経理担当者のなかには科目を使い分ける基準が分からず、会社のルールに従って仕訳をしているという方もいるでしょう。しかし、科目の定義や使い分ける基準が分かれば、従来よりも効率的に業務を行える可能性があります。

この記事では、混乱しがちな「立替金」について解説します。立替金の意味が理解できているか不安な方や、おさらいしたい方に向けて基礎知識はもちろん、仕訳方法や消込処理の仕方、消込作業を効率化する方法、おすすめの請求管理システムなどお役立ち情報をまとめてご紹介します。

立替金とは

立替金とは、企業の関係者本人が本来支払うべきお金を企業が一時的立て替えて支払ったときに用いる勘定科目のことです。「本来であれば取引先が支払いを行うべきである費用や手数料などを会社が代わりに出費したケース」や「従業者が支払いを行うべきである雇用保険料や労働保険料などを会社が代わりに支払ったケース」などが挙げられます。具体的な立替金の具体的な例には、以下のようなものがあります

＜取引先への立替＞
・配送料
・手数料など

＜従業員への立替＞
・保険料
・旅費
・給与の前貸しなど

立替金に含まれる経費は多岐にわたりますが、支払いのタイミングや経費計上の扱いによって勘定科目が変わるため、状況に応じて仕訳を行わなければいけません。

立替金と貸付金の違い

貸付金とは、企業が個人の従業員や取引先などに対して、所定の期日までに返済してもらう約束で貸し付けたお金を指します。決算日の翌日から返済期日が1年以内のものを短期貸付金、1年を超えるものを長期貸付金とします。

立替金と貸付金は、本来支払うべき人に代わって支払いを行ったという点では共通しますが、明確な違いはお金の返済期限の有無です。
貸付金には返済期日が設けられており、期日までに返済してもらわなければいけませんが、立替金には返済期日が設けられることはそう多くありません。また、貸付金には明確な使用用途が決められていないことが多いため、具体的な使用用途が判明している場合には、立替金として処理できます。

立替金と仮払金の違い

仮払金とは、事前に経費に関するお金を支払う場合や、使用目的や最終的にかかった金額が不明確な費用を概算で支払った場合に使用する勘定項目です。

仮払金と立替金の違いの一つは、経費になるかどうかです。仮払金は会社の経費となるのが前提の費用ですが、立替金は会社の経費ではありません。
仮払金と立替金の違いもう一つの違いは、仮払金が「金銭の使い道が明確」かつ「会社側が融資している」のに対し、立替金は「金銭の使い道の詳細が不明瞭」かつ「会社側が支給している」点です。

仮払金との違いについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▶「仮払金とは？立替金との違いや仕訳方法、注意点を解説」

仮払金とは？立替金との違いや仕訳方法、注意点を解説

立替金の仕訳方法

立替金は「一時的に立て替えたお金を返してもらえる権利」のため、貸借対照表の資産として扱うことが基本です。ここでは、立て替え払いをした場合・立替金を回収した場合、それぞれの仕訳方法の例をご紹介します。

立替払いをした場合

立替金は返金されるまでは資産として計上することが原則です。代表的な例としては役員の旅費や雇用保険料などが挙げられます。雇用保険料を立替金として取り扱う理由は、制度上、会社は社員負担の雇用保険料を立て替え払いしているためです。

会社によっては、従業員に対する立替金を従業員立替金という勘定科目で処理する場合もあるため、処理の仕方は会社の方針に従いましょう。お金を一時的に立て替えた際の仕訳は以下のとおりです。

