インボイス制度における領収書の役割とは?受領側の対応なども紹介

請求業務

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税制に関する新しい制度として、インボイス制度が2023年10月から導入される予定です。

インボイス制度の趣旨は、売り手側から買い手側に対して正確な適用税率や課税区分、消費税額などを伝えることです。インボイス制度は仕入税額控除にも大きく影響します。そのため、ほとんどの事業者にとっては無関係ではありません。

しかし、インボイス制度がなぜ導入されるのか、実際にはどのような対策が必要なのかよくわからないという方も多くいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、インボイス制度の位置付け、簡易インボイス制度における領収書の役割、領収書発行における注意点などについて解説します。

インボイス制度とは


インボイス制度は、正式には適格請求書等保存方式と呼び、取引の流れの透明性を高めて正確な経理処理を促進することを目的としています。インボイスとは、もともとは貿易業務で用いられていた用語で、商材や物資を輸入した際に活用していた請求書も兼ねた納品書のことを意味していました。インボイス制度においては、所定の記載要件を満たした適格請求書を指します。適格請求書の定義は、現行の区分請求書に登録番号、適用税率、消費税額等の要件次項を追加した請求書もしくは納品書及びこれに類する書類とされています。
インボイス制度が導入される背景にあるのが、軽減税率の8%と標準税率の10%という2つの消費税率の存在です。現在は消費税率が混在しているため、以前のように仕入時にかかった税額を売上げから一括で精算することができません。インボイス制度の導入によって、どの取引や商材にどちらの税率が適用されているかが明確になることで、消費税の納付額計算の複雑化が解消されることが期待されています。
また、税の徴収を管轄する側にとっては、仕入税額控除の申請時における不正を防ぎ、適正な課税を確保するという目的もあります。

簡易インボイス制度では領収書が必要になる


インボイス制度では、通常の適格請求書における記載事項の一部を省略した適格簡易請求書を用いた簡易インボイス制度が創設されています。以下に簡易インボイスの定義と適格請求書との違いについて解説します。

簡易インボイスとは

簡易インボイスとは、適格請求書よりも記載要件が簡略化されたものです。小売店業やサービス業のように、不特定の顧客を対象として商品の販売やサービスの提供を行う事業者が発行できます。その他の簡易インボイスの発行が許されている事業者には、運送を行うタクシー業、写真の撮影や印刷を行う写真業、旅行商品を取り扱う旅行業、不特定の人々が利用する駐車場業などがあります。

適格請求書との違い

先述したように、簡易インボイスでは記載事項の省略が可能です。具体的には、適格請求書では請求書の発行を受ける事業者の氏名または名称を記載しなければなりませんが、簡易インボイスでは省略できます。
また、適格請求書では適用税率と消費税額の両方を記載しなければなりませんが、簡易インボイスではいずれか1つの記載でも問題ありません。
適格請求書と簡易インボイスのもう一つの大きな違いが発行者です。適格請求書は、適格請求書発行事業者の登録申請を国税庁に提出して認可を受けた事業者であればすべての事業者が発行できます。一方、適格簡易請求書は、適格請求書を発行するのが現実的には難しい事業者に対しての便宜を図るものです。そのため、不特定かつ多数の人々に対して取引を行う一定の事業者しか発行が認められていません。

簡易インボイス制度に対応した領収書の書き方

簡易インボイス制度に対応した領収書には、下記の5点を記載しなければいけません。

●適格簡易請求書を発行した事業者の名称及び登録番号
●取引日時
●取引された資産や役務の内訳
●税率ごとに区分して算出した金額
●税率ごとに区分した消費税額もしくは適用した税率

特に注意する必要があるのが、事業者の名称に加えて登録番号の記載が求められる点です。例えば小売店であれば、店の正式な名称と税務署から交付された登録番号(T+13桁の法人番号もしくはT+13桁の固有番号)を記載します。

領収書発行における注意点


ここからは、インボイス制度に則って領収書を発行する際に注意すべき点について解説します。

収入印紙が必要なケースがある

インボイス制度の導入によって、領収書の記載に関して様々な規定が追加されました。しかし、領収書の仕組みや役割が変わるわけではありません。領収書には現行と同じように印紙税法が適用されるため、課税文書として取り扱われる領収書には、取引金額に応じて収入印紙を貼り付ける必要があります。
収入印紙は領収書などを作成する際に課される印紙税を払うために使われる証票のことで、購入した収入印紙を領収書に貼り付けることで納税できます。受け取る金額が5万円以上~100万円未満であれば200円、100万円以上~200万円以下であれば400円の収入印紙が必要です。

