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取引の内容を全て時系列に記載した帳簿は仕訳帳と呼び、仕訳のルールに従って総勘定元帳に転記して管理します。しかし、仕訳帳は時系列で記録されているため、取引の順番が前後したり、取引の内容を修正したりする場合に取引ごとに分けて記帳できないのが不便な点です。

そこで仕訳帳の課題を解消するために、仕訳伝票を起こしてそこから総勘定元帳に転記する方法を取ることがあります。この記事では、仕訳伝票の概要、仕訳伝票以外の伝票の種類、伝票制の特徴と種類などについて解説します。

仕訳伝票とは

ここでは仕訳伝票の概要を理解するために、仕組みと請求書との違いについて解説します。

仕組み

仕訳伝票は伝票制の中の一種で、振替伝票とも呼び、全ての伝票の基本とも言えるものです。時系列で仕訳していくものを仕訳帳と呼びますが、仕訳伝票では個々の取引単位で仕訳を行ってから総勘定元帳に転記します。仕訳を振り替える作業も織り込んだものであることから、振替伝票という別名が付きました。

仕訳伝票への記入は仕訳帳への記入と同様で、勘定科目（借方、貸方）や金額といった取引の内容を全て記載します。欄外に取引を行った日付、記入欄の真ん中に取引の内容を表す摘要欄、そしてその左側に借方の欄、右側に貸方の欄があり、借方と貸方の欄には勘定科目と金額を記入するのが一般的なルールです。勘定科目については、貸借対照表と損益計算書に準じて記入します。

請求書との違い

伝票と請求書は、どちらの場合でも取引内容や金額などを記録するものである点では同じですが、次のような違いがあります。
伝票は商品やサービスを提供または購入した結果として、顧客から入金が発生、または口座から出金が発生した時点で発行するものです。会社の資産に増減があった時に発行するものと理解していいでしょう。

一方、請求書は、商品やサービスを提供した後に代金を取引先へ請求するために発行するものです。請求書を発行するタイミングは金銭のやり取りが発生する事象が確定した時点で発行するものであり、その時点では金銭のやり取りはまだ発生していません。したがって、伝票は金銭の動きを伴うものである点も請求書と異なります。

仕訳伝票以外の伝票の種類

伝票には仕訳伝票以外にも入金伝票、出金伝票、仕入伝票、売上伝票などがあります。以下にそれぞれについて解説します。

入金伝票

入金伝票は、実際に会社に現金の入金を伴う取引をした際に、記録のために起票される伝票です。例えば、商品やサービスを販売して現金で支払いを受けた時、売掛金を現金で回収した時などに用いられます。

仕訳伝票との使い分けは、入金状況で判断すると分かりやすいでしょう。銀行口座へ振込で代金が入金された場合は仕訳伝票、紙幣・硬貨といった現金が直接会社に入ってきた場合（直接現金を受け取った時）は入金伝票と区分します。なお、入金伝票は赤色の線で印刷されているのが通常のフォーマットで、一目で入金伝票と分かるようになっているのが特徴です。

出金伝票

出金伝票は、会社が保有している現金の出金を伴う取引があった際に、記録のために起票される伝票です。例えば、出張などで交通費を現金で支払った時、取引先を接待してその費用を現金で支払った時、会社の備品や書籍などを現金で購入した時などに用いられます。

仕訳伝票との使い分け方としては、銀行口座から引き落として決済した時は仕訳伝票、取引先や販売者に直接現金を渡した場合は出金伝票と区別すれば分かりやすいでしょう。出金伝票は、交通費のように領収書がない場合でも、確かに出金があったことをきちんと説明できれば活用できる伝票です。

仕入伝票

仕入伝票は、商品や原材料の調達を取引で仕入れた時に起票する伝票です。これは、後述する5伝票制の伝票会計を採用している場合にのみに用いられる伝票です。
商品や原材料を現金や手形で仕入れた時は買掛金で仕入伝票を起票し、その後ですぐに買掛金を現金や手形で決済する処理を行います。なお、現金で取引を行った場合は、仕入伝票に加えて出金伝票も起票します。

仕入伝票では総勘定元帳に転記する際、貸方は仕入れ、貸方は買掛金と仕訳をするのが基本的なルールです。そして、値引きや諸経費が発生した場合も、仕入伝票で処理します。

売上伝票

売上伝票は、事業売上を上げた取引を行った際に起票する伝票です。仕入伝票同様に、5伝票制でのみ用いられる伝票です。商品やサービスを提供してその対価として現金や手形を受け取った場合でも一度売掛金で売上伝票を起票し、その後すぐに現金や手形で決済処理を行います。そして、現金で売上取引を行った際は、売上伝票に加えて入金伝票も起票します。

