適格請求書発行事業者とは?登録手順をわかりやすく解説

請求書 請求業務

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2023年10月開始の「インボイス制度」に対応すべく、さまざまな企業が会計業務の見直しやシステム導入などを検討しています。その一方で「インボイス制度はやるべきことが多く難しそう」と不安を感じている方も多いでしょう。そこでこの記事では、適格請求書発行事業者について、概要や登録手順などをご紹介します。

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適格請求書発行事業者の概要

インボイス制度において、仕入税額控除を受けるためには適格請求書が必要です。そして適格請求書を発行するためには、申請して「適格請求書発行事業者」になる必要があります。

インボイス制度について、詳しくは以下のページをご覧ください。
▶「インボイス制度とは?課税事業者・免税事業者双方への影響なども紹介

適格請求書発行事業者とは

適格請求書発行事業者とは、所轄の税務署に登録申請書を提出して適格請求書の発行を認められた事業者のことです。申請自体は任意となっています。国税庁が公開している情報によると、適格請求書発行事業者には以下の義務が課せられています。

・適格請求書の交付
・適格返還請求書の交付
・修正した適格請求書の交付
・写しの保存

なお、課税事業者でなければ適格請求書発行事業者として登録できません。そのため、免税事業者が適格請求書発行事業者になるためには、本来であれば課税事業者になる手続きも必要です。しかし、手続きをスムーズにする措置として、2029年9月30日までに適格請求書発行事業者として登録を受ける場合には、免税事業者は消費税課税事業者選択届出書の提出なしで課税事業者にもなることができます。

登録しないとどうなる?

インボイス制度の登録自体は任意となっています。しかし、取引において「取引先が仕入税額控除を受けられない」という点はデメリットです。買い手に影響があるため、今後の取引にも影響が出る可能性があります。その一方で、顧客が消費者や免税事業者などであれば、適格請求書発行事業者にならなくても顧客に対する影響はありません。まさに自社次第と言えるでしょう。

登録申請書への記載項目

適格請求書発行事業所になるために必要な「登録申請書」には、以下の情報が必要です。

・本店または主たる事務所(個人事業主の場合は住所または居所)
・納税地
・氏名または名称
・代表者氏名と法人番号(個人事業主の場合は不要)
・事業者区分(課税事業者と免税事業者のいずれかにチェック)(税理士が作成に携わった場合は税理士署名)
・登録要件の確認(課税事業者か、納税管理人を定める必要がある事業者か、消費税法の違反で罰金以上の刑に処せられたことがあるか、それぞれチェック)

免税事業者が適格請求書発行事業者になる場合は、さらに「免税事業者の確認」欄を記入します。免税事業者の確認欄には、以下の情報を記入しましょう。

・個人番号
・生年月日または設立年月日
・事業年度と資本金(個人事業主の場合は不要)
・事業内容
・登録希望日

適格請求書発行事業者の登録手順

適格請求書発行事業者になるためには、いくつかの段階を踏む必要があります。また申請方法には、紙の申請書を用意して手続きを進める方法とe-Taxで手続きを進める方法があります。

紙よりもe-Taxで申請する方がスムーズですが、利用者識別番号やマイナンバーカードなどの電子証明書が必要です。ここからは、ステップ毎に登録手順を解説します。

申請書を作成する

まずは「適格請求書発行事業者の登録申請書」を用意します。国税庁のサイトから入手可能です。用意できたら、申請者の住所・納税地・事業者名・代表者氏名・法人番号・事業者区分などを記入します。ちなみにe-Taxで申請を行う場合はフォームへの回答で申請できるため、紙で用意する必要はありません。

税務署に提出する

申請書の準備ができたら、管轄地域の「インボイス登録センター」に送付します。e-Taxの場合は、送信するだけなので税務署に行く手間なくインターネット上で手続きを終えることが可能です。利用者識別番号の取得・登録(e-Taxソフト上で可能)とマイナンバーカードなどの電子証明書は必要ですが、受信通知が来るので送信できたのか確実にわかるのも、e-Taxの特徴と言えるでしょう。

取引先へ通知する

登録完了後は税務署で審査が行われ、問題がなければ適格請求書発行事業者として登録されます。登録された場合、税務署から「課税事業者の登録番号」の通知が送られます。これが手元に届いたら、取引先に登録番号や交付・受領方法などの連絡をしましょう。ちなみに適格請求書発行事業者は、国税庁の公表サイトより登録番号から登録年月日、事業者の名称(個人事業主で申し出がある場合は屋号)などの情報を確認できます。

適格請求書発行事業者の登録をする際のポイント


適格請求書発行事業者の登録をする際は、把握しておきたい注意点があります。
具体的には、申請から登録までに時間がかかる点や申請だけではインボイス制度に対応できない点、万が一のことを考慮して登録の取り消し方法を知っておくことなど「提出期限」や「インボイス制度への対応」「登取り消し方法」といったポイントに注意しましょう。

登録申請書の提出期限に注意する

登録申請は令和3年10月1日から受付が開始されており、基本的に期限はありません。
また、インボイス制度の開始から6年間は免税事業者等からの課税仕入であっても、部分的に仕入税額控除が受けられる経過措置があります。

しかし、インボイス制度が開始される2023年10月1日から適格請求書発行事業者登録を受けるためには、2023年3月31日までに登録申請を済ませておくことが必要です。開始直後からインボイス制度に対応したい場合は、早めの申請をおすすめします。

インボイス制度への対応準備を並行して進める

適格請求書発行事業者としての申請を終えるだけでは、完全にインボイス制度に対応できたと言えません。具体的には、請求書を電子データで管理するためのシステムなどが必要です。
社内で使っているシステムがインボイス制度に対応していれば問題ないのですが、対応していない場合はデータの移行やシステム環境の整備、システム変更に伴う業務の見直しなど準備に時間がかかります。可能であれば、インボイス制度への対応準備と申請は並行して進められると理想的でしょう。

登録の取り消し方法も確認しておく

適格請求書発行事業所としての登録を取り消す場合、税務署に「適格請求書発行事業者の取消しを求める旨の届出書」を提出する必要があります。提出した日が課税期間の末日より30日より前だった場合は、翌課税期間の初日から適格請求書発行事業者の効力が失効します。

ちなみに、課税事業者選択届出書を提出している場合は「課税事業者選択不適用届出書」を提出しなければ、納税義務がなくなりません。また、課税事業者選択不適用届出書を提出しても、適格事業者としての登録が失効しなければ、課税事業者のままな点にも注意しましょう。

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まとめ


適格請求書発行事業者とは、税務署に認められてインボイス(適格請求書)を発行できる事業者のことです。適格請求書を発行するには、登録申請書を提出したうえでインボイス制度への対応を進める必要があります。

インボイス制度のメリットである会計業務の効率化や管理にかかるコストの削減などをいかすため、場合によっては社内システムの見直しやシステムの変更も必要でしょう。しかし、ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」ならインボイス制度への対応はもちろん、請求書の送付も自動、顧客管理システムや会計システムとの連携も可能です。ぜひ一度、検討してみてはいかがでしょうか。

監修
【監修】藤田 豪人 株式会社ROBOT PAYMENT 執行役員

2019年当社に入社、執行役員に就任。
当社に入社以前は株式会社カオナビにてコーポレート本部長、複数の情報IT企業にてCMOなどを歴任。
現在は、当社のフィナンシャルクラウド事業及びマーケティング全般を統括。
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