内容の不備が生じた場合は再発行が必要になる

発行した領収書の内容に不備があった場合は、そのままではインボイスとは認められません。従来の区分記載請求書等保存方式では項目に抜けや漏れがあった場合は、受領者が修正することが認められていましたが、インボイス制度では基本的には認められていません。
発行した領収書の金額や内容などに不備があることに気が付いたら、速やかに取引先に連絡して領収書を回収し、改めて正しい領収書を発行しましょう。なお、領収書は証憑書類にあたるため、記載ミスがあった箇所に二重線を引いて訂正印を押して書き直す方法は適用できません。些細なミスでも、正確に書き直した領収書を再発行する必要があります。

押印を求められるケースがある

発行した側の会社印や担当者印が押されている領収書をよく見かけますが、実は押印されていなくても、税務上は問題ありません。必要事項が誤りなく記載されていて正しい手続きを経て発行された領収書であれば、経理上では有効な領収書として取り扱うことができます。しかしながら、押印することで領収書としての信用度が高まる、代金を確かに受領したことを示す、発行者や担当者を明確にするなどいった理由によって押印を求められることもあります。
日本では押印された書類への信頼度が高く、領収書を受け取る側の経費精算ルールで押印が必要となるケースも多いことが現状です。顧客からの心証をよくするためにも、押印を求められたらすみやかに従ったほうが良いでしょう。

領収書を受け取った側の対応


領収書は法律で保存期間が決められている証憑書類であり、保存期間は法人か、個人事業主か、副業かで異なります。以下にそれぞれについて解説します。

法人の場合

法人が領収書を受け取った場合は、法人税法で帳簿書類に分類されます。保存期間は原則として7年間です。2004年に実施された税制大改正より以前では大法人は7年間、中小法人は5年間とされていましたが、改正後は7年間に1本化されました。ただしこれには例外があり、平成20年4月1日以降に赤字が発生した事業年度は9年間、平成30年4月1日以降に赤字が発生した事業年度は10年間の保存が必要です。
なお、保存期間の起算日は領収書の発行日ではなく、領収書を受け取った事業年度の法人税の申告期限日からとなります。例えば事業年度末が2021年3月31日であるなら、法人税の申告期限日は2021年5月31日、領収書の保存期間は2028年5月31日です。

個人事業主の場合

個人事業主の場合では、領収書の保存期間は所得税法で定められており、青色申告と白色申告でそれぞれ保存期間が異なります。複式簿記で帳簿をつけている青色申告事業者の場合、領収書は現金預金取引等関係書類に分類され、保存期間は原則として7年間と定められています。ただし申告した前々年の所得が300万円以下であった場合は5年間です。
簡易帳簿をつけている白色申告事業者の場合、保存は原則として5年間と定められています。ただし、帳簿の保存期間については青色申告と白色申告のどちらの場合でも同じ7年間とされているため、念のため領収書も同じ7年間保存しておくことをおすすめします。なお、保存期間の起算日は、法人の場合と同様に確定申告の提出期限の翌日です。

副業の場合

会社員が副業を行って得た所得は雑所得として取り扱われ、2022年の税制改正より以前では領収書の保存は義務付けられていませんでした。しかし改正後は、雑所得に対しても一定のケースでは領収書の保存が義務付けられています。なおここで言う副業とは、日常的に主に従事している業務以外の仕事を指し、雑所得とはネットオークションで得た利益や所有している不動産を賃貸にして得た収入などを指します。
領収書の保存が義務付けられるのは、前々年分の副業で300万円を超える収入があった場合です。この場合は請求書や領収書などの現金預金取引等関係書類を、確定申告の提出期限の翌日を起算日として5年間保存しなければなりません。

領収書の保存方法


領収書をきちんと保存しておかないと、万が一税務調査が入った時に印象を悪くするかもしれません。しかし、膨大な量の領収書をすべて保管し続けることは困難です。ここでは領収書の保存に役立つ、スキャナ保存と電子インボイスについて解説します。

