請求書に但し書きは必要？領収書との違いも解説
請求書への記載項目として、会社名や会社所在地、品目、価格などの一般的な項目の他に、但し書きと書かれているのを目にしたことがある方もいるでしょう。品目や価格などの主要な事項が書かれていれば但し書きは不要に思えますが、正しくはどうなのでしょうか。
この記事では但し書きの意味や請求書における必要性などについて解説します。
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但し書きとは
ここでは但し書きの概念を理解するために、但し書きの意味と活用される場面について解説します。
但し書きの意味
但し書きとは、前の文章に対して条件や例外、補足を書き加える注記のことです。契約書などの法的文書では「但し、〇〇の場合はこの限りではない」のように本文の例外規定として使われます。
一方、ビジネスの日常で但し書きを目にする機会が多いのは領収書です。領収書の但し書きは「但し、〇〇代として」のように、何に対する支払いかを明記する目的で使われます。但し書きが空欄だと、経理担当者がどの勘定科目で計上すべきか判断できなくなるため、記入しておくのが望ましいとされています。
活用される場面
法的書類以外に日常生活で但し書きをよく目にする場面としては、領収書があります。領収書で書かれる但し書きは、提供した商品やサービスが不透明なものに対して説明する目的で書かれるケースが大半で、一般的には「但し、〇〇代として」と書かれることが多いようです。
但し書きの欄が空欄だと、経理担当者がどの勘定科目で計上すべきか判断できず、経費処理が滞る原因になります。
請求書にも但し書きは必要なのか
請求書は、商品やサービスと代金をやりとりするのに使われる書類です。
請求書には商品名やサービス名、個数、価格などの項目がすでに記載されているため、何に対しての請求なのかは本文だけで十分に把握できます。領収書のように改めて内容を注記する必要がないことから、請求書に但し書きを記載する必要はありません。
ただし、取引の背景や特記事項など、品目欄だけでは伝えきれない補足情報がある場合は、請求書の備考欄（摘要欄）を活用しましょう。例えば「〇月分の追加作業分を含む」「次月繰越分あり」といった情報は、備考欄に記載することで取引先との認識のずれを防ぐことができます。
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請求書は但し書きこそ原則不要でも、記載項目や体裁を正しく整えることが、取引先との認識のずれを防ぐ第一歩です。
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