未収金とは、本業のサービスや商品以外で一時的に収益が発生した際に使われる、代金が未回収の債権を指す勘定科目で、「未収入金」ともいいます。

取引の効率化を図るうえで不可欠なものである一方、その回収に悩まされることが少なくありません。未収金を放置すれば、最終的に代金を回収できなくなり、自社に甚大な被害をもたらします。

そこでこの記事では、未収金の回収について網羅的に解説していきます。
未収金の発生原因・未収金の回収方法・未収金回収の注意点・未収金を未然に防ぐ方法について知ることで、理解を深めていきましょう。

未収金が発生する原因とは？

まず、未収金が発生する原因には何があるのでしょうか。債務者側、債権者側の両サイドから解説していきます。

債務者側の原因

債務者側としては以下の3つが原因として挙げられます。それぞれ具体的な例とともにご紹介します。

1.持ち合わせがない
・取引時に資金がなかったため、支払いができなかった
・高額な金額を長期にわたり支払い続けていたが、途中で支払いの目途が立たなくなった

2.商品・サービスに不満がある
・債務者側が商品・サービス内容に不備があったと考えている
・希望していた内容とは異なっていた

3.支払いを意図的に拒否している
・資金の有無に関わらず、未収金の時効狙いであり最初から支払う意思がない

未収金の発生原因が債務者側にある場合、債権者側は未収金を回収するために債務者に催促・督促をする必要があります。

債権者側の原因

債権者側の原因は以下の2つです。

1.債権者側の請求方法に不備があった
・請求書の送達を忘れていた
・請求書の送付の遅延
・請求方法が横柄だった
・債務者への説明不足

2.債権者側が連絡に応じられていない
・債務者は電話・メールなどで連絡を取ろうとしていたが、債権者側が応じられていなかった
　
未収金の発生原因が債権者側のみにあるならば、債務者側に支払いの意思があるため、債権者側が自ら動くだけで問題を解決できるでしょう。

未収金回収の流れ

未収金は、本業の営業取引で生じる売掛金とは異なり、固定資産や有価証券の売却代金、貸付金、立替金など、単発的・臨時的に発生した債権であることが少なくありません。

そのため、相手が継続的な取引先とは限らず、契約書や取引履歴といった債権の根拠資料が十分に整っていないケースもあります。回収を進める際は、まず売買契約書や合意の経緯、残高の確認資料など、債権が存在することを裏づける証拠をそろえておくことが大切です。

そのうえで未収金の回収は、「自社の不備などを確認する」「メールや電話で連絡する」「催促状を送付する」「督促状を送付する」「法的措置を取る」という順序で、段階的に進めていきましょう。それぞれの対応方法について、以下で詳しくみていきます。

回収の流れ1：自社の不備などを確認する

まずは、念のため自社に不備がなかったかどうかを確認しましょう。未収金がある際に、自社で特に確認すべき項目は以下の3つです。

①請求書の宛先間違いがないか
「宛先を間違えてしまった」「請求先の部署を間違えてしまった」というミスが生じることがあります。また、請求先が多くの拠点を構える大企業の場合、誤った支店に請求書を送っている可能性もあるでしょう。
念のため宛先に誤りがないかを確認しましょう。

②日付の記載ミスがないか
日付の記載ミスも、よくある不備です。例えば、月締めの翌月末払いで請求書を出した場合、請求日と支払期日は以下のようになります。

請求日：11月1日→支払期日：12月31日
請求日：11月30日→支払期日：12月31日
請求日：12月1日→支払期日：1月31日

このように、請求日と支払期日を取り違えてしまっている可能性もあります。

③請求書の送り忘れがないか
「請求書を送り忘れていた」というケースもまれにあります。特に月末などの繁忙期中だと、うっかり請求書を送り忘れたり紛失したりしてしまうことはゼロではありません。
請求書の作成と送付の担当者が別の場合などは、注意しましょう。

回収の流れ2：催促メールや電話を入れる

催促メールや電話で連絡しても入金されない場合は、次の段階として催促状を送付します。催促状とは、入金期日を過ぎても代金の支払いがない相手に対し、支払いを穏やかに促すための文書です。後述する督促状と比べると強い調子の通告ではなく、あくまで「入金のお願い」という位置づけで送るものと考えてください。

