請求書に原本は必要?電子化した請求書の送付や保存のメリットやポイントを解説します!

請求書

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請求書はこれまで、紙の原本を郵送して送付・受領されることが一般的でした。しかし、世の中のデジタル化の流れは強まりこそすれ弱まることはありません。ビジネスにおいて重要度の高い書類である請求書の電子化が今後一層加速化していくことは確実であると言えるでしょう。

今回は、請求書の原本の電子化を可能にする法的根拠を踏まえ、電子化した請求書の送付や保存に関するポイントを徹底解説していきます。

※目次
1. 請求書の原本は電子化できる?
2. 請求書を電子化して送付する際の注意点
3. 請求書を電子データで保存する方法
4. 請求書を電子データで保存する際のポイント
5. 「請求管理ロボ」なら請求業務を自動化できる
6. まとめ

請求書の原本は電子化できる?

請求書を電子化して企業会計や税務処理をきちんと行っていくためには、電子化のしくみや実務における注意点を把握しておくことが欠かせません。ここでは、請求書の電子化について法的根拠やルールの面から考えていきましょう。

PDFの請求書は法的に認められている

請求書の電子化を考えるに際しては、請求書の内容を電子データでやりとりすることが法律的に問題がないのかをまずおさえる必要があります。請求書の電子化について「送付」と「保存」の2つに分けて詳しく見ていきましょう。

まず、発行した請求書を電子文書化し請求先に送る「送付」に関しては、これまでも法律的にとくに問題ないとされてきました。請求書をやりとりする当事者間で請求の内容を認識したうえで交わされたものである限り、請求の事実を証明するには十分であり、そこでは紙であるか電子上のものであるかは問われないのです。実際の税務調査でも、PDFなどの形で出力された請求書がサーバーやクラウド上に残されていれば、請求の意思表示があったものとして請求の事実が認められています。

一方、請求者から受け取った請求書を電子データで「保存」する場合には、法律が規定する電子化の要件を満たすことが求められます。請求書の電子化による保存を可能にする法的根拠となる2つの法律を見ていきましょう。

・電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、紙による帳簿付けが当たり前だった文書管理業務の負担軽減を図る趣旨で1998年に施行されたものです。しかし、この法律が射程に入れるのは最初から「電子的に」作成された文書に限られていました。したがって、紙で受け取った請求書については電子化できず、ひきつづき原本のまま保存することが必要とされました。

・e-文書法
原本保存が必要だった紙の請求書の電子化保存への道を拓いたのが2005年制定の「e-文書法」です。電子帳簿保存法が国税関係書類のみを対象とするのに対して、e-文書法は、文書・書類に関する多くの法律全般に対し「文書全般の電子化を容認するために」横断的に制定された法律です。このe-文書法の施行を受けて電子帳簿保存法が改正され、紙で保存していた文書・書類をスキャンして電子化されたファイルとして保存することが認められたのです。

このように、2つの法律を根拠としてPDFの形での請求書保存が認められるようになり、近年の税制改正による規制緩和を受けて、スマホで撮影した画像であっても保存可能となりました。

ただし、電子化によってデータ改ざんの危険性が増すことは否定できないため、後述するように、請求書をデータの形で保存するためには、多くの要件を満たしたうえで税務署長の承認を得る必要があることに注意が必要です。

PDFに捺印する必要はない

わが国では、これまで長きにわたり、商習慣として文書にハンコを押してあることを重視してきましたが、PDFで発行した請求書に捺印は必要なのでしょうか。

結論から言うと、PDFの請求書に捺印は不要です。法律に捺印を義務付ける根拠はなく、捺印のない請求書であっても法的には全く問題ありません。

ただし、捺印にはトラブル時に証憑書類としての価値を高める役割が期待されてきたことは事実です。捺印がなくてもメールでのやりとりの履歴さえあれば証拠として十分である気もしますが、相手方の社内ルールによっては捺印がないと正式な請求書として受理されないこともあり得ます。

