請求書に住所は必要？書き方や自宅以外への請求について解説
請求書は、企業間取引でも、個人事業主やフリーランスの事業者が取引を行う際にも欠かせません。請求書を発行せずに口頭で請求すると、支払いが行われないといったトラブルが発生する恐れがあります。また、請求書は青色申告の際に仕入れ税額控除を受けるために、すぐに提示できるようにしておくことが消費税法で定められています。
しかし、請求書を作成しようとした時、どのような項目を記入したらいいのか迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか。中でも、自宅を事務所として使っているような方は、住所を書くのに抵抗があるケースもあるでしょう。この記事では請求書に住所は必要なのか、住所の書き方、住所をどうしても書きたくない場合の対処法などについて解説します。
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請求書に住所は必要？
請求書を作成するとなると、請求書の宛先、請求内容、支払期日、振込先などと共に発行者の情報を記載しなければなりません。しかし、自宅を事務所にして事業を営んでいる場合、請求書に住所を書くのに抵抗を感じる方も多いことでしょう。万が一トラブルが発生した時に、自宅まで押しかけられるのではないかという不安を感じる方も少なくありません。
法的には、請求書に住所を書くことは必須ではありません。請求書は誰が債権者・債務者なのか、そして提供した役務の内容とその代金といった、支払いに必要な情報が記載されていれば公的な効力は十分あります。そのため、住所を省略しても問題なく効力は発揮されます。ただし、ビジネス上のマナーや礼儀として書くのが一般的になっています。
なぜ住所の記載をするのか
請求書になぜ住所の記載をするのか、代表的な理由を以下に2点挙げます。
社会的な信用を得るため
請求書に住所を記載しなくても法的には問題ないと先述しましたが、現実的には住所を含めた個人情報を記載するのが一般的です。住所を記載する理由の1つは、社会的信用を得やすく、安心して取引ができる基となるためです。これと同様の考え方ができるのが名刺です。初対面で名刺を交わした時に個人情報は名前だけ、もしくは名前と屋号だけだった場合、受け取った相手は少々不安を抱くかもしれません。
やはり仕事をしていくうえでは、安心して任せられる相手であることをアピールして信頼関係を築いていかなければなりません。その際、仕事を依頼する相手に関する情報が1つでも多い方が安心感を与えられます。請求書にも同じことが言え、自分の情報を開示することで相手に対して余計な不安を抱かせないことが、ビジネス上のマナーとも言えます。
トラブルを防ぐため
前述したように請求書に住所を記載しないと、相手に不信感を与えてしまう一因になります。実際に契約を結んで見積書を発行したり、請求書を発行したりする際に住所を開示しないでいると、健全な信頼関係を築く障壁となるかもしれません。
実際に対面で会ったことがあり、お互いに素性が分かっているならば、住所を開示していなくても信用性に問題がないこともあるでしょう。しかし、非対面で契約締結から役務提供、代金支払いまで完結するような業務形態では、数少ない情報の中から依頼相手の信用度を推し量ることになり、住所はその判断材料として扱われるものです。
また、契約書や請求書を郵送する際には、住所の記載がないと面倒なことになる場合があります。差出人の住所を書かずに発送した場合、宛先人不明でも差出人に返送することができず、料金不足だと相手先に不足金額の支払いをさせることになります。このようなトラブルを防ぐには、住所を開示するのが唯一の対策なのです。
住所の書き方
ここでは、請求書上の住所の書き方について具体的に解説します。
必ず右上に記載する
請求書の書き方や書式について特に公的に決まったルールはありませんが、請求書の用紙の右上に名前と住所を記載するのが典型的な書き方です。住所は郵便番号から始まって都道府県、市区町村名を書いていくのが通常です。
連絡先も記載しておいた方が良い
