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経理業務で扱う貸借対照表にある「その他流動資産」のうち、性質の似た「仮払金」と「立替金」が混同し、どちらで処理すべきか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。「会社が一時的に支払う」「会社の資産として計上される」などの共通項もあるため、混同したままになっている方もいます。この記事では、仮払金と立替金の違いや、仕訳を行う際の注意点、おすすめの仕訳方法などを解説します。ぜひご一読ください。

立替金・仮払金それぞれの特徴

立替金と仮払金は、経理業務における勘定科目で混同されやすいですが、根本的な意味合いは異なるものです。立替金と仮払金それぞれの特徴について解説します。

立替金とは

立替金は「本来支払うべき人に代わって支払いを行ったときに用いる勘定科目」を指します。例として「本来であれば取引先が支払いを行うべきである費用や手数料などを会社が代わりに出費したケース」や「従業者が支払いを行うべきである雇用保険料や労働保険料などを会社が代わりに支払ったケース」などが挙げられます。具体的な立替金は、以下のとおりです。

従業員への立替
・保険料
・旅費
・給与の前貸しなど

取引先への立替
・配送料
・手数料など

立替金に含まれる経費は多岐にわたりますが、支払いのタイミングや経費計上の扱いによって勘定科目が変わるため、状況に応じて仕訳を行わなければいけません。また、勘定科目で立替金と混合されやすい勘定科目は次のようなものがあります。

＜貸付金＞
貸付金は「個人の従業員や取引先などに貸したお金」を指します。本来支払うべき人に代わって支払いを行ったという点では共通しますが、明確な違いはお金の返済期限の有無です。
貸付金には返済期日が設けられており、期日までに返済してもらわなければいけませんが、
立替金には返済期日が設けられることはそう多くありません。また、貸付金には明確な使用用途が決められていないことが多いため、具体的な使用用途が判明している場合には、立替金として処理できます。

＜預り金＞
預り金は「本来であれば会社が負担しない費用を、支払期限の前に従業員や取引先から預かって都度支払うお金」を指します。例として給与から天引きする社会保険料は、給与を従業員から一時的に預かり本人の代わりに第三者へと支払うため、預り金となります。また、天引きした給与を本人に支払うことも預り金と呼べます。

立替金と預り金の違いは、誰のお金を支払うのかという点です。預り金は従業員や取引先のお金を支払うものですが、立替金は会社のお金を支払うものです。そのため「支払いが必要な本人から先にお金を受け取っているか」「のちに返済してもらうか」によって判別が可能です。

仮払金とは

仮払金とは、用途や具体的な金額が明確ではない状態で、一旦会社が支払いを行った場合に用いる勘定科目です。例として「出張の際に、最終的に必要となる経費がわからない状態で社員に現金を支給したケース」などが挙げられます。そのため、出張の際に支給された仮払金の場合、領収書やレシートなどの信憑性が高い使途についての証拠を用意することを社員に徹底させる必要があります。

仮払金の存在は、経理業務を煩雑化させる要因となります。会社の規模が大きく、仮払金を利用する従業員が増えるほど「仮払金の支給」という業務を伴うからです。仮払金に関連した業務の負担をいかに効率化するかが経理業務の課題といえるでしょう。

仮払金と立替金の違い

混同しやすいとはいえ明確に違う点もあるので、しっかりと「立替金」と「仮払金」の範囲を覚えておけば精算時の判断に困ることもないでしょう。まず、立替金は会社の経費ではありません。一方、仮払金は会社の経費となるのが前提の費用です。立替金が発生するのは金額が確定する「前」であり、仮払金が発生するのは金額が確定した「後」となります。

例えば、立替金の場合はあくまで社員や取引先が支払うべき費用を貸している状態で、使途を明確に把握しておく必要があります。一方の仮払金は、大体の使い道は決まっていますが、実際にいくらかかるかは不確定です。出張にかかる費用も、余った場合は社員に返金を求める必要があります。ただし、不足金を社員が補っている場合は反対に会社側がその金額を支給しなければなりません。

つまり、「金銭の使い道が明確」かつ「会社側が融資している」という場合は立替金となります。「金銭の使い道の詳細が不明瞭」かつ「会社側が支給している」となるのであれば、仮払金を選択して処理しましょう。

立替金と仮払金の仕訳方法

次に、立替金と仮払金の仕訳方法について解説します。

立替金の仕訳方法

立替金の仕訳方法について、いくつかのケースに分けて解説します。

・本来であれば取引先が支払いを行うべきである費用や手数料などを会社が代わりに出費したケース

この場合に起こす仕訳は

となり、立替金が返ってきた時点で逆仕訳を起こします。

・従業者が支払いを行うべきである雇用保険料や労働保険料などを会社が代わりに支払ったケース
（※従業員負担30,950円、事業者負担68,740円の場合を想定）

この場合は、従業者が負担する金額である（30,950円）は立替金とし、会社負担分である（68,740円）は法定福利費を用いて仕訳を起こします

そして従業者給与や賞与から雇用保険料を控除（天引き）することで、会社が立て替えた従業者の雇用保険料は、本来支払いを行うべき従業者が支払うことになります。
（※給与250,000円、立替金1,200円の場合を想定）

