請求書の郵送の仕方は?郵送時の注意点や支払いがされない場合の対応策を知ろう

請求書

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請求書の発行は法律で義務付けられているものではないため、書き方や郵送方法の明確なルールが存在しません。しかしながら、相手に分かりやすく請求内容を伝えること、最低限のマナーを守ることは必要です。そこでこの記事では、請求書の概要や請求書の郵送方法、郵送のメリット・デメリットについて解説します。また、請求書の郵送後に支払いがされなかった場合の対応、郵送を効率化するための方法について分かりやすくご紹介します。会社の心証を良くするためにも、きちんとした請求書の郵送の仕方を身につけましょう。

※目次
1.請求書の郵送方法
2.郵送のメリットとデメリット
3.郵送時に注意すること
4.請求書を郵送したにもかかわらず、支払いがされない場
5.請求書の郵送を効率化するには
6.請求業務を自動化するなら「請求管理ロボ」にお任せください
7.まとめ

請求書の郵送方法

ここでは、請求書の郵送方法や請求書・送付状の書き方についてご紹介します。

請求書を書く際に用意するもの

請求書を書くにあたって、以下のものを用意しましょう。

・請求書テンプレート(フォーマットやひな型)
・長形3号(120mm×235mm)の封筒
・送付状
・「請求書在中」のスタンプ(なければ手書きでも可)
・84円切手(2020年9月時点)

封筒は「窓付封筒」を使用することをおすすめします。「窓付封筒」を使用することで、宛名を書く、または宛名シールを貼るなどの手間が省けて郵送業務の効率化が図れるからです。

また、窓付封筒を使用して宛名を記載する際は、封筒の窓の位置に合うように注意しましょう。さらに請求業務の効率化を図りたい場合は、のりやテープ付きの封筒を使用することをおすすめします。

【関連記事】請求書の書き方とは?記載事項や注意点を分かりやすく解説!

請求書の記載する項目

請求書に記載する項目は明確に定められてはいませんが、受領側がどのような内訳で、誰にいくら支払うべきかひと目で分かるように記載する必要があります。したがって、以下の項目を記載しましょう。

・タイトル
「御請求書」など、ひと目で請求書と分かるタイトルを記載します。継続して取引している相手であれば「〇月分御請求書」と記載することも可能です。

・請求書を受け取る業者の氏名または名称
請求書を受け取る業者の会社名、屋号、氏名を記載します。会社宛てもしくは屋号宛てであれば社名のあとに「御中」、担当者宛てであれば「様」を記載しましょう。

・請求書の発行日
取引先と取り決めた発行日を記載します。業種によってタイミングが異なる場合があるため注意が必要です。

・請求書の管理番号
請求書の管理番号を記載しておくと、ひとつの取引先に複数枚の請求書を発行する際や、問い合わせがあった場合に迅速に対応することができます。

・請求書作成者の氏名または名称
請求書作成者の氏名、住所、電話番号などを記載します。また、請求書の改ざんや偽装を防ぐために、会社名の右端にやや重なるように「角印」の印鑑を押しましょう。個人事業主やフリーランスであれば、多くの場合は普段から用いている印鑑を使用します。

・取引内容
商品やサービスの詳細である「日付」「数量」「単価」などを記載します。

・取引金額
税抜き金額、本体金額に対する消費税額、値引き額の記載をします。取引金額の詳細を記載したら、最後に税込の請求金額を記載しましょう。

・支払期限
契約書に基づいた支払期限を記載します。

・振込先
振込口座を銀行コードや支店コードと併せて記載します。指定口座は複数記載し、取引先に都合の良い口座を選んでもらうことも可能です。指定口座は情報に誤りがないように細心の注意を払いましょう。

・振込手数料
振込手数料はどちらが負担するか事前に取り決めておき、取引先に負担してもらう場合はその旨を伝える文言を添えます。

送付状の書き方

請求書を郵送する際は、送付状を同封するのがマナーです。請求書における送付状は請求の概要や挨拶を記載します。送付状を添えることはビジネスマナーだけでなく、請求先の間違いを防ぐ役割があります。送付状に記載する項目は以下のとおりです。

・宛先
送付状の左上に「会社名+御中」または「会社名+部署名+役職+担当者名+様」を記載します。個人名は原則としてフルネームですが、下の名前が不明な場合は苗字のみでも問題ありません。また、前株と後株に注意しましょう。なお、「(株)」と省略するのはマナー違反です。

・送付日
右上に送付日もしくは作成日を記載します。送付日や作成日は請求書の日付と異なっていても問題ありません。

・差出人情報
送付日の下に会社名、部署名、担当者名、会社の所在地、電話・FAX・メールなどの連絡先を記載します。差出人情報は、相手の社名よりも下になるように記載するのがマナーです。押印は義務ではありませんが、念のために送付状にも押印しておくことを推奨します。