例：取引先が支払うべき配送料500円を現金で立て替えた場合

例：従業員が負担すべき費用の1万円を、普通預金から立て替えた場合

お金の立て替え払いをしたことによって「立替金」という資産が増加するため、これを貸方に記入する必要があります。

立替金を回収した場合

一時的に立て替えたお金を支払ってもらった際の仕訳は以下のとおりです。

例：立て替えた配送料500円を現金で支払ってもらった場合

例：立て替えた費用8万円を銀行口座に入金してもらった場合

立て替えたお金を支払ってもらえると「お金を返してもらえる権利」が消滅するため、仕訳では「立替金」の減少として処理することから、これを貸方に記入します。なお、従業員に対する立替金は、給料の支給時に総額から差し引いて回収するため、その際は給料総額を「給料」としましょう。

前述のとおり、一度立替金として処理したものが、何らかの事情で回収までに時間がかかっている場合は勘定科目を「貸付金」に振り替えて利息の計上を検討する必要があります。

立替金の消込処理を効率化する方法とは？

立替金の消込処理は、立て替えたお金が返金され次第、明細と照合しながら入金データを消していく作業です。立替金が回収できているか、残りの立替金がデータ上と実際の入金でズレていないか、回収が遅れていないかを把握するために行います。

この立替金の消込処理をする際、経理担当としてはできる限り、業務を効率化したいところです。
では、立替金の消込処理を効率化する方法にはどんなものがあるのか、当社の「請求管理ロボ」の機能でできることも含めてご紹介します。

請求管理システムを利用する

立替金の消込処理を効率化したい場合、まずおすすめな方法が請求管理システムを利用することです。

立替金の消込処理を手作業で行う場合、請求名義と振込名義が違うなどのイレギュラーが発生したり、目視・手作業によるリスクが生じたりすることがあります。

こういった課題の解消策として、例えば当社の「請求管理ロボ」には「消込学習機能」があります。
消込学習機能は名義不一致で自動消込が失敗した口座名義を記憶し、次回自動消込時に登録された振込名義人を消込候補の情報として参照します。自動で消し込まれなかったデータも、次回から自動で消込が行われます。

また、当社の「請求管理ロボ」では、これまで手作業で行っていた、請求・集金・消込・催促といった請求業務や債権管理をすべて自動化し、経理の業務負荷・債権リスクを減らしています。

このように、請求管理システムを利用することで、立替金の消込処理を効率化が見込めます。

バーチャル口座を作る

立替金の消込処理を効率化したい場合、次におすすめな方法がバーチャル口座を作ることです。

バーチャル口座とは、インターネット上やシステム内で発行される振込専用の口座です。
事業者が自社の銀行口座に紐づく振込専用の仮想の口座番号を銀行や銀行と提携する決済代行会社に申し込み、銀行が事業者に利用権限を与えることで使用できます。
発行されたバーチャル口座の番号を顧客ごとに割り当てるため、同姓同名や別名義からの入金であっても正確に入金管理ができ、スムーズな入金消込が可能です。

なお、当社の「請求管理ロボ」では、お客様ごとに支払い口座を設定することで、入金消込業務の効率化を図るバーチャル口座を提供しています。

▼請求管理ロボのバーチャル口座による入金確認・入金消込のイメージ

アウトソーシング（外部委託）する

立替金の消込処理を効率化したい場合、もう1つおすすめな方法がアウトソーシング（外部委託）することです。

このアウトソーシングは、請求先が多い、多店舗展開している、入金管理が滞りがち、経理人材が採用できないなどの課題を抱えている事業者に適しています。サービスによっては、入金消込だけでなく、請求管理の業務全般を委託できるものもあります。

なお、当社の「請求まるなげロボ」では、企業間取引における与信・請求・集金・入金消込・督促業務を代行します。
一般的に請求業務にかかるとされる、与信審査の25時間、請求書発行の14.4時間、請求書送付の7.4時間、入金消込の18.8時間、債権管理の10.8時間の計76.4時間をゼロにし、経理業務の効率化とコスト削減を達成できます。

立替金の効率的な消込処理は「請求管理ロボ」にお任せ！

取引先との間で立替金が生じやすい業態などで、請求管理や消込処理を効率化したい場合は、ぜひ「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。