英語の請求書（Invoice）の書き方｜記載項目の英語表現・送付メール例文と無料テンプレート

グローバル化が進み、海外との取引も増えてきた昨今ですが、もしも取引先から英語の請求書を要望されたらどうしますか。

請求書の形式はそのままでいいのか、どのような単語を使ったらいいのか、メール送付時の英語はどうしたらいいのかなど、不安に感じる方がほとんどではないでしょうか。

今回は、そんな英語での請求書の作成方法について、請求書の書き方や失敗しないポイントや、請求書送付時における英語でのビジネスメールの書き方などを詳しく解説します。

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英語の請求書でも焦らず対応しよう

「英語の請求書」と聞くと焦ってしまうかも知れませんが、ご安心ください。基本的な形式は日本語の請求書と同じです。使う言語が英語になるだけと思っていただいて構いません。

しかし、細かな注意が必要となるポイントもありますので、以下一つひとつ説明しましょう。

請求書の英語表記について

ビジネス上での「請求書」の英語表記は「invoice（インボイス）」が的確となります。日本語でインボイスは「送り状」や「納品書」の意味もありますが、ビジネス上で「請求書」を英語表記する際は「invoice」と表記するのが一般的です。

「bill」や「check」との違い

「invoice」の他にも、英語には請求書を表す単語として「bill（ビル）」と「check（チェック）」がありますが、それぞれ意味が若干異なります。

「bill」と「check」は飲食店の伝票や水熱光費の請求書を指し、「bill」はイギリス英語圏で、「check」はアメリカ英語圏で主に使われています。

そのため、イギリス英語圏・アメリカ英語圏両方に共通した「請求書」という意味のビジネス用語として使用できる「invoice」を使うのが最適といえるでしょう。

請求書の内容は英語でも同じ

英語での請求書の記載方法は、記載内容・フォーマット共に日本語の請求書とほとんど変わりありません。そのため、基本的には日本語の請求書を英訳したものをそのまま英語版の請求書として使用できます。

ただし、使用する単語には日常的にあまり馴染みのない英単語もあるため、英訳をする際には注意が必要です。

英語の請求書の書き方

前述の通り、英語の請求書を作成するには、日本語の請求書を英訳すればいいということがわかりました。続いては、英訳する際に使用する単語とポイント、注意点について解説しましょう。

タイトル

まずは、書類の一番上の目立つところに「Invoice」と記載しましょう。日本語の請求書と同様に、他の書類と見分けがつくようわかりやすく強調して記載します。

請求書発行日

次に、請求書発行日を意味する「Invoice Date」と記載し、その下（もしくは横）に請求書の発行日を記載します。ここで注意が必要なのが、日付の書き方です。

実は、イギリス英語とアメリカ英語では日付の書き方が異なります。イギリス英語圏宛の請求書の場合は「日、月、年」の順に、アメリカ英語圏宛の請求書の場合は「月、日、年」の順に日付を書くようにしましょう。

自社情報

続いて自社情報を記載します。会社を意味する英語は複数ありますので、「Corporation」「Incorporated」「Company」「Limited」などの中から、自社がどれに当てはまるのかを社内で確認してから記載しましょう。

また、自社名の下には、会社住所と担当者の連絡先などの情報も忘れずに記載するようにしましょう。何かあれば先方からすぐに問い合わせることができるようにするためです。

請求書番号

請求書番号を意味する「Invoice Number」と記載し、その下か横に請求書番号を記載します。
「Invoice Number」を「Invoice#」と省略した書き方もできるので、フォーマットに合わせて表記方法を決めましょう。

なお、日本の「インボイス制度の登録番号（Tから始まる適格請求書発行事業者登録番号）」は別物になるため、混同しないよう注意しましょう。

ちなみに、日本の請求書と同様に、英語の請求書においても請求書番号の付与は義務ではありません。
ただし、請求書番号があると請求書の管理がしやすくなり、業務の効率化や取引先との円滑なやりとりにつながることから、多くの事業者で請求書番号が使われています。

顧客の名前

請求先を意味する「Bill To」（または「Customer」）と記載し、その下に取引先の会社名や担当者名を記載します。

顧客が見る書類なので先方に失礼がないよう、会社名や住所、電話番号、担当者名など、必要事項はきちんと確認してから記載するようにしましょう。

振込先の詳細

振込先を意味する「Bank Details」（または「Remittance Information」）の欄を設けて、銀行名「Bank Name」、支店名「Branch Name」、口座番号「Account Number」、口座名義「Account Name」、海外送金の場合はSWIFTコード「SWIFT Code」を記載します。

