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証憑とは?正しい意味から使い方・証憑書類に関してまで徹底解説

経理

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証憑という言葉をご存じですか。日常ではあまり使わない言葉のため、知らない方も多いでしょう。ただし、ビジネスシーンでは頻繁に使われる言葉です。証憑は取引で欠かせない書類で、しっかりと内容を理解する必要があります。

そこで、証憑の意味と正しい使い方・証憑書類の詳細についてご説明しますので、参考にしてください。

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「証憑」の意味

証憑とは、取引が成立したことを立証するための書類です。分かりやすくするため、書類という言葉を加えて「証憑書類」と表現する場合もあります。つまり、会計や取引の記録を正確かつ真実性を担保して記した書類を証憑と呼ぶのです。

証憑書類の具体例として、領収書や請求書などの経費計上や申告をする際に必要な書類があります。企業の場合は、納品書や契約書も証憑です。また、社員への給与支払いに関する書類も、証憑に含まれます。証憑は金銭に関わることを主に記載しているため、会計や経理の担当者によって扱われるのが一般的です。場合によっては、人事異動に関する内容も含まれていて、人事部や他の部署でも扱っています。

証憑の使い方

証憑という言葉は、「事実を証明するためのエビデンス」というニュアンスがあります。よって、「証拠」よりも強い意味をもたせたい時に用いるといいでしょう。

企業間の取引に関する書類では、「証拠の書類」とは表現せず、「証憑」と呼ぶ方が望ましいです。例えば、「ある商品を決められた個数で納品したことの証憑として、納品書を発行した」とします。これで、取引する商品の種類と数にお互いが同意し、それを納品したと証明できるでしょう。納品という行為の証明だけでなく、商品名や数にも同意した事実を証明するエビデンスになります。

証憑書類とは

証憑書類の発行目的は、口約束ではないことを証明するためです。取引をした人がお互いに同意し、その結果として取引が決定したということを、証拠として残します。そして、証憑書類は取引において重要な資料になるため、二重チェックをしている会社も多いです。

証憑書類は、原則として7年間の保管が必要になりますが、個人の場合は5年間が一般的です。ただし、帳簿の保存については税法で決まっているため、現金出納帳は7年間保存しましょう。証憑書類をしっかりと整理することは、取引の管理に繋がります。会社の信頼や業務の効率化にも関係する重要な意味を持つことであるため、慎重な対応が求められます。

証憑書類の種類

証憑書類にはさまざまな種類があり、「売上関係」「仕入れ・モノ関係」「ヒト関係」「その他」とグルーピングすることが可能です。この段落では、証憑書類の種類をご説明します。

<売上関係>
「契約書」「請求書」「領収書」などの書類は、金銭的な取引がどのように行われたのかが分かる書類で、証憑書類に当たります。それらの取引に際して、経費で支払う妥当性はあるかを判断するために使うのです。売上関係の書類は企業の経営や業績に直結するため、しっかりと確認をしながら作成し、管理も徹底します。

<仕入れ・モノ関係>
取引をする際には、仕入れに関する証明を残すことが大切です。万が一、証明できる書類がないと、ミスが起きた時にトラブルが発生してしまいます。例えば、100個発注したはずが100箱で届いた場合、入荷数に大幅な違いが出るでしょう。数だけでなく、支払い額も増えてしまいます。発注数を口頭でしか伝えていなかった場合、どちらのミスになるのかでトラブルになるのです。そこで、証憑として「発注書」「納品書」を作成します。これらは、発注や納品など仕入れに関する一連の流れを裏付ける大切な書類です。在庫数が多い大企業は、一つずつ数える管理は不可能とされていて、発注書や納品書を参考に在庫管理をしています。

<ヒト関係>
従業員との取引を証明する書類も証憑になります。例えば、「履歴書」「雇用契約書」「退職届」「給与支払明細書」などです。労働者と使用者という関係でも、取引と考えます。そこで、雇う時の条件や給与など決められたことを証明するために作成するのです。ヒト関係の証憑は個人情報が含まれるものが多く、厳重な管理と適切な処分方法が求められます。

<その他>
売上や仕入れ・ヒト関係以外に作成した契約書も、取引に関するものは証憑になります。例えば、「利用明細」「口座の通帳」「賃貸借契約書」「返済予定表」などです。これらも種類に分けて、しっかり管理しておくといいでしょう。証憑の管理が不十分だと、使いたい時に探さなくてはなりません。契約の変更や税務調査など、急に書類が必要になることも多いです。基本的には種類別かつ日付順にファイリングし、部外者が入れない場所で管理します。

まとめ 証憑は大切な書類!種類や取り扱い方を知ろう!

証憑の正しい意味は理解できましたか。ビジネスシーンでは普通に使う言葉でもあるため、詳細まで理解できるといいでしょう。また、証憑書類の取り扱い方や管理を徹底することも大切です。適切な管理ができていると、信頼され、経営の効率化にも繋がります。これを参考に、証憑の意味や種類・管理について理解してみてください。

 
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