請求業務の流れや効率化するコツを解説！メリットデメリットも解説！
企業は、商品やサービスを提供した対価を支払ってもらうために毎月請求書を発行する必要があります。請求書の発行はミスが許されない業務であるうえ、取引先が多い場合は膨大な処理をしなくてはならないため、経理担当者の大きな負担となってしまうことが多い業務です。
しかし、請求業務を効率化するには、単に請求書をWeb化するだけでなく、送付後の入金確認や未払い対応までを視野に入れることが重要です。今回は、請求業務全体の流れと盲点になりやすい課題、そして根本から負担を減らす効率化のノウハウを徹底解説します。業務負担の軽減をご検討中のご担当者様は、ぜひ参考にしてみてください。
請求業務の基礎知識
請求業務とは、サービスや製品を提供したあと、取引先に対して行う請求書発行から代金回収までの一連の業務を指します。実は債権者（売り主）が債務者（取引先）に対して請求書を発行しなければいけないという、法的な義務はありません。そのため、請求書の発行は必須ではありませんが、取引があった証明として発行することが一般的です。請求方法には下記の2つの種類があります。
・締め日までの取引をまとめて請求する「締め請求」
・取引が発生するたびに請求する「都度請求」
はじめて取引する企業に対しては「都度請求」、ある程度取引して信頼関係を構築できた企業に対しては「締め請求」と使い分けている場合もあります。
請求業務のステップ
一口に請求業務と言っても、多くの仕事が含まれています。ここからは、請求業務の仕事内容とともに大まかな流れを6つのステップで紹介します。
請求金額の決定
まずは取引の内容や単価、数量などの情報を基に請求金額を算出します。請求金額の決定はもっとも重要なステップなので、正確に計算するようにしましょう。金額にミスがあると、取引先からの信用を失ってしまう恐れがあります。
先述したように請求の方法には、特定の期日までの取引を一括で請求する「締め請求」と、取引が発生するたびに請求する「都度請求」があります。どちらも商品やサービスを提供してから代金を請求する「掛け売り」になるので、取引先との関係性や信用度に合わせて請求方法を選んでいきましょう。
請求書の発行
次に、請求書を発行していきます。近年はデータ上で請求書のやりとりをする企業も増えてきていますが、まだまだ紙に印刷して送付している企業も多くあるため、自社や取引先に合った方法を選びましょう。なお、請求書に記載すべき要件は以下の通りです。
・送付元の情報
・送付先の情報
・取引内容
・請求金額
・支払期限
・振込先
請求書の送付
請求書が完成して管理者の承認が得られたら、取引先に送付します。従来は郵送で送付するのが主流でしたが、近年はメールやチャットツールで送ることもあります。データでの送付はタイムラグなく送れるメリットがありますが、宛先を間違えやすいため注意が必要です。郵送の場合も同様に、送り先を間違えないように注意しましょう。
なお、郵送で送る場合は、印刷と封入作業が必要になります。取引先が多いと発送の準備だけで多くの時間がかかってしまうことから、郵送の準備に工数が割かれている場合はメールやクラウドデータ共有などに切り替えるのがおすすめです。
入金確認
請求書を送付したあとは、期日までに取引先から入金されたかを口座明細と照合します。取引先ごとに振込名義や金額を1件ずつ目視で確認する必要があり、請求業務の中で最も心理的・時間的負担が大きいステップです。
入金消込
「入金消込」とは、売掛金データと入金データをマッチングさせ、帳簿を消し込む作業です。同姓同名の取引先や、手数料が差し引かれた入金など、手作業ではミスが起きやすい難点のひとつです。
入金消込の具体的な手順や効率化のポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。
消込（けしこみ）とは？わかりやすく入金消込作業の流れや課題を解説！
未払いへの対処
未入金が発覚した場合、催促メールや電話で連絡します。案内漏れが許されない一方で、精神的な負担が生じやすい業務です。
・自社の不備などを確認する
・催促メールや電話を入れる
・催促状を送付する
・督促状を送付する
・法的措置を取る
それぞれの流れについて、詳しくは以下の記事をご覧ください。
請求業務における「3つの隠れた課題」
請求業務には、手作業やミスの先にある「本当に経理を逼迫している原因」が存在します。
ここでは、請求業務における3つの隠れた課題について紹介します。
課題①：請求書の「発行・送付」だけで手一杯になっている（手計算やExcelの限界）
課題②：月末に集中する「入金消込」の目視確認とミス（ダブルチェックの工数負担）
課題③：未入金に対する「催促・督促」の精神的・時間的負担
請求金額の計算などに時間がかかる
請求金額の計算にはいくつかの方法がありますが、手計算やExcelなどを採用している場合は、計算に多くの時間がかかってしまうことが大きな課題として挙げられます。取引先ごとに販売実績を照合して数量分の請求金額を計算するだけではなく、その後は専用のフォーマットに必要事項を入力して請求書を作成する手間がかかります。
一見シンプルで地味な作業ですが、取引先ごとに実績を確認しながら計算・入力するのは時間と根気が必要です。単純な作業が続けば集中力が切れてしまい、ヒューマンエラーを引き起こすこともあるでしょう。請求金額の計算はもっとも重要なプロセスであるため、慎重に行う必要があり、時間がかかってしまいやすい作業なのです。
ミスが発生しやすい
