請求書に印鑑は必要?その理由と効率化する方法とは? | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

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請求書に印鑑は必要?その理由と効率化する方法とは?

請求書

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請求書は、サービスの提供者がその商品やサービスの購入代金を支払う際に購入者に向けて発行される書類です。企業間の取引では何かと登場頻度の高い書類ですが、いざ請求書を作成したときに「印鑑は押したほうがいいのか?」「どこに押せば?」「何を使ったら?」と迷った経験はないでしょうか。当記事では請求書においての印鑑の有無から、より効率的な書類の作成方法、注意すべきポイントまで解説します。

請求書に印鑑は必要?

請求書だけでなく、その他の契約書など多くの書類には印鑑の押印がされています。とはいえ、押印を求めるにも求められるにも手間がかかりますし、本当に必要なのかと疑問に思うこともあるでしょう。厳密にはどのような決まりになっているのか見ていきましょう。

請求書に印鑑は不要

請求書をはじめとした書類に押印がされている場合は多いですが、実際のところ押印しなければならないといった法的規則はありません。請求書に印鑑がなかったとしても、その書類に不備が生じるというわけではないのです。もともと、商取引の場合、請求書の発行自体が義務付けられてはいません。そのため、口頭のやりとりでの請求も有効になるわけです。

ただし、例外のケースとして税額控除を受ける場合は請求書を保管し、取引の内容やその金額などを記載した請求書が必要となります。また、口頭での約束は記録として残すものが何もないため、トラブルの元凶になりかねません。取引内容を記録するものとして、そして税務調査などが入ってしまう場合を想定して取引内容が外部にも把握できるようにするために請求書を発行することは多くのメリットがあります。

また、税額控除を受ける場合でも取引内容を確認できるようにするという名目のために請求書を発行するので、この場合も押印は義務付けられていません。

不要でも印鑑が押される理由

請求書への押印は、法律上では不要ということは前述しました。しかし、日本の多くの企業においては作成された請求書には印鑑が押されているパターンが多いです。

その理由のひとつは、請求書に印鑑を押すという行為は請求書の発行者を特定するためであり、支払う事業者の内部不正などを防止する役割を果たすためです。印鑑が押印されていない請求書は簡単に偽造することもできてしまうため、偽造のされにくい印鑑を押印することによってそれらの行為を防止する効果があります。加えて、押印のある文書の改ざんや偽造は、押印のない文書に比べて罪状が重くなります。このため、不正や偽造への抑止へと繋がります。

また、押印があることによってその請求書に信頼感が生まれるという点もあります。押印がされていないと、受け取った企業は請求書が本当に取引先企業から届いたのかどうかという確認が難しくなってしまいます。そのため、支払いの事務処理をスムーズに行うためには印鑑が押されていたほうが安心ですし、万が一取引でトラブルがあった場合に押印された請求書が証拠として利用できる場合もあります。

もちろん、請求書に印鑑を押す法令はないため印鑑のない請求書を発行することはできます。しかし、一部の企業や官公庁では押印のない請求書を受け付けられないという内規を設けている場合もあります。よって、必須事項ではないものの印鑑があったほうが何かと都合が良いというのが日本の企業の現状です。

 

押印すべき位置

請求書はそもそも特定の書式が決められていないので、印鑑を押印する場所というのも明確な規則はありません。しかし、ビジネスマナーとしてある程度の決めごとがあります。

まず、請求書の書式のなかに押印欄があればその部分に押印します。押印欄がない場合は、自社名や所在地などが記載された部分の右側に押印することが基本です。ただし、これは企業や書類の書式によって異なる部分が出てきますので事前によく確認しておくようにしましょう。

また、押印する際は社名や所在地などの記載部分に少しかぶせて行う、もしくは社名の中央に押印することがポピュラーな方法です。これは、請求書の社名と押印が合わさっていることで契約が成立した、という認識から成り立っています。また、あえてかぶせることでコピーや改ざんといったリスクを防ぐことにも繋がります。

さらに、押す位置を意識しても角が欠けていたりかすれていたり、文字が潰れているような印影では正式な書類として認めてもらえない場合があるので注意しましょう。試し押しなどをして、朱肉の量が適量か確認しておくことも重要です。

請求書によく使われる印鑑とは?

さて、実際に請求書に押印をする場合、さまざまな印鑑の種類のなかから何を選ぶのがベターなのでしょうか。ここでは企業でよく用いられることの多い印鑑を紹介します。

最も一般的なのは角印

企業が用いる印鑑は、いくつかの種類があります。また、法律上請求書において使われる印鑑が限定されているわけではないのですが、一般的に請求書など日常的な事務作業で用いられているものは角印(社印)が多いです。角印は書類の発行者の証として使用する、四角い印鑑です。

丸印や銀行印、シャチハタなども企業が利用する印鑑ですが、まず丸印や銀行印は重要な取引において使用される印のため、偽造防止のためにも気軽に利用するのは控えるべきです。また、シャチハタにおいては個人名の情報しかわからないため、企業の書類の発行者を表す印としは不十分とされる場合があります。そのため、企業名が印字されておりなおかつ社印として認められている角印は、利用頻度が高いです。

印鑑の種類と主な役割

・角印
角印が使われるのは、見積書・請求書・領収書・発注書などの社外文書、そして通達などの社内文書など、比較的登場回数が多く実用的な業務で使用の場合です。「社印」という場合、この角印を指すことが一般的です。

角印とは、会社の名前が入った印です。登録の必要はありませんが、書類の発行者が会社の書類と認める際に使われる認め印としての役割があります。公文書に押すときは、角印のみだと認められない場合があるため、次に説明する丸印と一緒に押すというパターンもあります。

