電子帳簿保存法
対応ガイド

以前は国税関係帳簿を電子データで保存するには、３ヵ月前までに税務署へ届け出る必要がありました。改正に伴い承認制度が撤廃され、電子帳簿保存法に対応したシステムやスキャナがあれば電子保存ができるようになりました。

以前は適正事務処理要件に定められた相互牽制、定期的な検査、再発防止といった社内ルールを規定し、書類とスキャナ保存したデータが同じかをチェックする必要がありました。改正に伴い撤廃され、スキャナ保存の要件が緩和され、定期検査で必要な紙原本が不要となりました。

以前は請求書の発行者側と受領者側の両方がタイムスタンプを付与する必要がありました。改正に伴いタイムスタンプ要件が緩和され、発行手順も簡略化、電子帳簿保存法に準じた管理であれば、発行側の付与だけで済むようになりました。

以前は「取引年月日」「勘定科目」「取引金額」などの国税関係の書類に応じた項目を検索要件として設定する必要ありました。改正に伴い国税の要求に応じて電子データを提出する場合は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみとなり検索要件の緩和と単純化されました。

以前は所得税、法人税などの電子取引データを、紙で保存しておく必要がありました。改正に伴い紙保存が認められなくなり、電子データでの保存が義務化されます。要件の緩和で取引の電子データ保存が義務化され、電子データを紙で保存ができなくなった点には注意が必要です。

猶予期間を適用するために「電子化・ペーパーレス化を実施できない理由」を税務署に説明できるように準備しておく必要があります。猶予期間が設けられていますが、すでに電子保存の義務化は始まっていますので理由が必要です。

紙の帳票類は保管場所の確保が必要で保管された書類を探すには手間も時間もかかります。まず社内の申請書類や稟議書類などを電子文書化しペーパーレス化を推進しましょう。クラウドサービスなどを利用し電子データで完結することで、さらなるペーパーレス化につながるでしょう。

電子取引情報の電子保存への対応は、新規システムの導入の利用料や業務コストがかかるため、社内の合意形成が取りにくく対応が遅れます。システム導入となるとしっかり運用できるまで時間がかかるので早急に取り組みましょう。

電子帳簿保存法改正の対応の他に2023年10月から「インボイス制度」が開始されます。インボイス制度の開始によって、経理部門への負担の増加が予想できるため帳票類の管理を効率化を目的とした電子化・ペーパーレス化がポイントとなります。