口座振替依頼書とは?依頼書の書き方や注意点を解説!

口座振替

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公共料金や税金を始め保険料、インターネットの回線使用料、新聞購読料、スポーツジムや習い事の月会費など、多くの決済に幅広く取り入れられている決済手段に「口座振替」があります。近年ではECサイトのサブスクリプションサービスの利用料決済にも使われている決済手段です。月額の支払いを前提に提供される商品やサービスは増加傾向にあり、口座振替はそれに適した決済方法の代表と言えるでしょう。

口座振替は、日本では古くから用いられる決済手段であり、クレジットカード決済に次ぐメジャーな決済方法として認知されています。毎月定期的に発生する支払いを煩わせることなく自動的に完了できる口座振替は、サービス提供事業者にとっても、消費者にとっても高い利便性を持つなど大きな利点があります。この記事では、口座振替の特徴やメリット、手続き方法、口座振替依頼書の書き方と注意点などについて解説します。

※目次※
1.口座振替とは
2.口座振替依頼書について
3.口座振替依頼書の書き方
4.口座振替依頼書の注意点
5.口座振替なら「ROBOT PAYMENT」にお任せ!
6.まとめ

口座振替とは


口座振替の始まりは、1961年に日本クレジットビューロー(現JCB)がクレジットカードを発行した際に決済手段として三和銀行での銀行振替を導入したのが走りです。

まずは口座振替の概念を理解するために、口座振替の特徴、口座振替のメリット、口座振替の手続き方法について整理していきましょう。

口座振替の特徴

口座振替の最大の特徴はその高い利便性です。一度銀行口座を登録すればサービス提供事業者へ支払う代金の引き落としが自動的に処理されるので、遅延や支払い忘れなどが発生することがありません。また、消費者は支払いの度に金融機関やコンビニエンスストアに出向く必要がないので手間が掛かりません。口座振替は、支払いが自動的に行われることから自動引落としとも呼ばれます。

一般社団法人の全国銀行協会の調査によると、銀行口座を保有している人で口座振替を利用している人の率は74.9%であり、これの結果からも口座振替は広く普及していることが分かります。なお、口座振替は主に日本で独自に発達してきた決済手段で、欧米では小切手による支払いが主となり、口座振替はごく一部に留まっています。

口座振替のメリット

口座振替のメリットは種々ありますが、ここでは代表的なものを4つ挙げます。
1つ目は、集金業務の合理化です。サービス提供事業者は月々の支払いを消費者に請求書を送るなどの集金業務が不要となり、営業担当者の手間が大きく省けます。

2つ目は、コスト削減効果です。集金業務や消込事務作業が不要となることから人件費などのコストが大幅に削減でき、代金回収に要するコストが低減できます。

3つ目は、資金計画の効率化です。代金の回収が毎月決まった日に行えることから資金計画の見通しが立てやすくなります。入金状況を早期に把握できるので、未回収金に対するアクションがすぐに取れるようになります。

4つ目は、取引の継続率向上と代金の回収率の向上です。顧客の支払いの手間が省けるため、ユーザーが解約などのアクションを起こさない限り、継続的な取引を安定して持つことができます。支払い忘れもなくなるので、顧客の銀行口座が残高不足にならない限り代金回収率は高い水準を保てます。

口座振替が利用できる金融機関

口座振替は約10,000近い金融機関で利用できます。以下に例を示します。

(1)都市銀行・インターネット銀行・信託銀行・特殊銀行・外国銀行・ゆうちょ銀行
(2)第一地方銀行・第ニ地方銀行
(3)信用金庫・商工中金
(4)信用組合・労働金庫・県信連
(5)農協・漁連

口座振替の手続き方法

口座振替を利用するためは2種類の手続き方法があります。
1つ目は、口座振替依頼書という紙に印刷された書類を用いて手続きを行う方法です。消費者が書類に必要事項を記入して捺印し、サービス提供事業者が近傍にある時は対面で、そうでない時は郵送で提出します。サービス提供事業者は、口座振替依頼書を受け取ったら口座振替先として指定された金融機関や決済代行会社へ送付します。
口座振替依頼書の記入内容に不備があった場合、対面での提出ならその場で消費者に訂正をお願いできますが、郵送による提出の場合は一旦消費者に返送しなければなりません。不備がなくでも郵送に掛かる時間を計算に入れると、口座登録が完了するまで1ヶ月から2ヶ月程度掛かります。

2つ目は、Web上で登録手続きを行う方法です。消費者がWeb上のフォーマットに従って必要事項を入力していきその場で手続きが完了します。紙の書類での方法に比べると郵送のための時間を省けるので、口座登録に要する時間を大きく短くすることができます。

口座振替依頼書について


ここでは、前項で触れた口座振替依頼書について詳しく解説します。

口座振替依頼書とは

口座振替依頼書とは、口座振替を利用するためにサービス提供事業者に提出する書類です。口座振替利用を開始のためには、口座振替依頼書で消費者が自分の銀行口座情報を登録しなければならず、サービス提供事業者に口座番号を教えただけでは口座振替を開始することができません。

口座振替依頼書には、氏名、住所、生年月日、銀行名、支店名、口座番号、口座種類などを記入したうえで、銀行届出印を押捺します。口座振替依頼書に書き込む口座情報は、預金通帳やキャッシュカードに記されているものと一致している必要があります。

サービス提供事業者は、消費者から受け取った口座振替依頼書を元に口座振替に必要な情報を登録したうえで金融機関に提出します。金融機関は、口座情報や銀行届出印の照会をし、口座振替を行う口座を登録します。

