電子帳簿保存法の改正で何が変わる？電子取引と見積書の取り扱いについて解説
電子帳簿保存法の改正で、電子取引データは一定の条件を満たし、電子データのまま保存することが義務付けられました。では見積書の取り扱いについては、どのような対応が必要となるでしょうか。この記事では、電子帳簿保存法の改正に伴う見積書の取り扱いや対応方法について解説します。
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電子帳簿保存法対応と見積書
見積書の取り扱いについて、電子帳簿保存法からはどのような影響があるでしょうか。ここでは、見積書も電子帳簿保存法の対象であることや、保存要件などについて解説します。
見積書も電子帳簿保存法の対象
見積書は証憑書類と呼ばれ、法人税法によって保存が必要とされる書類です。また、電子帳簿保存法では、電子データで受け取ったデータは電子のまま保存しなければなりません。
つまり、電子データとしてやり取りした見積書やその控えは、電子データのまま保存する必要があります。
電子帳簿保存法について、詳しく知りたい方は以下のページをご覧ください。
「電子帳簿保存法 対応ガイド」
見積書の保存要件
見積書を電子データで保存する場合、電子帳簿保存法の検索要件を満たす必要があります。つまり、取引年月日や取引金額、取引先で検索できるようにしなければなりません。
また紙でやり取りした見積書をスキャンする場合、約2か月以内にタイムスタンプを発行するか、取引情報やデータ訂正の履歴が残るシステムを使って保存する必要があります。
見積書の保存期限
見積書の保存期間は、法人と個人事業主で異なります。
法人の場合、法人税法によって、原則7年間の保存が義務付けられています。脱税が発生した際にさかのぼって追徴課税できる期間が7年間であるため、その期間に合わせて定められています。なお見積書の発行日の7年後ではなく、次の確定申告期限の翌日から7年のため、注意しましょう。例外として、赤字決算の場合の保存期間は10年間です。こちらは繰越欠損金制度を利用できるのが10年間であるため、その期間に合わせて定められています。
個人事業主の場合は、消費税の課税対象か否かで保存年数が決まります。免税事業者の場合は5年間、課税事業者の場合は7年間です。
契約に至らなかった見積書
契約に至らなかった見積書の保存方法は、電子帳簿保存法のなかに明文化されていません。しかし、契約に至っていないことを証明することは困難なため、すべての見積書を保管したほうが良いでしょう。
紙媒体・電子データ混在の場合
紙媒体は、紙の原本をそのまま保存して構いません。スキャンによる電子データ保存を利用しても良いでしょう。
電子データの場合、電子帳簿保存法にもとづき、タイムスタンプなどを付与し、取引年月日や取引金額、取引先で検索できるようにしなければなりません。また、パソコンやディスプレイ、プリンターを備え付ける必要があります。
見積書を電子帳簿保存法に対応させるための条件
見積書を受け取る側の場合、紙で受領して電子データにする場合は「スキャナ保存要件」、電子ファイルで受領した場合には「電子取引データ保存要件」を満たす必要があります。また見積書を発行する側の場合、電子データで作成した見積書は「電子帳簿等保存要件」を満たさなくてはなりません。このように、状況によって条件や対応の仕方が異なるため注意しましょう。
それぞれの保存要件について、以下の記事で詳しく解説しています。
「電子帳簿保存法で企業がすべきこととは？対応スケジュールから保存方法まで」
電子帳簿保存法改正対応には「請求管理ロボ」
見積書の取り扱いにお困りの方は、ぜひROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」をご検討ください。請求管理ロボは定期的なアップデートで、法改正にも柔軟に対応可能です。
また「請求管理ロボ for Salesforce」であれば、見積書の作成機能も完備しています。見積書や請求書の発行が可能で、営業担当と請求担当の連携を強化します。さらに見積書で利用したデータを請求書作成にも利用でき、請求書発行の業務負担に役立つでしょう。顧客の支払いデータを分析できるため、営業活動の改善にも活用できます。
見積書はPDFで作成できるほか、前述したように請求データへ変換が可能です。請求書はPDFで作成できるほか、一括でメール送信する機能も搭載しています。請求予約機能や自動継続請求も可能です。
まとめ
この記事では電子帳簿保存法に関連して見積書に必要な対応を解説しました。PDFなどでやり取りした見積書は、電子データのまま、保存要件を満たしたうえで保存しましょう。
電子帳簿保存法への対応にお困りの方は、ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。また「請求管理ロボ for Salesforce」は見積書を作成するシステムも完備しています。制度への対応はもちろん、見積書データを請求書データへ変えることも可能です。この機会にぜひ、ご検討ください。
