請求書処理の自動化の課題とは？デジタル化でノンコア定型業務の効率化を図ろう！

請求書請求業務 2024.03.01

請求書の発行はシステムを使った業務効率化が進んでいますが、一方で取引先からの請求書の受領と処理に関しては自社でコントロールしづらい点が多く、さまざまな課題があります。
本記事では、請求書受領を自動化・効率化する方法からツールを選ぶポイントまでを詳しく解説します。

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請求書処理にまつわる課題とは

請求書の受領と処理にまつわる課題とは、具体的にどのようなものでしょうか。

取引先によってフォーマットが異なる

請求書の送付方法に決まりは無いため、多様な形式に対応しなければなりません。受領する請求書が紙であったり電子データであったり、取引先によってフォーマットが異なると作業が煩雑になります。

例えば、PDFデータの請求書は電子データのまま管理できますが、紙の請求書は一旦スキャンして電子データ化するなど作業が煩雑になり無駄なコストが生じてしまいます。

承認者の不在時に承認が遅れる

請求書の内容から起案された支払依頼書は、経理部門や財務部門に回付・承認されて、最終的に請求元への支払いに至ります。紙ベースで承認フロー上の承認者に回付と承認の押印を繰り返すのが一般的なパターンではないでしょうか。

しかし、紙ベースでの承認フローは可視化が難しく状況の確認が困難です。また、承認フロー上の誰かが不在だと承認が止まってしまいます。

データ入力作業に時間がかかる

承認が終わっても経理の仕事は終わりません。請求書の内容と照合しながら、取引先・金額・支払日・支払い口座などの入力を複数回にわたってしなければなりません。銀行振込依頼に必要なデータの作成や会計システムへの入力など、何度も同じような項目を入力・転記してデータ化する作業は手間がかかります。

また、入力した内容が正しいかどうか不安が残るため、心理的な負担になります。複数人で多重チェックをすればミスは減らせますが、負荷や工数が増えるのは避けられません。

請求書の保存に手間がかかる

支払い完了後も、請求書を保存する上で紙の請求書には問題があります。国税関係書類の重要書類にあたる請求書は、法人では原則として10年間の保管が必要です。大量の請求書を受領する企業であればファイリング作業の工数や保管場所の確保も課題になるでしょう。

また、2022年の電子帳簿保存法改正により、電子データで送付された請求書を紙に出力して保存することが2024年から不可となります。このことで、すべての請求書を紙ベースで管理していた事業所はさまざまな問題が生じます。

紙の請求書と電子データの請求書が混在する現状では、電子データ保管に一本化するにしても紙の請求書のスキャンに手間がかかります。また、紙の請求書の原本保管と電子データ保管の二元化するにしても検索性が悪いことによる管理性の低下が避けられません。

請求書受領を自動化・効率化する方法

請求書受領を自動化・効率化する方法として、受領する請求書のフォーマットや媒体が不統一である点が問題になります。これを解決する方法は、大きく分けると2種類あります。

ひとつは、相手先に電子データで発行してもらうことです。取引先への説得や電子化に向けてサポートが必要になるという手間が発生しますが、発行から受領までクラウド上のSaaSなどで完結できれば自社の業務に最適化された請求書データが最初から手に入り、業務効率は大幅に改善します。

もう一つは、紙の請求書を一括データ化できるスキャンサービスを活用する方法が考えられます。スキャン後に記載された請求日・請求元名称・請求金額などの情報を自動認識し、請求書をデータ化することができます。

請求書受領代行サービスを活用する

紙の請求書受領を根絶できず、原本の補完やファイリングのような物理的な作業が課題なのであれば、紙の請求書の開封・整理・スキャンをトータルで請け負う請求書受領代行サービスを活用する方法もあります。請求書の受領をアウトソーシングし、最適化された電子データだけを受け取ればいいので自社の業務効率は大きく改善します。

承認プロセスをシステム化・簡略化する

請求書受領を煩雑にしている理由のひとつに、代金支払いに至るまでの承認プロセスがあります。承認プロセス自体が複雑なのであれば簡略化し、ワークフローシステムを使ってシステム化することを考えましょう。

また、請求書が関連する書類（稟議書・契約書・見積書・契約書・領収書）の情報が一元管理されており、承認者が参照できるようになっていれば、承認プロセスの円滑な進行に役立つでしょう。

同じデータを使い入力の手間を削減する

請求書の受領と処理の過程で、同じデータを複数のシステムに入力するのは時間と労力の無駄であるだけでなく、ミスが起こりやすくなります。請求書を電子化する際は、その後のワークフローでも使い続けられるかを検討し、再利用可能なデータを作成しましょう。

例えば、銀行振込に使用する全銀協フォーマットや勘定科目や部門が仕分けられたデータなどがあげられます。データを再利用することで大幅に手間を省ける上、ミスの防止という効果も期待できます。

ペーパーレス化を推進する

2022年に国税関係帳簿書類の保存に関する法律である電子帳簿保存法が改正され、請求書の電子データ化へのハードルが大きく下がりました。主な改正内容は以下の2点です。

1点目は、紙媒体をスキャン・電子データ化して保存する際に税務署長の事前承認が必要なくなり、請求書をはじめとした国税関係帳簿書類の電子化が容易になりました。

2点目は、電子帳簿保存法では紙媒体と変わらない信頼性を持たせるために、電子データ化された書類にタイムスタンプによる時刻認証を求めていましたが、タイムスタンプの付与期限が3日から3か月に緩和されました。
電子データ保存に関する要件が大幅に緩和されたことで、請求書の電子化・ペーパーレス化の推進につながる可能性があります。

