経理業務における内部統制の重要性とは？メリットや進めるためのポイントを解説
昨今、企業による粉飾・横領といった会計不正の不祥事が注目され、経理業務における内部統制の強化が社会的に求められています。
本記事では内部統制について、主に経理においての重要性やチェックすべきポイント、導入背景を交えて詳しく解説します。
そもそも内部統制とはどういったもの？
経営者が健全かつ効率的に会社を運営するための仕組みが内部統制です。取締役（取締役会）・監査役（監査役会）・内部監査・社内組織や社内規定・ITシステム・経営計画（組織運用・精度運用）といった体制が機能することにより、社内での指揮・監督機能が発揮される仕組みのことを指します。
内部統制とは
先述したように、内部統制とは会社を健全に運営するための仕組みのことです。導入された経緯として、会計不正や情報漏えいなど内部統制の不備による問題が、これまでに相次いで発覚したことが挙げられます。
2006年6月には金融商品取引法(金商法)が制定され、そのなかで上場企業とその子会社、関連会社を対象とした内部統制のルールとして「J-SOX(日本版SOX法)」が規定されました。2008年4月1日から現在まで運用されています。
内部監査との違い
内部監査とは、内部統制が機能しているかを確認・評価をすることです。組織内部の人間による業務上の不正の防止や、業務の効率化を目的に実施されます。2006年の会社法改正によって内部統制の整備が義務化されましたが、なかでも大企業では内部監査の設置が必須となりました。
一般社団法人日本内部監査協会では、内部監査の意義・目的を以下のように示しています。
● 組織体の経営目標の効果的な達成に役立つこと
● 合法性・合理性の観点から公正かつ独立の立場で実施すること
● 客観的意見や助言・勧告をする監査の品質保証（アシュアランス）に関する業務と経営諸活動の支援をするアドバイザー業務であること
内部統制が求められる背景
近年の社会背景に起因して、内部統制の強化は企業にとって避けられない課題です。企業の粉飾決算やリコールの隠ぺいといった不祥事が多発しているからです。このような企業による不祥事は、社内の人間だけでなく、消費者や株主などにも大きな影響を与えます。
そのため、不祥事を起こさないための体制づくりが求められるようになりました。
なお、上場企業については、金融商品取引法（第24条）によって内部統制報告書の提出が義務付けられており、取締役会を設置している大会社についても、会社法（第362条）で内部統制が必要とされています。したがって、内部統制の強化はどのような企業でも求められるでしょう。
特に企業が上場するにあたって作成する書類や確認する事項は、内部統制とも重なります。上場を検討している場合は早めに内部統制に取り掛かりましょう。
内部統制の4つの目的
金融庁の「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」では、内部統制の目的として、下記4つの項目があります。
【内部統制の4つの目的】
● 財務報告の信頼性
● 業務の有効性および効率性
● 事業活動に関わる法令等の順守
● 資産の保全
内部統制は4つの目的すべてを実現することによって成立します。それぞれについて詳しくみていきましょう。
財務報告の信頼性
財務情報は、その企業の取引先の与信や投資家の判断に大きく影響を与えます。企業としての信用を失わないために、クリアな財務情報を公表することを目指しましょう。
業務の有効性および効率性
業務遂行に必要なヒト・モノ・コスト・時間といったリソースを適切に活用することは、内部統制の一つです。事業目的の達成に着実に近づくことができます。
事業活動に関わる法令などの遵守
社会から厳しい目で追及されるのは法令遵守です。内部統制によって法令順守を徹底し、トラブルを未然に防ぐことが必要です。法令遵守がおこなわれている企業は、消費者から安心・安全のサービスを提供していると判断され、投資家などにとっては低リスクかつ価値の高い投資先として評価されます。
したがって、他の企業に対してもクリーンな印象を与えることができ、社会的信用を得られるでしょう。
資産の保全