未収金の場合、相手が日常的にやり取りしている営業先とは限らず、固定資産の売却先や貸付先など単発の相手であることもあります。先方が取引の内容そのものを失念している可能性もあるため、催促状には「何の代金か」がひと目で伝わるよう、対象となる取引の内容・発生日・金額・当初の支払期限を具体的に記載しておくとよいでしょう。

そのうえで、「〇月〇日にご連絡しましたが、〇月×日時点で入金を確認できておりません」「〇月△日までにご入金またはご連絡をお願いいたします」といった形で、改めて支払いを依頼します。なお、催促状そのものに法的な拘束力はありません。

回収の流れ3：催促状を送付する

催促状を送付しても入金がない場合は、督促状を送付する段階に移ります。督促状とは、支払期日を過ぎても代金が支払われない相手に対し、より強い調子で支払いを求める書面です。

催促状との違いは、応じない場合には法的措置を検討する旨を示し、相手に対応を強く促す点にあります。督促状そのものに直接的な法的効力はありませんが、支払いを求める意思表示は民法第150条が定める「催告」に当たり、これを行うと時効の完成が6か月間猶予されます。

ただし、この猶予は時効期間をリセットするものではなく、一度きりの効果である点に注意が必要です。とりわけ未収金は、相手や金額がまちまちで、後になって「そのような債権は存在しない」と支払いを争われることもあります。催告を行った事実を確実に証拠として残せるよう、督促状は内容証明郵便で送付しておくことが重要です。

あわせて、債権の根拠となる契約書や残高確認の資料も整理しておきましょう。

回収の流れ4：督促状を送付する

催促状を送っても入金されないときは、督促状を送りましょう。

督促状とは、期日までに代金が支払われなかったことに対し、入金するよう促す書面のことです。

なお、通常の督促状自体には、直接的な法的効力はありません。
しかし、督促状が民法150条に規定される「催告」の要件を満たす場合、時効の完成を6か月間猶予する効果があります。
ただし、これは時効期間をリセットするものではなく、6か月の猶予効果が一度に限って認められるにとどまります。

また、民法150条に規定される「催告」の要件を満たす督促状を送付する際には、その事実を証拠化するために内容証明郵便を用いることが重要です。

内容証明郵便については、以下で詳しく解説しています。

未払いの請求書に内容証明は有効？書き方・例文と「払ってくれない場合の結末」を解説

督促状の記載項目

督促状を送付しても相手が支払いに応じない場合は、法的措置も検討することになります。主な手段としては、以下が挙げられます。

・支払督促（裁判所を通じて相手に支払いを命じてもらう手続き）
・少額訴訟（請求額が60万円以下の場合に利用できる簡易な訴訟手続き）
・民事調停（裁判所で話し合いによる解決を図る手続き）

これらの手続きで得た判決や調停調書などの債務名義をもとに、なお相手が支払わない場合は、強制執行を申し立てて回収を図ることもできます。

もっとも、未収金は売掛金に比べて契約書などの取引基盤が整っていないことも多く、法的手続きでは債権が存在することを自社で立証しなければなりません。

売買契約書ややり取りの記録、残高確認書といった裏づけ資料が乏しいと、回収のハードルは高くなります。専門的な判断には弁護士の協力が必要で費用も生じるため、法的措置はあくまで最終手段と位置づけ、それまでの段階で証拠を着実に積み重ねておくことが大切です。

回収の流れ5：法的措置を取る

督促状を送っても請求先が支払いに応じない場合は、法的措置も視野に入ってきます。法的措置には、以下のような手段があります。

・裁判所からの支払督促
・民事調停申し立て
・強制執行申し立て
・少額訴訟

ただし、専門的な知識がない場合は弁護士の協力が必要となり、費用もかかります。法的措置は企業にとっても大きな負担となるため、あくまで最終手段として考えておきましょう。

未収金には消滅時効がある

未収金には消滅時効があるので、注意が必要です。
消滅時効が成立すると、未収金を請求する権利が消滅し、相手方は時効の利益を援用できる（「時効だから支払いません」と主張できる）ようになります。

未収金の時効の利益を援用されると、未収金を請求できなくなる可能性があるため、未収金の時効期間が経過する前に、適切な対応をとる必要があります。

時効の期間等、詳しくは以下の記事で解説しています。
請求書（売掛金）の時効は何年？有効期限（消滅時効）を遅らせられるかについても解説

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