決まりはありませんが、多くの場合、支払い側が負担することが一般的です。
しかし、企業によって考え方が異なる場合もあるので、念のためにも事前に話し合いをしておくことが推奨されています。

また、支払い側に負担してもらう際は、請求書に振込手数料の負担をお願いする旨を一筆書いておきましょう。担当者が変わる場合も想定して、請求書を送付する都度、振込手数料の負担をするのはどちらか記載するとより親切です。

請求書払いのデメリットを解消するなら請求書後払いサービスを検討しよう

企業間取引の場合、日本では請求書払いが一般的です。しかし、どうしても資金繰りが苦しい場合もあるでしょう。また、月末などまとめて請求書を処理する際に振込が漏れてしまう可能性もゼロではありません。

そんな請求書払いのデメリットを解消するのが、当社の「1click後払い」のようなBtoB向けの請求書後払いサービスです。

1click後払いを利用いただくことで、貴社が受領した銀行振込の請求書払いをカード決済で支払うことができます。
自社の支払い（キャッシュアウト）を遅らせたい、銀行融資やファクタリングより簡単に資金繰りを改善したいといったお悩みを解決することができます。

▼1click後払いの仕組み

請求書払いを延長したいなら「1click後払い」がおすすめ

請求書払いをはじめとした掛売りを用いた取引は、期日までに支払うことが企業としての信用問題に大きくかかわります。しかし、突然のトラブルや出費などによってキャッシュフローが回らず、支払いが難しくなるケースもあるかもしれません。そんなときには、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「1click後払い」の利用をご検討ください。

「1click後払い」は銀行振込の請求書をカードで決済できるサービスです。従来のBtoB商取引では難しかった「買い手が自由に決済手段を選択・変更」することを可能にします。お手持ちのカードを利用し、支払いを最大60日間延長することで、資金繰り改善や法人間決済のDXに貢献します。期日までの請求元への銀行振込は当社が代行するとともに、振込名義はご利用者様のもとで指定ができるため、請求元には本サービスを利用している旨を知られることなくご利用が可能です。
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