・本文
本文には、「書類送付のご案内」や「請求書送付のご案内」などの書類のタイトルを記載します。続いて、挨拶を告げる「前文」、請求書送付であることを伝える「主文」、まとめの「末分」で構成します。

・書類内容・送付枚数や部数
中央に「記」と記載したら1行空けて同封している書類の内容と送付枚数や部数を記載し、「以上」で締めくくります。

書類の折り方

請求書などの書類を封筒に入れる際は、三つ折りするのがマナーです。相手が封筒を開けて最初に送付状を確認できるように、請求書の上に送付状を重ねて折りましょう。

三つ折りにする際は、印字面を内側にし、用紙の下を先に内側に折ってから上を内側に折るのがポイントです。この折り方であれば、相手が書類を開いた際に最初に自分の宛名を確認できるため、好印象を与えられます。

書類の折り方ひとつでも相手方が受ける印象に少なからず影響を与えるため、書類作成から折り方、郵送まで丁寧に取り組むことが重要です。

封筒の書き方

請求書を送付する封筒にも書き方のマナーがあります。

表面の書き方は以下のとおりです。

・宛先の住所
宛先の住所は端から1~1.5cm程度空けて、可能であれば1行で記載しましょう。2行目までかかる場合は、1字下げて書き出します。原則として、住所の数字は漢数字を用います。

・宛先の会社名・部署名・役職名・氏名
中央よりやや右に寄せ、住所より1字下げて書き出しましょう。担当者名が不明の場合はご担当者様と記載しても問題ありません。会社名や部署名には「御中」、氏名には「様」を用い、会社名や部署名、氏名の漢字を間違えたり、省略したりしないように注意します。「御中」と「様」を併用して用いることはありません。

・脇付
左下に「請求書在中」など文書の内容を記載します。請求書が封入されていることが伝われば、スタンプや印刷の利用、手書きでも問題ありません。

裏面の書き方は以下のとおりです。

・送付日
送付日は左上に記載します。「令和〇〇年〇月〇日」というように漢数字を用いましょう。

・差出人の住所・氏名
裏面に継ぎ目がある場合は、継ぎ目を境にして右側に住所を、左側に氏名を記載しましょう。一方、継ぎ目がない場合は、差出人の住所・氏名を左側に寄せて記載します。

・〆(封じ目)
封じ目は宛名の本人しか開封することができないようにするために用います。勝手に他社宛の封書を開封した場合は「信書開封罪」にあたるため、注意が必要です。封字には締めるという意味の「〆」や「封」、より重要な書類に用いる「緘(かん)」などがありますが、迷った場合は一般的に用いられる「〆」や「封」を使用しましょう。

郵送のメリットとデメリット

請求書を郵送するメリットは、印刷した請求書の原本と控えを紙で保管するため、改ざんされるリスクが少ない点です。また、なかには紙でなければ受け取らない企業もあるため、そのような企業にも対応できる点もメリットと言えるでしょう。

一方、デメリットは封書や投函作業など、手間や時間がかかる点です。また、郵送してから到着まで約2~3日かかるため、タイムラグがある点もデメリットでしょう。さらに、請求書を送付したという履歴を残すためには、配達記録郵便や簡易書留にする必要があり、コストがかかります。

郵送時に注意すること

ここでは、郵送時に注意することを4点ご紹介します。

中身が見えない封筒を使用する

請求書はビジネスの取引を証明する信書に該当する書類です。したがって、第三者に内容を知られないようにするために、中身が見えない封筒を使用しなければなりません。特に請求書は金銭のやり取りを記載しているため、細心の注意が必要です。

市販の白い封筒は透けやすいため、請求書の郵送には適していません。請求書を郵送する際は、グレーやブルー緑の封筒を選択しましょう。また、厚めの封筒や透け防止の加工済みの封筒を採用するのもひとつの手段です。

郵便物の重さに適した切手を貼る

郵送する際は念のために重さを図るか、郵便窓口で郵送を依頼することを推奨します。通常であれば84円(2020年9月時点)の切手で郵送できますが、封筒が重い場合や封入する書類の枚数が多い場合は注意が必要です。

差出人の住所を記載していても、配達区域外の場合やすでに消印されてしまっている場合は受取人が不足分の料金を支払わなければなりません。そのようなことになれば、大変失礼にあたるため、郵送前に「重さ」「厚み」「サイズ」はしっかりと確認しましょう。

原則として普通郵便で送付する

前述のとおり、請求書は信書に該当する書類です。したがって、原則として信書の配送が可能な「普通郵便」で送付しなければなりません。宅配便やゆうパック、ゆうメールで請求書を送ることはできないため、注意しましょう。

