教室を運営している事業者は生徒の指導や教材の準備などで日々忙しいため、月謝はできるだけ手間をかけずに回収したいと思われるでしょう。

月謝の回収手段としては、現金を使った月謝袋が代表的ですが、銀行で振り込む銀行振込、払込票をもとにコンビニで支払うコンビニ決済もあります。他にも、クレジットカード決済やスマホ決済サービスなどもありますが、何かと利便性の高い方法が口座振替です。
本記事では、口座振替で月謝を徴収するメリット・デメリットについて解説します。

なお、気になる口座振替の導入方法や、口座振替サービスの導入で発生する手数料については、以下で詳しく解説しています。

口座振替の導入手続きの流れとは？手続き時の注意点なども解説

口座振替の手数料・口座振替サービスにかかる費用とは？

口座振替で月謝を徴収するメリット

ここでは月謝を口座振替で徴収するメリットを4つ挙げて解説します。

未回収リスクの軽減

月謝を口座振替で徴収するメリットとして一番に挙げられるのは、未回収リスクが低いことです。

教室を運営していて避けたいことの一つは、受講者が月謝を滞納したり払い忘れたりすることでしょう。口座振替であれば最初に登録手続きが必要ではあるものの、一度登録を済ませてしまえば毎月決まった日に自動的に月謝代金を自動的に引き落としがなされます。

なお、当社の「月謝ペイ」であれば、継続的な月謝の支払いと単発での都度支払いを、自由にカスタマイズが可能です。

▼月謝ペイと他社サービスの違い

事務作業の負担軽減

月謝袋を使って現金で月謝を回収する場合では、月謝袋を受け取るたびに金額が合っているかを確認し、受講者名簿とは別に起こした管理台帳で受領状況を管理しなければなりません。釣銭が必要な場合は小銭の授受が発生し、金額を間違いなく管理するのにも工数がかかります。月謝が未納になっている受講者に対しては個別に督促を行わなければなりません。
口座振替であればこれらの管理や事務的な手間が合理化されて、事務作業の負担が大きく軽減されます。

実際、当社の「月謝ペイ」をご利用いただいた結果、「事務処理を簡素化できた」という以下のようなお声をいただいております。

IT製品・Saasレビューサイト「ITreview」より一部抜粋

利用継続率の向上

月謝袋や銀行振込、コンビニ決済の場合、受講者は銀行やATMに出向いて現金を用意し、そのうえで支払いをしなければなりません。毎月継続的にしなければならないとなると、面倒だと感じる受講者も少なくないことでしょう。

多忙な受講者であれば支払いの手間を嫌って受講するのをやめてしまったり、継続する意思があっても未納が続いて退会処分になってしまったりすることもあり得ます。口座振替であれば、最初に登録をした後は受講者が支払いのために煩わされることはなく、利用継続率が向上する可能性が高くなります。

なお、当社の「月謝ペイ」では、課金日・周期・回数・金額等を細かく設定でき、毎月の決済作業を完全自動で処理することで、受講者の負担も削減します。

▼月謝ペイの継続課金システム

トラブルの回避

月謝袋を使った現金による回収では、いつ、誰が、いくら支払ったかを管理台帳に手作業で書きつけて管理しなければなりませんが、手作業にはどうしても人的ミスが付きものです。例えば、受講者が月謝を支払ったのに未だ支払っていないと間違えて督促をしてしまったり、支払っていないのに支払い済みと間違えて未回収のまま放置してしまったりすることもあり得ます。

口座振替であれば、通帳の記帳内容やインターネットバンキングで入金状況を見ることできるため、支払った・支払っていないといったトラブルを回避することが可能です。

なお、当社の「月謝ペイ」では、決済情報に紐づいた生徒管理データベースによって、生徒情報の管理も行うことができます。「エクセル管理、引き落とし設定などをもっと効率化したい」といったご希望にお応えでき、トラブルにつながるミスも減らすことが可能です。

▼月謝ペイの生徒管理データベースの例

月謝徴収に口座振替サービスを導入する場合の注意点

月謝徴収に口座振替サービスを導入する場合には、注意すべき点がいくつかあります。以下でそれぞれについて解説します。

受講者に合わせた複数決済手段と一元管理ができるか

多くの事業者では多様な受講者を取り込むために、複数の決済手段を用意することが一般的です。口座振替は利用開始のハードルが低いことから幅広い層の受講者に受け入れられやすいものの、クレジットカード決済などを好む受講者も一定数います。

