与信管理規程が必要な理由とは？作り方と守らない場合のリスクを解説！

経理 2024.03.06

会社同士の取引には「与信管理規程」というルールがあり、定めておくことで取引による不利益を減らせます。しかし、作成したことがない、どのような内容を盛り込むべきか分からないという方もいるでしょう。

この記事では、与信管理規程が会社の経営に必要な理由や作り方などを網羅的に解説します。

与信管理規程とは?

大半の会社は取引における代金回収を効率化させるために、取引先のへの「信用」を元に製品やサービスなどを先に販売し、発生した「売掛金」を後払いで回収しています。このような会社が持っている信用を「与信」と呼び、ある会社が健全に取引できる会社かどうかを経営状況やほかの取引先などから判断することを「与信管理」と表現します。

与信管理規程が定められていると、的確な与信管理を行って安定した会社経営に繋げられるのです。ここでは与信管理規程の概要を解説します。

与信管理規程は会社を守るためのもの

与信管理規程とは、会社の与信管理に関するルールを明記したもののことです。与信管理規程がないと、会社として取引しても問題ない相手を判断する基準が設けられず、安全な取引ができなかったり、債権を回収できずに貸し倒れが発生したりするなどのリスクが高まります。

一方で、取引先が増えないと会社が成長できず、貸し倒れが発生すると金銭面だけでなく信用や営業の面でもマイナスの影響が生じるため、両面の不利益を考慮したうえでバランス良く取引先を開拓していく必要があります。そこで、与信管理規程を作ることで会社が不利益を被らない与信管理を可能にし、会社経営のリスクを減らせます。

与信管理規程の重要性

与信管理規程は会社の経営方針を示すマニュアルのような働きを持っています。与信管理規程があれば取引先の状況や経営において発生しうる展開に応じて速やかに、かつ安定した対応が実現します。

新人の営業担当者でも与信管理を考えた行動がとりやすくなり、人材育成への好影響も得られるでしょう。また、業務におけるルールが決まっていればその範囲内で自由に活動ができるようになり、現場の自由度が増します。社員一人ひとりがリスクと売上を客観視できるようになれば、最大限のパフォーマンスを発揮しやすくなります。同時に、明確なルールで許容可能なリスクの範囲を現場に周知させることは、管理部門から営業部門への牽制もしやすくなります。

このように、与信管理規程を定めておけば、さまざまな方面で会社の経営をサポートしてくれるでしょう。

与信管理規程の作り方

与信管理規程の構成に具体的なルールはありませんが、規程として十分に機能させるために記載すべき事項が主に4種類あります。

自力で一から書くこともできますが、インターネット上でさまざまなテンプレートやサンプルを入手する方法もあります。与信管理規定の基本的な構成はどの会社でも大きく変わらないため、既存のテンプレートやサンプルを使用しても支障はありません。

ここでは与信管理規程に記載すべき事項を詳しく紹介します。ここでご紹介する記載事項やテンプレートなどを参考に自社向けの規程を作成してみましょう。

総則

与信管理規程全体に適用される決まりです。主に規程の目的や適用される範囲、責任の範囲などを記載します。

目的には会社を守る経営手段として規程を使用する旨を書きましょう。適用範囲には規定が適用される業務内容を書きます。少なくとも新規取引には必ず適用されるようにしておくべきですが、会社によってはすべての業務に適用させることもあるようです。

責任範囲は会社によっては明記しない場合もありますが、実効性を持たせて社員にしっかり守らせたい場合は明記しておきましょう。記載する場合は、責任の範囲を管理部門に統一するか部門ごとに分けるかを考え、管理責任者や決裁者などは個別に項目を分けて記載します。

新規取引

新しく取引を始める場面で関わる項目です。取引を始める際には、申請と報告の実施が必須であることを定めましょう。

また、会社で定めたフォーマットに従って、営業担当が相手先の業務内容・資本金額・財務諸表などの情報を集めます。集めるべき情報などを決めておくとより効果的に与信管理規程が機能します。

さらに、集めた情報をもとに申請書を記入、適切な権限者に提出して取引開始に至るまでの承認フローも明記しましょう。権限者は主に専務取締役や財務部長、営業・管理部門の各部長などが挙げられます。新規で取引を始めるためには、必ず申請と承認のプロセスを挟みます。誰が見ても分かりやすく内容にし、新人への教育や後任者への引継ぎをスムーズに行えるようにしておきましょう。

与信管理

与信限度額など、実際に運用するための内容を記載します。与信限度額は一般的に税込金額で書かれます。信用が高い会社ほど限度額も高く設定できますが、初めのうちは限度額を小さくしておき、取引を重ねていくなかで更新していくという方法もあります。また、与信限度額の設定を誰がどのように行うか、限度額を超える取引が発生した際にどうするかなどの記載も必要です。

さらに、与信限度額は定期的に見直す必要があります。取引開始時点では余裕があり信頼できた会社でも、経営状態が悪化しているかもしれません。日頃から取引先や業界に関する情報を集めておき、定期的に与信限度額を見直しておきましょう。

回収管理

債権の確実な回収を行うための項目です。債権の回収状況を定期的に確認・報告することは基本的な流れですが、財務担当者のみならず、報告会などの形で各部門へ情報共有することをおすすめします。

