電子帳簿保存法の改正に伴い、電子データで発行・受領した請求書は、原則として電子データのまま保存する必要があります（紙に出力して保存するだけでは要件を満たしません）。

2024年1月以降、この電子保存義務は全事業者に適用されており、電子データの紙出力保存を認めていた「宥恕（ゆうじょ）措置」は2023年末をもって終了しています。
そして、2024年以降は、代わりに「猶予措置」が設けられています。

本記事では、現在の電子取引データ保存の要件・猶予措置の条件・紙の請求書の扱いについて整理します。

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電子取引データ保存義務の現状（2024年1月以降）

2024年1月以降、電子取引（メール・クラウドサービス・EDI等）で授受した請求書・領収書・注文書などの書類は、電子データのまま保存することが義務です。

紙に出力して保存するだけでは要件を満たさず、電子データを消去・紙のみで管理することは認められません。

なぜ義務化されたのか（改正の経緯）

電子帳簿保存法の改正は、経理・税務処理のデジタル化推進と、電子取引データの改ざん防止・透明性向上を目的として行われました。これにより、電子データを紙媒体に出力して保存できる措置は2021年度の税制改正で一度廃止されました。

しかし、紙で経費処理をしている企業から「電子化へのシステム改修が間に合わない」という意見が多く寄せられました。
この意見を受けた国税庁は、改正電子帳簿保存法が施行された2022年1月1日から2023年12月31までの2年間を宥恕措置として設定したのです。

なお、宥恕措置の期間内に行われた電子取引は、税務調査などの際に提示、提出ができるようにしておけば、紙での保存が容認されていました。

原則的な電子取引データ保存の3要件

電子取引データを適切に保存するには、以下の3要件への対応が必要です。

③の検索要件は、以下のような簡易な方法でも対応可能です。
・表計算ソフトで索引簿を作成する
・「日付・金額・取引先」形式のファイル名で一定フォルダに集約する

なお、基準期間の売上高が5,000万円以下の方など一部の事業者は、ダウンロードの求めに応じられれば③の検索要件を満たす必要はありません。

参照：国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」

原則要件に対応できない場合の「猶予措置」

原則的な3要件への対応が間に合わない場合でも、以下の(1)(2)の両方を満たす場合は、電子取引データを保存しておくだけでよい「猶予措置」が設けられています。

猶予措置適用時：「原則的な電子取引データ保存の3要件」を全て満たす必要はなく、電子取引データを保存しておくだけで差し支えありません。
猶予措置が適用される場合でも、電子取引データ自体の保存は必須です。電子データを消去して紙のみで管理することは認められません。

参照：国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」

紙の請求書が廃止されたわけではない

よくある誤解ですが、紙の請求書そのものが廃止されたわけではありません。

「電子データでやりとりした書類を、紙に印刷して保存する方法」が廃止されたという理解が正確です。

請求書電子化の対応でやるべきこと

現在対応が完了していない場合は、以下のステップで進めましょう。

1. 電子取引の保存要件を確認する（3要件の内容と自社の状況を照合）
2. 電子保存する範囲を決定する（どの取引・書類が対象かを整理）
3. 電子請求書の管理システムを選定する
4. 電子請求書に対応した業務フローを確立する

詳細は国税庁「電子帳簿保存制度特設サイト」もあわせてご確認ください。

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