手書きの請求書のメリットデメリットや注意点は？

請求書 2024.02.23

請求書は、どのような商品・サービスを提供したか、請求者は誰か・支払者は誰か、いくら支払ってもらうかなどを明確にして、取引をスムーズに行ううえでは欠かせない書類です。

請求書の内容は通常、事前に交わす契約書の中で取引内容を定義し、請求額や支払い方法など、取引をする双方の間で合意したものに基づきます。そして、請求書はより具体的な取引内容を明記することで双方の間に認識の反故がないことを示すためにも、取引の実際に則した書面であるのが通常です。

請求書の発行は義務付けられたものではありませんが、トラブルが起こった際に税務上の法的根拠を示すものとなることから、発行は必須と考えた方がいいでしょう。その際、請求書は手書きでも問題ありません。請求書を手書きする際のメリット・デメリットなどについて解説します。

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請求書の手書きはダメ？

請求書には、決められた書式や作成方法があるわけではないため、手書きで作成しても問題ありません。ただし、国税庁が定める項目については必ず記載するようにしましょう。
手書きする際には、ボールペンで丁寧に書きましょう。
請求書用紙は、文房具店などで購入することもできます。

インボイス（適格請求書）も手書きで問題ない

インボイス（適格請求書）の場合も、同様です。適格請求書としての必要事項が記載されていれば、手書きの請求書でも問題ありません。

手書きの請求書に記載すべき事項

請求書の記載内容に法律上決まったものはありませんが、国税庁が定める事項と事務処理上の便宜を踏まえて、以下は押さえておきたい項目です。

・書類作成者の氏名または名称
・取引年月日
・取引内容
・税率ごとに区分して合計した税込対価の額
・書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
・請求書の発行日
・請求書の管理番号
・請求代金の振込先
・請求代金の支払期限

さらに、適格請求書では以下の項目が必要です。
・登録番号
・税率ごとの消費税額及び適用税率

各項目の内容や書き方について、詳しくは以下をご確認ください。
「請求書の書き方とは？記載事項や注意点を分かりやすく解説！」

請求書を手書きする際のメリット・デメリット

請求書はパソコンを使って作成することが多いものの、手書きで作成することもあります。ここでは、請求書を手書きするメリットとデメリットについて解説します。

メリット

請求書を手書きで作成すると、書く人によって筆跡が異なるため、データが改ざんされる危険性が少ないのが最大のメリットです。また、紙に書いた請求書の現物を保管することから、パソコンが故障したり、請求書のデータが消失したり流失したりすることがありません。他にも、1つひとつ計算して数値を書き込んでいくことから、作成者が請求に関する事柄をしっかりと把握できることもメリットとして挙げられます。

デメリット

デメリットとしては、手書きでは作成に時間がかかることがまず挙げられます。電子化された請求書であれば宛先情報や自社情報のように、同じ情報はコピー＆ペーストで済みますが、手書きでは毎回最初から記入しなければなりません。そのため、記入漏れが記入ミスを起こるリスクもあります。数字についても、電卓を使って項目ごとに手計算することから、計算ミスが起こる確率も高いでしょう。

また、書き損じたり内容に変更があったりした時に作り直すのは、手間のかかる作業です。他にも、記入した請求書やその控えを保存しておく場所の確保も中々厄介な問題でしょう。保存する紙の請求書は後で見つけ出せるように整理しておかねばならず、その手間も無視できません。

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