仕訳とは?仕訳する手順や各勘定科目についても解説 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

仕訳とは?仕訳する手順や各勘定科目についても解説

経理

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企業は商品を販売したり、設備投資をしたり、銀行から借入金を借りて資金を調達したりといった様々な活動を日常的に行います。これらで生じたお金の動きを記録していく作業を「仕訳」と呼び、一般的には経理担当者が行う業務です。

仕訳の対象となる取引は簿記上の取引と呼ばれ、期末にこの仕訳の金額を集計して貸借対照表や損益計算書などの決算書が作成されます。しかし、実際の仕訳業務はどのようなものか、どのように進めていくのか分からない方もいるでしょう。この記事では仕訳の意味を理解するために、仕訳の概要、仕訳に必要な勘定科目、仕訳の手順などについて解説します。

※目次※
1.仕訳とは
2.仕訳に必要な勘定科目
3.仕訳の手順
4.仕訳を行う際のポイント
5.仕訳の課題
6.仕訳の課題を解決する「自動仕訳」とは
7.請求管理ロボを導入して、消込作業の効率化を図ろう!
8.まとめ

仕訳とは


ここでは仕訳の定義として、概要と仕訳を行う理由について解説します。

概要

簿記上の取引においては、全ての勘定は借方か貸方のどちらかに分けられます。仕訳とは、簿記上の取引を借方と貸方に分けて、取引内容の性質を表す勘定科目と金額の内容を仕訳帳に記入することです。取引を借方と貸方の2つの側面で見ることにより、何が増えたのか、何が減ったのかといったことが明確になります。

例えば現金を払って商品を仕入れた場合では、勘定科目として借方に仕入れ、貸方に現金と記入します。これは借方に仕入れ勘定の費用が増え、貸方に現金勘定の資産が減り負債が増えたことになります。資産が増加した場合は借方に、負債が増加した場合は貸方に仕訳を行うのが基本的なルールです。

仕訳をする理由

仕訳をする理由は大きく分けて2つあります。
1つ目は、納税する際に税務署に提出する決算書を作成する必要があるためです。取引が発生するたびに仕訳をきちんと行っていないと決算書は作成できません。また、確定申告書を作成する際にも決算書が必要です。結果として仕訳が正しく行われていないと、正確に税金を納めることができなくなります。

2つ目は、株主や投資家などの利害関係者に提示する財務諸表を作成する必要があるためです。財務諸表は会社がどれくらい稼いだのか、どのような資産を保有しているのかといったことが分かる書類で、いわば会社の成績表のようなものです。財務諸表を通して会社の財務状況を正しく伝えるためには、正確に仕訳が行われていなければなりません。

仕訳に必要な勘定科目


仕訳に必要な勘定科目には、代表的なものとして資産・負債・純資産・費用・収益の5種類の勘定科目があります。以下にそれぞれについて解説します。

資産の勘定科目

資産の勘定科目として代表的なものとしては、現金、当座預金、売掛金が挙げられます。基本的に資産は企業が保有している財産と捉えていいでしょう。資産は貸借対照表の中では流動資産、固定資産、繰延資産の3つに区分されます。それぞれの勘定科目の例は以下の通りです。

流動資産:現金、当座預金、売掛金、受取手形、商品
固定資産:土地、建物、機械装置、車両運搬具、ソフトウェア、関連会社株式
繰延資産:開発費、開業費

負債の勘定科目

負債の勘定科目として代表的なものとしては、支払い義務のある科目や、高い可能性で将来発生することが予想される費用や損失の引当金が挙げられます。支払い義務のある科目とは、後日支払い約束した負債を指し、引当金とは将来ほぼ確実に発生する費用や損失の中で当期の負担として配分すべきものを指します。負債は流動負債と固定負債の2つに区分され、それぞれの勘定科目の例は以下の通りです。

流動負債:支払手形、買掛金、未払い消費税、未払い法人税、未払い費用
固定負債:長期借入金、社債、退職給付金引当金

純資産の勘定科目

純資産の勘定科目として代表的なものとしては、事業の元手になる資金が挙げられます。純資産は、貸借対照表の中では株主資本、評価・換算差額等、新株予約権(連結決算の場合は非支配株主持ち分を含む)の3つに区分されます。この中で大部分を占めるのが株主資本です。それぞれの勘定科目の例は以下の通りです。