上述のように請求書を作成する際、発行者情報として名前と住所を記載する他に、受け取った側が問い合わせをする際の利便性を考えて、電話番号などの連絡先も記載しておいた方がより良いでしょう。電話番号は携帯電話よりも固定電話の番号を記載した方が信用性という面ではプラスになりますが、個人事業主やフリーランスの場合は携帯電話の番号というケースも多いようです。
また、自宅を事務所にしている場合、外出すると電話が取れないため、携帯電話の番号を記載しておけば連絡がつきやすくなります。
捺印の漏れに注意する
請求書に捺印する必要があるかどうかに関しては意見の別れるところです。請求書自体は書式が法令で決められたわけではなく、極論を言えば発行しなくても法律的にはまったく問題ありません。したがって、請求に捺印することも法律上は求められていません。
ただし、ビジネス上の慣例的なマナーという観点から見ると、捺印は請求元の会社が作成した書類であることを証明する根拠になります。偽造しようとしても、捺印されていない請求書よりは捺印があった方が偽造の難易度が高くなるので、一定の不正防止の効果はあるでしょう。
コロナ禍によってリモートワークが広がっている昨今は、捺印を省略した請求書を使う場合も増えているものの、捺印という日本独自のビジネス慣習は根強いものがあります。また、捺印がないと受け付けない企業や官庁は一定数あり、やはり捺印をした方がスムーズにやりとりが進むのが現状です。
捺印する位置は、捺印欄がある場合を除いて発行者の会社名、もしくは住所記載箇所の右側が通例です。偽造防止のために会社名・住所の上から重なるように捺印することもあります。
住所をどうしても書きたくない場合
住所をどうしても書きたくないシチュエーションが発生した場合、どのように対処すべきか以下に解説します。
自宅以外のオフィスを使う
請求書の発行者情報としてシェアオフィスを借りて、シェアオフィスの住所を書くという手があります。シェアオフィスとはその名のとおり、共用スペースを複数の利用者で共有するオフィスです。
シェアオフィスは、自宅を事務所にしている個人事業者やフリーランスからの需要があり、日本各地の都市圏から始まって、最近では地方都市にも展開されるようになりました。基本的な利用方法は、共用スペースになっているビルの1室や1フロアの空間を契約して利用します。大抵の場合、郵便物を受け取れるようにポストが備わっているので、取引先からの書類もシェアオフィスで受け取ることが可能です。
バーチャルオフィスを活用する
上述のシェアオフィスに加えて、バーチャルオフィスを活用するという手もあります。バーチャルオフィスとは住所を貸し出すサービスのことで、請求書や名刺にそこがあたかも自分の事業所の住所であるかのように記載できます。中には郵便物を受け取ったり転送したりしてくれるサービスを提供しているものあり、書留郵便のように受領サインが必要な郵便物でも代わりに受け取ってもらうことが可能です。
請求書管理ツールで自動化するのもおすすめ
毎月発生する請求書の作成に煩わしい思いをしているなら、請求書管理ツールを導入して自動化するのもおすすめです。請求管理ツールとは、請求書の作成や送付に関する作業を合理化・効率化するもので、住所を毎回書くのは億劫という方にはおすすめの方法です。例えば請求書をエクセルで作成していて印刷、封入、送付に多大な時間を割いているようなケースには、請求書管理ツールを導入することで目に見える効率化が見込めることでしょう。
請求書の住所といった発行者情報は、基本的にどのツールでも1度インプットしておけば、次からは自動的に書き込むことが可能です。ツールで作成した請求書をメールまたはクラウド経由で送付すれば、住所がないことで発生する郵送トラブルを回避できます。
また、入金管理、顧客管理、レポート作成といった機能を備えているものもあり、請求にかかわる一連の作業を大きく効率化できるのが特徴です。
ツールを選ぶ際に意識したいポイント
ここからは、請求管理ツールを選ぶ際に意識したいポイントを以下に解説します。
機能は充実しているか
請求書管理ツールは数多くの会社から提供されており、搭載されている機能も各社様々です。そのため、ツールを選ぶ際には自社が必要としている機能と合っているかを十二分に見極める必要があります。請求管理ツールをなぜ導入したいのかという自社のニーズを洗い出し、各社の請求管理ツールが搭載している機能と照らし合わせていくといいでしょう。