一部の運送業者では信書を送ることができるサービスを提供していますが、そのような特別な場合を除いて信書を送付すると、3年以下の懲役または300円以下の罰金が科されます。また、コンプライアンス違反にあたり、社会的信用も失うことも念頭に置いておきましょう。

提出期限を事前に確認しておく

取引先の経理処理には「締め日」が設定されており、請求書の送付が遅れると取引先に迷惑をかける場合や、期日までに支払ってもらえない可能性があります。そのため、いつまでに請求書を送付すれば良いのか事前に確認しておくことが重要です。

特に大手企業が取引先の場合は、提出期限まで1週間以上の余裕を持っておかなければなりません。万が一、請求書の送付が間に合わない場合は、事前にメールやFAXで送信した後に原本を送ると良いでしょう。

郵送で請求書を送付する際は、取引先へ到着してから確認してもらうまでの日数を計算し、早めに発送準備をすることがポイントです。

請求書を郵送したにもかかわらず、支払いがされない場合

請求書送付後、期日を過ぎても支払いがされていなかった場合は、まずはメールで取引先に確認しましょう。請求書が届いていないなどの事態も想定されるため、丁寧な文面で確認することが重要です。メールで確認がとれなかった場合や何らかの手違いで請求書が届いていなかった場合は、請求書を再送します。

なお、再請求する際も送付状が必要です。代金が振り込まれていない旨や、納品した商品やサービスの詳細、請求金額、振込先を記載して請求書に添えましょう。

請求書の郵送を効率化するには

ここでは、請求書の郵送を効率化するための方法を3点ご紹介します。

封入封緘機を導入する

封入封緘機(インサーター)とは、「書類を折る」「封筒に入れる」「封をする」などの作業を自動化する機械のことです。この機械のメリットは、作業効率が向上する、セキュリティ対策に強い、コストカットできる、などです。

一方、購入コストが高額、導入から移行まで時間を要するなどのデメリットを考慮すると、まずはレンタルから初めてみることをおすすめします。

郵送代行サービスを利用する

郵送代行サービスを利用すれば、請求書の印刷・封入・宛名の記載・郵送までの一連の作業を代行してもらえます。サービス料金も基本料金+1通200円前後のため、比較的安価で利用できるのが特長です。

請求書だけでなく他の書類の代行はもちろん、代行範囲を臨機応変に対応してくれる業者もあります。

ただし、外部に情報が漏えいするリスクもあるため、業者の選定は慎重に行うようにしましょう。

クラウドサービスを導入する

クラウドサービスは、パソコン(サーバー)の所在地を問わず、ネットワークを介してサービスを提供できるシステムです。クラウドサービスのなかには請求業務に特化したものがあります。

このシステムを導入すれば、請求書の作成から郵送まですべての業務の効率化を実現することが可能です。メールと郵便どちらも選択できるため、取引先によって使い分けることもできます。紙媒体の取引が減少すれば、コストや情報漏えい、紛失リスクも軽減できるでしょう。

請求業務を自動化するなら「請求管理ロボ」にお任せください

請求書を郵送するためには、請求書の作成から印刷、封入、宛名の記載、郵送まで多くの作業を要します。そこで、請求業務に関するお悩みをお持ちの方は、請求書の発行・送付はもちろん、請求業務に関するあらゆる業務を自動化できるクラウドサービス「請求管理ロボ」にお任せください。

請求管理ロボ」の特徴は以下の4点です。

・請求業務をメール・郵便どちらも自動化できる
請求の周期、請求回数を事前登録するだけで請求スケジュールをシステム上で管理できます。

・4つの決済手段を選択できる
請求、銀行振込、カード決済、コンビニ決済これら4つの決済手段を一元管理できるのは「請求管理ロボ」だけです。顧客情報、入金情報を統合管理できます。

・入金データと請求金額の自動照合ができる
金融機関から入金データを自動取得し、請求金額と自動照合することができます。さらに、名前不一致で自動消込が失敗した口座名義を記憶し、次回から自動消込も可能です。

・SalesforceやkintoneなどのSFAとAPI連携できる
顧客情報、入金情報を統合管理できるため、企業のお金の流れが可視化します。

他にも「請求管理ロボ」は便利な機能を豊富に備えております。請求業務の効率化なら「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。

まとめ


この記事では、請求書の郵送の仕方や郵送時の注意点、支払いがされない場合の対応策についてご紹介しました。請求書は明確な書き方やルールがないからこそ、受け取った側に伝わりやすく丁寧な請求書の作成を心掛けましょう。請求業務の効率化や質の向上を目指すなら、ぜひ「請求管理ロボ」にご相談ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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