インボイス制度における領収書の役割とは?受領側の対応なども紹介

請求業務

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2023年10月からインボイス制度が開始され、領収書の発行と保存方法にも大きな変化が生じています。インボイス制度において、領収書も適格請求書として扱うことができますが、そのためには一定の要件を満たす必要があります。この記事では、インボイス制度における領収書の具体的な書き方や発行時の注意点、受け取った側の対応、保存方法などについて詳しく解説します。制度開始後も適切な領収書の取り扱いができるよう、重要ポイントを押さえていきましょう。

領収書も適格請求書として扱える


インボイス制度において、必要事項が記載されていれば、領収書も適格請求書として取り扱うことができます。仕入額控除を受けるためには、インボイス制度に則った形での領収書の発行・保存が必要です。

インボイス制度に対応した領収書の書き方

領収書が適格請求書として認められるには、以下の項目が以下の項目がすべて記載されている必要があります。

・適格請求書発行事業者の名称及び登録番号
・取引年月日
・取引内容
・税率ごとに区分して合計した金額及び適用した税率
・税率ごとに区分した消費税額
・書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

なお、小売業や飲食業などの「不特定多数の者に販売などを行う」事業者に限り、適格簡易請求書の交付が認められています。適格簡易請求書とは、インボイス制度において仕入額控除を受けるために保存が義務付けられている証明書類のうち、適格請求書の記載内容を簡略化したものです。

適格簡易請求書の書き方や対象となる事業者について、詳しくは以下の記事をご覧ください。
▶「【保存版】インボイス制度における適格簡易請求書とは?レシートの取り扱い方も解説

領収書発行における注意点


ここからは、インボイス制度に則って領収書を発行する際に注意すべき点について解説します。

収入印紙が必要なケースがある

インボイス制度の導入によって、領収書の記載に関して様々な規定が追加されました。しかし、領収書の仕組みや役割が変わるわけではありません。領収書には現行と同じように印紙税法が適用されるため、課税文書として取り扱われる領収書には、取引金額に応じて収入印紙を貼り付ける必要があります。
収入印紙は領収書などを作成する際に課される印紙税を払うために使われる証票のことで、購入した収入印紙を領収書に貼り付けることで納税できます。受け取る金額が5万円以上~100万円未満であれば200円、100万円以上~200万円以下であれば400円の収入印紙が必要です。

内容の不備が生じた場合は再発行が必要になる

発行した領収書の内容に不備があった場合は、そのままではインボイスとは認められません。従来の区分記載請求書等保存方式では項目に抜けや漏れがあった場合は、受領者が修正することが認められていましたが、インボイス制度では基本的には認められていません。
発行した領収書の金額や内容などに不備があることに気が付いたら、速やかに取引先に連絡して領収書を回収し、改めて正しい領収書を発行しましょう。なお、領収書は証憑書類にあたるため、記載ミスがあった箇所に二重線を引いて訂正印を押して書き直す方法は適用できません。些細なミスでも、正確に書き直した領収書を再発行する必要があります。

押印を求められるケースがある

発行した側の会社印や担当者印が押されている領収書をよく見かけますが、実は押印されていなくても、税務上は問題ありません。必要事項が誤りなく記載されていて正しい手続きを経て発行された領収書であれば、経理上では有効な領収書として取り扱うことができます。しかしながら、押印することで領収書としての信用度が高まる、代金を確かに受領したことを示す、発行者や担当者を明確にするなどいった理由によって押印を求められることもあります。
日本では押印された書類への信頼度が高く、領収書を受け取る側の経費精算ルールで押印が必要となるケースも多いことが現状です。顧客からの心証をよくするためにも、押印を求められたらすみやかに従ったほうが良いでしょう。

領収書を受け取った側の対応


領収書は法律で保存期間が決められている証憑書類であり、保存期間は法人か、個人事業主か、副業かで異なります。以下にそれぞれについて解説します。

法人の場合

法人が領収書を受け取った場合は、法人税法で帳簿書類に分類されます。保存期間は原則として7年間です。2004年に実施された税制大改正より以前では大法人は7年間、中小法人は5年間とされていましたが、改正後は7年間に1本化されました。ただしこれには例外があり、平成20年4月1日以降に赤字が発生した事業年度は9年間、平成30年4月1日以降に赤字が発生した事業年度は10年間の保存が必要です。
なお、保存期間の起算日は領収書の発行日ではなく、領収書を受け取った事業年度の法人税の申告期限日からとなります。例えば事業年度末が2021年3月31日であるなら、法人税の申告期限日は2021年5月31日、領収書の保存期間は2028年5月31日です。

