銀行振込を利用するにはどうしたらいい?請求書の発行方法も解説!

請求業務

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BtoB取引では銀行振込(請求書払い)が一般的に行われています。このような取引は与信取引とも呼ばれており、納入元と納入先の相互の信用に基づいて成り立っている取引形態です。

この記事では、銀行振込(請求書払い)の概要や請求書を作成時の注意点を解説します。

※目次※
1.銀行振込(請求書払い)とは?
2.振込手数料は相手が負担するか、自社が負担するか
3.請求書の作成項目
4.請求書を作成する際の注意点
5.スムーズな請求管理は「ROBOT PAYMENT」にお任せ!
6.まとめ

銀行振込(請求書払い)とは?

銀行振込とは、金融機関にある預貯金口座に金銭を振り込む送金方法です。実際のBtoB取引では商品が納入されたら請求書が発行され、発注側は指定された期日までに支払いを行うという流れになります。

ここでは、見積書との違い、領収書との違い、納品書との違いのそれぞれの観点から解説します。

請求書と見積書の違い

商取引において必要とされる書類はいくつかありますが、その中でも請求書と見積書は高い頻度で使用されます。見積書は契約を結ぶ前に必要になるものであり、請求書は契約を結んで商品やサービスの提供がなされた後の支払いの段階になって必要となるものです。

もう少し詳しく説明すると、見積書は契約を結ぶ前に受注予定企業が発注企業に対して提出します。見積書は契約をするかどうか検討しているものについて、内訳も含めて実際に契約した時点で掛かる費用が記されています。発注企業は見積書の内容を見て契約する内容について交渉を行います。双方で見積書の内容と金額について合意できれば契約の運びになります。

請求書は、契約した内容に記されている商品やサービスの提供を履行した後に、それに掛かった費用を記載して発注企業に提出するものです。発注企業は請求書に記載されている代金を支払う義務が生じます。

請求書と領収書の違い

請求書は履行した契約の代金を支払う前に発行され、請求を行うために必要な書類で、注文や契約の内訳、金額、支払先、支払期日などが記されます。なお、法的には請求書を発行する義務はありませんが、取引のトラブルを防ぐためには発行する方が安全です。

領収書は代金を支払った後に発行され、発注企業が確かに代金を支払ったという事実を証明するための書類です。請求書と同様の内容が記されますが、支払期日の記載はありません。領収書も発行しなくても法的には問題ありませんが、代金を支払った企業が発行を要求してきた場合は発行する義務があります。領収書は取引をスムーズに進めるための商習慣上のものという意味が強いです。

請求書と納品書の違い

納品書も請求書も会計業務上必要とされる書類で、いずれも保管する義務があります。
納品書は商材が納入された時に発行され、請求書は発注者と事前に合意した締め日に発行されます。このように納品書が先に発行され請求書が後から発行されるのが一般的ですが、両方同時に発行されることもあります。

同じ受注者から1ヶ月の間に複数回に渡って商材の納入がある場合は、納品書は納入するたびに発行し、請求書は月末締めで合算して1枚の請求書として発行されるのが一般的です。

振込手数料は相手が負担するか、自社が負担するか

取引で発生した代金を銀行振込で支払う場合、振込手数料は相手が負担するケースと自社が負担するケースの2つのパターンがあります。振込手数料の概要について以下に解説します。

そもそも振込手数料とは

振込手数料とは、銀行、信用金庫などの金融機関でお金を第三者の口座に振り込む際に発生する手数料のことを指します。手数料は金融機関、振込金額、振込先、取引情報、手続き方法などによって変わるので振込前に確認する必要があります。

取引相手先(受注企業)が振込手数料を負担する場合は先方負担と呼び、請求代金から振込手数料を差し引いた金額を振り込みます。例えば、6万円でパソコンを購入して先方負担で支払う場合は、「6万円-振込手数料=振込金額」になります。

反対に、発注者側が振込手数料を負担する場合は、当方負担と呼びます。

法律上の取り決め

振込手数料の負担をどちらがするかに関しては、民法に取り決めがあります。民法の第485条に、「持参債務の原則によって特に意思表示がなければ弁済の費用は債務者が負担する」と規定されています。

弁済とは代金の支払い義務を負っている側がその代金を支払うことを意味し、債務者とは発注者側のことです。債権者が事業所を急に移転した(振込口座を変更した)ことによって弁済のための費用が増える場合を除き、弁済の費用は債務者の負担となります。

一般的な取り決め

振込手数料は請求書を受け取った側(振り込みをする側)が負担するのが一般的な取り決めです。この場合、その旨を請求書に「恐れながら振込手数料は御社の負担でお願い致します」と丁寧に一言添えて負担してもらうことを明記しておきましょう。

取引の途中で変更したい場合は、突然変更するのではなくメールや電話で周知徹底し、先方の理解を十分に得る配慮も必要になってきます。

請求書の作成項目


請求書を作成するうえで、どのような項目を記載するのかを以下に解説します。

相手先の社名・担当者名

請求書の作成項目のガイドラインとして消費税法には、書類の交付を受け取る側の当該事業者の氏名もしくは名称を記すようにと決められていますので、請求書には相手先の社名や担当者名を記す必要があります。その際、社名や担当者名は正式な名称を用いる必要があるので、担当者の名刺や取引先企業のWebページで確認します。

請求書の宛先として担当者名が分かっている場合や、取引先から担当者が宛先として指定されている場合は、宛名は会社名を最初に、次に担当部署名、最後に担当者名の順に書きます。