これは自社情報になるので、間違いのないよう経理部に確認をしたうえで記載するようにしましょう。

請求明細

請求明細を意味する「Description」と記載し、以降は日本語の請求書と同様に表形式で請求明細を記載します。

表内の請求明細には、数量「Quantity」、単価「Unit Price」（または「Rate」）、行ごとの金額「Amount」または「Line Total」、小計「Subtotal」、消費税額「Tax」、手数料「Handling fee」（該当する場合）などを、体裁に合わせて記載しましょう。

支払期限

支払期日を意味する「Due Date」（または「Payment Due」）と記載して、その下か横に日付を記載しましょう。

また、日付を記載する際は請求書発行日と同様、先方企業に合わせた「年、月、日」の順序に気を付けて記載するようにしてください。

請求額

合計額を意味する「Total」もしくは「Grand Total」と記載し、その下か横に合計金額を記載しましょう。請求明細を記載した表の中に組み込んで表記するのが一般的です。

請求書の記載項目の英語表現一覧

英語の請求書でよく使う項目名を一覧にまとめました。英語圏の請求書では、同じ項目に複数の表記が使われます。取引先から指定がない場合は「表記」列の表現を使えば問題ありません。

英語の請求書（Invoice）のテンプレート・記入例

英語の請求書の記入例

上の項目を使った記入例です。この並びをそのままExcelやWordで作れば、英語の請求書のひな形として使えます。

※記入例の社名・住所・口座情報はすべて架空です。海外取引の消費税の扱いは取引内容によって異なるため、記入例では消費税欄を省いています。

テンプレートを活用する

請求書を毎回ゼロから作ると、記載漏れや計算ミスが起きやすくなります。英語の請求書も、テンプレートを用意して、請求明細や支払期日など必要な箇所だけを入力する運用にしましょう。

ROBOT PAYMENTでは、英語の請求書（Invoice）テンプレートを【エクセル形式】で無料公開しています。会員登録なしでダウンロードできます。海外の取引先に送る場合は、USD・EURなど11通貨に対応し、SWIFTコードやインコタームズ（貿易条件）の記入欄がある「海外取引向け・多通貨対応」テンプレートを使いましょう。国内の取引先に英語の請求書を出す場合は、インボイス制度に対応した「国内取引向け」テンプレートが便利です。

取引先ごとに通貨や支払条件が決まっている場合は、取引先別にテンプレートを保存しておくと、入力箇所をさらに減らせます。

▶ 海外取引向け・多通貨対応（縦型）
▶ 海外取引向け・多通貨対応（横型）
▶ 国内取引向け・インボイス対応（縦型）
▶ 国内取引向け・インボイス対応（横型）

英語の請求書で迷いがちなポイント

以上、請求書の英訳について解説してきました。次に、海外法人に対する源泉徴収の記載やハンコ・サインの有無など、請求書作成にまつわるその他のポイントについて解説します。

海外の取引先への請求と源泉徴収

日本の企業が海外の取引先に請求書を出す場合、請求書に日本の源泉徴収税額を記載する必要は通常ありません。日本の源泉徴収は、「支払う側」が一定の報酬などを支払う際に差し引く仕組みだからです。

ただし、取引先の国の税制によっては、支払う側（海外の取引先）がその国の法律にもとづいて税金を差し引いて送金してくる場合があります。請求額どおりに入金されないことがあるため、初めて取引する国の場合は、契約前に源泉徴収の有無と、租税条約の適用手続きの要否を取引先に確認しておきましょう。

反対に、自社が海外の個人・法人（非居住者・外国法人）に報酬を支払う側になる場合は、日本の源泉徴収が必要になることがあります。国税庁は「非居住者または外国法人に対して、国内において源泉徴収の対象となる国内源泉所得の支払をする者は、その支払の際、所得税および復興特別所得税を源泉徴収し、納付する義務があります」としています（出典：国税庁「No.2885 非居住者等に対する源泉徴収のしくみ」）。判断に迷う場合は、税理士に確認しましょう。

ハンコやサインについて

日本国内での取引に作成された日本語の請求書には、会社印や担当者印、フリーランスであればハンコが求められるケースが多いです。

しかし、海外法人や海外在住のフリーランスとの取引における英語の請求書では、ハンコやサインは通常必要ありません。相手から事前に要望があった場合のみ、押印できる場所を準備しておきましょう。

