請求書に原本は必要?電子化した請求書の送付や保存のメリットやポイントを解説します!

請求書

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請求書はこれまで、紙の原本を郵送して送付・受領されることが一般的でした。しかし、世の中のデジタル化の流れは強まりこそすれ弱まることはありません。ビジネスにおいて重要度の高い書類である請求書の電子化が今後一層加速化していくことは確実であると言えるでしょう。

今回は、請求書の原本の電子化を可能にする法的根拠を踏まえ、電子化した請求書の送付や保存に関するポイントを徹底解説していきます。

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請求書の原本は電子化できる?

請求書を電子化して企業会計や税務処理をきちんと行っていくためには、電子化のしくみや実務における注意点を把握しておくことが欠かせません。ここでは、請求書の電子化について法的根拠やルールの面から考えていきましょう。

PDFの請求書は法的に認められている

請求書の電子化を考えるに際しては、請求書の内容を電子データでやりとりすることが法律的に問題がないのかをまずおさえる必要があります。請求書の電子化について「送付」と「保存」の2つに分けて詳しく見ていきましょう。

まず、発行した請求書を電子文書化し請求先に送る「送付」に関しては、これまでも法律的にとくに問題ないとされてきました。請求書をやりとりする当事者間で請求の内容を認識したうえで交わされたものである限り、請求の事実を証明するには十分であり、そこでは紙であるか電子上のものであるかは問われないのです。実際の税務調査でも、PDFなどの形で出力された請求書がサーバーやクラウド上に残されていれば、請求の意思表示があったものとして請求の事実が認められています。

一方、請求者から受け取った請求書を電子データで「保存」する場合には、法律が規定する電子化の要件を満たすことが求められます。請求書の電子化による保存を可能にする法的根拠となる2つの法律を見ていきましょう。

・電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、紙による帳簿付けが当たり前だった文書管理業務の負担軽減を図る趣旨で1998年に施行されたものです。しかし、この法律が射程に入れるのは最初から「電子的に」作成された文書に限られていました。したがって、紙で受け取った請求書については電子化できず、ひきつづき原本のまま保存することが必要とされました。

・e-文書法
原本保存が必要だった紙の請求書の電子化保存への道を拓いたのが2005年制定の「e-文書法」です。電子帳簿保存法が国税関係書類のみを対象とするのに対して、e-文書法は、文書・書類に関する多くの法律全般に対し「文書全般の電子化を容認するために」横断的に制定された法律です。このe-文書法の施行を受けて電子帳簿保存法が改正され、紙で保存していた文書・書類をスキャンして電子化されたファイルとして保存することが認められたのです。

このように、2つの法律を根拠としてPDFの形での請求書保存が認められるようになり、近年の税制改正による規制緩和を受けて、スマホで撮影した画像であっても保存可能となりました。

ただし、電子化によってデータ改ざんの危険性が増すことは否定できないため、後述するように、請求書をデータの形で保存するためには、多くの要件を満たしたうえで税務署長の承認を得る必要があることに注意が必要です。

請求書を電子化して送付する際の注意点

では、実際に請求書を電子化して送付するにあたって、どのようなことに気をつける必要があるでしょうか。ここでは、主な注意点を3つご紹介します。

別途原本が必要かを確認する

最初に説明したとおり電子化した請求書は有効であるものの、取引先から紙の原本の提出を求められた場合には対応する必要があります。電子データとは別に原本が必要かどうかをあらかじめ取引先に確認しましょう。

押印の必要性と形式を確認する

電子データ化した請求書で問題となるのが印鑑の取り扱いです。

紙・電子データに関わらず、押印なしの請求書は有効です。請求書は法的な発行義務がある書類ではないので、押印も必須ではありません。ただし取引の証拠書類としては、押印があったほうが有効性が高まるため、相手方の社内ルールによっては押印がないと正式な請求書として受理されないこともあり得ます。

こうしたことから、実務ではPDF化する際に請求書に電子印鑑を押印したり、印影の画像を貼り付けたりする手法が採られることが多くなっています。

押印の有無や形式は取引先によって異なるため、忘れずに確認しましょう。

改ざんしにくいフォーマットを用いる

編集が可能な状態の請求書データは容易に修正することができてしまいます。数量や単価などを書き換えられてしまえば、のちのちトラブルにつながることもあり得るでしょう。PDFなど、改ざんしにくいフォーマットを使いましょう。

請求書を電子データで保存する方法

電子化された請求書の「保存」についてはどのように考えればよいでしょうか。以下で順に見ていきましょう。

請求書の保存期間

請求書の保存期間は、個人事業主が5年間、法人の場合7年間となっています。以前は、会社の規模によって7年もしくは5年と分けられていましたが、現在は会社の規模に関係なく7年間とされています。

なお、個人事業主の場合、請求書の保存期間は5年ですが、帳簿については7年間の保存義務が課されているので、できれば請求書も7年間保存しておくことが望ましいと言えます。

請求書は領収書や納品書と同様に証憑書類に該当し、取引における対価請求の事実を顕す重要な書類です。そのため、自社の判断で勝手に破棄することは許されておらず、法定の保存期間は保管しなければなりません。

保存期間の起算点については、請求書の日付からカウントするのではないので注意が必要です。個人事業主の場合は確定申告の期限日の翌日から数えて5年間、また法人については事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えて7年間とされています。