なお、株式会社や有限会社については(株)(有)と略称を用いるのは控えるようにするのが一般的です。しかし、請求書を発行するシステムやプリンターの都合で文字数の制限などがある場合は使用しても構いません。

請求書発行日

発行日は請求書の作成日や印刷日ではなく、取引先の会計を締めるタイミングに合わせるのが基本です。また、受け取った側の経理上の処理をする計上月に影響が出る場合もあるので、事前に取引先と請求書の発行日をいつにするかを確認しておく必要があります。

請求書の発行日は同業他社の締め日を参考にして日付を決め、請求書を発行・送付するケースが多いようです。一般的には前月の請求に関して当該月の始めに請求書を送付し、翌月の末日に入金するという流れが多く用いられています。翌々月の末日に入金する場合は、翌々月の月初に請求書を送付します。

請求書発行者の情報

誰から発行された請求書かということを示すために、発行者の情報を請求書に明記しておく必要があります。一般的には自社名、会社所在地、担当者名、連絡先(電話番号、メールアドレスなど)を題目の右下あたりに記載します。担当者名や連絡先を記載していないケースも見受けられますが、請求書を受け取った側が問い合わせをする際に必要な情報なので記載しておいた方が良いでしょう。

会社名と所在地を記載したら、請求書が正式なものであることを記すために社判を押します。社判は一般的には角印を用いますが、社判を押さずに担当者もしくはその上司の氏名を記載してそれぞれの印判を押す場合もあります。

このように請求書には請求書発行者の情報を記載するのが通例ですが、法的には会社所在地を記載しなくても問題ありません。請求書としては誰から誰宛ての請求で、何の代金か、いくら支払うのかといった情報が分かれば十分な効力を持ちます。

請求額

請求書には、税抜きの請求金額、本体金額に対する消費税額(消費税が内税の場合は内税と記載)、請求額、値引き額、そして取引額の小計に消費税額を足した請求する合計金額をそれぞれ記載します。エクセルで請求書を作成する場合は、消費税額や合計金額の数式を入力しておけばミスを防げます。

金額の表記の仕方については特に決められた形式はありませんが、金額の単位や税込み・税抜きなどが分かりやすいように記載します。気を付けるべき点としては、数字の3桁ごとに「,(カンマ)」を入れること、「円」か「¥」のいずれかを金額に付けること、本体価格と消費税が区別できるように分けて記すことです。また、前月までの請求額や入金額を併記する場合は、時系列に記して流れが分かるように配慮します。

振込先情報

振込先情報として記載すべきなのは、金融機関名、支店名、口座種類、口座名義人、口座番号です。取引銀行が複数ある場合は、複数の振込先情報を記載して請求先に選んでもらう方式でも構いません。その場合、金融機関名と支店名には銀行コードと支店コードを記しておくと分かりやすくなります。口座名義人には必ずカタカナで振り仮名を振りましょう。

また、振込手数料に負担について事前に取り決めがある場合は、どちらが負担するかを記載します。理由についても一言書き添えておくと丁寧です。これらの振込先情報は一般的には請求書の下部に記載します。

支払期日

支払期日に関しては、契約を取り交わす際に見積書に支払期日を提示して先方の支払条件とすり合わせて決めます。一般的には月末締めの翌月末払いもしくは翌々月末払いか、請求書到着後2週間から1ヶ月後を支払期日にしているケースが多いようです。ただし、経済産業省の外局である中小企業庁が定めた下請代金支払遅延等防止法では、商品やサービスを提供した日から起算して60日以内で、かつできるだけ短い期間内でとされています。したがって、60日以内には支払が完了するサイクルが望ましいです。

請求書を作成する際の注意点


請求書を作成する際にはいくつか注意すべき点があります。以下に2つの事例について解説します。

メールで送付するとき

請求書の目的は企業間で商取引があったということを確認することと、発注者に支払義務があるということを知らせることの2点なので、請求の事実を証明するものであれば請求はどのような形式でも法的には問題ありません。

メールで送付することにより事務作業が効率化されるといったメリットがありますが、請求書をメールで送付して良いかどうかは取引先のポリシーやルールによるので、メールで送付しても問題がないかどうか事前に確認して了承を取り付けておく必要があります。

送付する際は、一般的にはPDF形式が広く使われています。ワードやエクセル形式で送る場合はファイルを編集不可にします。メールの件名には請求書であることを明記し、併せて何の請求かが分かるようにします。

源泉徴収が発生するとき

個人や個人事業主が法人企業と取引をした場合、源泉徴収の義務が生じることがあります。源泉徴収の仕組みは、報酬を支払う側がその支払いの際に所得税を差し引いた金額で支払い、その金額を支払者が個人事業主やフリーランスの人に代わって国に納めるものです。源泉徴収が発生する対象業務は国税庁のWebサイトに記されています。

源泉徴収が発生する場合は、源泉徴収の対象になるものとそうでないものに分けて計算し、源泉徴収税額を請求書に記載します。その際、対象となる個別の請求欄ではなく合計欄に記入した方が、合計でいくら源泉徴収されているかが分かりやすくなります。

スムーズな請求管理は「ROBOT PAYMENT」にお任せ!

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まとめ

銀行振込は、複数回に渡る取引の代金支払いを1回で済ませることができ、債権者にも債務者にも業務を効率化できるメリットがあります。一方で管理が煩雑になりやすいというデメリットもあるため、運用体制を整えておく必要があります。
銀行振込の管理を簡略化したい、種々の決済手段に対応したいと考えている企業は、ぜひROBOT PAYMENTまでご相談ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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