複数の決済手段を用意する場合、それらを一元管理できるかどうかで事業者の負担は大きく変わってくるものです。決済手段ごとに異なる入金管理画面を見なければならなくなると、入金情報が複数個所に散在してしまうため管理が面倒になってしまいます。引き落とし状況の確認や滞納している受講者のチェックなどをスムーズにするためにも、一元管理できる状態が理想的です。

なお、当社の「月謝ペイ」では、口座振替だけでなく、クレジットカード決済もりよう可能です。クレジットカード決済や口座振替の手数料は、業界最安水準の提供で、収益を最大限に高めることにも貢献します。

▼月謝ペイで利用できる決済手段

開講に間に合う導入スピードか

教室などをこれから始めようとする場合、決済手段の一つとして開講時から口座振替を取り入れたい方もいらっしゃるでしょう。

口座振替を導入するまでのプロセスとしては、金融機関もしくは決済代行会社に口座振替を開始したい旨を問い合わせ、必要書類を提出し、審査を通過したら運用を開始するのが標準的な流れです。審査の基準はケースバイケースで異なることもあるため、運用を開始できるまでの日数も異なり、数日で済むこともあれば1ヶ月程かかることもあります。

口座振替登録をWebサイトで行う場合は、Webサイトと事業者のWebサイトを連携させるための開発も必要です。できるだけ少ない時間で審査を通過してスムーズに口座振替を導入したいのであれば、決済代行会社の利用がおすすめです。

なお、当社の「月謝ペイ」であれば、最短1週間で導入完了できます。サイトオープン前でも審査・ご契約が可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。

▼月謝ペイ導入までの簡単4ステップ

セキュリティ対策は万全か

月謝徴収に口座振替サービスを導入する場合、手数料や手軽さだけでなく、セキュリティ対策が最重要です。顧客の重要情報を預かるため、情報漏洩は信頼失墜に直結します。国際基準PCI DSS準拠、SSL暗号化通信の導入、不正利用対策などの有無を確認しましょう。

なお、当社の「月謝ペイ」では、以下の表にまとめたセキュリティ基準に準拠しております。また、当社のセキュリティ情報も合わせてご参照ください。

▼月謝ペイのセキュリティ基準

受講者の口座情報などがデータ化できるか

口座振替登録手続きをオンラインで済ませてWeb上の管理画面で引き落とし状況をモニタリングする場合でも、決済や引き落としに関する連絡のために受講生へ書類を郵送することもあるでしょう。そのような時に口座情報や引き落とし情報などがデータ化されていれば、郵送作業を簡略化することが可能です。

必要情報がデータ化されていれば受講者の管理や検索、閲覧などの事務的業務がスムーズになるだけでなく、受講者の個人情報を紛失したり外部に漏洩させてしまったりするリスクを低減できます。また、データ化によって受講者から問い合わせがあった際にも迅速に対応できるようになります。

なお、当社の「月謝ペイ」では、口座登録の手続きがオンラインで完結するWeb口座振替もご用意しております。口座振替依頼書でのお申し込み手続きは不要で、Webから入力された口座情報で即時受付が可能です。

▼月謝ペイのWeb口座振替・クレジットカード決済で集金・管理業務を効率化

月謝を徴収するなら「月謝ペイ」にお任せ！

口座振替で月謝を徴収をお考えでしたら、毎月の入金管理業務を一元化できる決済代行会社の「月謝ペイ」の導入をぜひご検討ください。
導入スクール様からは「入会と退会が自動化できるので、教室の運営に集中できる」「おかげさまでレッスンの受講者が増えています」など、好評価をいただいております。

株式会社ROBOT PAYMENTが提供している「月謝ペイ」は、スクール運営での代金回収を効率化する継続課金機能を集約した月謝に特化した決済代行サービスです。クレジットカード決済や口座振替など、生徒ごとのニーズに応じた複数の決済手段をもちいて、月謝の集金業務（決済）を毎月自動処理するシステムです。また決済情報に紐づいた生徒管理データベースによって、生徒情報の管理も行うことができます。

決済代行会社の安全なサーバー内に顧客情報を預けて管理するため、導入事業者様の情報管理負担、セキュリティ負担も解消します。

これまで株式会社ROBOT PAYMENTは、決済代行業として20年以上にわたり、決済代行事業を行ってまいりました。サブスクペイは大手から中小、個人事業主までシリーズ累計14,000社以上の導入実績があり、年間500億円以上の取引に活用いただいております。決済導入フローについても、審査提出から最短5営業日で稼働が可能です。

学習塾やスクールの月謝を徴収する際にクレジットカード決済を取り入れたいご担当者様は、株式会社ROBOT PAYMENTの「月謝ペイ」までお気軽にご相談ください。