請求書を手書きするメリット・デメリットとは?請求書の電子化についても解説

請求書

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請求書は、どのような商品・サービスを提供したか、請求者は誰か・支払者は誰か、いくら支払ってもらうかなどを明確にして、取引をスムーズに行ううえでは欠かせない書類です。

請求書の内容は通常、事前に交わす契約書の中で取引内容を定義し、請求額や支払い方法など、取引をする双方の間で合意したものに基づきます。そして、請求書はより具体的な取引内容を明記することで双方の間に認識の反故がないことを示すためにも、取引の実際に則した書面であるのが通常です。この記事では、請求書に関する基礎知識、請求書の書き方とインボイス制度、請求書を手書きする際のメリット・デメリットなどについて解説します。

※目次※
1.請求書に関する基礎知識
2.請求書の書き方とインボイス制度とは
3.請求書を手書きする際のメリット・デメリット
4.請求書は電子化して効率化させよう
5.電子化した請求書の保存要件と保存期間
6.請求管理ロボを導入して請求書発行業務を効率化させよう!
7.まとめ

請求書に関する基礎知識


ここでは請求書に関する基礎知識として、請求書を発行する目的、領収書との違い、請求書を発行するタイミングについて解説します。

請求書を発行する目的

請求書は、取引先に対して代金の支払いを伴う取引があったことを証明し、取引先に対して代金を支払う必要があることを明確にするために発行します。取引の実態を文書として残して請求の事実を証明することは、経理手続きを円滑に進め、支払い漏れを防止することに結びつきます。

請求書を受け取った側にとっても、請求書は請求に対して支払いを行ったことの証明となり、税務調査の際にも役立つ書類です。また自社と取引先との間で不払いなどの取引に関するトラブルが発生した場合、請求の事実に対して支払いの事実がないことを示すものとして、争点上での大事な証拠にもなり得ます。
請求書の発行は義務付けられたものではありませんが、トラブルが起こった際に税務上の法的根拠を示すものとなることから、発行は必須と考えた方がいいでしょう。

領収書との違い

請求書も領収書も、代金を請求する側(商材の提供者)が代金を支払う側(商材の受け取り者)に発行するものであるという点は共通しています。違いは、請求書は代金の請求をする時に発行するのに対し、領収書は代金を受け取った時に発行するという点です。原則として現金で支払いがあった場合は、取引の事実を証明するものとして領収書が必要です。

銀行振込やクレジットカードで支払った場合は、明細書と請求書があれば領収書がなくても経理手続き上は問題ありません。ただし、請求書なしで銀行振込やクレジットカードで支払った場合は、領収書の発行が必要です。
領収書の発行も請求書と同様に義務付けられたものではありませんが、商習慣上、発行した方が取引を円滑に進められます。なお、領収書の発行を依頼されたら、これに応じるのは義務とされています。

請求書を発行するタイミング

企業間取引においては、請求書を発行するタイミングは「都度方式」と「掛売方式」の2種類があり、それぞれ発行のタイミングが異なります。都度方式は、取引を交わして商材を納入するたびに請求を行うものです。取引の都度請求することから会社の資金繰り面ではコントロールしやすいメリットがある一方、請求を1度にまとめて行えず手間がかかります。

掛売方式は、同じ取引先と月に何度も取引を行う場合や、毎月のように継続的・定常的な取引を行う場合に請求を一括にまとめて行うものです。請求を1度にまとめて行えることから業務効率は優れます。ただし、取引先と関係性が良い、取引先の信頼性に問題はないといったことが前提であり、また会社の資金繰り面でも後での請求で問題がないかを考慮が必要です。

請求書の書き方とインボイス制度とは


ここでは、請求書の記載内容と、請求書にまつわる法令であるインボイス制度について解説します。

記載内容

請求書の記載内容に法律上決まったものはありませんが、事務処理上の便宜やビジネス上のマナーを考えて、以下の7項目は押さえておきたい項目です。

(1)宛名:請求書を受け取る側の会社名、担当部署名、担当者名を分かる範囲で記入。
(2)自社情報:請求する側の会社名、担当部署名、担当者名に加えて所在地、電話番号も記入。
(3)請求番号:納品書や明細書の照会、請求書管理などを補助するために記入。
(4)請求書発行日:請求書の作成日ではなく、請求先の締め日に合わせた日付を記入。
(5)請求内容と金額:商品名・サービス名、単価、数量、消費税額、合計金額を記入。
(6)振込先:金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義を記入。振込手数料はどちらが負担するかも記載。
(7)支払期限:一般的には当月末、翌月末が多いものの、自社または取引先のルールや都合を考慮した年月日を記入。

インボイス制度

インボイス制度とは、適格請求書等保存制度のことで、この制度で求められている記載要件を満たしている請求書や納品書を発行・保存しておく制度です。仕入業者は要件を満たした請求書を保存しておくことによって、消費税の仕入額控除が受けられるというメリットがあります。従来、消費税が5%で一本化されていた時は請求書等保存方式が適用されており、仕入額が分かる請求書の保存が求められていました。しかし。消費税が食料品などでは8%、それ以外では10%と2種類の消費税率が混在するようになったことから、それぞれの商品の適用税率と消費税額が分かるようにするためにこの制度が導入されました。

