学会費の集金で注意することとは?代表的な集金方法など併せて解説

クレジットカード決済

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学問や科学、それに教育業界などに従事する人達が集まって形成される学会は、研究成果の公開・発表や妥当性の検討・論議などをする場として、多様な研究の発展に重要な役割を果たしています。学会の運営は学会員から徴収する学会費によって賄われており、学会費の回収率の多寡は学会の財政状況に直結することから、遅滞なく正確に集金をすることが重要です。

学会費の集金は、事務局にとっては日常業務の一つではあるものの、何かと手間のかかる業務です。そこでこの記事では、このように請求一つをとってみても煩雑な作業を要する学会費の集金について、学会費の代表的な集金方法や学会費を集金する際の問題点などについて解説します。

※目次※
1.学会費の代表的な集金方法
2.学会費を集金する際の問題点
3,学会費の集金はオンライン決済がおすすめ!
4.学会費をクレジットカード決済で支払うメリット
5.クレジットカード決済を導入するなら決済代行会社の利用がおすすめ!
6.クレジットカード決済システムを導入して学会費の集金業務を効率化させよう
7.まとめ

学会費の代表的な集金方法


ここでは学会費の代表的な集金方法として、現金、銀行振込、郵便振替、自動口座振替について解説します。

現金

現金による集金は、最も手軽でシンプルな集金方法として昔から使われています。集金のタイミングは、学会員が定期集会や研究発表などの学会に出席する際に行うのが一般的です。特にこれといった準備や手続きをする必要がなく、会員に金額を通知しておけばすぐに集金を始めることができ、どのような層の会員にも対応できる集金方法と言えるでしょう。また、決済と入金が同じタイミングであることからキャッシュフロー面でも有利です。

注意すべき点としては、金銭の授受が行われたことを確実に残すために領収書を発行すること、経理担当者の個人的な所持金と混ざらぬように回収用の封筒や鞄などを準備すべきことです。授受が容易である反面、現金の管理や未回収分の管理が煩雑になるデメリットもあります。近年は現地開催の学会が少なくなってきていることから、あまり使われていない集金方法です。

銀行振込

毎月の学会費を指定した銀行口座へ学会員に直接振り込んでもらう集金方法です。振込方法には、銀行窓口、ATM、インターネットバンキングなどの方法があります。オンライン学会のように直接対面する機会がない場合には有効な手段です。
銀行口座を開設してあればすぐに回収を始めることができ、現金による集金と同様に比較的手軽な集金方法であり、会員の層を問わずに実施できる方法と言えるでしょう。入金の記録が通帳に残る点もメリットです。

デメリットとしては、振込手数料が発生することです。手数料を会員側の負担とすれば受け取る側のコストはゼロになりますが、会員がそれを了承するかどうかという問題は残ります。また、入金情報と会員情報を一つずつ突き合わせて確認する必要があることなどは、業務上のボトルネックになり得ます。

郵便振替

ゆうちょ銀行または郵便局の貯金窓口に備え付けてある専用の払込取扱伝票を用いて、受け取る側の振替口座に現金を払い込む方法です。ゆうちょ銀行の口座を持っていなくても窓口で代金を払い込むことが可能です。払込手数料を学会が負担する場合は赤色の用紙を用い、会員が負担する場合は青色の用紙を用います。
メリットとしては、郵便局は全国に約24,000ヶ所あることから広いエリアをカバーしていること、ゆうちょダイレクト(インターネット)でも送金が可能なことなどの利便性が挙げられます。

デメリットとしては、払込の請求をある程度取りまとめてから入金処理を行うことから、受け取りまでに数日間を要すること、払込額によって数百円の手数料がかかることなどが挙げられます。

自動口座振替

自動口座振替は、会員が保有している銀行口座を事前に登録し、指定日に自動的に学会費を引き落とす集金方法です。公共料金の支払いに広く用いられている方法であり、多くの人にとって馴染みのある方法でしょう。
メリットとしては、登録さえ完了していれば特にアクションを起こさなくても自動的かつ確実に集金ができること、会員が金融機関に出向いて送金手続きをする必要がないことなどが挙げられます。

デメリットとしては、最初に口座を登録するために、振替依頼書に会員情報と口座情報を記入して手続きを行う必要があること、登録完了までに2ヶ月程度かかることなどが挙げられます。実際の運用に際しては、学会側が口座振替開始のために金融機関と個別に契約を行う必要があることから、そのような手間や管理の煩雑さを避けるために集金代行サービスを利用するのが一般的です。