個人事業主の場合

個人事業主の場合では、領収書の保存期間は所得税法で定められており、青色申告と白色申告でそれぞれ保存期間が異なります。複式簿記で帳簿をつけている青色申告事業者の場合、領収書は現金預金取引等関係書類に分類され、保存期間は原則として7年間と定められています。ただし申告した前々年の所得が300万円以下であった場合は5年間です。
簡易帳簿をつけている白色申告事業者の場合、保存は原則として5年間と定められています。ただし、帳簿の保存期間については青色申告と白色申告のどちらの場合でも同じ7年間とされているため、念のため領収書も同じ7年間保存しておくことをおすすめします。なお、保存期間の起算日は、法人の場合と同様に確定申告の提出期限の翌日です。

副業の場合

会社員が副業を行って得た所得は雑所得として取り扱われ、2022年の税制改正より以前では領収書の保存は義務付けられていませんでした。しかし改正後は、雑所得に対しても一定のケースでは領収書の保存が義務付けられています。なおここで言う副業とは、日常的に主に従事している業務以外の仕事を指し、雑所得とはネットオークションで得た利益や所有している不動産を賃貸にして得た収入などを指します。
領収書の保存が義務付けられるのは、前々年分の副業で300万円を超える収入があった場合です。この場合は請求書や領収書などの現金預金取引等関係書類を、確定申告の提出期限の翌日を起算日として5年間保存しなければなりません。

インボイス制度における領収書の保存


インボイスとして領収書を扱う場合、発行側、受領側ともにインボイス制度に則って領収書またはその写しを保存しなければなりません。

紙で受け取った領収書は、紙のまま保存するか、スキャンや撮影した電子データで保存することができます。一方、電子データで受領した領収書(電子インボイス)の場合、2024年1月1日以降は、電子データのまま保存しておくことが電子帳簿保存法によって義務付けられています。

領収書の電子データの保存について、詳しくは以下の記事をご覧ください。
▶「電子帳簿保存法改正で紙の領収書の保存は不要に?事前に準備すべきことは?

インボイス制度導入後の領収書の保存に関する注意点

現行の区分記載請求書等保存方式では、課税金額が3万円以下の取引では領収書がなくても、帳簿に法定事項を記載すれば消費税の仕入れ税額控除が特例で認められていました。しかしインボイス制度導入後は、金額にかかわらずに買い手側は売り手側からインボイス制度の条件を満たした領収書を受け取って保存しておかなければ、消費税の仕入税額控除が認められません。これは社内で使うお茶やコーヒー、文房具等の備品などの金額が低い物品の購入に対しても適用されます。領収書を保存する期間は上述したように7年間です。

ただし例外として、領収書の発行を受けるのが難しいケースは領収書がなくても仕入税額控除の申請が行えます。対象の例は、電車やバスなどの公共交通機関の運賃、自動販売機で購入した飲食物などです。ただし、どちらも購入金額が3万円以下の場合しか適用できない点には注意が必要です。

インボイス制度に対応した請求書の発行・送付なら請求管理ロボがおすすめ

従来の制度と比べると、インボイス制度への対応にはかなりの時間や手間が掛かることが予想され、現場の経理スタッフにとっては業務上の負担増加が懸念されます。インボイス制度導入への確かな対応と業務負担増加の抑制を図るのであれば、ROBOT PAYMENTが提供する請求管理ロボをご活用ください。

請求管理ロボは2023年10月から導入されるインボイス制度を見据えて、適格請求書で求められる記載要件を満たした請求書フォーマットへのアップデートを2022年9月に実施します。また、日本文書情報マネジメント協会が発行するJIIMA認証の取得に向けても進めており、交付したインボイスを電子データで保存する方法を定めた電子帳簿保存法に準拠する予定です。請求管理ロボはクラウドサービスであるため、インターネット環境さえあれば場所や時間を問わずに請求書の作成・発行・送付・閲覧が可能です。

まとめ

インボイス制度の開始により、領収書の発行と保存方法に大きな変化が生じています。適格請求書として扱うためには、登録番号や取引年月日、税率ごとの区分記載など一定の要件を満たす必要があります。また、収入印紙の貼付けや記載内容の不備への対応、押印の必要性など、発行時の注意点にも留意が必要です。

受け取る側も、法人、個人事業主、副業といったケースごとに適切な保存期間と方法を遵守しなければなりません。

これらを適切に行うために、請求管理ロボのようなシステムの導入が有効です。インボイス制度に則った請求書・領収書の発行から送付、保存までを自動化し、経理業務の効率化と法令遵守を両立できます。インボイス制度開始後も、領収書の取り扱いに万全を期すためにシステム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

監修
【監修】藤田 豪人 株式会社ROBOT PAYMENT 執行役員

2019年当社に入社、執行役員に就任。
当社に入社以前は株式会社カオナビにてコーポレート本部長、複数の情報IT企業にてCMOなどを歴任。
現在は、当社のフィナンシャルクラウド事業及びマーケティング全般を統括。