スキャナ保存

スキャナ保存の対象となるのは領収書、レシート、請求書、納品書などです。スキャンした紙媒体の書類は、破棄することができます。ただし、備え付けのプリンターでは出力できない大きさの書類をスキャンした場合や、検査で不備を指摘された場合は除きます。
領収書や請求書をスキャンしたり写真に撮ったりしてデータで保存する方法は以前から認められていたものの、適用要件のハードルが高く、あまり一般的ではありませんでした。しかし令和3年の税制改正によって適用要件が緩和され、税務署長からの事前承認や受領者の自署、社内または税理士等のチェックが不要になり、導入しやすくなりました。

電子インボイス

パソコンやインターネットが当たり前のツールとして広く普及した現代では、請求書や領収書をパソコンで作成してインターネット経由で送るということも容易にできるようになりました。パソコンで作成した請求書や領収書を電子インボイスと言い、このような電子データによるやり取りや保存は、電子帳簿保存法の要件を満たしていれば認められています。

満たすべき要件は真実性の確保と可視性の確保の2つです。真実性の確保は訂正または削除を行った場合に事実内容が確認できること、入力履歴を確認できることなどが求められます。可視性の確保はパソコンやプリンターの操作説明書を備えていて明瞭な状態で出力できること、取引年月日や取引金額などで検索できることなどが求められます。

インボイス制度導入後の領収書の保存に関する注意点

現行の区分記載請求書等保存方式では、課税金額が3万円以下の取引では領収書がなくても、帳簿に法定事項を記載すれば消費税の仕入れ税額控除が特例で認められていました。しかしインボイス制度導入後は、金額にかかわらずに買い手側は売り手側からインボイス制度の条件を満たした領収書を受け取って保存しておかなければ、消費税の仕入税額控除が認められません。これは社内で使うお茶やコーヒー、文房具等の備品などの金額が低い物品の購入に対しても適用されます。領収書を保存する期間は上述したように7年間です。

ただし例外として、領収書の発行を受けるのが難しいケースは領収書がなくても仕入税額控除の申請が行えます。対象の例は、電車やバスなどの公共交通機関の運賃、自動販売機で購入した飲食物などです。ただし、どちらも購入金額が3万円以下の場合しか適用できない点には注意が必要です。

インボイス制度に対応した請求書の発行・送付なら請求管理ロボがおすすめ

従来の制度と比べると、インボイス制度への対応にはかなりの時間や手間が掛かることが予想され、現場の経理スタッフにとっては業務上の負担増加が懸念されます。インボイス制度導入への確かな対応と業務負担増加の抑制を図るのであれば、ROBOT PAYMENTが提供する請求管理ロボをご活用ください。

請求管理ロボは2023年10月から導入されるインボイス制度を見据えて、適格請求書で求められる記載要件を満たした請求書フォーマットへのアップデートを2022年9月に実施します。また、日本文書情報マネジメント協会が発行するJIIMA認証の取得に向けても進めており、交付したインボイスを電子データで保存する方法を定めた電子帳簿保存法に準拠する予定です。請求管理ロボはクラウドサービスであるため、インターネット環境さえあれば場所や時間を問わずに請求書の作成・発行・送付・閲覧が可能です。

まとめ


インボイス制度に対応するためには適格請求書に求められる書式への変更や、定められた方法・期間での保存方法の確立が必要になります。インボイス制度の導入までにはまだ少し時間があるため、この準備期間内に対応に向けてシステムの導入などを早めに検討して万全の体制を整えることをおすすめします。

インボイス制度に対応したシステムなら請求管理ロボの導入をぜひご検討ください。請求管理ロボはインボイス制度に則った請求書の発行・送付から集金・消込・催促に至るまでを自動化して、バックオフィスの生産性向上・業務負荷の軽減を実現します。

監修
【監修】藤田 豪人 株式会社ROBOT PAYMENT 執行役員

2019年当社に入社、執行役員に就任。
当社に入社以前は株式会社カオナビにてコーポレート本部長、複数の情報IT企業にてCMOなどを歴任。
現在は、当社のフィナンシャルクラウド事業及びマーケティング全般を統括。