例えば書類作成を効率化したいなら請求書発行、納品書発行、注文書発行、支払明細書発行、請求書発送までをカバーするものが適しています。
入金管理や入金消し込みなどの高度な業務も効率化したいなら、売上レポート、入金管理、支払い督促、入金消し込み、決算書作成までカバーするものを選ぶといいでしょう。
機能が充実していれば多くの範囲で業務の効率化が可能になりますが、それに応じて利用料金も高くなります。操作性、機能、料金体系を総合的に判断しましょう。
料金設定は適切か
請求管理ツールは、クラウド型のものであれば使用料金が月額制で、ほとんどはアクセスするユーザーの数が増えるにつれて基本料金が上がる仕組みです。他の料金体系としては発行する請求書の数に応じたものもあり、100通までは〇〇円といった仕組みになっているものもあります。
クラウド型の他にインストール型ものあり、月額費用は発生しないものの、導入コストの他にアップデートのためのコストが定期的にかかります。
郵送代行は可能か
インターネットの普及と共に、企業間のやりとりをインターネット上で完結する機会も増えてきました。しかし、契約書などと並んで証憑書類として取り扱われる請求書は、依然として紙の原本を送付することが求められる場面が多いものです。そのため、請求書の郵送代行が可能かどうかも選定のポイントになります。
請求書を発送するには、請求書と送付状を印刷し、封筒に入れ、投函するという手間のかかる面倒なプロセスを経なければなりません。取引先が数百社に及ぶと、封入書類の確認も含めて丸1日かかるというケースも珍しくありません。
たとえ繁忙期であったとしても請求書の送付は遅れずに処理しなければならないものであり、かといってその処理のために1日だけアルバイトを雇うというのも現実的ではありません。そんな時に郵送代行サービスを利用すれば、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。郵送代行は1通あたり150円から200円程度が相場なので、社内で処理するコストを考えれば利用する価値はあるでしょう。
他システムとの連携は可能か
請求書データを自社が保有している既存のシステムから取り込む場合、システムと請求管理ツールとの間で連携が可能かどうかも選定の重要なポイントです。データを取り込む方法としては、既存システムからデータをCSVファイル形式でエクスポートして請求管理ツールにインポートする方法が手軽です。より高度な手法としてAPI（Application Programming Interface）で直接連携する方法もあります。
月に1～2度しか請求書を発行しないのであればCSVファイルを介した方法で十分ですが、頻繁に請求書を発行するのであればAPIで直接連携した方がいいでしょう。
請求管理ロボを導入してストレスなく請求業務を完結させよう！
毎月発生する請求業務は、経理担当者にとっては逃げられない重要な仕事です。しかし、取引先への請求書の発行と送付、それに入金確認や入金消し込みに悲鳴を上げている経理担当の方も多いのではないでしょうか。請求書にまつわる業務の繁忙さで請求漏れや代金の未回収が発生してしまえば、会社経営にも影響を及ぼしかねません。そんな時は、請求管理ロボにお任せください。
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まとめ
本記事では、請求書への住所の記載に対する必要性や住所を記載したくない場合の対処法について解説しました。請求書に住所を書かなくても法的には問題ないものの、住所が分からない相手と取引するのは不安、と考える方が一定数いるのも事実です。本記事で述べたように、シェアオフィスやバーチャルオフィスをうまく活用し、それぞれに合った方法で臨機応変に対応すると良いでしょう。
また、請求業務全般にお悩みを抱えている企業は、請求管理ロボによる業務の自動化をご検討ください。漏れのない請求を実現し、経理担当者の生産性向上をサポートいたします。