英語の請求書を送付するビジネスメールの例文

英語で請求書を作成したあとはメールで請求書を送付しましょう。以下、英語でのビジネスメールで請求書を送る際の書き方について、件名のポイント、よく使われるフレーズ、サンプルメールの順に解説します。

一目で内容が分かる件名にする

件名は受け取った側が一目で分かる内容にしましょう。また、あとで検索した際にもすぐに見つけられるよう、どの取引の請求についてなのかがわかるキーワードを入れるのも有効でしょう。

● 例：Invoice #0000 for 製品名／サービス名 due 日付
● 例：New Invoice #0000 for 顧客名

よく使われるフレーズ

日本語と違い英語には「敬語」といわれる言語表現はありませんが、ビジネスシーンで使われる丁寧な表現はあります。端的な文面でも丁寧な表現を使うことで、相手に好印象を与えることができるため、覚えておいて損はないでしょう。

以下にて、請求書送付の際に有用な、ビジネスメールでよく使われる英語のフレーズをまとめました。

● お元気にお過ごしのことと思います。
I hope you are doing well.

● 請求書をEメールに添付しました。
I have attached the invoice to this email.

● 添付の請求書をご確認ください。
Please find the attached invoice.

● 請求書の期日までにお振込みいただければ幸いです。
I would appreciate it if you could make the payment by the due date shown on the invoice.

● ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
If you have any further questions, please don’t hesitate to contact us.

● ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお問合せください。
If you have any questions about the invoice, please contact us at the following number:（連絡先電話番号を記載）

● 結びの言葉
Sincerely / Kind regards,

請求書送付時のメール例文

上記のよく使われるフレーズや以下のサンプルメールを参考に、端的で丁寧なビジネスメールを作成しましょう。以下、英語のメール文のあとに日本語訳を記載しています。

【英語】
Subject: Invoice #0123 for ○○○ Inc.

Dear Mr./Ms. ○○,

I hope you are doing well.
I have attached the invoice for [product/service] to this email.
I would appreciate it if you could make the payment by the due date shown on the invoice.
If you have any questions, please don’t hesitate to contact us.

Sincerely,
○○ (Your name)

【日本語訳】
タイトル：○○○株式会社様 請求書番号0123
本文：○○様（担当者名）

お元気にお過ごしのことと思います。
こちらのメールに請求書を添付いたしました。
請求書に記載の期日までにお支払いいただけますと幸いです。
何かご不明点がございましたら、ご遠慮なくお問合せください。

敬具

○○（自分の名前）

場面別のメール例文（再送・支払期日前のリマインド・入金確認のお願い）

請求書を送った後も、再送や入金確認でメールを送る場面があります。場面ごとの例文を紹介します。

1. 請求書を再送するとき
Subject: [Resend] Invoice #0123 for ○○○ Inc.

Dear Mr./Ms. ○○,

As requested, I am resending Invoice #0123, dated September 30, 2026.
Please find the invoice attached.
We apologize for any inconvenience.

Kind regards,
○○ (Your name)

【日本語訳】
ご依頼に基づき、2026年9月30日付の請求書（番号0123）を再送いたします。添付の請求書をご確認ください。お手数をおかけし申し訳ございません。

2. 支払期日前にリマインドするとき
Subject: Payment Reminder: Invoice #0123 due October 31, 2026

Dear Mr./Ms. ○○,

This is a friendly reminder that Invoice #0123 for USD 3,500.00 is due on October 31, 2026.
If you have already arranged the payment, please disregard this email.

Thank you for your continued business.

Kind regards,
○○ (Your name)

【日本語訳】
請求書（番号0123、3,500.00米ドル）のお支払期日が2026年10月31日であることをお知らせいたします。すでにお手続き済みの場合は、本メールは破棄してください。

3. 支払期日を過ぎて入金が確認できないとき
Subject: Overdue Invoice #0123 – Payment Confirmation Request

Dear Mr./Ms. ○○,

We have not yet received payment for Invoice #0123, which was due on October 31, 2026.
Could you please check the status of the payment and let us know the expected payment date?
If the payment has already been made, please share the remittance details so that we can confirm it on our end.

Kind regards,
○○ (Your name)

【日本語訳】
2026年10月31日がお支払期日の請求書（番号0123）について、まだ入金を確認できておりません。お支払い状況をご確認のうえ、お支払予定日をお知らせいただけますでしょうか。すでにお支払い済みの場合は、送金明細をお送りいただけますと、こちらで確認いたします。

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