月謝管理は難しい！月謝管理の効率化を図るための術なども紹介

経理 2024.03.02

塾やスクールを運営するうえで欠かせないのが月謝管理です。
従来は月謝袋を活用した現金での月謝徴収が主流でしたが、紛失や盗難の恐れがある点や支払い忘れによる未回収リスクが発生しやすい点が課題でした。そのため近年はクレジットカードをはじめとするオンライン決済を導入する企業が増えています。

そこでこの記事では月謝管理の課題と、月謝管理の効率化に効果的な課金方式や決済手段について詳しく解説します。

※目次※
1.月謝管理の難しさ
2.月謝管理の方法
3.月謝管理は継続課金システムを導入しよう
4.継続課金システムによる月謝管理の利点
5.月謝管理を効率化するなら生徒管理システムの導入もおすすめ
6.月謝の管理ならサブスクペイを導入しよう！
7.まとめ

月謝管理の難しさ

月謝は大切な収入源であるため、すべての受講者から確実に回収しなければなりません。しかしサービス利用者が増えるほど徴収作業や入金管理は煩雑になり、人的ミスが起こるリスクも高くなります。ここでは月謝管理の難しさについて解説します。

入金確認の手間がかかる

月謝袋や銀行振込によって月謝を徴収している場合は、一人ひとり手作業で入金の確認と記録を行う必要があります。銀行振込の場合は、受講者名と振込名義が違うケースも考えられるため、確認工程が増える可能性もあります。支払日が定められていない場合、管理はより複雑になるでしょう。

期日までに未払いの受講者がいれば、速やかに支払いを済ませるよう督促を行わなければいけません。しかし、もし管理にミスがありすでに入金済みの受講者に対して督促を行ってしまえば、不快感を抱かれ解約につながる恐れもあります。逆に未回収者を見落としてしまえば、収支が合わず損失が生まれます。入金確認は正確さと慎重さが求められ、受講者の人数が多いほど経理担当者にとって大きな負担になる業務です。

紛失した際にも手間がかかる

月謝袋による徴収だと紛失が起こった際に支払いが行われたかどうかを証明することが難しく、トラブルの原因になりかねません。紛失や盗難によるトラブルが起これば、費用が回収できないだけではなく顧客からの信用の喪失につながる可能性もあります。たとえ運営側に非がなかったとしても、顧客に悪印象を与えてしまえば解約は避けられないでしょう。
特に子どもを介して月謝の徴収を行う場合には注意が必要です。

月謝管理の方法

月謝の管理には経理作業の仕訳や記帳が必要です。ここでは経理作業を効率化できる管理方法を紹介します。

エクセル

月謝の徴収金額に漏れがないか確認するためには、回収した金額の合計値の計算や未回収分の金額の把握が必要です。エクセルのSUM関数やSUMIF関数を活用すれば計算を自動化できるため、月謝管理の効率化が図れます。

マクロが扱えれば未入金者のみ色分けするといった区別もできるようになり、よりわかりやすく入金状況を可視化できるため、さらに手間と時間を省略できます。マクロとは、エクセルなどの表計算ソフトでよく使う操作をあらかじめ登録しておき、簡単に実行できるようにする機能です。操作登録は一連の動作をソフトに記憶させる方法と、マクロ言語を使いプログラムを組む方法があります。

アウトソース

アウトソースとは、自社で行っていた業務を社外に依頼することです。決済代行会社などにアウトソースすることで作業負担が減少すれば、経理担当者がコア業務に集中できるようになり経理作業全般の効率化につながります。
また、決済代行会社は経理業務の特化したスキルやノウハウがあるため、専門的な視点からのアドバイスが期待できる点もメリットです。業務効率化だけではなく、新規顧客の獲得や既存顧客の満足度の向上にも効果的といえるでしょう。