また、債権の回収が滞っている場合や、万一取引先が倒産した場合の対処法も記載しておきましょう。どのような状況下であらかじめ定めた対処法が適用されるか、どのタイミングでどのように動くかなどを定めます。問題発生時に対応に動くのは多くの場合で営業担当者のため、リスクを留められる範囲内で営業担当者が無理なく動けるスケジュールやアクションにしましょう。情報量が多くなる場合は複数項目に分けて記載します。

与信管理規程を守らない場合に起こるリスク

会社を安定して経営するためには与信管理規程の遵守が欠かせません。規程を守らずに無秩序な取引をしていると、取引の規模に合わない会社と取引して債権回収できなくなる恐れもあります。ここでは、規程を守らない場合のリスクについて詳しく解説します。

債権回収ができない可能性がある

与信管理規程を守らないと、売上を第一に考え、相手の与信レベルを考えない取引をして債権回収をできなくなる可能性があります。通常は規定に基づいて取引を開始する前に企業の情報を集め、自社が販売した製品やサービスなどの代金を回収できる見込みのある相手か判断します。

しかし、与信管理規程を守っていないと十分な与信管理フローが行われず、経営状態が厳しかったり、詐欺を企んでいたりする企業と取引してしまう恐れがあります。取引による債権を回収できないと経済的な損失を被るだけでなく、与信管理をできていない会社として自社の評判も落ちてしまいます。信用面の評判が落ちてしまうと自社の与信が下げられてしまうこともあるため、とくに新規取引先を開拓する際は与信管理規程を徹底的に守るよう周知しておきましょう。

会社が倒産する恐れがある

与信管理規程を守らずに債権回収が滞る事態に陥ると、経営状態が悪いわけでなくとも倒産する場合があります。基本的に会社は製品を他社に販売するだけでなく他社から製品および原料などの購入も行っており、購入するには現金が必要です。しかし、手元に現金がなくなると製品や原料を購入できず事業を続けられなくなったり、すでに購入している製品の代金を支払えず会社が倒産する「黒字倒産」につながったりする可能性があります。

いくら製品を販売できていても現金がないと経営を続けることができなくなるため、現金確保の手段である債権回収は滞りなく行う必要があるのです。

与信管理規程を遵守させるには

与信管理規程の作成は大切ですが、作った規程を社員が守らなくては意味がありません。社員に与信管理規程を遵守させるには、社員が規程を身近に意識するような方策をとると効果的です。定期的に新規取引先の報告会や与信管理のチェックなどを行って、「与信管理規程は自分の業務に関わるものだ」と認識させるように努めましょう。

ここでは、社員に与信管理規程を遵守させるために有効な施策について詳しく解説します。

新規取引先の報告会を行う

担当社員に当事者意識を持たせるために、新規取引先の定期的な報告会の実施をおすすめします。与信管理規程を守らない社員は「自分には関係ない」という意識を持っている場合が少なくありません。社員に当事者意識がないと、無自覚に与信管理上好ましくない行動をとってしまいます。

与信管理規程が適用されやすい新規取引先については、週ごとや月ごとなどの頻度で進捗とともに企業の概要を報告する場を設けるようにしましょう。営業担当者が「本当にここと取引して大丈夫か？」「この規模の取引をして問題ないか？」などと積極的に考えるようになり、与信管理に対する意識を高めてくれます。報告書内に与信限度額も併せて記載すればより意識が高まります。

また、報告書とともに与信管理規程を適用していることを証明するチェックリストなどを提出させて実効力を持たせる方法もあります。

与信管理のチェックを行う

定期的に与信が適切かチェックし、最新の状況を鑑みて修正していくことも与信管理規程を社員に浸透させるポイントです。取引先と設定した与信以上の取引をしていないか、与信限度額の設定ミスや漏れはないかなどを月1回ほどのペースで確認し、結果を関係部署に共有しましょう。

担当者がチェックの結果に応じたアクションをとることで取引状況を改善できると同時に、定期的に与信管理規程の存在を意識することで規程遵守の意識も高まっていきます。

与信管理は「請求まるなげロボ」にお任せ！

与信管理規程を作成して与信を管理することは会社を経営するうえで非常に重要ですが、毎日さまざまな業務をこなすなかで与信管理まで行う余裕を確保できない場合も多いでしょう。なるべく時間と手間をかけずに与信管理したい方には、ROBOT PAYMENTが提供している「請求まるなげロボ」の利用をご検討ください。

請求まるなげロボは与信や回収代行、売掛金の早期資金化をアウトソーシングできるサービスです。煩雑な請求業務を省略してほかの重要な業務にリソースを割けるだけでなく、資金化が早くなるため資金繰りも楽になり、自社内で与信を扱う手間がなくなるので未回収リスクをなくすこともできます。当社の審査を経た債権は100%保障していますので、請求情報をアップロードしたらあとは入金を待つだけです。

一般的に与信審査や請求書の発行、債権管理などで毎月およそ76時間を使っているとされていますが、請求まるなげロボを利用すれば丸々削減できます。昨今は企業の間でテレワーク化が急務となっていますが、請求まるなげロボを利用するとテレワークを阻害する書類業務から解放されるため自由な働き方を選べます。社員の満足度や生産性の向上も期待できるでしょう。

請求まるなげロボは、これまでにITサービス業やSaaS・クラウド関連業、総合デベロッパーなどさまざまな業種の会社で採用されています。実際に、営業活動を効率化したり、スムーズに新事業を立ち上げたりと事例もあり、経営において大きなメリットをもたらします。

請求業務に課題を感じている方は、ぜひ請求まるなげロボの活用をご検討ください。