雇用保険料や労働保険料のような、会社が労働局などへ一括で支払ったのちに従業者へ毎月支給する給与から天引きする場合には「立替金」を使用します。しかし、健康保険料や厚生年金保険料のような、給与から控除したのちに会社が健康保険組合などへまとめて支払う場合には「預り金」を使用する点に注意しましょう。

仮払金の仕訳方法

例として、出張の費用として社員に6万円を仮払いした仮払金の仕訳方法は以下のとおりです。

これらは受領証を用いて精算します。例えば実際にかかった費用が旅費交通費28,700円、会議費18,600円だった場合を想定しましょう。旅費交通費28,700円と会議費18,600円を借方に置きます。そして、仮払金60,000円を貸方に置くことによって、出張前に支給した仮払金60,000円の使用用途を明らかにします。最終的に、余った現金12,700円を借方に置き、仮払金の精算が完結します。

逆に、支給された仮払金以上の出費が発生し、社員の持ち出しが発生した場合は以下のとおりです。はじめに使用した費用を借方に置き、仮払金60,000円を貸方に置くまでは共通しています。次に、不足分である現金を貸方に置きます。

仕訳する際の注意点

次に、仕訳をする際の注意点について解説します。

できるだけ素早く処理を行う

仮払金が発生した場合、可能な限り速やかに金額を確認し、適切な処理を行いましょう。仮払金は、月末や決算期までに適切な勘定科目に振り分けて精算すべきものです。しかし、仮に仮払金の未精算分が残ってしまった場合、以下のようなリスクが発生します。

・延滞税が発生する
税務署は、仮払金未精算分が役員や従業員に対する給与や貸付金として使われていないかを確認します。給与と判断された場合には源泉所得税の徴収漏れ、貸付金と判断された場合は貸付金に対する受取利息の計上漏れと認定され「延滞税」が発生してしまいます。

・融資額の減額に繋がる可能性
仮払金は資産です。銀行は、融資した資金が事業運営以外の用途に使われていないかを念入りに確認します。使途不明金を仮払金に計上している場合は、正しい勘定科目へ振り替えて精算しましょう。仮払金の未精算分が多額で、経営者の説明が不充分な場合には融資額を減額される可能性があります。

領収書などの信憑性を高める

仮払金を従業員に渡し、その中から必要な経費を支払ってもらう形を取ると、不正が発生しやすくなります。そのため、領収書やレシート・契約書・支払い証明書など、信憑性の高い書類の提出を義務づけなければなりません。もしも領収書等の不正を放置してしまった場合、以下のようなリスクが発生します。

・利益が減る
過剰な費用を不正に申請され、不正な経費を支払ってしまうことは会社の利益が減ることに直結します。不正を行っているのが1人だけであれば影響は大きくないかもしれません。しかし、社内で常駐的に行われてしまうと、会社の経営に与える影響は無視できないものとなるでしょう。

・脱税と判断される可能性がある
会社が納税する法人税は、売上から経費を引いた金額に課税されます。そのため、経費を不正に申告されてしまうと、課税対象となる金額が減ります。このような不正を税務署が把握した場合、法人税を下げるためにわざと嘘の申告をしていると判断されてしまうリスクがあります。

・企業の名声に傷がつく
経費の不正が脱税と判断された場合、企業の規模や金額によってはマスメディアに取り上げられる可能性があります。これによりマイナスイメージがついてしまうと、顧客離れや取引先との関係悪化に繋がるかもしれません。

立替金と仮払金が混同している

上記で解説したとおり、立替金と仮払金は別の勘定科目です。もしも2つを混合している場合には、決算仕訳で勘定科目を修正する必要があります。主な理由として、発生した費用が立替金と仮払金のどちらに分類されるかによって税金の計算が異なるためです。これは「貸倒引当金」を意味しますが、貸倒引当金を算出する場合に、立替金は債権金額に計上されますが、仮払金は該当しないため計算が難しくなってしまいます。

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立替金と仮払金は異なる勘定科目とはいえ、性質が似ているため混合しやすいでしょう。そのため「経理処理がスムーズに進まない」「人的ミスが発生しやすい」などの課題も見受けられます。また、毎月発生する請求業務に関しても煩雑化しやすい業務です。上記の業務課題を解消するには、ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。

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まとめ

この記事では、仮払金と立替金の違いについて解説しました。両者の性質は似ているため、混合されやすい2つの勘定科目ですが、仕訳の際には別々のものとして計算しなければいけません。しかし、人の手で仕訳を行うと、経理業務がスムーズに進まないことや、人的ミスの発生が問題となります。

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