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ビジネスの現場では、契約が締結しているのも関わらずスムーズに支払いが行われないケースがしばし見受けられます。そうした際に、作成・送付が求められる書類が「督促状」です。

普段あまり聞き馴染みがないという方もいるかもしれませんが、「督促状」はお金の支払いに関し、債務者とコミュニケーションを取る手段として、重要な役割を担っています。

では、具体的に督促状にはどういった内容を記載すれば良いのでしょうか。この記事では、督促状の概要や一般的な書き方、発行する際の注意点などについて解説します。督促状に使用できるテンプレートもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

督促状とはどういったもの？

まずは、督促状について基本的な事柄を整理しましょう。

そもそも督促状とは

督促状とは、支払いが期日まで確認できなかった際、債務者に支払いを促すために発行する書類です。商品代金・会費・家賃などの支払いだけでなく、借金の返済に対しても期日が守られなければ督促状は送られます。

そもそも「督促」という言葉は、約束や義務を果たすように催促するという意味があります。早急に入金を促すために送る書面が督促状なのです。督促状は多くの場合手紙などで発行されますが、メールやインターネットなどを利用するケースもあります。

催促状との違い

「督促状」と混同しやすい言葉に「催促状」があります。催促状は相手に状況の確認と、少しでも早く入金してもらえるよう、比較的穏やかに支払いを促すための書面です。

一方督促状は、支払われていない事実を述べるだけでなく、新たな支払い期日や、支払いを行われなければ法的手段を検討することなど、催促状よりも強いニュアンスの書面になります。

そのため、順番としてまずは「催促状」、それでも支払いがない場合に「督促状」を送付するというのが通常の流れです。

督促状を送るタイミング

督促状を送るタイミングとしては、まずは催促状を送付し、1週間経っても連絡がない場合に次の手段として督促状の郵送を検討しましょう。

督促状は支払い期日が過ぎても入金されない場合に送付する書類ですが、いきなり督促状を送付するケースは少なく、まずは支払いを促す催促メールを送ることが一般的です。

それでも反応が見られない場合は書面の催促状を送付します。さらにその後も反応が見られない場合は、次善策として督促状を送るのです。

もし、督促状を送っても反応が見られないケースでは、改めて督促状を送ります。

なお、再度督促状を発行する際は、記載内容の文言を強めることをおすすめします。具体的には、法的措置に関する忠告を強調するなどの工夫が必要となるでしょう。

督促状の書き方をマスターしよう

続いて、督促状の書き方について解説します。督促状に記載する項目ごとにポイントを整理しましょう。

宛先

宛先には債務者の名前を記載しましょう。企業宛の場合には、株式会社◯◯◯御中と企業名で記載してください。もし、やり取りしている担当者がいる場合には、企業名に加えて部署・役職・氏名を明記します。

反対に、個人宛に督促状を送る場合は、個人名ではなく「◯◯会員様」と記載する方法もあります。このように事務的な表現にすることで形式的な印象となり、高圧的な印象を与えずに済むため、ひとつの手段として覚えておくと良いでしょう。

発行日

続いて、督促状の発行日を記載しましょう。

督促状は代金の支払い期日の超過を通達する役割があるので、発行日を明記することでその後のやり取りがスムーズになります。また、先方から支払いに関連する連絡があった際にも、発行日があればいつ送付した督促状か、特定がしやすくなります。

差出人名

差出人の企業名・担当部署・担当者指名を記載して捺印します。基本的には督促状の最上部の右側に記載するようにしましょう。

そのほかにも、電話番号やメールアドレスといった担当者の連絡先を明記しておくと、相手とのやり取りがよりスムーズになります。

表題

表題の書き方は相手によって使い分けましょう。もし、緊急性などを強調したい場合には「督促状」と記載します。

ただし、督促状という表記は相手に圧を与える可能性も高いため、「お支払いのお願い」や「商品代金のお支払いについて」「代金お支払いの件」といった表記も有効です。表題の表現を変更することで、細かいニュアンスを調節しましょう。

支払い要求

未納の代金の支払いを要求することを明確に記載しましょう。記載が求められる主な項目は以下の通りです。

● 代金の名目
● 支払い金額
● 支払い期日
● 支払い方法

こうした情報の真偽は相手からの信用にも影響します。記載内容に間違いがないように、事前にしっかりと確認しましょう。

法的措置について

法的措置を検討していることも明記しておきましょう。督促状を送っても支払いがされない場合の最終手段として、法的措置も考えていることを相手に伝えるために記載します。

その際に加えて、遅延によって発生した再請求などの費用も明記するようにしましょう。

返信欄

督促状の下部に返信欄を作りましょう。必要な項目は以下の通りです。

● 支払い予定日
● 企業名
● 担当者氏名
● 捺印欄

相手がスムーズに返答できるように、こうした返信欄を設けておくと親切です。

督促状に使用できるテンプレート

督促状のテンプレートを以下に用意しました。書き方のポイントを確認しながら、督促状の作成にご活用ください。

督促状では未納の代金の支払い要求を、相手に明確に伝えることが大切です。相手に対して失礼がない文章を心掛けつつも、支払いを催促したい意思ははっきりと明記しましょう。

督促状を発行する際の注意点

実際に督促状を発行する際には、いくつか注意したいポイントがあります。スムーズにやり取りを行えるよう、事前にチェックしておきましょう。

普通郵便で送る

督促状は基本的に普通郵便で送るようにしましょう。

督促状はあくまでも相手に支払いを要求するための文書で、強制執行に関する法的な効力はありません。そのため、内容証明郵便や書留で督促状を送付する必要はないのです。

そもそも、内容証明郵便は法的な効力の発生や紛争の防止を考慮する際の郵送方法であり、内容証明郵便で督促状を送付してしまうと、相手に対して不要なプレッシャーを与えてしまう可能性があります。

ただし、催告書の場合には法律的な文書としての役割があるため、内容証明郵便で送付する必要があります。督促状と催告書の違いを良く認識したうえで、正しい郵送方法を選択しましょう。

請求書のコピーを同封する

督促状を送付する際には、コピーした請求書を同封しましょう。何についての督促状であるかを相手に分かりやすく伝えるための、大切な工夫です。
請求書のコピーがあることで、記載された支払い期日を過ぎているという事実を、改めて相手に認識してもらえます。

ただし、送付済みの請求書と混同して相手先が二重計上してしまわないように注意を促すことも忘れないようにしましょう。
督促状に同封した請求書には朱書で「再発行」などと必ず記載し、請求書原本とは別物であることを明確にするなどの工夫を凝らしましょう。

封筒の表書きは朱書き

督促状封筒に封入する際は、封筒の表書きに督促状などと朱書きで記載しましょう。専用の印鑑がある場合には表面に押印します。届いた封筒を相手が見てすぐに要件を認識できるように、見やすく表記することが大切です。

もし、封筒の表書きが朱書きされていない場合、ほかの郵送物に紛れてしまうリスクもあります。実際、督促状の存在に気付けずに支払いが行われないケースも中にはあるのです。

こうした事態を回避するためにも、封筒の表書きへの朱書きは忘れないようにしましょう。

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まとめ

督促状は相手に代金の支払いを催促するために重要な書類です。代金の支払いが期日を過ぎてしまう理由は相手の事情によってさまざまで、単純に忘れていただけのケースもあれば、金銭的に支払いが厳しいという場合もあります。

さまざまな状況の相手に対して支払いを催促するためには、督促状が大切な役割を果たすのです。解説した書き方のポイントや注意点を意識し、案件や要件が明確な督促状を作成するようにしましょう。

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