いつまで残しておくべき?請求書の保存期間について | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

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いつまで残しておくべき?請求書の保存期間について

請求書

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請求書保管期間イメージ①

取引にともなって、請求書をはじめとした書類や書面は日々増えていくものです。こうした書類の保管スペースの確保に頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか?

しかし、請求書をはじめ見積書、納品書などの証憑書類は場所を取ってしまいますが、所得税法、法人税法で保存期間が定められており、税務調査の対象期間に関わる年度の書類は一定期間保存することが義務付けられています。保管スペースが足りないからと処分してしまうわけにはいきません。

今回は、請求書の保存期間についてご説明します。


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法人の場合、請求書の保存期間は7年

請求書や領収書など、取引に関して作成または受領した書類は証憑(しょうひょう)書類と呼ばれ、取引の証拠となるものです。法人は、これらの証憑書類を帳簿とともに7年間保存する義務があります。つまり、法人の場合、請求書を7年間保存する必要があるというわけです。

ここでいう7年間とは、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から起算するものです。請求書の発行日や受領日から7年間というわけではないので注意してください。法人の確定申告の提出期限は、事業年度終了の日の翌日から2か月以内と定められているので、例えば3月決算の法人の場合、5月末から起算して7年間が請求書の保存期間となります。

ただし、平成23年12月の税制改正で青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことにともない、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度に発行された請求書の保存期間は9年間となっています。また、平成27年度および28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度に発行された請求書の保存期間が10年間に延長されました。

個人事業主の場合、請求書の保存期間は5年

個人事業主も請求書などの証憑書類を保存する必要があります。保存期間は、青色申告か白色申告かに関わらず、5年間と定められています。ただし、帳簿については7年間保存する義務があるため、できれば請求書もあわせて7年間保存すると良いでしょう。青色申告であっても、帳簿書類の保管は義務付けられており、証憑書類を廃棄してしまったことによって青色申告承認が取消されるケースもありえますので注意しましょう。

個人事業主の場合も、保存期間である5年間の起算は請求書の発行日や受領日からではありません。個人事業主の場合、その請求書が発行された年の確定申告の期限日から数えて5年間が保存期間となります。

基準期間(前々年度)の課税売上高が1,000万円以下の個人事業主は、消費税が免除される「消費税免税事業者」となりますが、これを上回る場合は「消費税課税事業者」となります。消費税課税事業者の場合は個人事業主であっても、請求書を7年間保存しなければいけません。
請求書保管期間イメージ②

見やすく、管理しやすいファイリングの方法

PDFやエクセルによる請求書の送付も増えていますが、やはり主流は紙文書による請求書です。日々オフィスに増えていく請求書はどのように管理するべきでしょうか。

郵送で届いた請求書の内容を確認し、不明な場合はその時点で相手先に確認します。請求書は振込処理待ちの請求書と処理済みの請求書が混在しないように、済んだものはファイリングして管理しましょう。併せてスキャンデータも併せて保管しておくと、管理が楽です。

処理前の請求書は「当月払い」「翌月払い」「翌々月払い」など、期日ごとにクリアファイルなどに入れて、処理するときに分かりやすいように手もとにおいて管理します。支払いなど処理が終わった請求書のファイリングの仕方は、取引先ごとに古い日付が下になるように、固めの背表紙の二穴ファイルに綴じるのが、後で見やすく検索しやすい管理方法です。

取引先は“あいうえお順”、“ABC順”などルールを作り、インデックスも付けて、綴じているファイルと場所が2ステップで探せるくらい、簡便なファイリングルールを作り管理します。二穴だと後からプラスするのも、金具から外して綴じて金具ごと戻すのも簡便で、面倒な作業ではないため管理しやすいでしょう。幅が太めで固いかっちりとしたファイルを選択したほうが、窮屈にならないですし、ファイルの端が曲がって請求書がしわになることもありません。決算を過ぎて書庫にしまう段階になれば、固いファイルから外して、紙のファイルに移動して箱に保管すればよいでしょう。

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まとめ

請求書の保存期間は、法人か個人事業主かによって異なります。また、欠損金や消費税課税など、それぞれの場合に例外となるケースもあるため、個々の請求書の保存期間がどれにあてはまるのかは慎重に判断する必要があります。法律で定められた期間を知るとともに、例えば「すべて10年間保存する」など自社でルールを決めて保存すると間違いがないと言えるでしょう。

また紙文書の場合は保管スペースを取るため、廃棄したいベストテンに入りますが、決算ごとに期限を過ぎた書類を捨てられるように、決まった場所に年度別に管理しましょう。請求書などは、後から確認するケースも多いため、分かりやすいファイリング管理は業務の効率化に役立つでしょう。

世の中の業務がIT化していく中で、請求書作成・管理も電子化する時代になってきていますので、電子化保存も検討するのもいいかもしれません。

 
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