請求書の保存期間はどのくらい？書類ごとの保存年数についても解説

請求書 2024.02.20

企業経営をするうえで、請求書をはじめとした書類は日々増えていくものです。こうした書類の保存スペースの確保に頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか。請求書をはじめ見積書、納品書などの証憑書類は、保存するために場所を取ってしまいます。

しかし、所得税法や法人税法で書類の保存期間が定められおり、税務調査の対象期間となる年度の書類は処分することができません。

今回は、そんな請求書の保存期間について説明します。

請求書には保存義務がある

請求書は、企業間で実際に取引が行われたことを証明する「証憑書類」と呼ばれる書類です。証憑書類は所得税法や消費税法、法人税法などで一定期間保存することが定められており、会社の判断で勝手に破棄することは認められていません。

また、請求書については、税制上の規定により原本を保存しておくことが定められています。コピーや写しだと、請求書の偽造や不正会計が起きてしまうリスクがあるため、必ず受け取った請求書の原本を保存するようにしてください。

ただし、請求書の保存義務が課されるのは「受け取った請求書」で、実は請求書を発行した側には保存義務が課されません。例外として、入金の確認のためなどに請求書の控えを発行している場合は、控えを保存する必要があります。つまり、控えを発行している企業は「受け取った請求書」と「発行した請求書の控え」をしっかりと保存しておき、控えを発行していない企業は「受け取った請求書」のみ保存しておけば問題ないということです。

請求書のほかにも、領収書や納品書といったさまざまな書類が証憑書類に含まれ、税務調査の対象となります。保存期間は書類によって異なるため、担当者はあらかじめ各文書の保存期間をチェックしておきましょう。

請求書の保存期間はいつまでなのか

毎月何枚も発生する請求書は、契約書などの書類と比べると枚数が非常に多く、保存に一苦労するかもしれません。できることなら不要になった請求書は処分してスッキリさせたいものですが、請求書は保存期間を過ぎなければ処分できないことは先述のとおりです。

それでは一体どれほどの期間、請求書を保存すればいいのでしょうか。請求書の保存期間は法人と個人事業主で異なるため、双方について詳しく見ていきましょう。

法人の場合

法人の場合は、帳簿とともに証憑書類を7年間保存する義務があります。つまり法人の場合、請求書を7年間保存する必要があるというわけです。

ここでいう7年間とは、その事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から起算するものです。請求書の発行日や受領日から7年間というわけではないので、注意してください。法人の確定申告の提出期限は、事業年度終了の日の翌日から2か月以内と定められています。たとえば3月決算の法人の場合、5月末から起算して7年間が請求書の保存期間となります。

ただし平成23年12月の税制改正で、青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたため、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度に発行された請求書の保存期間は、9年間となりました。また、平成27年度および28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度に発行された請求書の保存期間は、10年間に延長されています。

個人事業主の場合

個人事業主も、請求書などの証憑書類を保存する必要があります。保存期間は、青色申告か白色申告かに関わらず、5年間と定められています。この場合も、保存期間である5年間の起算は請求書の発行日や受領日からではありません。請求書が発行された年の確定申告の期限日から数えて、5年間が保存期間となります。

なお、基準期間（前々年度）の課税売上高が1,000万円以下の個人事業主は、消費税が免除される「消費税免税事業者」となりますが、これを上回る場合は「消費税課税事業者」となります。消費税課税事業者の場合は、たとえ個人事業主であっても請求書を7年間保存しなければいけません。

また、個人事業主の青色申告であっても、帳簿書類の保存は義務付けられています。証憑書類を廃棄してしまったことによって青色申告承認が取消されるケースも考えられますので、念のため請求書もあわせて7年間保存しておくと安心でしょう。

保存義務のある経理書類と保存年数

保存義務がある経理書類は、決して請求書だけではありません。ここからは、保存義務がある書類の種類を保存年数別に紹介します。

5年以下の保存が必要な書類

5年以下の保存が必要な書類としては、労働安全衛生法や雇用保険法、労働基準法などに該当する、従業員に関わる書類が多い傾向にあります。

それぞれの保存年数と書類の種類は、以下のとおりです。

2年間	健康保険に関する書類、雇用保険に関する書類、厚生年金保険に関する書類
3年間	労働者名簿、賃金台帳、労災に関する書類、雇入・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類、労働保険料の徴収に関する書類、衛生委員会議事録、安全委員会議事録、安全衛生員会議事録
4年間	雇用保険の被保険者に関する書類
5年間	一般健康診断個人票

7年間の保存が必要な書類

7年間の保存が必要な書類としては、決済・決算の際に作成された経理関係の書類や給与所得者の扶養控除等申告書など、お金に関わるものが多く挙げられます。これらの書類は所得税法や法人税法などによって保存が義務付けられており、税務調査で不備が発覚すると企業会計の信用性が下がってしまうため、十分に注意しましょう。

7年間の保存が必要となるおもな書類は、以下のとおりです。

経理・税務書類	領収書、見積書、請求書、総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書、決算に関して作成された書類、仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、注文書、契約書
人事・労務書類	給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書、源泉徴収簿、従業員の身元保証書、誓約書

10年間の保存が必要な書類

商法によって定められている商業帳簿や営業活動に関する重要書類などは、10年間の保存が義務付けられています。

10年間の保存が必要となるおもな書類は、以下のとおりです。

経理・税務書類	計算書類および附属明細書、会計帳簿および事業に関する重要書類、財務関係書類、月次・年次決算書類
重要書類	株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録、委員会議事録、重要会議の議事録、製品の取引に関する記録、損害保険に関する重要な文書、社内全般の通達に関わる文書、福利厚生に関する重要な文書、経営管理のために重要で後列となる文書

永久保存の書類

登記関係書類や知的所有権、特許や訴訟関連の書類、会社の定款などは、永久保存が必要な書類です。法令では定められていませんが、保存しておかないと後々不都合が生じてしまう可能性が非常に高いため、忘れずに保存しておきましょう。

10年間の保存が必要となるおもな書類は、以下のとおりです。

企業経営に関わる書類	定款、株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿、登記・訴訟関係書類、官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類、知的所有権の関係書類、社規・社則およびこれに類する通達文書、効力の永続する契約に関する文書、重要な権利や財産の得喪等に関する文書、社報・社内報、重要刊行物、製品の開発・設計に関する重要な文書
人事・労務書類	重要な人事に関する文書、労働組合との協定書、表彰や懲戒に関する文書、従業員の労務・人事・給与・社会保険関係の書類

請求書を保管しておく方法

請求書の保管方法は、以下のようになっています。

・基本的には紙で保管する
・要件を満たせば電子データで保管できる

とくに近年は「管理しやすい」「スペースを取らない」と、紙媒体の保管から電子データによる保管に切り替える企業や個人事業主が増えてきています。

具体的な請求書の保管方法について、詳しくは以下の記事をご覧ください。
「請求書の控えはどのように管理すればいい？ポイントをおさえて管理しよう！」

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