データを手入力したり電卓で金額を計算したりしている企業では、ミスが生じやすくなってしまう点も課題として挙げられます。どれほど気をつけていても、人間が作業をする場合はヒューマンエラーが一定の割合で発生してしまうものです。しかしながら、請求業務では少しのミスが信頼度の低下を招くため、十分に注意する必要があります。
防止策としてダブルチェックを行うことが挙げられますが、人手不足の企業では工数が増えて負担になってしまう恐れがあります。
書類の管理や保管が難しい
書類の管理や保管にかかる手間やスペースも、請求書を発行するうえで忘れてはならない課題です。取引先が多くなると、当然請求書の数が多くなってしまいますが、請求書は証憑書類に該当するため、適切な期間保管しておく必要があります。法人の場合は7年間（赤字が生じた事業年度の書類は10年間）、個人事業主（消費税免税事業者）の場合は5年間が保存義務期間です。なお、インボイス制度の登録事業者（個人）は7年間の保存が必要です。
| 区分 | 保存期間 |
|---|---|
| 個人事業主（消費税免税事業者） | 5年間 |
| 個人事業主（消費税課税事業者・インボイス発行事業者） | 7年間 |
| 法人（欠損金のない事業年度） | 7年間 |
| 法人（欠損金が生じた事業年度） | 10年間 |
| 適格請求書（インボイス）を受け取った場合（個人・法人共通） | 7年間 |
紙媒体で請求書を発行している場合は、取引先や期間ごとにファイリングしていつでも閲覧できるように整理しておく手間が生じます。また、保管するためにはスペースが必要なうえに、ファイリングするスタッフの確保も必要です。これらの管理や保管に手間がかかる点が、紙媒体の最大の課題と言っても過言ではないでしょう。
請求業務を効率化する方法
請求業務には多くの課題がありますが、少しの工夫を取り入れることで効率化が可能です。ここからは、請求業務を効率化する方法についてみていきましょう。
業務フローを改善する
まずは、今行っている業務の一連の作業ステップを見直し、より効率的に作業を進めるためにはどうすればいいのか考えてみましょう。
「封入作業に時間がかかるならメール送付にする」「計算ミスが多いなら計算システムを導入する」など、「誰が・いつ・どのような業務を・どれくらいかけて行っているのか」が明確になれば、課題と改善策が見えてきます。
代行会社に依頼する
請求業務を代行会社に依頼することも、業務の効率化に有効です。経理専門の代行業者はもちろん、税理士や会計士といった専門家に依頼するのもおすすめです。正確に業務をこなすだけではなく、キャッシュフローについてのアドバイスがもらえれば経営の改善も期待できます。
ペーパーレス化する
紙媒体で管理している書類をデータ化して管理することも、請求業務の効率化につながります。システム上で自動計算ができるようになるうえに、紙の請求書を印刷・封入して送付したり保管したりする必要性がなくなり、保管に要するスペースも不要となるでしょう。
請求書や必要書類をデータ化しておけば、部門間のやりとりもスムーズになります。テレワークなどの多様な働き方に対応できる点も大きなメリットです。
「一気通貫型」請求管理システムの導入（★最もおすすめ）
もっとも推奨されるのが、システムの導入です。ただし、単に「請求書をWeb発行するだけ」のツールでは、送付後の入金消込や催促の手間は残ったままになります。
中小企業が本当の効率化を実感するためには、発行から集金、消込、催促までを一連のフローで自動化できる「一気通貫型」のシステムを選ぶことが極めて重要です。
請求業務の効率化は「請求管理ロボ」におまかせ！
前述の通り、請求業務の本当の負担は「送付した後の業務」にあります。
株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」は、毎月の請求書発行・送付だけでなく、その後の集金、入金消込、未払い先への催促までをワンストップですべて自動化できる「一気通貫型」のシステムです。
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・多彩な決済手段を一本化： 銀行振込、クレジットカード決済、口座振替、コンビニ決済をひとつの画面でまとめて管理。
「請求書を送った後の管理に追われている」「月末の消込作業を無くしたい」とお悩みの事業者様は、ぜひお気軽に請求管理ロボへご相談ください。
「請求管理ロボ」は、毎月の請求業務を約80％削減する請求管理システム（債権管理にも対応）です。請求書の発行や送付、集金、消込、催促などの売掛金管理を全て自動化し、人的作業を減らしてミスを防ぐとともに、経理業務の効率化を実現します。
加えて、SFA（販売管理システム）との連携により、自動で行われた請求業務の内容を会計システムに反映させることも可能です。これにより、煩雑なやり取りの削減と企業会計の透明化をサポートし、従業員がコア業務に専念できるようになります。
なお、コンビニ決済、クレジットカード決済、口座振替、銀行振込など、複数の決済手段に対応しているため、企業間取引のみならず、BtoC取引にも活用いただけます。入金名義が異なる場合もAIが自動で学習し、99%という高い照合率でマッチングを行うため、手作業による確認の手間を極限まで減らします。
インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応しており、これまでに1,000社以上の企業に導入され、年間取引請求金額は約2,770億円に上ります。経費の管理や帳簿付け、請求業務にお悩みの事業者様は、お気軽に「請求管理ロボ」にご相談ください。
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