株主資本:資本金(出資金)、資本準備金、その他資本剰余金、繰越利益剰余金
評価・換算差額等:長期保有目的有価証券評価差額金
新株予約権:新株予約権

費用の勘定科目

費用の勘定科目に分類されるのは、仕入れ高や外注費などの事業を行うために使った必要な費用です。費用は損益計算書の中では売上原価、販売費及び一般管理費(販売管理費)、営業外費用、特別損失の4つに区分されます。売上原価とは、売り上げた商品の仕入れや製造に要した費用のことです。4つの区分における勘定科目の例は以下の通りです。

売上原価:仕入れ(仕入れ高)、期首商品棚卸し高/期末商品棚卸し高
販売費及び一般管理費:給料、家賃、租税公課、広告宣伝費、交際費、水道光熱費
営業外費用:支払利息、手形売却損、有価証券売却損、為替差損、雑損失
特別損失:固定資産売却損、固定資産除却損、固定資産圧縮損、投資有価証券売却損

収益の勘定科目

収益の勘定科目に分類されるのは、企業が事業を行った一定期間に売り上げた収入です。収益は損益計算書の中では本業で得た収入である売上高、利息などのように本業以外で得た収益である営業外収益、偶発的に得られた収益である特別利益の3つに区分されます。この中で大部分を占めるのが売上です。売上は損益計算書の中では売上高との表示科目になり、全ての売上を合算した額になります。4つの区分における勘定科目の例は以下の通りです。

売上高:売上、商品売買益、完成工事高、預り保証金・預り敷金のうち返還不要の金額
営業外収益:利息、配当金、有価証券利息、有価証券評価益、不動産賃貸料、仕入れ割引、為替差益、雑収入
特別利益:固定資産売却益、前期損益修正益、投資有価証券売却益

仕訳の手順


仕訳は、「取引を分解→勘定科目を選択→金額の決定」という手順で行います。以下にそれぞれについて解説します。

取引を分解

例えばパソコンを現金15万円で購入した場合を考えてみましょう。パソコンは備品の1つで資産に該当するため購入すると資産が増えることになり、借方に備品(パソコン)15万円と記入し、現金資産が減少したことになるので貸方に現金15万円と記入します。
このように、取引を増加と減少の二面性の要素に振り分けるのが取引の分解という作業です。

勘定科目を選択

取引を原因である借方の要素と結果である貸方の要素に振り分けたら、次のステップは該当する勘定項目に当てはめることです。前述した例で言うと、売った側から見た場合、パソコンを15万円で売った取引は売上、代金15万円を現金で受け取った取引は現金の勘定科目に当てはまります。

このように適切な勘定科目を選択することで、取引で資産、負債、純資産が増減したことや、費用や収益が発生したことが分かりやすくなります。

金額の決定

仕訳の最後の手順として、それぞれの勘定科目を借方と貸方に分けて金額を決定します。仕訳帳では左側が借方の欄、右側が貸方の欄です。「かりかた」の「り」が左を向いているので左側、「かしかた」の「し」が右を向いているので右側と覚えると覚えやすいでしょう。

上記のパソコンを現金15万円で購入した例で言うと、備品勘定の金額が15万円増加し、現金勘定の金額が15万円減少します。パソコンは備品なので資産の勘定項目であり、現金もそのまま資産として勘定項目になります。増える場合は借方、減る場合は貸方との原則に従えば自ずと各勘定項目の金額を決定できます。

仕訳を行う際のポイント


仕訳を行う際は、仕訳のルールを把握することと、自社で使用する勘定項目を確認することの2点がポイントになります。以下にそれぞれについて解説します。

仕訳のルールを把握する

仕訳は、取引の内容ごとに勘定科目に振り分けることから始まります。1つの取引の仕訳を行う際には必ず2つ以上の勘定科目を使い、借方と貸方の金額が一致することが原則です。最初は理解に戸惑うかもしれませんが、借方と貸方で発生する以下に示す8つの仕訳のルールを把握すれば分かりやすくなります。