こうしたことから、実務ではPDF化する際に請求書に電子印鑑を捺印したり、印影の画像を貼り付けたりする手法が採られることが多くなっています。

請求書を電子化するメリット

請求書の電子化により、さまざまなメリットが得られます。ここでは、請求側と受領側に分けてメリットをみていきましょう。

・請求側のメリット
請求書を電子化してPDFで送信すれば、ネットの恩恵を活かしたスピーディーな請求書発行業務が実現します。間近に迫った期日や再発行が必要になった時にも慌てる心配はありません。

また、請求書類の作成から捺印、封入、投函までの一連の事務作業の多くを省くことが可能になります。人件費や郵送費の削減はもちろん、煩雑な工程から生まれがちなミスの大幅な軽減が期待できるでしょう。残存する送信履歴により、これまで少なくなかった請求書の未達による取引先とのトラブルを回避することも容易になります。

さらに、捺印しなくて良いのであれば、捺印のために出社して請求書を作成する必要がなくなります。請求書の電子化によりテレワーク化への道が拓けるため、働き方改革に向けた大きな一歩を踏み出すことが可能になります。

・受領側のメリット
まず、郵送日数を待たずに即日で請求書を受け取れるようになります。また、プリントアウトして保存する必要がないので紙の使用量を削減できるだけでなく、請求書の保存スペースも節約できます。とくに、受領した請求書については7年間の原本保管義務が法定されていることを考えると、ペーパーレスで管理ができる電子化のメリットはかなり大きいと言えるでしょう。

請求書を電子化して送付する際の注意点

では、実際に請求書を電子化して送付するにあたって、どのようなことに気をつける必要があるでしょうか。ここでは、主な注意点を3つご紹介します。

メールの件名を明確にする

請求書を送付するメールの件名には、必ず「請求書添付」などと明記しましょう。

電子化により数々のメリットが得られるといっても、取引先が見落としてしまっては元も子もありません。重要度が低いと判断されて未処理で済まされることのないように、確実に相手方の目に留まる形式で送付することが大切です。

セキュリティ対策を行う

セキュリティ対策についても、しっかりと手を打っておくことが重要です。

企業における情報漏洩で最も多いのがメールの誤送信です。万が一に備えて、請求書にはパスワードを設定しておきましょう。そして、パスワードは請求書を添付したメールには記載せず、パスワード通知メールを別に送る形を採りましょう。

改ざんしにくいフォーマットを用いる

送付する請求書のフォーマットを選ぶ際にも気をつけるべきことがあります。

ExcelやWordで作成された請求書データは容易に修正することができてしまいます。数量や単価などを書き換えられてしまえば、のちのちトラブルにつながることもあり得るでしょう。PDFなど、改ざんしにくいフォーマットで送信することが大切です。

請求書を電子データで保存する方法

電子化された請求書の「保存」についてはどのように考えればよいでしょうか。以下で順に見ていきましょう。

請求書の保存期間

請求書の保存期間は、個人事業主が5年間、法人の場合7年間となっています。以前は、会社の規模によって7年もしくは5年と分けられていましたが、現在は会社の規模に関係なく7年間とされています。

なお、個人事業主の場合、請求書の保存期間は5年ですが、帳簿については7年間の保存義務が課されているので、できれば請求書も7年間保存しておくことが望ましいと言えます。

請求書は領収書や納品書と同様に証憑書類に該当し、取引における対価請求の事実を顕す重要な書類です。そのため、自社の判断で勝手に破棄することは許されておらず、法定の保存期間は保管しなければなりません。

保存期間の起算点については、請求書の日付からカウントするのではないので注意が必要です。個人事業主の場合は確定申告の期限日の翌日から数えて5年間、また法人については事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えて7年間とされています。

満たすべき要件

国税関係書類である請求書がこれまで基本的に紙の原本保管を求められてきたのは、電子データ化されることで容易に改ざんが行われると、不正会計の横行などにより企業決算業務に多大な悪影響を及ぼすおそれがあるためです。そのため、請求書を電子データで保存するにあたって法律は、厳格な要件を確保したうえで税務署へ届け出ることを保存義務者に課しています。

以下では、その2つの要件である「真実性の確保」と「可視性の確保」について詳述していきます。なお、ここでは電子帳簿保存法に則って、PDFなどの請求書をそのまま「電子データ」として保存する場合と、紙の文書をスキャンして「スキャナデータ」として保存する場合とに分けて見ていくことにします。