学会費を集金する際の問題点


学会費を集金する際の問題点として、未入金の発生と集金・入金管理が困難なことが挙げられます。以下にそれぞれについて解説します。

未入金の発生

学会費の集金は、依然として銀行振込や郵便振替などのオフライン決済が用いられることがほとんどです。このような状況では、会員が多忙で銀行やATMに出向く時間がない、または出向くのが面倒だと感じて放置されてしまうケースが多々あります。学会費の支払いが年に1回などのように頻度が低い場合は、学会の事務局から郵便やメールで連絡したとしても忘れられて未入金が発生する可能性が高くなります。

また、未入金が発生した場合は、当該会員一人ひとりに対して催促の連絡を行わなければなりません。連絡がつかない場合、または連絡がついても入金してくれない会員に対しては何度も催促をせねばならず、追加作業が発生します。催促の連絡は郵便、メール、電話のいずれの方法であっても、相手の気分を害さないように神経を使う業務です。

集金・入金管理が困難

会員数が少ないうちは、手作業で集金や入金の管理をしていても問題はないかもしれません。しかし、会員数が多くなると会員情報や入金状況の管理が煩雑になり、ミスの発生も目立つようになってくるでしょう。学会の事務局は、請求書の発行、封入・送付、入金管理、入退会管理、会員名簿の作成と更新などの一連の事務作業を行っており、多くの会員を抱える学会では管理のために多大な時間を要します。通常の事務作業に加えて未入金や入金額の誤りが発生した場合には、個別に連絡して対応せねばならず、さらに時間かかることは避けられません。

集金や入金を管理するためには管理方法の確立も必要です。経理業務を行う現場ではエクセルが利用されていることが多いものの、ファイルが破損したり、どれが最新のファイルか分からなくなったりするトラブルを想定しておく必要があります。

学会費の集金はオンライン決済がおすすめ!


先に述べてきたようなトラブルや手間を防ぐためには、学会費の集金をオンライン決済にするのがおすすめです。以下にクレジットカード決済とコンビニ決済について解説します。

クレジットカード決済

クレジットカードは保有している人が多いため、学会費の集金方法にも向いています。JCBが2020年に実施した調査によると、クレジットカードの保有率は86.6%に達しており、これからもクレジットカードが広く普及していることがうかがえます。

クレジットカード決済は、インターネット上で会費の支払い手続きが完了することから場所や時間を問わずに手続きが行えるうえに、支払いのために銀行窓口やATMに出向く必要がありません。また、クレジットカードは世界共通で使える支払い方法のため、海外在住の会員にとっても利便性の高い決済方法です。会費を管理する事務局側にとっても、日々の業務が大幅に簡素化されます。

コンビニ決済

オンラインで決済する方法としては前述のクレジットカード決済が最も多いものの、コンビニ決済もそれに次いで多く利用されている支払い方法です。総務省の2017年度における調査によるとオンライン決済ではクレジットカードが66%、コンビニ決済は30.9%となっています。

日本国内のコンビニの店舗数は約57,000ヶ所であることから、支払窓口としては全国を広くカバーしていると言っていいでしょう。店舗に出向く必要はあるものの、ほとんどのコンビニは24時間営業であるため、時間を選ばない支払い方法と言えます。払込はレジで支払うか、専用の端末を操作して支払うかのいずれかです。

サブスクリプション決済のROBOT PAYMENT

学会費をクレジットカード決済で支払うメリット


学会費をクレジットカード決済で支払うメリットを、会員側と事業者側の両方の立場から解説します。

会員側のメリット

先にも少し触れた通り、クレジットカード決済では他の決済方法と違って銀行やATM、店舗などに出向いて現金を振り込む手間がかかりません。学会のWebサイトにアクセスして会員情報とカード情報を入力するだけで決済を完結させることができるため、インターネットにつながる環境さえあればいつでもどこでも支払いを行えます。

他にも、銀行やATMでの振り込みでは支払額を間違えていたら修正のために再度出向かねばなりませんが、クレジットカード決済であれば支払い額はあらかじめ設定されているため、人的ミスも防げます。

事業者側のメリット

事業者側のメリットとして大きいのは、クレジットカード決済ではお金をデータとして管理することが可能であるため、業務効率が大幅に向上する点です。現金決済ではお金の管理に手間がかかりますが、管理画面で決済が確認できるので、口座の入金状況を確認する手間も、振込人名義と会員名簿を突き合わせて照合する手間もありません。また、未入金があった場合の督促・管理の手間が大幅に工数削減できます。

さらに、会員が毎月金融機関に出向いて支払いの手続きをすることなく確実に会費の集金ができ、会員の継続率向上も期待できます。

クレジットカード決済を導入するなら決済代行会社の利用がおすすめ!