日々の事業活動に必要な資産は、社内で正当な手続きを踏んだうえで利用されるものです。金銭や土地といった有形資産はもちろんのこと、人的リソースや知的財産、顧客情報などの無形資産を含めて管理するためには、内部統制が必要です。
会社の資産が不正に引き出された場合、企業価値の低下にとどまらず、事業の継続が困難になります。そのため、資産の保全は経理部門の重要な業務の一つといえます。
内部統制の6つの構成要素
内部統制の6つの基本的要素は、先述した4つの目的と同じく、金融庁の「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」で定められています。これら6つの要素は、4つの目的に付随した要素とされています。
【内部統制の6つの基本的要素】
● 統制環境
● 情報と伝達
● リスクの評価と対応
● モニタリング
● 統制活動
● ITへの対応
統制環境
統制環境は6つの基本的要素のなかで最も重要といっても過言ではありません。統制環境が不十分であれば、社内ルールやシステムは活かされないままです。統制環境は組織に所属する人員の倫理観や、組織の経営方針・戦略などによって構成されており、従業員全員が社内ルールを守る必要があります。
内部統制を機能させるために、組織内の人間が内部統制の重要性を認識し、適切に社内ルールを運用するための環境整備が必要です。
情報と伝達
社内での情報伝達においても社内統制がおこなわれる必要があります。具体的には、社外秘の情報の取り扱いに注意することや、属人的な情報管理を無くして、必要な人にとって情報にアクセスしやすくすることが挙げられます。
そのためにはメールやチャットツールなどを活用し、添付ファイルには必ずパスワードをつけるといった、取り扱い方の統一を徹底しましょう。また、社外発信も同じく、その情報が漏えいしないように管理する必要があります。
近年、情報管理は厳しく追及されており、一般公開前の情報が誤ってSNSで拡散されるトラブルが度々報道されています。企業にとって社会的信用を失うトリガーの一つともいえるため、情報管理には特に細心の注意を払いましょう。
リスクの評価と対応
どのような業務でも、リスクは常につきまとうものです。利益とリスクを天秤にかけ、取り組むべき業務なのかを判断できるように基準を明確化しておきましょう。主にリスク管理は経営陣の仕事ですが、一般の従業員であっても現場でリスク判断を迫られる場面はあります。会社としての認識を事前に統一しておく必要があるでしょう。
モニタリング
モニタリングとは、社内で内部統制が機能しているかを定期的にチェックすることです。モニタリングによって、内部統制の評価や見直しができる状態を保つことができます。モニタリングには2種類あります。
社内で内部統制が日常的に発揮されているかを判断する「日常的なモニタリング」と、取締役会や内部監査などによる定期検査ともいえる「独立的評価」の2つです。内部統制に問題があると評価された場合に、どのような手順で誰に報告をおこなうかという仕組みもあわせて整備しておきましょう。
統制活動
企業には複数の部署が存在し、それぞれの部署で権限や職務が分担されています。そうすることで、従業員が互いの業務を監視したり牽制する効果が生まれ、不正行為や業務上のミスが起こる可能性を減らすことができます。
また議事録や報告書を作成し、社内での意思決定がどのようにおこなわれたかを明確にすることで、従業員の責任の所在が曖昧になることも回避できます。
ITへの対応
多くの目的や要素を含んでいる内部統制は、一つひとつ手作業で取り組んでいては時間も人員も不足してしまいます。業務効率化にはIT技術の導入が急務です。しかしソフトウェアのトラブルなどが生じた場合、企業間のやり取りが滞ってしまい、大きな損失を被る可能性があります。
自社に合ったIT技術を導入できているか、さらにITシステムの復旧や管理方法を確立できているかを確認しましょう。そうすることで、ITが内部統制に活かされているかを見極め、都度ブラッシュアップしていくことに繋がります。
経理部門における内部統制の重要性
多くの企業にとって、経理部門は内部統制において企業の資産管理と重要な関わりがある部署です。特に、日々の業務で発生する経費の計算や管理は経理部門の業務であり、適切なフローで正確に管理されている必要があります。
