請求書の保存期間はどのくらい?書類ごとの保存年数や保存方法についても解説

請求書

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企業経営をするうえで、請求書をはじめとした書類は日々増えていくものです。こうした書類の保存スペースの確保に頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか。請求書をはじめ見積書、納品書などの証憑書類は、保存するために場所を取ってしまいます。しかし、所得税法や法人税法で書類の保存期間が定められおり、税務調査の対象期間となる年度の書類は処分することができません。
今回は、そんな請求書の保存期間について説明します。保存方法も解説しますので、自社にとって最適な方法を探してみてください。

※目次※
1.請求書には保存義務がある
2.請求書の保存期間はいつまでなのか
3.保存義務のある経理書類と保存年数
4.請求書を保管しておく方法
5.請求業務の電子化は「請求管理ロボ」で実現できる!
6.まとめ

請求書には保存義務がある


請求書は、企業間で実際に取引が行われたことを証明する「証憑書類」と呼ばれる書類です。証憑書類は所得税法や消費税法、法人税法などで一定期間保存することが定められており、会社の判断で勝手に破棄することは認められていません。

また、請求書については、税制上の規定により原本を保存しておくことが定められています。コピーや写しだと、請求書の偽造や不正会計が起きてしまうリスクがあるため、必ず受け取った請求書の原本を保存するようにしてください。

ただし、請求書の保存義務が課されるのは「受け取った請求書」で、実は請求書を発行した側には保存義務が課されません。例外として、入金の確認のためなどに請求書の控えを発行している場合は、控えを保存する必要があります。つまり、控えを発行している企業は「受け取った請求書」と「発行した請求書の控え」をしっかりと保存しておき、控えを発行していない企業は「受け取った請求書」のみ保存しておけば問題ないということです。

請求書のほかにも、領収書や納品書といったさまざまな書類が証憑書類に含まれ、税務調査の対象となります。保存期間は書類によって異なるため、担当者はあらかじめ各文書の保存期間をチェックしておきましょう。

請求書の保存期間はいつまでなのか


毎月何枚も発生する請求書は、契約書などの書類と比べると枚数が非常に多く、保存に一苦労するかもしれません。できることなら不要になった請求書は処分してスッキリさせたいものですが、請求書は保存期間を過ぎなければ処分できないことは先述のとおりです。

それでは一体どれほどの期間、請求書を保存すればいいのでしょうか。請求書の保存期間は法人と個人事業主で異なるため、双方について詳しく見ていきましょう。

法人の場合

法人の場合は、帳簿とともに証憑書類を7年間保存する義務があります。つまり法人の場合、請求書を7年間保存する必要があるというわけです。

ここでいう7年間とは、その事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から起算するものです。請求書の発行日や受領日から7年間というわけではないので、注意してください。法人の確定申告の提出期限は、事業年度終了の日の翌日から2か月以内と定められています。たとえば3月決算の法人の場合、5月末から起算して7年間が請求書の保存期間となります。

ただし平成23年12月の税制改正で、青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたため、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度に発行された請求書の保存期間は、9年間となりました。また、平成27年度および28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度に発行された請求書の保存期間は、10年間に延長されています。

個人事業主の場合

個人事業主も、請求書などの証憑書類を保存する必要があります。保存期間は、青色申告か白色申告かに関わらず、5年間と定められています。この場合も、保存期間である5年間の起算は請求書の発行日や受領日からではありません。請求書が発行された年の確定申告の期限日から数えて、5年間が保存期間となります。

なお、基準期間(前々年度)の課税売上高が1,000万円以下の個人事業主は、消費税が免除される「消費税免税事業者」となりますが、これを上回る場合は「消費税課税事業者」となります。消費税課税事業者の場合は、たとえ個人事業主であっても請求書を7年間保存しなければいけません。