月謝管理は継続課金システムを導入しよう

月謝を効率的に漏れなく回収するには、継続課金システムの導入がおすすめです。ここからは課金方式の種類について解説します。

課金方式の種類

課金方式には、都度課金と継続課金の2種類があります。

都度課金とは、商品購入やサービス利用のたびに決済が発生する課金方式です。金額や期間の縛りがないため、幅広い商材やサービスの支払いに対応できます。毎回の利用料金やサービス内容が異なる商材に適しています。

一方、継続課金とは、課金時期や金額を指定し、一定間隔で利用者から料金を回収する方式です。初回登録後は自動で決済が行われるため、支払いの手間が少なくサービスの継続利用につながりやすいといわれています。サブスクリプション型のサービスや月謝の徴収など、長期的な課金が生じる可能性の高いサービスにおすすめです。継続課金には、利用期間で金額が固定されている定額課金と、利用量や利用回数に応じて金額が異なる従量課金があります。どちらかのみにしか対応していない継続課金システムもあるため、導入時には注意が必要です。

主な決済手段

継続課金における主な決済手段には、下記があげられます。

・クレジットカード決済
・口座振替
・キャリア決済
・ID決済

継続課金に最もおすすめなのが、クレジットカード決済です。
クレジットカード決済は、商品やサービスの売上がカード会社や決済代行会社を通して決まった日に入金されるため、決済管理がしやすく利便性の高い決済手段です。オンライン決済の中で最も利用率の高い決済手段であるため、より多くの顧客をカバーするにはクレジットカード決済の導入は必須といえるでしょう。決済手数料はかかるものの、カード会社によって売上げが保証されるため、後払いでありながら未回収リスクを軽減できる点もメリットです。

しかし、クレジットカードの所有率が低い若年層や高齢者をターゲットとしている場合は、他の決済手段も用意しなければなりません。導入コストを抑えて始められる決済手段には、口座振替があります。口座振替は、サービスの利用や商品の購入に応じて、事前に登録された金融機関の口座から自動で料金が引き落とされます。ただし、登録から利用が開始できるようになるまでのタイムラグが長く、平均して1ヶ月から2ヶ月ほどかかる点には注意が必要です。

他にも近年はスマートフォンの普及に伴い、キャリア決済やID決済を利用する顧客も増えています。キャリア決済は、各キャリアのIDやパスワードを入力するだけで決済が完了するため、利用者と事業者の双方にとって手間のかからない便利なサービスです。キャリア決済で利用した分の料金は、毎月の携帯電話の通信料金と一緒に請求されます。
ID決済は大手決済サービスのIDを使用して決済を行う方法で、キャリア決済と同様に、IDとパスワードを入力するだけで簡単に決済を行えます。楽天ペイやLINE Pay、PayPayなどが代表的です。しかしキャリア決済は年齢に応じて利用限度額が定められている点や、ID決済はクレジットカード決済に比べて利用者数が少ない点から、メインの決済手段として導入するにはあまり向いていないといえます。

自社の顧客の属性や商材単価に合わせて適した決済手段を選びましょう。

継続課金システムによる月謝管理の利点

ここからは、継続課金システムの導入が月謝管理にもたらすメリットについて解説します。

入金状況がすぐに把握できる

コンビニ支払いや銀行振込による都度決済では顧客の支払いタイミングが異なることに加え、入金が反映されるまでにタイムラグが生じるケースもあり、入金確認に手間や時間がかかるという課題があります。アナログでの入金管理では、誰が支払いを完了していて誰が完了していないのか把握するのも一苦労です。

継続課金システムを導入すれば管理画面から決済結果が一目でわかるため、効率的に月謝の回収を行えます。決済日の事前通知や決済が失敗した顧客へのアプローチの自動化が可能なシステムを選べば、心理的負荷の大きい督促作業も回避できるでしょう。

