請求書を作成する際、自宅を事務所として使っているような方は、住所を書くことに抵抗があるケースもあるでしょう。
そこで、この記事では請求書に住所は必要なのか、住所の書き方、住所をどうしても書きたくない場合の対処法などについて解説します。

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請求書に住所は必要？

法的には、請求書に住所を書くことは必須ではありません。請求書は誰が債権者・債務者なのか、そして提供した役務の内容とその代金といった、支払いに必要な情報が記載されていれば、請求書としての法的効力は十分あります。そのため、住所を省略しても問題なく効力は発揮されます。
ただし、ビジネス上のマナーや礼儀として書くのが一般的になっています。

なぜ住所の記載をするのか

請求書になぜ住所の記載をするのか、代表的な理由を以下に2点挙げます。

社会的な信用を得るため

住所を記載する理由の1つは、社会的信用を得て、取引しやすくなるためです。これと同様の考え方ができるのが名刺です。初対面で名刺を交わした時に個人情報は名前だけ、もしくは名前と屋号だけだった場合、受け取った相手は少々不安を抱くかもしれません。

やはり仕事をしていくうえでは、安心して任せられる相手であることをアピールして信頼関係を築いていかなければなりません。その際、仕事を依頼する相手に関する情報が1つでも多い方が安心感を与えられます。請求書にも同じことが言え、自分の情報を開示することで相手に対して余計な不安を抱かせないことが、ビジネス上のマナーとも言えます。

トラブルを防ぐため

住所の記載は信用面だけでなく、実務上のトラブル防止にも役立ちます。契約書や請求書を郵送する際、差出人の住所を書かずに発送した場合、宛先人不明でも差出人に返送することができず、料金不足だと相手先に不足金額の支払いをさせることになります。

このようなトラブルを防ぐためにも、住所を記載しておくことが重要です。

必要書類を受け取るため

フリーランスや個人事業主の場合、取引先から支払調書が郵送されることがあります。確定申告に必要なこの書類をスムーズに受け取るためにも、請求書に住所を記載しておくことが実務上のメリットになります。

請求書における発行者情報の書き方

ここでは、請求書での住所の書き方について、当社の「請求管理ロボ」で発行される請求書を例に具体的に解説します。

▼請求管理ロボで発行される請求書のサンプル

右上に記載するのが一般的

請求書の書き方や書式について特に公的に決まったルールはありませんが、請求書の用紙の右上に名前と住所を記載するのが典型的な書き方です。住所は郵便番号から始まって都道府県、市区町村名を書いていくのが通常です。

連絡先も記載しておいた方が良い

上述のように請求書を作成する際、発行者情報として名前と住所を記載する他に、受け取った側が問い合わせをする際の利便性を考えて、電話番号などの連絡先も記載しておいた方がより良いでしょう。電話番号は携帯電話よりも固定電話の番号を記載した方が信用性という面ではプラスになりますが、個人事業主やフリーランスの場合は携帯電話の番号というケースも多いようです。

また、自宅を事務所にしている場合、外出すると電話が取れないため、携帯電話の番号を記載しておけば連絡がつきやすくなります。

捺印の漏れに注意する

請求書に捺印する必要があるかどうかに関しては意見の分かれるところです。請求書自体は書式が法令で決められたわけではなく、極論を言えば発行しなくても法律的にはまったく問題ありません。したがって、請求書に捺印することも法律上は求められていません。

ただし、ビジネス上の慣例的なマナーという観点から見ると、捺印は請求元の会社が作成した書類であることを証明する根拠になります。偽造しようとしても、捺印されていない請求書よりは捺印があった方が偽造の難易度が高くなるので、一定の不正防止の効果はあるでしょう。

リモートワークの広がりによって、捺印を省略した請求書を使う場合も増えているものの、捺印という日本独自のビジネス慣習は根強いものがあります。また、捺印がないと受け付けない企業や官庁は一定数あり、やはり捺印をした方がスムーズにやりとりが進むのが現状です。

捺印する位置は、捺印欄がある場合を除いて発行者の会社名、もしくは住所記載箇所の右側が通例です。偽造防止のために会社名・住所の上から重なるように捺印することもあります。

住所をどうしても書きたくない場合

自宅を事務所として使っている場合、請求書に住所を記載すると自宅の所在地が取引先に知られることになります。

特にフリーランスや個人事業主の場合、突然の訪問やプライバシーの侵害といった不安を感じるケースも少なくありません。以下では、そうした場合の具体的な対処法を解説します。

まず取引先に相談する

住所を書きたくない場合、一方的に省略するのではなく、まず取引先に住所の記載が必要かどうかを確認しましょう。取引先によっては住所がなくても問題ないケースもありますし、必要と言われた場合にはじめて以下のオフィス契約等の対策を検討するのが合理的です。

自宅以外のオフィスを使う

請求書の発行者情報としてシェアオフィスを借りて、シェアオフィスの住所を書くという手があります。シェアオフィスとはその名のとおり、共用スペースを複数の利用者で共有するオフィスです。

シェアオフィスは、自宅を事務所にしている個人事業者やフリーランスからの需要があり、日本各地の都市圏から始まって、最近では地方都市にも展開されるようになりました。基本的な利用方法は、共用スペースになっているビルの1室や1フロアの空間を契約して利用します。大抵の場合、郵便物を受け取れるようにポストが備わっているので、取引先からの書類もシェアオフィスで受け取ることが可能です。

バーチャルオフィスを活用する

上述のシェアオフィスに加えて、バーチャルオフィスを活用するという手もあります。バーチャルオフィスとは住所を貸し出すサービスのことで、請求書や名刺にそこがあたかも自分の事業所の住所であるかのように記載できます。中には郵便物を受け取ったり転送したりしてくれるサービスを提供しているものもあり、書留郵便のように受領サインが必要な郵便物でも代わりに受け取ってもらうことが可能です。

請求管理システムで自動化するのもおすすめ

毎月発生する請求書の作成で毎回住所を記載するのが煩わしい場合は、当社の「請求管理ロボ」のような請求管理システムを導入して自動化するのもおすすめです。
請求元差出人編集画面から住所などの差出人情報・印影・会社ロゴを登録いただくことで、請求元情報を自動で請求書に表記することが可能です。

▼請求管理ロボの請求元差出人編集画面の例

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請求書に記載する発行者情報（住所や差出人情報）は、取引先が増えるほど毎月の記載・確認の負担が積み重なっていきます。

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