また、個人事業主の青色申告であっても、帳簿書類の保存は義務付けられています。証憑書類を廃棄してしまったことによって青色申告承認が取消されるケースも考えられますので、念のため請求書もあわせて7年間保存しておくと安心でしょう。

保存義務のある経理書類と保存年数


保存義務がある経理書類は、決して請求書だけではありません。ここからは、保存義務がある書類の種類を保存年数別に紹介します。

5年以下の保存が必要な書類

5年以下の保存が必要な書類としては、労働安全衛生法や雇用保険法、労働基準法などに該当する、従業員に関わる書類が多い傾向にあります。

それぞれの保存年数と書類の種類は、以下のとおりです。

2年間健康保険に関する書類、雇用保険に関する書類、厚生年金保険に関する書類
3年間労働者名簿、賃金台帳、労災に関する書類、雇入・解雇・災害補償・賃金その他労働関係に関する重要な書類、労働保険料の徴収に関する書類、衛生委員会議事録、安全委員会議事録、安全衛生員会議事録
4年間雇用保険の被保険者に関する書類
5年間一般健康診断個人票

7年間の保存が必要な書類

7年間の保存が必要な書類としては、決済・決算の際に作成された経理関係の書類や給与所得者の扶養控除等申告書など、お金に関わるものが多く挙げられます。これらの書類は所得税法や法人税法などによって保存が義務付けられており、税務調査で不備が発覚すると企業会計の信用性が下がってしまうため、十分に注意しましょう。

7年間の保存が必要となるおもな書類は、以下のとおりです。

経理・税務書類領収書、見積書、請求書、総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書、決算に関して作成された書類、仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、注文書、契約書
人事・労務書類給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書、源泉徴収簿、従業員の身元保証書、誓約書

10年間の保存が必要な書類

商法によって定められている商業帳簿や営業活動に関する重要書類などは、10年間の保存が義務付けられています。

10年間の保存が必要となるおもな書類は、以下のとおりです。

経理・税務書類計算書類および附属明細書、会計帳簿および事業に関する重要書類、財務関係書類、月次・年次決算書類
重要書類株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録、委員会議事録、重要会議の議事録、製品の取引に関する記録、損害保険に関する重要な文書、社内全般の通達に関わる文書、福利厚生に関する重要な文書、経営管理のために重要で後列となる文書

永久保存の書類

登記関係書類や知的所有権、特許や訴訟関連の書類、会社の定款などは、永久保存が必要な書類です。法令では定められていませんが、保存しておかないと後々不都合が生じてしまう可能性が非常に高いため、忘れずに保存しておきましょう。

10年間の保存が必要となるおもな書類は、以下のとおりです。

企業経営に関わる書類定款、株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿、登記・訴訟関係書類、官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類、知的所有権の関係書類、社規・社則およびこれに類する通達文書、効力の永続する契約に関する文書、重要な権利や財産の得喪等に関する文書、社報・社内報、重要刊行物、製品の開発・設計に関する重要な文書
人事・労務書類重要な人事に関する文書、労働組合との協定書、表彰や懲戒に関する文書、従業員の労務・人事・給与・社会保険関係の書類

請求書を保管しておく方法


一般的に請求書の保存というと、印刷した書類をファイリングする方法をイメージされるかもしれません。しかし、先述してきたとおり、企業を経営する際は多くの書類の保管が義務付けられているため、紙で保存しておくとオフィスのスペースを占有してしまううえに、管理の手間もかかります。

そのため、請求書を保管するときは紙媒体以外の方法も検討することが重要です。ここからは、請求書を保管する方法について2つ紹介します。

紙媒体での保管

ペーパーレス化やIT化が進んだ近年でも、印刷した請求書を郵送してやり取りをしている企業は多いものです。請求書が送られてくる場合は、取引先や月別でまとめてファイリングして保管している企業がほとんどでしょう。

