出納業務を効率化するには？基礎知識から効率化する3つの方法までを紹介
出納業務は経理業務の一環で、現金の入出金を管理する業務を指します。今回はその出納業務をテーマに、具体的な仕事の内容や帳簿などの基礎知識、メリットや効率化について解説します。
出納業務とは
出納業務は記帳業務・集計業務と並んで、経理業務を構成する3つの柱の一つです。出納業務では日々発生する現金の入出金、預金の残高を管理し、現金や預金の動きについて記録します。記録をつけることで、手元にある金額と預金額が一致しているかを確認できます。つまり、出納業務を通じて会社の資金状態を正確に把握できるようになるのです。
現金の入出金管理
商品を購入して代金を支払う、口座から現金を引き出すといった行為はいずれも現金の入出金です。このように現金の移動があった場合は、仕訳して帳簿に記帳します。
預金の入出金管理
現金の入出金は手元にある現金のみからとは限りません。預貯金からの引き出しや預け入れの場合もあり、そうした場合に生じる預貯金額の変動も管理の対象です。
自社で引き出し・預け入れを行うだけでなく、代金の支払いで他社からの振り込みや、オフィスの家賃や光熱費の引き落としなども、仕訳して帳簿に記帳します。現金の入出金は日々取引によって発生するため、細かく記録しなければならないのです。
出納業務に用いる2種類の帳簿
出納業務では現金の入出金を記録して、記録のために必須となる2つの出納帳を作成します。
現金出納帳
現金出納帳は現金の入出金を管理して、現金の残高と帳簿の額面が一致していることを確認するための記録です。企業間の金銭のやり取りは預貯金の口座などを介して行いますが、備品の購入や旅費の仮払いなどのために「小口現金」と呼ばれる少額のキャッシュを手元に置き、支払いにあてることが経理部門では一般的です。
こうした少額キャッシュの入出金も現金出納帳で管理します。記載すべき項目は「日付」「勘定科目」「摘要」「収入・支出金額」「差引残高」の5つです。勘定科目とは何について現金の入出金があったのかを示す分類で、旅費交通費・光熱費・地代家賃などが例として挙げられます。摘要には取引の内容、収入・支出金額には入出金の金額を税込みで記入します。
預金出納帳
現金出納帳に対し、預貯金の入出金を管理するのが預金出納帳です。企業では口座を複数持っていることが一般的です。そういう場合には口座ごとに預金出納帳を作成すると、口座ごとの残高を把握でき、管理も分かりやすくなります。記載すべき項目は現金出納帳と同様に「日付」「勘定科目」「摘要」「収入・支出金額」「差引残高」の5つです。
出納業務を実施するメリット
出納業務を実施し、現金の入出金の動向を把握することでどのようなメリットがあるでしょうか。
会社の現金の流れを可視化できる
出納業務を実施することにより、現金の動きが明確に可視化され、常に残高が把握できるようになります。特に、現金による支払・入金は記録がなければ、いつ誰がどういった理由で現金を動かしたのか動きを把握できません。
予算計画を立てやすくなる
現金の動向が蓄積されてくると、月々や年間の時季による出入金の傾向が把握しやすくなります。同じような出費が頻繁に生じていれば、まとめて購入することにより、業務の簡略化が出来るかもしれません。また、例年の平均的な傾向が分かればあらかじめ現金の確保に備えたり、お金に余裕のある時期から出金の多いタイミングに備えたりするなど、資金を計画的に運用できるようになります。
加えて、現金の出入りが可視化されることで、年度・半年・四半期・月毎といった細かい期間での予算達成状況を把握しやすくなるでしょう。短期での経営状況を可視化できると、今後の予算計画の立案や今までの行動を評価するうえでの客観的でタイムリーな情報源が得られるのです。
横領を防ぎやすくなる
現金による支払い・入出金は記録が無ければ、動きが分かりません。入出金と残高の確認が日常的に行われることで、誤りの防止や、横領のような不正の防止につながります。不正防止という観点では、経理担当者と小口現金の現物チェックを行う従業員は別々であることが望ましいです。
青色申告特別控除を受けられる
個人事業主やフリーランスの場合、所得税を納めるため毎年確定申告を行います。その際、青色申告特別控除を受けるには、「開業届」と「青色申告承認申請書」を税務署に提出しなくてはなりません。これがない場合、自動的に白色申告による確定申告となり、白色申告には控除などの税制上のメリットがないのです。
青色申告による特別控除を受けるには、事前の申請だけでなく、決まった形式で帳簿を付けるなどいくつかの条件を満たす必要があります。青色申告特別控除が認められた場合、不動産や事業から生じた所得のうち最大65万円が所得税の課税控除の対象となります。
この青色申告をうけるうえで必要な条件の一つが「複式簿記」または「単式簿記」による記帳です。
最大65万円の控除には複式簿記による記帳と、貸借対照表と損益計算書の作成が必要ですが、仮に現金出納帳・売掛帳・買掛帳・経費帳・固定資産台帳などによる単式簿記による簡易な記帳であっても最大10万円の控除が認められます。この控除を受けるための前提となる帳簿の一つである現金出納帳は出納業務によって作成されるのです。
出納業務で生じやすいミスと対策
出納業務は細かくて高い注意力の必要な業務であり、加えて手間もかかることからミスが発生しやすく注意が必要です。生じやすいミスとその対策について見てみましょう。
残高が合わない