Web口座振替は依頼書が不要

Web口座振替は、口座振替Web受付サービスとして多くのサービス提供事業者が消費者向けに提供しています。口座振替依頼書が不要で、Web上で手続きを完結させることができるので、口座振替依頼書の発送や回収といった手間がなくなり登録業務の効率化に繋がります。また、ペーパーレスなので書類の紛失やそれによる個人情報漏洩のリスクの心配がなく、サービス提供事業者のセキュリティ強化にも役立ちます。

書類とは異なり、最短で即日、遅くとも数日で手続きが完了し、手続きをしたその月または翌月から口座振替の開始が可能です。Web口座振替を利用するには、まずサービス提供事業者の申し込みWebサイトにアクセスして口座振替を行う金融機関を指定します。その次に申し込み者の個人情報や口座情報などを入力し、入力内容を確認してからデータを送信すれば登録手続き完了です。

口座振替依頼書の書き方


口座振替依頼書はゆうちょ銀行向けとそれ以外の金融機関向けで書き方が異なります。以下にそれぞれについて解説します。

ゆうちょ銀行

まず口座名義人を記入し、それにカタカナで振り仮名を記入します。口座名義が法人の場合は代表者名とその役職名を記入します。

次に、届出印を押捺します。用紙は通常は3枚綴りになっているので、2枚目と3枚にも押捺します。口座名義人やその他の記入に関しては、用紙がカーボン紙になっているので1枚目だけで構いません。

そして、通帳番号は右詰めで七桁の番号を記入し、申込人名前の欄に口座の所有者の名前を記入します。用紙を1枚めくって2枚目に住所と電話番号を記入し、記入と捺印が終わったら3枚目は切り離して控えとして保管します。

ゆうちょ銀行以外の金融機関

まず、金融機関名を記入し、銀行・信用金庫・信用組合のどれか1つに〇を付けます。
次に、普通預金・当座預金のいずれか1つを選択したら口座番号を右詰めで記入します。口座人名義の欄には、個人の場合は苗字と下の名前の間に1文字空白を開けて記入、法人名義の場合は代表者名とその役職名を記入します。

そして、届出印を押捺します。用紙は通常は3枚綴りになっているので2枚目と3枚にも押捺します。口座名義人やその他の記入に関しては、用紙がカーボン紙になっているので1枚目だけで構いません。申込人名前の欄に口座の所有者の名前を記入します。用紙を1枚めくって2枚目に住所と電話番号を記入し、記入と捺印が終わったら3枚目は切り離して控えとして保管します。

口座名義の省略例

口座名義に記入する名称は下記のように省略可能です。

・株式会社:(株)
株式会社○○の場合: カ)
○○株式会社の場合:(カ
・有限会社:(有)
有限会社○○の場合: ユ)
○○有限会社の場合:(ユ
・特定非営利活動法人 :(特非)
特定非営利活動法人○○の場合: トクヒ)
○○特定非営利活動法人の場合: (トクヒ
・一般社団法人 :(一社)
一般社団法人○○の場合::シヤ)
・公益社団法人 :(公社)
 公益団法人○○の場合::シヤ)
その他の省略名称は、厚生労働省や各金融機関のホームページより確認ができます。

口座振替依頼書の注意点


口座振替依頼書を記入する時に注意すべき点として、よくある不備と提出前の確認ポイント、それに記入ミスの対処法について以下に解説します。

よくある不備

よくある不備としては、印鑑またはサインが違う、または不鮮明が挙げられます。金融機関に届けている印鑑またはサインをしなければならないため、ユーザーにも注意を促しましょう。また、不鮮明だと手続きがやり直しになる場合があります。

印鑑が捺印されていない、またはサインが記入されていないこともよくある不備です。用紙はカーボン紙になっているので1枚目に記入すれば2枚目と3枚目に転写されますが、捺印やサインは3枚全てのページにする必要があります。

そのほかにも、口座情報の誤りや預金種目の未選択、訂正印の漏れなどもよくある不備です。

提出前の確認ポイント

銀行印を押印の際は、下記3点を特に注意して確認します。

1.印鑑相違、サイン形態相違
金融機関へ届けている印鑑またはサインを事前に確認します。

2.印鑑不鮮明、重ね印
はっきり見えるように捺印します。重ねて捺印しないよう注意します。

3.印鑑捺印もれ、サイン記入もれ
金融機関へ届けている印鑑またはサインを捺印または記入します。

口座振替なら「ROBOT PAYMENT」にお任せ!


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ROBOT PAYMENTは、代金回収業務の効率化と顧客の利便性向上をサポートいたします。口座振替に関するお悩みをぜひお聞かせください。

まとめ

この記事で解説したように、口座振替はサービス提供事業者にとっても消費者にとっても利便性が高い決済方法です。毎月決まった支払いが発生するならば、最初に検討すべき決済方法と言えるでしょう。口座振替を活用すれば支払い忘れを防止し、代金未回収のリスクを下げることができます。また、代金の支払い・回収にまつわる手間を簡素化でき、サービス提供事業者と消費者双方にとってメリットがあります。

口座振替を開始するための手続きも、従来の口座振替依頼書を用いた方法から口座振替Web受付サービスにシフトしつつあり、手続きの手間や事務処理の負担を軽減することに役立っています。しかしながら、各金融機関と書類のやり取りを行って口座振替を導入するのは負担が大きいものです。そこで、全国の金融機関に対応したROBOT PAYMENTの口座振替サービスの利用をご検討ください。業界最安の手数料でビジネスをサポートいたします。

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【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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