【保存版】インボイス制度における適格簡易請求書とは？レシートの取り扱い方も解説
2023年10月1日から、消費税額の明記を目的としたインボイス制度（適格請求書等保存方式）が導入されます。これに伴い、普段の取引内で身近な存在であるレシートを「適格簡易請求書（簡易インボイス）」として扱う機会も増えます。
この記事では、インボイス制度導入における適格簡易請求書の定義や書き方、レシートの取り扱い方法について解説します。
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インボイス制度におけるレシートの扱い
インボイス制度では、レシートを仕入税額控除の証明に利用することができます。「不特定多数の者に販売などを行う」事業者との取引において、必要な記載項目を満たしていれば、レシートは「適格簡易請求書（簡易インボイス）」としての取り扱いが認められています。
インボイス制度におけるレシートと領収書の違い
レシートと領収書の大きな違いに「宛名の有無」がありますが、適格簡易請求書の場合、経理上の取り扱いには影響しません。適格簡易請求書として扱う上では、レシートと領収書は同等の取り扱いになります。
従来、宛名が書かれている領収書は利用目的や取引の事実関係が明確であるため、レシートよりも領収書の方が信頼性が高いものとして扱われる傾向がありました。しかしインボイス制度導入後は、レシートの方がメリットが多いと言われています。その理由として、レシートは機械によって自動発行されるため改ざんなどの不正リスクが低いこと、品目など取引内容が詳細に書かれているため効率的な経理処理が行えることが挙げられます。一方で、領収書は手書きが大半であるため、記載漏れのリスクや発行までに時間がかかるデメリットがあります。
ただし、レシートと領収書どちらを使うかは企業によって異なります。社内規定に沿って対応しましょう。
適格簡易請求書（簡易インボイス）とは
適格簡易請求書（簡易インボイス）とは、インボイス制度において仕入額控除を受けるために保存が義務付けられている証明書類のうち、適格請求書の記載内容を簡略化したものです。インボイス制度において、適格請求書発行事業者には適格請求書の交付が原則として義務付けられていいます。ただし「不特定多数の者に販売などを行う」事業者に限り、適格簡易請求書の交付が認められています。
適格簡易請求書の書き方
適格簡易請求書に記載すべき事項は以下の通りです。レシートが簡易適格請求書として認められるには、これらの項目がすべて記載されている必要があります。
・発行事業者の名称
・ 発行事業者の登録番号
・ 取引した日付
・ 取引の内容
・ 取引金額
・ 軽減税率の対象品目である旨の記載（※などのマークでも可）
・適用税率または税率ごとの消費税額
適格簡易請求書を交付できる主な事業
インボイス制度において、適格簡易請求書を交付できる「不特定多数の者に販売等を行う取引」に該当する業種は以下の通りです。
・小売業
・飲食店業
・写真業
・旅行業
・タクシー業
・駐車場業（不特定かつ多数の者に対するものに限る）
・その他これらの事業に準ずる事業で不特定かつ多数の者に資産の譲渡等を行う事業
例えばコンビニやスーパー、タクシーなどで逐一レシートに利用者の名称を書くことは現実的ではありません。これらの業種では、すべてのレシートに名称を書き込んでいたら営業に支障をきたすおそれがあります。そのため、受領者の名称などが不要な適格簡易請求書を扱うことが認められているのです。
適格請求書との違い
適格請求書と適格簡易請求書の違いは「受領者氏名または名称の有無」と「適用税率と消費税額の記載条件」との2点です。適格請求書では受領者氏名や名称を必ず記載する必要がありますが、適格簡易請求書の場合は不要です。また、適格請求書は適用税率と消費税額の両方が必須ですが、適格簡易請求書は最低限どちらかの記載が条件です。適格簡易請求書では、適格請求書と比べてこの２つの項目を省略して発行することが認められています。
レシートを適格簡易請求書として扱う際の注意点
レシートは、適格請求書に比べて記載項目のシンプルさ・発行のスムーズさなどの理由からメリットの多さがうかがえます。しかし、レシートを適格簡易請求書として取り扱うためには注意すべき点もあります。
（1）適格請求書発行事業者かつ不特定多数の者に販売などを行う事業であること
インボイス・簡易インボイス発行のためには課税事業者が税務署に申請して許可を得る必要があります。つまり、申請が通った事業者（適格請求書発行事業者）以外の請求書は、全て仕入額控除の対象外です。また、前述した通り適格簡易請求書を発行できる業種には条件があるため、特定の業種以外が適格簡易請求書の形で発行しても仕入額控除の対象にはなりません。適格簡易請求書として取り扱うには、両方の条件を満たす必要があります。
（2）3万円未満でもレシートが必須
インボイス制度導入後は取引価格が3万円未満の場合に認められていた特例が排除されます。この特例は、3万円に満たない取引に関しては、レシートなどがなくとも仕入税額控除が受けられたというものです。今までは社内で使用する安価な備品などにこの特例は活用されていましたが、これからは3万円未満でもレシートを受け取らなければなりません。
ただし、例外もあります。交通費の中でも鉄道運賃や、自動販売機で購入した場合などはレシートの発行が現実的ではないため、従来と同じく帳簿への記載だけで仕入税額控除が受けられます。
適格簡易請求書の記載例3パターン
ここからはより具体的に、適格簡易請求書としてのレシートの記載例をパターン毎に解説します。
ただし、適格簡易請求書について法律的に決められたフォーマットは現状ありません。業態や取引する業者の方々などが扱いやすく、分かりやすい様式にしましょう。
「税率ごとに区分した消費税額等」のみ記載する場合
まずご紹介するのは税率ごとに商品グループを小計し、合算税額を記載するパターンです。
「適用税率」のみ記載する場合
次に適用税率だけを記載するパターンです。
「消費税額」と「適用税率」両方を記載する場合
最後に、消費税額と適用税率の両方を併記するパターンです。
請求管理ロボを導入してインボイス制度に備えよう！
インボイス制度導入にあたり、適格請求書の発行側・受領側どちらも業務負担が拡大する見込みです。ただし、インボイス管理の効率化へ向けたシステム導入や電子データ化を実施することで、業務負担の軽減に加えて安全なインボイス管理ができます。
株式会社ROBOT PAYMENTが運営する「請求管理ロボ」は、インボイス制度導入にかかる負担軽減が期待できるクラウドサービスです。特徴として、インボイスの自動発行・送付が挙げられます。インボイス制度に対応した新しいフォーマットでの請求書作成が可能なため、事前に記入内容を設定しておけば、自動かつスピーディな請求書発行が実現可能です。
また、請求書発行後の自動集金・自動消込・会計ソフトへの連携ができるため、請求業務にかかるビジネスコストが80％削減可能となり、事業運営に専念できるでしょう。
レシートや領収書を含むインボイス全般の電子保存が可能な点も魅力の一つです。請求管理ロボを活用すれば、インターネット環境においていつでもデータを閲覧でき、紛失のリスクも防げます。
まとめ
2023年10月1日のインボイス制度導入に伴い、レシートを適格簡易請求書として取り扱うようになります。そのため、以前にも増してレシート発行・管理の重要性が増すばかりでなく、事業者にかかる請求書記載・管理業務の負担増加が予測できます。業務負担の増加を回避するために大切なのは、これまでの管理方法の見直しやシステム導入の検討です。
今回紹介した「請求管理ロボ」をはじめとしたクラウドサービスを活用すると、企業内の業務負担軽減や事業運営の効率化が期待できるでしょう。この機会に一度、請求書管理のシステム改善ついて検討してみてはいかがでしょうか。
