なにに使うもの？請求書の「鏡」とは
請求書の「鏡」とは、請求書とは別に加える、表紙のような書面のことをいいます。請求金額の明細とは別に、合計金額やお知らせ事項などを記載します、この鏡はどういった役割をもつのでしょうか。
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請求書の表紙？請求書の鏡とは
日本の商慣習として、請求書を送る際に、本体の請求明細書に加えて、その「鏡」といわれる「表紙」をつけて出すのが一般的です。挨拶文などを含めた「鏡」の送付は、ビジネスマナーのひとつで、相手を尊重し気持ちよく仕事を遂行するという姿勢のあらわれでもあります。
「鏡」はつまり、請求書の送付状になるものです。
請求の内容(納品したもの)と金額がよくわかるように記載しましょう。振込料を負担してほしいなど、一筆付け加えておきたい場合も鏡のわかりやすい場所に記載しておくとよいでしょう。請求書の鏡は、振り込めばいい金額が記載されていて、締切、振込先などシンプルに必要最小限の情報が記載されているため、振込時にはこの「鏡」をみて作業をします。本体の明細書はもちろん内容チェックのために必要ですが、文字情報が多すぎて、前月残や合計額やら、振込間違いを誘発しやすいですので、情報がまとまっている「鏡」は振込の際に必要不可欠な書類です。
請求書の鏡の文例
文例としての形式をみていきましょう。
- 日付
日付は作成日ではなく発送日となります。文書管理番号を管理している場合には、日付の上段に記載するといいでしょう。一般的には西暦表示の方が主流のようです。
- 宛名
請求書を送る相手の部署、名前を記載しておきます。株式会社などは㈱など省略はせず、宛名は間違いなく記載しましょう。役職名は氏名の前に記載し、敬称は「殿」と「様」がありますが、一般的には「様」となります。
- タイトル
「○○について」など、請求する内容がわかるように記載します。
- 前文
「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます」など、決まり文句のような文章を間に入れておきます。
- 主文
請求する内容の記載、金額、振込のお願いなどを記載します。
「このたび、平成○○年○○月○○日付でご注文いただきました商品は、○○月○○日に納品いたしました。商品代金は別紙のとおり、合計○○円でございます。
つきましては、ご確認のうえ、○○月○○日までに、下記の口座にお振り込み下さい。なお、振込手数料は貴社のご負担でお願い申し上げます。」
というような内容でまとめてみましょう。
明細書と一緒に封入し、封筒には、「請求書在中」とスタンプを押しておくと親切です。
まとめ
請求書の鏡は、鏡が請求書本体と扱う担当者も多いほど、支払いの際に必要な情報が網羅されている書類です。相手がこちらにとって必要な時期に正確な金額を振り込みしやすいように記載することが重要です。わかりやすい「鏡」の活用によって請求金額がトラブルなく回収ができるように工夫しましょう。
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