人的ミスが軽減される

継続管理システムの導入により入金管理を自動化できれば、月謝徴収における人的ミスを防げます。

どれだけ担当者が気をつけていても、一度に大量の入金を処理する中では見間違いや見落としによるチェックミスは起こり得るものです。受講者数が多ければ、それだけチェック工数も増え確認作業は煩雑になります。

顧客との信頼関係を保つためにも、月謝管理をシステム化し確実に徴収した記録を残すことがおすすめです。

月謝管理を効率化するなら生徒管理システムの導入もおすすめ

月謝管理のために継続課金システムと合わせて活用されることが多いのが、顧客管理の自動化を可能にするCRMです。特に受講者数が多い場合は、業務効率化にはCRMの導入が欠かせなません。
しかし、継続課金システムによっては外部のCRMとの連携ができないケースもあるため、注意が必要です。
一方、塾などで活用されている生徒管理システムには、継続課金システムとCRM の双方が最初から搭載されているものもあります。ここからは生徒管理システムについてご紹介します。

出欠管理

パソコン上で簡単に受講者の出欠管理を行えます。特に従量課金の場合、生徒の出席回数によって月謝に変動が生じる可能性もあるため、出欠管理は重要です。夏期講習や特別カリキュラムなど、変則的な追加課金が発生するプログラムを実施する場合にも役立ちます。

成績管理

模擬試験やテストの点数などを記録・管理できます。生徒の成績を可視化することで最適なプランの提案が可能になり、顧客満足度の向上やアップセルによるLTV（顧客生涯価値）の向上が期待できます。

月謝の徴収

受講生のステータスやコースに合わせて、月謝を自動徴収できます。塾の場合は、生徒のコース変更や教材の購入などによる料金の変動が起こりやすいため、請求作業や確認作業に手間がかかりミスも生じやすくなります。生徒管理システムを導入すれば、請求から入金処理まで一括で行えるため、作業効率化と未回収リスクの軽減が可能です。

保護者への通知

生徒管理システムでは、保護者への通知も自動化できます。
子ども向けの塾やスクールでは、実際の支払いは保護者が行うケースが多いため、継続利用につなげるためには保護者との関係性の構築も重要です。
生徒の成績状況やお知らせなどを定期的に通知するには、人力では多くの手間や時間を要します。生徒管理システムを導入すれば、業務効率化と顧客満足度の向上を実現できるでしょう。

月謝の管理ならサブスクペイを導入しよう！

月謝徴収には、継続課金がおすすめです。決済を自動化することで受講者の負担を軽減し、継続利用につながりやすくなります。入金記録をデータで残せるため、未回収リスクや管理ミスによるトラブルを回避できる点もメリットです。しかし、自社のターゲット層やサービスに合ったシステムかどうかを確かめずに導入してしまうと、期待した効果を得られない可能性もあります。

機会損失を防ぎ業務効率化を実現するために継続課金を導入したいとお考えの方は、当社が提供するサブスクペイのご利用をぜひご検討ください。サブスクペイは、継続課金ビジネスに必要な機能を兼ねそろえた決済代行サービスです。クレジットカード決済以外にも銀行振込やID決済も用意しており、多様化する顧客ニーズに対応可能です。課金日や入金サイクル、回数金額なども柔軟に設定・変更できるので、複雑な料金プランでも問題なく導入できます。
さらに、顧客情報の収集・管理を行えるCRMも用意しているので、顧客管理と決済システムの連携もスムーズです。ぜひ導入をご検討ください。

まとめ

手動での月謝管理には、管理ミスによる顧客とのトラブルや未回収による損失の発生などさまざまなリスクがあります。精神的にも肉体的にも負荷が大きい月謝の管理業務に気を取られ、経理担当がコア業務に集中できなくなってしまう可能性もあります。効率的かつ確実に月謝の徴収・管理を行うには、継続課金システムの導入が効果的です。しかし、自社に合ったサービスがわからず導入を悩んでいる方も多くいるのではないでしょうか。