紙媒体で請求書を保管するのはもっとも一般的な方法ですが、以下のようなデメリットがあるため注意が必要です。

・手動振り分けによるミスのリスク
・経年劣化による破損や紛失の可能性
・保管スペースの占有
・検索性が悪く、探しにくい

とくに課題なのが、保管スペースの問題でしょう。7年分の請求書や契約書などの書類は、非常に多くのスペースを必要とします。企業によっては専用の倉庫などを借りなくてはいけなくなることもあるため、管理の手間やコストがかかってしまいます。

マイクロフィルムでの保管

マイクロフィルムとは、文書などをカメラで撮影し、10分の1から30分の1程度に縮小撮影する写真技法のことを指します。写真フィルムよりも細かい粒子で構成されるため、請求書だけではなく契約書や図面などの細かい文字や線まで記録できます。

請求書を縮小してフィルムに収めるため、紙媒体で保存するよりも大幅に省スペース化が可能です。また、長期保存に適していて法的証拠能力も持つため、マイクロフィルムの技術は多くの企業に活用されています。

ただし、マイクロフィルムを用いた保存が可能なのは最後の2年に限られてしまうため、法人の場合は6年目と7年目の請求書しかマイクロフィルム化できません。さらに専用の機材が必要になるため、請求書の保管方法として導入している企業はそう多くありません。

電子データでの保管

請求書の保管は、電子データで行うことも可能です。とくに近年は「管理しやすい」「スペースを取らない」と、紙媒体の保管から電子データによる保管に切り替える企業や個人事業主が増えてきています。磁気テープやコンパクトディスクで管理できるため、とにかく省スペースで検索性が高い点が大きなメリットです。インターネットの普及によって、今後ますます注目されていく保管方法でしょう。

しかし、電子帳簿保存法に定められた適切な方法で管理を行ったり、税務署への事前申請が必要だったりと、はじめのうちは戸惑うことも多いかもしれません。受け取った請求書をスキャナーなどで読み取るほか、写真撮影したデータを保管することも認められています。保存を開始する3か月前の申請が必要なので、ご検討中の企業は早めに手続きを済ませるようにしましょう。

請求業務の電子化は「請求管理ロボ」で実現できる!

請求管理ロボ
「請求書の保存スペースが足りない」「保存する書類が多すぎて困っている」という企業は、請求業務をすべて電子化できる「請求管理ロボ」をご活用ください。「請求管理ロボ」は株式会社ROBOT PAYMENTが提供する、500社以上の企業に支持されているクラウド型請求管理システムです。

「請求管理ロボ」を導入すれば、請求書の発行や送付、集金や消込、催促連絡などをすべて自動化できます。企業の担当者様は請求業務に時間を取られなくなり、ほかのコア業務に集中できるようになります。

最大のメリットは、なんといっても自動で作成した請求書をPDFデータに変換できる点です。電子データで請求書を保存できるため、作成した請求書の控えを紙媒体でファイリングする手間は不要となります。請求書を封筒に入れて送付する作業もなくなるため、郵送にかかる経費や人的コストの削減ができる点も大きなメリットです。

「請求管理ロボ」で削減できる請求業務は最大80%にものぼります。請求書を保存するスペースや手間だけではなく、業務負担も軽減したい企業の担当者様は、ぜひお気軽に株式会社ROBOT PAYMENTにご相談ください。

まとめ

税務調査の際にチェックされる証憑書類である請求書は、法人で7~10年間、個人事業主で5~7年間の保存義務が課されています。企業の判断で勝手に破棄してしまうと、税務調査の際に問題となってしまう恐れがあるため十分に注意しましょう。

しかし、請求書や契約書など、法律で保存が義務付けられている書類は膨大な量にのぼります。紙媒体で保存すると多くのスペースや労力を費やすことになってしまうため、電子化して保存することも検討してみてください。

株式会社ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」を使えば、請求業務を自動で行って電子データで保存することが可能となります。請求書の保存に課題を感じている企業はもちろんのこと、煩雑な請求業務に頭を抱えている担当者様は、ぜひご活用をご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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