・電子データの要件
まず、「真実性の確保」については、次の3つが要件化されています。

1. 訂正や削除などの改変を通常期間後に為した場合に、履歴とその内容が明らかになるシステムを用いること。
2. 請求書の取引情報に関して、帳簿間でお互いの関係性が確認できる状態にあること。
3. システム仕様書や操作説明書など、システム関係書類を備え付けてあること。

次に、「可視性の確保」の要件2つをご紹介します。

1. 保存したデータを、PCやプリンターを通して画面か書面の形で、整然かつ明瞭・迅速に出力できる状態にあること。
2. 取引の日付や金額などの項目から、保存データを検索できる機能を備えていること。

・スキャナデータの要件
まず、「真実性の確保」については、7つが要件化されていますが、ここでは電子データでは設けられていなかった内容を中心に4つご紹介します。

1. スキャンの読み取りは、一定水準以上の解像度を維持していること。
2. 請求書の受領後7営業日を目安にした入力など、制限された期間内にデータ入力が行われること。
3. それまで必須であった電子署名に代わる「タイムスタンプ」を3営業日以内に取得して読み取ること。
4. 請求書の受領から入力までの事務処理ごとに規程を設け、後述する「適正事務処理要件」として3つの視点からの要件を確保していること。

一方、「可視性の確保」の要件については、電子データにおける真実性の確保・可視性の確保に示されたものと重複するため割愛します。

請求書を電子データで保存する際のポイント

手間やコストの大幅な削減が見込まれる電子データでの保存ですが、実施にあたり気をつけるべきことはもちろんあります。ここでは、3つのポイントをご紹介します。

社内規定を整備する

電子帳簿保存法には、電子化する前の紙書類の改ざん防止を念頭に置いた適正事務処理要件が定められています。したがって、請求書を電子データで保存する際には、事務処理フローを明確化し、社内規程の見直しを図ることで、適正事務処理要件を満たすよう整備する必要が出てきます。

タイムスタンプの導入や入力に伴うIDなど、ログ情報の保存などをはじめとする社内規程の追加・変更を適宜行っておくとよいでしょう。また、追加・変更された社内規程を電子データ保存の実務にスムーズに適合させるための社員教育やシステム導入についても、積極的に実施していくことが大切です。

適正事務処理要件では、「相互けん制」「定期的なチェック」「再発防止策」の3つの要件が規定されています。国税庁のHPでは社内規程のサンプルが挙げられていますから、参考にすることをおすすめします。自社の事業規模や経営環境などを踏まえて、改ざん防止の観点から整備の必要性や優先度を判断していくとよいでしょう。

税務署への届け出を行う

受領した請求書を電子データで保存したい場合には電子帳簿保存法が適用されるので、税務署への届け出が必要です。電子データの場合は原則として帳簿の備え付け開始日までに、また、スキャナデータの場合はスキャナによる保存開始日の3ヶ月までに承認申請書を提出しなければなりません。

トラブルへの対応方法を決めておく

請求書を電子データで保存するために導入したシステムでトラブルが発生することもあり得ます。当該システムとは別にデータのバックアップを取っておくことはもちろん、サーバー障害やセキュリティ障害、あるいは自然災害による停電などが起きた時の復旧に向けた手順を確立しておくことが大切です。

請求管理ロボ」なら請求業務を自動化できる

これまで見てきた通り、請求書を電子化できれば、紙の請求書の送付にかかる手間やコストが削減できることは間違いありません。ただ、同時に電子化に関わる踏まえるべき要件や、気をつけるべきことが少なくないこともまた事実です。したがって、信頼できるシステムをパートナーに選んで、効率的かつ安全に請求業務を実施していくことが大切です。

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まとめ

この記事では、ペーパーレス化が著しい今、請求書に原本は必要なのかという視点から、電子化した請求書の送付や保存のポイントを解説してきました。

請求書は、国税関係書類の中でも重要度が高い書類です。また、企業においても請求業務は複数部門にまたがるために、その電子化の影響は広範囲に及びます。したがって、請求書の電子化にあたってはその法律要件から注意点までをきちんとおさえておくことがとりわけ大切であると言えるでしょう。

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【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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