手作業で数字を繰り返し入力したり転記したりしながら計算することは、ミスを誘発しやすい作業の典型です。数字を見間違えたり、桁数の大きい数字の桁を間違えたり、二重に計算したりといったミスが考えられます。
こうしたミスから帳簿上の残高と口座残高に相違が生じると、相違の生じた原因を突き止めるために帳簿上の残高と口座残高の一致していた直近の時点までさかのぼって帳簿の見直しが必要になり、さらに手間がかかってしまうのです。
ミスが起きやすい状況はほかにも多くあります。例えば、支払いの必要があったにもかかわらず残高が足りず、借り入れで補ったものの記帳が漏れていたという借入の未記帳はその一つでしょう。
クレジットカードによる決済も、決済のタイミングと利用料金が引き落とされるタイミングの両方で記帳が必要ですが、片方しか記入しないと矛盾が生じてしまいます。また、掛売も取引が成立したタイミングと代金が入金されるタイミングの両方で記帳が必要です。
もし、金額が合わないからといっても、当たり障りのない科目を記載して調整したり、自腹で埋め合わせたりといった虚偽行為は行ってはなりません。現状を客観的に示すため、現金過不足の科目で実際の収支や残高に合うように金額を記載する一方で原因を究明しましょう。
現金過不足は一時的にしか使用できない勘定科目で、期中に解消しなければなりません。決算時までに解明できなければ、雑損失または雑収入として処理します。自腹での埋め合わせは一見すると体裁は整いますがミスを隠す行為であり、業務を正確に遂行しようという規律を損ねる行為です。
特に現金過不足が多額にのぼったり頻繁に発生したりする場合は、金融機関や税務署から問題視される場合があります。内部統制に問題ありと見なされると、融資や税金の申告で不利になる恐れもあるため注意しましょう。
経費の科目が合っていない
数字が合っていても経費の科目が合っていないという問題が発生するケースもあります。中でも必要経費に関する科目は、課税額の計算にも影響するため、誤りがあると影響が大きくなります。
出納業務を効率的に行う方法
出納業務は重要ではあるものの手間がかかり、量が多くなれば担当者の負荷は大きなものになります。ミスを防いだり、業務の負荷を軽減したりするために効率化を検討してみましょう。
外部委託する
方法の一つはアウトソーシングして、外部の専門業者に自社の業務を委託することです。ノウハウを持った専門の業者に業務を委託することで、正確かつ迅速に処理できるようになります。
委託料がコストとして発生するのは避けられませんが、自社の人員をコア業務に割り当てることができるという意味ではリソースの有効活用にもつながります。終身雇用の崩壊や少子高齢化などの社会情勢を前提に、人材の確保が企業にとって悩みの種になる中、ノンコア業務のアウトソーシングは検討すべき有力な選択肢です。
立替清算する
業務で発生した経費負担について仮払いを行うと、払い出しだけでなく事後の過不足の精算でも入出金が発生します。そこで仮払いの処理の代わりに、立替精算での処理に切り替えてみましょう。
出張時の交通費・宿泊費・消耗品の購入費用などが対象で、出費のあった社員は精算書に支出目的・日付・金額。領収書などを添えて提出します。必要な場合は上司などの承認を経て、清算書が経理部門に届いたら内容を確認、その後に金銭の払い出し・仕訳をして記帳しましょう。
この立替精算を行うと、仮払いで事前に現金を渡す必要がなくなります。さらに、出費の都度に精算するのではなく、月次などでまとめて精算して給与と共に振込で払い戻しを行えます。そうすると、オフィスに小口現金を常備して管理する必要もなくなるのです。
小口現金は額面こそ小さいですが、少額の支払いであるために硬貨の準備も必要で、残高チェックなどの管理が面倒です。立替精算で小口現金を扱わなくて良くなれば、負荷軽減が期待できます。
会計ソフトを利用する
会計ソフトを利用することも方法の一つです。人手で処理することによるミスのうち計算間違いなどを防止でき、貸借対照表や損益計算書の作成と連動できます。
経費精算の申請の際も、スマートフォン用アプリのある会計ソフトなら、アプリから精算を申告して領収書を写真撮影して添付できるので、生産の申告をする社員にとっては利便性が向上するでしょう。
出納業務の効率化にはクラウドシステムがおすすめ
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請求管理クラウド「請求管理ロボ」は、出納業務の効率化に役立てていただけます。請求管理ロボには、銀行の入金データの自動取得、また決済手段として口座振替の機能があり、立替精算の処理をするために利用できます。
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まとめ
現金の入出金を管理する出納業務は経理業務の重要な柱の一つです。事業運営の判断のうえで出納業務は大きな重要性を持っています。しかし、その一方で出納業務は手間がかかるうえにミスが起きてはならないため、非常に神経を使う負荷の高い業務です。
だからこそ、こうした定型的なノンコア業務には効率的なシステム導入がおすすめです。実績に基づいて導入から実運用まで充実したサポートを提供する「請求管理ロボ」「請求まるなげロボ」は、貴社の効率化と経理業務の高付加価値化の助けになるでしょう。出納業務をはじめ、その他経理業務の効率化を進め、ぜひコア業務に集中できる環境をつくってみましょう。
