外注先に発行する支払明細書とは？書き方の手順や作成方法なども解説
お金をやりとりする際に使用する書類にはいくつか種類がありますが、その中の1つに支払明細書という書類があります。企業間取引で言えば、商品やサービスを提供した際に取引先に請求書と共に送る書類が支払明細書にあたります。
他にも例えば社用で電車やバスを使った際、社員が支払明細書を自ら作って精算することもよく見られる光景です。しかし、作成方法やなぜ発行すべきかという理由について詳しく分からないという方もおられるでしょう。この記事では、外注先に支払明細書を発行する理由、支払明細書の書き方の流れ、作成方法などについて解説します。
支払明細書とは
ここでは支払明細書の概念を理解するために、支払明細書の種類、領収書・請求書との違い、支払明細書を発行するメリットについて解説します。
支払明細書の種類
支払明細書の種類は様々なものがありますが、ここでは4つ例を挙げて解説します。
1つ目は、給与や賞与に関する支払明細書です。これは企業が従業員に対して給与や賞与を支払う際に発行されるものです。この支払明細書の中には給与や賞与の金額、給与計算の根拠となる項目と内訳、源泉徴収などの控除項目などが記載されます。
2つ目は、退職金に関する支払明細書です。これは従業員が会社を辞める際に会社の規定に従って支払う退職金の明細を記したものです。これも給与支払明細書と同様に金額、支給項目・内訳、控除項目などが記載されます。
3つ目は、業務委託に関する支払明細書です。これは企業が外部の会社や個人に業務委託を行ってその報酬を支払う際に発行するもので、報酬の金額や委託内容が記されます。
4つ目は、配当金に関する支払明細書です。これは企業が株主に対して期末に配当金を支払う際に発行されるものです。ただし、株主が受取先として証券会社の特定口座を指定している場合は、発行しないこともあります。
領収書・請求書との違い
支払明細書と領収書、それに請求書はそれぞれに記載される内容が似通っていますが、目的は異なります。支払明細書は、取引が行われた際に支払義務が生じた代金や取引内容の内訳を記したものです。支払明細書を発行する時点では代金は未回収の状態で、代金や取引内容について間違いがないかを確認するために使われます。
一方、領収書は取引で金銭の支払いが行われた際、代金を受け取った側が金銭を受け取ったことを証明するために発行する文書です。
そして請求書とは、取引先に対して、提供した商品やサービスの対価・代金を請求するための文書を指します。支払明細書に記された代金を総合計した金額や支払期日、それに銀行口座などの支払先などの情報が記されています。
支払明細書を発行するメリット
企業間取引の契約や請求に関するトラブルは、珍しいことではありません。契約内容をお互いにきちんと読み解いていなかった、営業が提出した見積書の商品単価を間違えてしまっていたなど、認識の相違やちょっとしたミスによるトラブルはよくあるものです。そのようなトラブルに対処するには多大な手間と時間を要し、場合によっては裁判に発展することも少なくありません。しかし、支払明細書を発行すれば、そのようなトラブルを未然に防ぐことができます。
支払明細書があれば購入した商品に対する支払金額が間違いないか、注文したとおりの商品が納入されたかが一目で判別可能です。間違いがあったとしても、支払明細書に記載されている商品の種類、数量、金額と照らし合わせることで容易に訂正ができます。このように支払明細書を発行することは円滑な請求に役立つことの他にも、過去に遡って取引内容を精査できること、取引先と情報を共有できることなどのメリットがあります。
外注先に支払明細書を発行する理由
業務を外注する場合、外注先に対して支払明細書を発行することで代金の支払いが給与と見なされることを避けられることの他、支払う予定の金額が外注先と相違ないかを確認するために用いられます。以下に外注の定義、業務委託との違い、外注のメリット・デメリットについて解説します。
外注とは
外注とは自社の業務を社内だけで片付けるのではなく、外部の企業やフリーランス、個人事業主などに業務の一部または全部を発注することです。外部のリソースに仕事を手伝ってもらうことで自社の社員がよりコアな業務に集中できるようになったり、コストを抑えたりすることが可能になります。アウトソーシングという言葉も外注とほぼ同義です。
外注という言葉は、厳密には正式な契約形態を表すものではありません。外部に業務を発注することは全て外注の範疇に入り、契約上では派遣・請負・委任などと区別されます。元を辿れば、メーカーが一部の製造工程を外部の業者に発注する時に使われた用語の名残で、特定の部分の工程を代行するという意味合いで使用されます。
法的には明確な定義がないため、外部業者と契約を結ぶ時には外注という言葉を用いずに、適切な契約形式を提示した方が良いでしょう。
業務委託との違い
業務委託は広義では外注の契約形態の1つと言えますが、民法で規定された言葉ではありません。民法の規定に沿って分類するなら、委託業務契約は請負契約や委任契約に細分化されます。
請負契約とは、委託された業務をアウトプットとして納品することで報酬を受け取ることができるものです。請負契約では契約時に納品するアウトプットの定義と期日を定め、請負契約を受けた業者は期限内に契約通りの成果を出す義務があり、成果物を納品するまで報酬は受け取れません。
委任契約とは、依頼された業務を遂行することが目的で、アウトプットではなく業務行為そのものを指し、契約通りに業務を期間内に遂行すれば報酬が受け取れます。委任契約を受けた業者は、契約で決められた期間に誠実に業務を履行する義務があるものの、アウトプットに対して品質などを保証する義務はありません。
外注のメリット
外注することにより得られるメリットは多々ありますが、ここでは3つ例を挙げて解説します。
1つ目は、クオリティが向上することです。毎月こなしているルーティンワークだけでなく、自社内で対応することができない専門的な業務を外注することで、自社内だけでこなすよりもクオリティの高いアウトプットを出すことができます。
