「請求書在中」の意味は？スタンプは必要？封書を送る際に押さえておくべきマナーを解説！
請求書が封書で届いた際に、「請求書在中」というスタンプが押印されているのを見たことがある方も多いのではないでしょうか。こうした説明書きはビジネスマナーとして必須なのか、書類作成をする際に悩んだ経験がある方もいるでしょう。
この記事では、「請求書在中」の意味に加えて、封筒への記載方法やスタンプである必要性などについて、詳しく解説します。仕事柄請求書の作成・送付に携わることが多い方や新しく経理業務に就かれる方は、ぜひご参考にしてください。
「請求書在中」の記載は必要？
結論から述べますと、「請求書在中」のスタンプは必ずしもマナーとして押印必須というわけではありません。では、具体的にどのような意味合いがあるのでしょうか。
「請求書在中」の意味
「請求書在中」の記載は、「添え字」もしくは「添え書き」と呼ばれる慣例の一つに当てはまります。ただし、添え書きは必ず記載しなければならないというルールではありません。
近年、書類のペーパーレス化が浸透しつつある現代社会ではありますが、それでも各企業には定期的に多くの封書が届けられています。ダイレクトメールなどのレスポンスや緊急性を要さない封書もあり、受け取った側が選別するのにもある程度の時間を要するでしょう。その中から、特に「重要性の高いもの」もしくは「相手先からの早急なレスポンスが必要」と送付元が判断した封書に添え字を記載するのです。
添え字があることによって該当の封書が目に付きやすくなり、よりスピーディーな進展を期待できるという目的から、現代においても定着しているビジネス様式といえます。
なお、添え字としてよく使用されるものには、「請求書在中」のほかにも「重要書類」「履歴書」「領収書」などがあり、何が同封されているのかによって異なります。
ちなみに、宛名に書かれた人物が開封することを推奨する際は「進展」という添え字の使用が適切となりますので、覚えておくと良いでしょう。
「請求書在中」を記載する場所
基本的に添え字は、封書の目立つ場所に記載することが求められます。
厳密に「この場所でなければならない」といったルールはありませんし、宛名を縦書きか横書きにするかによっても変わるでしょう。
一般的には、縦書きの場合は宛先に続くように左下の空いたスペースに、横書きの場合も同様に宛名に続けて右下に記載し、ほかの文字情報と被らないように配置することで、添え字としての効果を高く発揮します。
「請求書在中」スタンプの選び方
「請求書在中」の記載をするには、スタンプやゴム印などで押印していく形式が一般的です。
添え字のスタンプはオフィス用品店や文具店、ハンコ屋などで購入することができ、さまざまなサイズや書体で作成された商品が販売されています。
スタンプの大きさや色などに指定は特にありませんが、縦書き・横書きの書式に合わせたスタンプを用いるのが自然なため、縦書き・横書き2種類のスタンプを用意すると良いでしょう。また、基本的に宛名は黒字で記載するため、添え字を目立たせるためにも黒以外の色を使用するケースが多いです。ただし、赤は「赤字」を連想させるという理由から、青いインクを採用しているところが目立ちます。
海外で用いる場合
海外においても「請求書在中」のように添え字を記載することは義務ではありませんが、「在中」という意味を用いる場合は「Enclosed（同封された）」という単語を用います。
「請求書在中」であれば、「Invoice Enclosed」と表現できるでしょう。
また、「Enclosed」という単語を省略し、「Enc. Invoice」という表記も見られます。
スタンプ以外の「請求書在中」の表記方法
「請求書在中」などの添え字は明確なフォーマットが定められていないため、必ずしもスタンプや印鑑の押印でなければいけないわけではありません。では、ほかにはどのような方法で記載されることが考えられるでしょうか。
手書きで問題ないことも
宛名書きと同様に、手書きで記載するケースも考えられます。「請求書在中」と記載し、周りを四角で囲むなどして目に付きやすくなるように工夫しましょう。
ただし、請求書の発行数が多くなるにつれて非効率となるため、取引件数の多い企業などではあまり手書きはおすすめしません。
あらかじめ封筒に印字しておく
次に考えられる方法としては、スタンプを封書一つひとつに押印するのではなく、あらかじめ印刷しておくというものです。事前にプリンタやフォーマットを設定することで、一つずつ押印する作業の手間が省けます。
あるいは、印刷業者などに工程を委託してしまうという方法もあるでしょう。人的コストをさらに削減することが可能となるため、取引件数が多い企業にとっては特にメリットの大きい手法となります。
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まとめ
「添え字」の一種である「請求書在中」という記載は、請求書の送付において必須というわけではありません。日々多くの封書が届く相手先企業に、どのような内容の封書であるのかを分かりやすく判別してもらうことを目的としており、ビジネスマナーとして覚えておくと安心です。
とはいっても、近年は請求書業務を紙媒体ではなく自動化する動きも活発化しています。人的リソースを経理業務になかなか割けない、もっと効率化したいと考えている方は、ぜひROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」および「請求まるなげロボ」をご検討ください。