内部統制を構成する4つの目的のうち、「財務報告の信頼性」と「資産の保全」の2つは経理部門が中心となって果たさなければならないものとされています。
内部統制を実施するメリット
内部統制を強化することで、情報漏えいのリスクや、不祥事・不正、ヒューマンエラーなどを防ぐ効果が期待できます。内部統制は企業が健全に事業を営み、成長していくために必要な土台といえるでしょう。具体的なメリットを項目ごとにご紹介します。
業務効率化を実現できる
社内業務のマニュアル作成をはじめとした、業務効率化の見直しも内部統制の一つといえます。見過ごされていた非効率さを可視化し、それに対する解決策を実行することで、結果的に業務効率の改善に繋がるでしょう。
従業員のモチベーションが向上する
企業活動の透明性を保障する内部統制は、社外に与えるイメージだけではなく、社内にも大きな影響を及ぼします。各部署がおこなっている業務が可視化されることで、従業員の企業に対する信頼にも好影響が見込めます。また、属人的業務の是正や、業務の負担軽減という意味でも従業員のモチベーション向上に役立つはずです。
社内ルールやガイドラインを整備できる
内部統制には、全従業員が遵守すべき社内ルールやガイドラインを提示する必要があります。
内部統制を強化することで、日々の業務フローや従業員全員に適用される社内ルールなどの見直しや改善をおこなうことができます。また、定期的に見直しを行うことで従業員への再周知や遵守徹底を促すこともできるでしょう。
不正を防止できる
内部統制システムを整備することは、不正防止にも役立ちます。社内ルールの整備や業務チェックの徹底をすることとも繋がり、法令遵守の姿勢とも合致します。外部からはクリーンな会社経営をしている企業として認識され、社会的信用を得られるはずです。
経理部門で内部統制を進めるためのポイント
内部統制の強化には、前述した6つの要素それぞれにチェックポイントを用意し、内部統制委員会が都度確認していく必要があります。ここでは特に、経理部門の内部統制に必要なポイントを確認しましょう。
出納業務の管理を徹底する
日々の業務で扱われる現金は、着服や盗難が起きやすく、特に徹底した管理が求められます。大きな企業では日常的な現金のやり取りは多くありませんが、中小企業では現金管理が発生することがあります。
しかし、中小企業であっても銀行振込やマネークラウドを活用して現金のやり取りを減らしたり、会社名義のクレジットカードで支払いを管理することは可能です。また、現金の出納管理は必ず2名以上で確認をしながら進めていくルールを徹底する必要があるでしょう。
経理業務のシステム化を推進する
経理業務は入力や確認に手間がかかる場合が多く、手作業ではミスが起きやすいのは明らかです。そこでおすすめなのが、経費精算のシステム化です。ミスの軽減につながるだけでなく、内部統制の目的である「業務の有効性および効率性」や「ITへの対応」の達成にも近づきます。
最近ではインボイス制度に対応した会計ソフトが多くあるため、自社に合ったツールを導入することで、会社の財務をより時代に合った形でおこなうことができます。
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また、システム間のデータ突き合わせや二重入力といった経理業務の工数軽減にもつながるため、結果的に経理業務の省人化・脱属人化が進められ、内部統制を強化することが可能となります。
まとめ
内部統制とは、経営目標を達成させるためのルールを策定し、適切な運用を目指して整備されるものです。経営者が主体となって制度化されるものではありますが、実際に現場で直接関わるのは、経理部門の担当者でしょう。内部統制報告書の作成や、資産の保全など内部統制に欠かせない要素の多くを経理部門が担っているため、不正やミスがないよう常に意識しなければなりません。
しかし、経理業務の多くは手間がかかり、たった一つのミスが大きな損失につながる可能性があります。そこで、可能な限りミスを軽減し、効率的に業務を進めていくために欠かせないのが、システムの活用です。
特に日常的に発生する経費精算業務は、システム化を進めることで、大幅な業務効率化が可能になります。経理部門で内部統制の実現に不安を抱えている担当者の方は、ぜひ「請求管理ロボ」で経理業務のシステム化を検討してみてください。