クレジットカード決済を導入するなら、種々の手間を省ける決済代行会社の利用がおすすめです。以下に決済代行会社の仕組み、メリット、選び方についてそれぞれ解説します。

決済代行会社の仕組み

自前で国際5大ブランドのカード会社との決済を全て揃えようとすると、1社ずつ個別に交渉したうえで書類を提出し、審査を受け、契約を交わす必要が生じます。また、各カード会社はそれぞれ独自の決済システムを持っているため、その全てを自前で統合しようとすると大がかりな管理システムを開発・構築しなければなりません。システムには高度なセキュリティ対策を講じなければならず、それは多額の費用を要します。

決済代行会社は、それぞれのカード会社との交渉・審査・契約を事業者に取り代わって引き受ける包括的な窓口となり、システム構築も請け負っています。種々の手続き、売上入金の一元管理、セキュリティ対策などの煩雑な手間を一手に引き受け、事業者とカード会社の間をシームレスに取り持つのが決済代行会社の主たる役割です。

決済代行会社のメリット

決済代行会社を利用するメリットとしては、導入時に関して言えば作業が最小限で済むことです。各カード会社の情報を収集したり、個別に交渉や契約をしたりする作業を省くことができ、本業に集中することができます。決済システムも各カード会社のシステムに対応し、高度なセキュリティ対策がなされたものを使うことができ、自前で構築する必要がありません。また、クレジットカード決済手数料を各カード会社間で比較して交渉することも任せられます。

運用面では、決済手段の確立さえ済んでしまえば管理作業の簡素化・省力化が可能です。管理ツールは通常各カード会社によって異なりますが、決済代行会社を利用すれば管理ツールを一元化できます。また、決済システムの保守、バージョンアップ、セキュリティの強化などを事業者が実施する必要がありません。

決済代行会社の選び方

決済代行会社を選ぶ際に見るべきポイントとしてここでは3つ挙げます。
1つ目は、希望している決済手段を取り扱っているかという点です。クレジットカード決済では5大国際ブランドを全てカバーしているのが望ましいものの、決済代行会社によっては取り扱っているブランドが限られている場合もあります。利用者の利便性を考えるなら5大国際ブランドのカバーを条件にする方がいいでしょう。

2つ目は、費用が妥当かという点です。決済代行会社の利用にかかわる費用を大別すると、初期費用、月額固定費、決済手数料の3つがあります。これらの費用が妥当であるかどうかを見極めるためには、複数社から相見積もりを取るのがいいでしょう。

3つ目は、強固なセキュリティ対策が施されているかという点です。決済代行会社を利用するということは、会員の個人情報や事業者の売上など秘匿性の高い情報の取り扱いを許すことを意味するため、セキュリティ対策は万全を期したものである必要があります。

クレジットカード決済システムを導入して学会費の集金業務を効率化させよう

クレジットカード決済の導入はROBOT PAYMENT
クレジットカード決済の導入を検討中の方は、ぜひROBOT PAYMENTのクレジットカード決済サービスにお任せください。当社のクレジットカード決済サービスは、小規模な学会の会員費から大規模な国際会議の参加費まで幅広く対応しています。学会月額費と学会参加費を一元管理することも、それぞれを個別で決済することも可能です。国際的な活動をしている学会向けに英語版の決済画面も提供しています。

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まとめ

学会費の請求・集金は事務局のスタッフにとって責任が重く、また多大な手間を要するものでもあり、一口に学会費請求と言っても多くのステップを経ねばなりません。

漏れやミスなく確実に学会費を集金するなら、この記事で解説したようにクレジットカード決済を導入するのがおすすめです。そして、クレジットカード決済ならぜひROBOT PAYMENTのクレジットカード決済サービスの導入をご検討ください。個人事業主から中小、大手企業まで12,000社以上に導入され、年間300億円以上の取引に活用されている実績があります。安全・安心・迅速・確実な集金業務ならROBOT PAYMENTのクレジットカード決済サービスにお任せください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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