インボイス制度が目的とするのは、消費税額の正確な把握、正確な税率の確認、不正やミスの防止の3つです。2023年10月1日から施行予定で、制度の適用対象となる事業者はそれまでに適格請求書発行事業者の登録を済ませなければなりません。

請求書を手書きする際のメリット・デメリット


請求書はパソコンを使って作成することが多いものの、手書きで作成することもあります。ここでは、請求書を手書きするメリットとデメリットについて解説します。

メリット

請求書を手書きで作成すると、書く人によって筆跡が異なるため、データが改ざんされる危険性が少ないのが最大のメリットです。また、紙に書いた請求書の現物を保管することから、パソコンが故障したり、請求書のデータが消失したり流失したりすることがありません。他にも、1つひとつ計算して数値を書き込んでいくことから、作成者が請求に関する事柄をしっかりと把握できることもメリットとして挙げられます。

デメリット

デメリットとしては、手書きでは作成に時間がかかることがまず挙げられます。電子化された請求書であれば宛先情報や自社情報のように、同じ情報はコピー&ペーストで済みますが、手書きでは毎回最初から記入しなければなりません。そのため、記入漏れが記入ミスを起こるリスクもあります。数字についても、電卓を使って項目ごとに手計算することから、計算ミスが起こる確率も高いでしょう。

また、書き損じたり内容に変更があったりした時に作り直すのは、手間のかかる作業です。他にも、記入した請求書やその控えを保存しておく場所の確保も中々厄介な問題でしょう。保存する紙の請求書は後で見つけ出せるように整理しておかねばならず、その手間も無視できません。

請求書は電子化して効率化させよう


請求書はエクセルを使ったりクラウドシステムを使ったりして作成すると効率的です。ここでは、電子化によるメリットと電子化の注意点について解説します。

電子化によるメリット

メリットとして1つ目に挙げられるのは、請求書にまつわる業務の効率化が図れることです。請求書が電子データ化されていればメールに添付して送付が可能となるため、請求書の印刷、封入、郵送手配が不要となります。

2つ目に挙げられるのは、コスト削減に結びつくことです。紙に印刷する請求書では、用紙代、インク代、郵便代金、保管するためのキャビネットや場所の確保に要する費用などが発生しますが、電子データ化された請求書であればこれらは不要です。

3つ目に挙げられるのは、検索性が向上することです。過去の請求書を遡って見たい時、電子データであれば検索機能を使うことで目的の請求書を瞬時に探し出すことができます。

電子化の注意点

ここでは電子化の注意点として2点挙げます。
1つ目は、情報漏洩のリスクが高まることです。インターネットに繋がっているパソコンやサーバーに請求書データを保存しておくと、外部からのサイバー攻撃に晒される恐れがあります。データの機密性を高めるためには、堅牢なセキュリティシステムを導入する必要がある他、社内のスタッフによる情報漏洩に対しても、アクセス権の制限・管理を徹底する必要があります。

2つ目は、取引先によっては電子化された請求書を受け付けていない場合もある点です。取引先の社内規定やパソコン・インターネットの整備状況次第では、電子化後も紙の請求書を送る必要があります。

電子化した請求書の保存要件と保存期間


電子化した請求書は法令によって保存要件と保存期間が定められています。以下にそれぞれについて解説します。

保存要件

電子化で求められている保存要件は3つあります。
1つ目は、税務署長の承認です。紙媒体による保存から電子データによる保存へと変更する場合、変更するタイミングの3ヶ月前までに申請書を提出して税務署長の承認を得なければなりません。また文書は書類ごとに申請・承認が必要です。

2つ目は、真実性の確保です。改ざん防止と一定以上の解像度の2つが求められています。保存した電子データを訂正や削除をした場合に履歴が残るシステムの利用が必須条件です。解像度については、印刷された紙からスキャナーで取り込む場合に200dpi以上の解像度とRGB256階調以上のカラー画像であることが求められます。

3つ目は、可視性の確保です。ディスプレイやプリンタなどを用いて明瞭な状態で見られることと、電子データを検索できる検索機能の確保が必要です。

保存期間

一般法人法では日々記帳している会計帳簿や取引に用いられた書類を、確定申告書を提出する期限の翌日から起算して7年間保存するように取り決められています。請求書もその証憑書類の1つとして7年間の保存が必要です。
以前は中小法人と大法人で5年ないし7年と異なる保存期間が制定されていましたが、現在では会社の規模に関係なく7年間に一本化されています。紙の請求書でも電子データ化された請求書でも保存期間は同じです。ただし、欠損金の繰越控除を受ける事業年度については、保存期間は最長で10年になります。

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まとめ

商品やサービスの代金を取引先に請求する際に、請求書を発行しなければならないという法的な決まりはありません。しかし、本記事で解説したように、請求書があれば税務上で法的根拠を証明することができ、トラブルを防ぐことができます。請求書の発行は企業の健全な経営を支えるための要と言ってもいいでしょう。

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【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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