例えば、ホームページ制作を請け負っている会社が、顧客から動画を載せたいという依頼を受けたとしましょう。その会社が動画の撮影や編集に関する知見やノウハウを持っていない場合、専門の外部業者に動画作成を外注すれば顧客の要望に応えてクオリティの高い動画を取り入れることができます。
2つ目は、よりコアな業務に専念できることです。毎月決まって発生するルーティンワークを外注すればその担当者の負担が減り、本来行うべき付加価値の高い業務に専念できるようになります。
例えば、請求書のデータ入力や印刷、それに封入や郵送のような定型的な業務を外部の業者に任せることで、人的資源を受注獲得などのよりコアな業務に専念できる時間の創出が可能です。
3つ目は、コストが削減できることです。1つ目の例で示したような突発的な業務を社内でこなせるようにするには、それに見合ったスキルを持った人材を採用しなければなりません。しかし、突発的な業務が発生しない間はその人の人件費が無駄になります。それを外注することで人件費を変動費として扱えるようになり、コストの削減が図れます。
外注のデメリット
上述のように外注には様々なメリットがありますが、デメリットとなる面もあることは否定できません。ここでは代表的な例を3つ挙げて解説します。
1つ目は、自社の人材の育成ができないことです。業務というものはそれを行う本人が自分の頭で考え、自分の手を動かすことで覚えていくものです。業務を1つずつこなしていく過程で経験値が上がり、業務に必要な知見やノウハウを蓄積できます。しかし、外注に依存し過ぎるとそのような蓄積がなされず、いざ社内で対応しようという時に品質面や精度面で満足のいくレベルで業務がこなせなくなる可能性は否定できません。
2つ目は、情報漏洩のリスクがあることです。社内の業務を外部の業者に外注することは社内の情報を外部に持ち出すということです。業者のセキュリティ体制に不備があると、秘匿情報や個人情報が漏洩する恐れがあります。
3つ目は、常に外注できるわけではないということです。外注先業者の繁忙期といった都合によっては業務を引き受けてもらえなかったり、倒産して業務が継続できなくなったりするリスクがあります。
支払明細書の書き方の流れ
支払明細書の書き方は以下のとおりです。
（1）まずテンプレートかエクセルを開いて新規作成を選択
（2）他の書類と判別するために上部に支払明細書と明記
（3）支払明細書を発行もしくは送付する日付を記入
（4）請求書などの他の書類と紐づけるために管理番号を記入（取引数が少なければ省略しても可）
（5）送付宛先の会社名と担当者名を記入（例：〇〇株式会社 □□御中）
（6）発行元情報を記入（自社名、担当者名、会社所在地、電話番号、メールアドレス）
（7）取引をした日と支払期日がずれている場合は残高情報を記入
（8）取引内容（商品名、個数、単価、金額、小計、消費税額、総合計）
支払明細書の書き方は特に法令で定められたものはなく、項目については各々の会社の判断で追加・削除しても構いません。
支払明細書の作成方法
支払明細書を作成するには、市販の明細書を活用するか、無料公開のテンプレートを活用するか、エクセルを活用するかといった選択肢があります。以下にそれぞれについて解説します。
市販の明細書を活用する
支払明細書の用紙は、文具メーカーから数多く販売されており、件数が少なく、手書きでも構わないなら市販のもので十分でしょう。街中の文具店、大手スーパー、ホームセンターの文具コーナーなどで入手可能です。
複写用のバックカーボンが添付してあるもの、複写式ではなく切り取りが簡単な単票式のもの、2穴が開いていてファイリングがしやすいものなど、用途によって選べます。
無料公開のテンプレートを活用する
インターネット上には無料のテンプレートが数多く公開されており、デザインやフォーマットも様々なものがあります。それぞれの提供サイトから簡単にダウンロードすることができ、また一般的にはエクセルで作成されているものが多いので、項目などを自分でカスタイマイズできるメリットもあります。
市販の支払明細書用紙を使うには件数が多過ぎる、支払明細書をゼロから作成するのは面倒、入力項目が用意さているものの方が安心できるといった場合に適しているでしょう。最近では、インターネットの普及に伴って海外の顧客と取引する企業も増えており、そのような場合は英語で表記されているテンプレートを使うこともできます。
エクセルを活用する
独自のフォーマットの支払明細書を作成したいなら、エクセルを使って自作することもできます。エクセルは業務で使うパソコンならほぼインストールされているので、新たにシステムを導入する必要もなく、また利用料金もかからないので低コストまたは無料で作成することができます。エクセルの操作に慣れている方なら、支払明細書を作成するのもそれほど難しいことではないでしょう。
企業間取引の取引額合計計算や社内向けの給与計算を行うための数式を自分で組んでいけば、自社の取引形態や就業形態に合わせた支払明細書を作成することが可能です。
ただし、税率が変わったり法改正があったりした場合は、都度自分で計算式を組み直す必要があります。また、自分で計算式を組むので計算式にミスがあったり、セルを削除・挿入することで計算が正確にできなくなったりするため、取り扱いには注意が必要です。
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まとめ
支払明細書は法的な作成義務はないものの、発行することで無用なトラブルを事前に防いで請求処理を円滑に進めるのに役立つ書類です。
支払明細書の作成にあたって、市販の明細書や無料のテンプレートの他にも、クラウド上で作成可能なサービスも登場しているので自社にあったツールを選定するといいでしょう。しかし、支払明細書を発行するだけでは、滞りのない代金回収は難しいものです。
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