(1)資産が増加した時は借方(左側)に記入する
(2)資産が減少した時は貸方(右側)に記入する
(3)負債が減少した時は借方(左側)に記入する
(4)負債が増加した時は貸方(右側)に記入する
(5)純資産(資本)が増加した時は借方(左側)に記入する
(6)純資産(資本)が減少した時は貸方(右側)に記入する
(7)収益が発生した時は借方(左側)に記入する
(8)費用が発生した時は貸方(右側)に記入する

自社で使用する勘定科目を確認する

勘定科目は、法律で使用すべき名称が決められているものではありません。社内で新たに設定したり個人の発案で作ったりすることもありますが、自社で使用する勘定科目は社内全般の共通理解を前提として設定し、受け入れられるものであることを確認します。
勘定科目は多くの種類があるので、使用用途や意味合いで混乱しないように、社内で使用される頻度の高い勘定科目に絞って確認しておくといいでしょう。

仕訳の課題


仕訳は個人の判断に負うところ多いことから、手入力による手間やミスの発生、仕訳業務の属人化が課題として挙げられます。以下にそれぞれについて解説します。

手入力による手間とミスの発生

多くの企業ではエクセルなどを使ってテンプレートを作成し、経費精算書を見ながらそれぞれの経費項目を適切な勘定科目に分類して手入力しているケースが多いのではないでしょうか。
取引件数が多くなると作業は非常に煩雑なものとなり、手入力では処理速度の面でも正確性の面でも問題となります。
コピー&ペーストで転記していても、記入先がずれていて関連するデータを全て修正しなければならなくなることもあり得ます。

仕訳業務の属人化

仕訳に限らず経理業務は、専門性の高い業務であることから属人化しやすい業務です。業務量が多いのに経理担当者の数が少ないと、業務をチェックする管理者も少なくなり、より属人化を進ませてしまう原因になります。
また、業務が属人化している状態で担当者が異動したり退職したりすれば、そのポジションを引き継いだ新しい担当者が前任者と同じレベルで業務を遂行することが難しくなってしまいます。

仕訳の課題を解決する「自動仕訳」とは


自動仕訳とは、インターネットバンキングやクレジットカードなどの取引情報を読み取って自動で貸借の勘定科目を分類してくれる機能のことで、クラウド型の会計システムなどに備わっています。以下に自動仕訳を活用するメリットと、導入する際のポイントについて解説します。

自動仕訳を活用するメリット

自動仕訳を活用するメリットは3つ挙げられます。
1つ目は、入力業務の負担が軽減できることです。通常のパターンでは、経理担当者が取引の内容を1つずつ手入力していく必要がありますが、自動仕訳を活用すれば最初から入力する手間が省けて自動で貸借の分類が処理されます。

2つ目は、人的ミスを減らせることです。人間は細かい作業を長時間行っていると、どんなに気を付けていてもミスが一定数発生してしまうものです。しかし、自動仕訳であれば必要な情報を自動的に読み取って仕訳を行うので、入力データの誤記入を大幅に減らすことができます。

3つ目は、仕訳業務に慣れていなくても対応できることです。自動仕訳ではルールを設定すればその後はルールに沿って自動的に処理されるため、勘定科目の分類などに不慣れでも業務を進めることができます。

導入する際のポイント

自動仕訳を導入する際に気を付けたいポイントは2つあります。
1つ目は、自動化したい機能があるかを確認することです。この機能がなければ導入しても手入力に逆戻りしてしまいます。

2つ目は、ルールの設定に関する機能です。自動仕訳のルール設定は、システムが自動で設定する場合と自分で設定する場合の2通りがあります。自分で設定する場合は設定する本人にとっては使い勝手が良くても、汎用性が乏しい方法で設定してしまう可能性があるため、できるだけシステムでルールを自動設定してくれるものを選ぶといいでしょう。

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まとめ

本記事で解説したように取引が発生したら仕訳に必要な勘定科目を選定し、仕訳のルールに沿って正しく処理することが決算書との形で一年の計として結実する重要な業務です。仕訳はルールさえ覚えてしまえば決して難しいものではありません。そして仕訳に続く消し込みはシステムを導入することで大幅に効率化できるものです。

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【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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