総勘定元帳に転記する際、借方は売掛金、貸方は売上と仕訳をするのが基本的なルールです。売上伝票には、日付、取引先会社名、商品名、金額なども記載するため、取引先から問い合わせがあったり返品が発生したりした時にも活用できます。

伝票制の特徴と種類

伝票制は、1伝票制、3伝票制、5伝票制の3種類があります。以下にそれぞれについて解説します。

1伝票制

1伝票制とは、借方・貸方の勘定科目や金額といった全ての取引内容を仕訳伝票一種類のみの伝票を起票して記入し、そこから総勘定元帳に転記する最も原始的な伝票制です。現金取引の場合でも入金伝票や出金伝票を起票することはありません。

1伝票制の記入内容は仕訳帳と全く同じで、1伝票制を使うと100件の取引をした場合でも仕訳伝票への記入と総勘定元帳への転記は1つになります。仕訳作業そのものは複雑になるうえに、集計の手間もかかることから手間が単純に100分の1になるわけではありませんが、重複している勘定科目をまとめることができるのが特徴です。ただし、仕訳帳を記入する手間は大きく減るものの、仕訳が煩雑なうえに効率が悪いことから、採用されることはあまりありません。

3伝票制

3伝票制とは、入金伝票、出金伝票、振替伝票の3種類を用いる伝票制です。現金を取り扱う入金取引には入金伝票、現金を取り扱う出金取引には出金伝票、現金を取り扱わないその他の取引には振替伝票を用います。日々の取引の中では現金による取引が圧倒的に多く、これを入金伝票と出金伝票に分けて記入することで起票と集計の手間を減らし、総勘定元帳に伝票から転記する手間も減らすことが可能です。

3伝票制の集計は、入金伝票と出金伝票では金額の集計後に現金の借方・貸方の金額を計算し、最後に3つの伝票の各勘定科目と金額を集計するという流れで行います。最も取引の多い現金の金額を容易に求めることができるため、1伝票制に比べると集計の手間が大幅に省けます。また、現金の取り扱い内容が明確になることから、飲食店や小売店舗のように現金による取引が主である業種で採用されるケースが多い方式です。

5伝票制

5伝票制とは、上述の3伝票制で用いられる入金伝票、出金伝票、振替伝票に仕入伝票と売上伝票を加えた計5種類を用いる伝票制です。仕入伝票と売上伝票は混同されやすく、二重で起票されることを防ぐために、仕入勘定と売上勘定を起票する際には取引相手と掛け取引をしたものとして起票します。

仕入れと売上の2つの取引に別の伝票を起票することで、集計の手間を省こうとしたのが5伝票制だと言えます。掛け取引による売買が主である業種で採用されるケースが多い方式です。

仕訳伝票の注意点

仕訳伝票も証憑書類に該当するため、取り扱いには注意が必要です。ここでは、保存期間と処理上のミスについて解説します。

保存期間

伝票は、法人税法施行規則59条では取引に関する帳簿として保存期間は7年、会社法432条では帳簿として保存期間は10年とそれぞれ規定されています。

文書の保存に関しては、内容が重複しているものついては原本のみを残して残りは廃棄すること、文書に書き込みがあるものついては保存する文書に転記するよう求められています。また、表題に加えて保存最終期限も記載しておくこと、保存最終期限が来た文書は順番に廃棄することにも注意が必要です。

処理のミス

仕訳伝票で気を付けたい点としては、貸方の合計と借方の合計が一致しているか、勘定科目は合っているか、金額は間違いないか、摘要の記載内容は第三者が見ても理解できるかなどです。勘定科目と金額は会計処理の中でも特に重要であり、ミスをしやすいものでもあります。忙しくて十分にチェックする時間がない時でも、最低限この2点だけはミスがないように確認しましょう。

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まとめ

伝票には金銭の出入りや物品の動きが簡潔に記録されています。上手に活用すれば帳簿への記帳作業を効率化することが可能です。例えば、伝票を起こして時系列でまとめれば仕訳帳の代わりになりますし、勘定科目ごとにまとめれば総勘定元帳の代わりになります。このように経理業務を効率化できる伝票の存在は、経理部門にとっては必要不可欠なものと言っていいでしょう。

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