満たすべき要件

国税関係書類である請求書がこれまで基本的に紙の原本保管を求められてきたのは、電子データ化されることで容易に改ざんが行われると、不正会計の横行などにより企業決算業務に多大な悪影響を及ぼすおそれがあるためです。そのため、請求書を電子データで保存するにあたって法律は、厳格な要件を確保したうえで税務署へ届け出ることを保存義務者に課しています。

以下では、その2つの要件である「真実性の確保」と「可視性の確保」について詳述していきます。なお、ここでは電子帳簿保存法に則って、PDFなどの請求書をそのまま「電子データ」として保存する場合と、紙の文書をスキャンして「スキャナデータ」として保存する場合とに分けて見ていくことにします。

・電子データの要件
まず、「真実性の確保」については、次の3つが要件化されています。

1. 訂正や削除などの改変を通常期間後に為した場合に、履歴とその内容が明らかになるシステムを用いること。
2. 請求書の取引情報に関して、帳簿間でお互いの関係性が確認できる状態にあること。
3. システム仕様書や操作説明書など、システム関係書類を備え付けてあること。

次に、「可視性の確保」の要件2つをご紹介します。

1. 保存したデータを、PCやプリンターを通して画面か書面の形で、整然かつ明瞭・迅速に出力できる状態にあること。
2. 取引の日付や金額などの項目から、保存データを検索できる機能を備えていること。

・スキャナデータの要件
まず、「真実性の確保」については、7つが要件化されていますが、ここでは電子データでは設けられていなかった内容を中心に4つご紹介します。

1. スキャンの読み取りは、一定水準以上の解像度を維持していること。
2. 請求書の受領後7営業日を目安にした入力など、制限された期間内にデータ入力が行われること。
3. それまで必須であった電子署名に代わる「タイムスタンプ」を3営業日以内に取得して読み取ること。
4. 請求書の受領から入力までの事務処理ごとに規程を設け、後述する「適正事務処理要件」として3つの視点からの要件を確保していること。

一方、「可視性の確保」の要件については、電子データにおける真実性の確保・可視性の確保に示されたものと重複するため割愛します。

請求書を電子データで保存する際のポイント

手間やコストの大幅な削減が見込まれる電子データでの保存ですが、実施にあたり気をつけるべきことはもちろんあります。ここでは、3つのポイントをご紹介します。

社内規定を整備する

電子帳簿保存法には、電子化する前の紙書類の改ざん防止を念頭に置いた適正事務処理要件が定められています。したがって、請求書を電子データで保存する際には、事務処理フローを明確化し、社内規程の見直しを図ることで、適正事務処理要件を満たすよう整備する必要が出てきます。

タイムスタンプの導入や入力に伴うIDなど、ログ情報の保存などをはじめとする社内規程の追加・変更を適宜行っておくとよいでしょう。また、追加・変更された社内規程を電子データ保存の実務にスムーズに適合させるための社員教育やシステム導入についても、積極的に実施していくことが大切です。

適正事務処理要件では、「相互けん制」「定期的なチェック」「再発防止策」の3つの要件が規定されています。国税庁のHPでは社内規程のサンプルが挙げられていますから、参考にすることをおすすめします。自社の事業規模や経営環境などを踏まえて、改ざん防止の観点から整備の必要性や優先度を判断していくとよいでしょう。

税務署への届け出を行う

受領した請求書を電子データで保存したい場合には電子帳簿保存法が適用されるので、税務署への届け出が必要です。電子データの場合は原則として帳簿の備え付け開始日までに、また、スキャナデータの場合はスキャナによる保存開始日の3ヶ月までに承認申請書を提出しなければなりません。

トラブルへの対応方法を決めておく

請求書を電子データで保存するために導入したシステムでトラブルが発生することもあり得ます。当該システムとは別にデータのバックアップを取っておくことはもちろん、サーバー障害やセキュリティ障害、あるいは自然災害による停電などが起きた時の復旧に向けた手順を確立しておくことが大切です。

請求管理ロボ」なら請求業務を自動化できる

これまで見てきた通り、請求書を電子化できれば、紙の請求書の送付にかかる手間やコストが削減できることは間違いありません。ただ、同時に電子化に関わる踏まえるべき要件や、気をつけるべきことが少なくないこともまた事実です。したがって、信頼できるシステムをパートナーに選んで、効率的かつ安全に請求業務を実施していくことが大切です。

そこで、請求書の電子化を力強くサポートする「請求管理ロボ」のご利用をご検討ください。請求管理ロボを活用すれば、クラウド上に保存された電子データを基に、ネット環境にさえあればいつでも、どこからでも請求書の作成・送付が可能です。

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まとめ

この記事では、ペーパーレス化が著しい今、請求書に原本は必要なのかという視点から、電子化した請求書の送付や保存のポイントを解説してきました。

請求書は、国税関係書類の中でも重要度が高い書類です。また、企業においても請求業務は複数部門にまたがるために、その電子化の影響は広範囲に及びます。したがって、請求書の電子化にあたってはその法律要件から注意点までをきちんとおさえておくことがとりわけ大切であると言えるでしょう。

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監修
【監修】藤田 豪人 株式会社ROBOT PAYMENT 執行役員

2019年当社に入社、執行役員に就任。
当社に入社以前は株式会社カオナビにてコーポレート本部長、複数の情報IT企業にてCMOなどを歴任。
現在は、当社のフィナンシャルクラウド事業及びマーケティング全般を統括。
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