・丸印
丸印は代表者印とも呼ばれ、法人設立時に法務局に登録された実印のことを指します。法務局に登録した印鑑は、法的な拘束力を持つ会社実印となります。企業の意思決定を示す際に使われ、代表取締役の変更や不動産取引などの非常に重要な場面でしか使用されません。厳重な管理を行いましょう。個人の実印と同様に、契約書などに押印した際には印鑑証明書を添付して提出することになります。

角印が社名だけ入っていたのに対し、丸印は印面が二重になっており、その円の中心に役職名、円の外側に社名を入れるので、社内の誰が押印したのかがひと目でわかるようになっています。また、角印よりも複雑なデザインになっているため、より偽造されにくくなっています。

・銀行印
銀行印とは、口座を開設する際に金融機関に届け出る印のことです。金銭の出納や手形・小切手の発行に使われます。こちらも、丸印と同様に請求書など日常的に作成される書類業務には使われることはありません。

また、銀行員は丸印と同一のものを使用しても構わないのですが、紛失してしまうという恐れを考えると別々に作成しておくということが一般的です。2本の印鑑を別々の担当者が保管するということで、不正引き出しによるトラブルなどの防止にも繋がります。企業内だけでなく、外部でのリスクを減らすためにも双方は分けて使用しましょう。

画像データの印鑑でも代用可能?

印影をスキャンし、pdfファイルなどの電子ファイル形式で請求書とともにメール送付をしてやりとりをするという例も最近ではみられます。これは「電子印鑑」と呼ばれるものですが、この電子印鑑の効力は認印など実際に押印された印影と同等の扱いになります。

その一方で、電子ファイルは複製や変更が容易です。偽造を行いやすいという点では、押印のある通常の書面に比べると信用度は落ちてしまうということはあります。この場合、「電子署名」とよばれる復元不可能なデータを取得し、改ざんを防止するセキュリティ対策の行えるソフトを導入することで解決できます。

いずれにせよ取引者間で電子印鑑を使用するという合意があれば何ら問題はないのですが、場所や時間にとらわれることなく迅速に書類を交わしたいという場合は選択肢に入れても良いかもしれません。

印鑑以外に請求書作成で注意が必要なポイント

請求書の作成にあたっては、形式はテンプレートのような決まりはなく手書きでもソフトウェアを使っても問題はありません。とはいえ請求書は企業にとって売上にかかわる重要な書類ですから、トラブルを防ぐために書き方はしっかりと把握しておく必要があります。ここからは、印鑑にまつわる部分以外の注意点を確認していきましょう。

必要な項目を確認する

まずは請求書を発行する場合に必要な項目をしっかりと確認し、漏れがないようにするということが重要です。国税庁の「請求書等の記載事項や発行のしかた」というページでは、請求書は以下の5項目を必要事項として定めています。

・書類作成者の指名または名称
・取引年月日
・取引内容
・税率ごとに区分して合計した税込対価の額
・書類の交付を受ける事業者の指名または名称

ただしこれらの項目は必要最低限のものであり、支払期限や振込先、取引内容の具体的な単価や商品名、サービスなどを合わせて記載するとより親切です。

支払期限や発行日を正確に書く

支払期限は、事前に取引先との確認を行います。取引先との支払い条件を事前に確認し、書面に明記することでトラブルのない取引に繋がります。一般的な支払期限のタイミングは、月末締めの翌月末払い、もしくは翌々月末払いというパターンが多いですが、これはそれぞれの企業によって異なります。

また、発行日も正確に記入するようにしましょう。請求書は支払いを請求できるだけの作業が終わった段階で発行が可能になりますが、発行日の日付は請求書を提出する先の締日に合わせることが一般的です。

振込手数料をどちらが負担するか事前にすり合わせる

振込手数料の負担は、取引のケースによって異なります。民法上は特に意思表示がなされていない場合、発注側が支払うというのが基本とされています。しかし、受注側が負担をするという意思があればもちろんその扱いが優先されます。そのため、取引の際にあらかじめどちらが負担をするのかすり合わせを行うとトラブルが起こらずに済みます。

どうしても取り決めておくことができず、かつ相手側に負担をお願いしたいという場合は、請求書に「手数料はご負担願います」と一言添えておくといいでしょう。

消費税の扱いに注意する

2019年10月1日より、消費税10%と軽減税率8%が混在するようなり、その影響で請求書の記載事項も変更されました。「区分記載請求書等保存方式」と呼ばれているのですが、変更点として、軽減対象資産の譲渡等である場合にはその旨を記載すること、税率ごとに合計した課税資産の譲渡等の対価の額の記載が必要になっています。

請求する商品すべてが軽減対象資産であった場合でも、「全商品が軽減税率対象」などその旨を記載する必要があります。反対に、すべてが軽減税率対象でなかった場合は記載の必要はありません。

押印の必要がない「請求管理ロボ」で請求業務を効率化

毎月繰り返し行われる請求業務ですが、1件1件確実に処理を行わなければならないためその管理は複雑になります。それぞれが気をつけていたとしても、人為的なミスが起こってしまうことがないとは言い切れません。

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請求書の作成だけでなく、送付も自動で行うことができます。郵送の場合は郵送代行業者に依頼するため、請求書の印刷・封入・投函といった作業も必要ありません。また、メールの開封履歴や郵送履歴をしっかりとチェックすることができるため、請求書の案内漏れといったミスもしっかりと防ぐことができます。作成した請求書はpdfファイルとして保存されているため、万が一再送したいという場合でも安心です。

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まとめ

印鑑の役割は、その書類の信頼度を向上させることです。とはいえ、法律上では印鑑が必要と定められてはいません。そもそも、請求書の発行自体も義務というわけではないのです。しかし、請求書は債務者に対し請求したという事実を残す書類として、企業間の取引では必ず作成されるものです。
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