請求書受領を自動化するメリット

請求書受領の自動化には、どのようなメリットがあるのでしょうか。

業務負担が軽減される

請求書は月末・月初のような決まった時期に集中します。繁忙期に担当者が残業や休出といった負担を余儀なくされていることが珍しくありません。しかし、請求書受領が自動化されることで、煩雑な入力・確認などといった作業から解放されます。自動化によって解放された時間や人的リソースはコア業務に割り当てるなど有効に活用できます。

リモートでも完結する

コロナ禍で出勤が制限されたりリモートワークが推進されたりしても、経理担当者が紙の請求書に対応するために出勤しなければならないという問題が生じています。2020年に行われた業界団体の調査でも、紙の請求書への対応が大きな課題となっていることが明らかになりました。

この問題を解決するためには、電子データ化された請求書を前提にクラウド型などのオンライン上で作業できるツールを導入する必要があります。リモートワークで経理作業が完結し、出社する必要がなくなるメリットは大きいといえるでしょう。

請求書受領を自動化するツールを選ぶポイント

請求書受領の自動化に向けて、どのようなツールを選べばよいのでしょうか。ツールを選ぶポイントを解説します。

必要な機能だけを揃える

やみくもに請求書受領を自動化するツールを導入しさえすればいいというものではありません。まず、請求書受領を自動化する目的を明確化します。その目的を軸に情報収集や比較を行うことで、目的に合致した機能を備えたツールがどれなのかが見えてきます。

基本的には機能が豊富であるほどコストがかさみますが、必要のない機能への出費は意味がありません。具体的には自社の業務フローとの整合性があることや、既に運用している営業支援システムや会計システムなどとの連携ができるかどうかといった観点で選びましょう。

ツールの使いやすさや機能の分かりやすさも重要です。導入したツールは自社の従業員全てが使う可能性があるので、操作が分かりやすければ誰でも対応できるようになり、業務の引き継ぎが必要な場合にもスムーズに実行できることでしょう。

費用対効果を考える

ツールを選ぶ上で、利用料や導入時の初期費用も重要なポイントです。請求書の一定件数まで無料であったり、月額定額制で上限がなかったりなど、さまざまな料金プランがあります。また、運用にかかる工数や導入による人件費削減の割合、人的ミスによる機会損失防止効果がどの程度見込めるかといった点も検討する必要があるでしょう。

また、請求書の入力内容の設定を変更したい場合に、自力でも対応できるかどうかも確認しましょう。設定の変更が必要な場合にシステムベンダーに依頼が必要なようだと、維持・運用コストがかさむ要因になります。また、システムベンダーに依頼したが対応に時間がかかり結局期限に間に合わず手作業で対応したというのでは、何のためにシステムを導入したのか分かりません。

導入形態による差も無視できません。オンプレミス型では自社の専用サーバ上でシステムを運用しますが、その運用に要する費用はすべて自社で負担しなければなりません。また、法令改正等に応じてのシステムのアップデートも中長期的には必要になってくるでしょう。クラウド型であればSaaS提供事業者が運用し、アップデートも含めて一定の利用料金内でカバーできるため、運用コストは安くなる可能性があります。

サポート体制の充実度をチェックする

ツール導入の初期は操作に慣れるまでサポートが必要になります。また、長く運用を続けていく上でシステム障害に直面する可能性は十分にあり、サポート体制が充実していることは重要なポイントです。具体的には、電話やメールによるサポートデスク対応の充実、各種の勉強会やトレーニングの提供有無といったサポート体制がチェック対象となります。また、利用料金にサポート料金が含まれているのかも確認しておきましょう。

請求書受領の自動化はROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」におまかせ！

請求書受領をはじめとする請求管理業務は、月末月初など特定のタイミングに負荷が集中し、ミスの発生や、リソースの不足など、経理担当の方にとって頭の痛い業務でしょう。ROBOT PAYMENTの請求管理ロボは請求業務に特化したクラウド型のSaaSであり、請求業務を最大で80%削減できるサービスです。

請求管理ロボはSFAやCRMのような販売管理システムと連携が可能であり、請求データをCSVまたはAPI連携で容易に取り込むことができます。請求書の処理状況はダッシュボード画面に可視化され、状況の確認は容易になります。また、人的作業によるミスの入り込みやすい、入金後の消込作業の自動化にも会計システムと連携して対応しており、ミスの削減、処理の迅速化など業務の効率化に様々な面で有効です。それだけでなく、「商談･顧客管理」から「会計」まで取引に関するデータが分断されることなく一気通貫に管理されるため、データ活用の推進に貢献します。

また、ROBOT PAYMENTには500社を超える導入実績から得たノウハウをもとに、導入段階での運用体制の構築や運用開始後も定着に向けた伴走型の支援を行います。また、運用開始後も、電話・メールによるサポートデスクによる支援も提供します。

まとめ

請求管理業務はその性質上ミスが許されない一方で、定型的な単純繰り返し作業が多いうえに付加価値を生まないという問題があります。しかも特定のタイミングで担当者に負荷が集中するため、さらに効率を悪化させるという特性があります。

こうした請求管理業務の課題は、定型性や繰り返しという特徴があるため、IoTの導入に親和性が高く、ROBOT PAYMENTの請求管理ロボは販売支援システムと会計システムと連携して、ノンコア定型業務の自動化による経理業務の効率化に役立ちます。請求管理をはじめとする経理業務の効率化に課題をお持ちの経理担当者様、ぜひROBOT PAYMENT公式HPよりご連絡ください。課題解決のためのお力になります。